El formulario W-9 es un documento que utilizan las empresas para solicitar el número de identificación fiscal (TIN) de los beneficiarios de EE. UU., como trabajadores o inversores. El formulario es cada vez más importante a medida que más empresas y particulares recurren al trabajo autónomo y por contrato. Las proyecciones actuales predicen que casi 86 millones de estadounidenses trabajarán como autónomos o contratistas en EE. UU. para 2027. Este aumento de la contratación se ha traducido en un mayor número de pagos de empresas a particulares que no son empleados, y en el consiguiente aumento del número de formularios W-9 presentados.

Para las empresas que trabajan con contratistas o cualquier profesional que trabaje fuera del contexto de un empleo a tiempo completo, los formularios W-9 son probablemente una parte habitual de la actividad de la empresa. Es fundamental entender cómo interpretar un formulario W-9 y rellenarlo con precisión.

A continuación, explicaremos lo que debes saber sobre el formulario W-9, incluidos sus diferentes usos y requisitos, las prácticas recomendadas para rellenar y presentar el formulario para el cumplimiento de la normativa de la agencia tributaria estadounidense y cómo Stripe ayuda a las empresas a gestionar los formularios W-9 y otros formularios fiscales importantes.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es el formulario W-9?
  
• Usos del formulario W-9
  
• ¿Quién es responsable del formulario W-9?
  
• Información necesaria en el formulario W-9
  
• Sanciones por un formulario W-9 incompleto o que no cumpla la normativa
  
• ¿Qué es la retención de seguridad?
  
• Cómo rellenar el formulario W-9 de forma correcta y segura
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Connect
  

¿Qué es el formulario W-9?

Cuando una empresa (o un particular que opera comercialmente o por su cuenta) contrata a un contratista o a un proveedor de servicios, lo habitual es que les pida que completen el formulario W-9 antes de emitir ningún pago. De lo contrario, es posible que la empresa deba retener impuestos de los pagos que haga según las normas de retención de impuestos de la agencia tributaria estadounidense. Este formulario fiscal recopila el nombre, la dirección y el TIN del destinatario, que podría ser el número de seguridad social (SSN) para los particulares, o un número de identificación del empleador (EIN) para las empresas. Los pagadores usan esta información para declarar con exactitud los pagos que han hecho al destinatario en el Formulario 1099, declarar estos pagos a la agencia tributaria estadounidense y cumplir con los diferentes requisitos fiscales y reglamentarios.

Las instituciones financieras también usan el formulario W-9 para cumplir las normas de conocimiento del cliente (KYC) de la agencia tributaria estadounidense. Estas instituciones deben obtener un TIN de los clientes antes de que abran una cuenta, y para este fin suele usarse el formulario W-9.

Descarga del formulario W-9

Si tienes que proporcionar o solicitar este formulario, debes usar siempre la versión más reciente. Puedes consultar las instrucciones de la agencia tributaria estadounidense del formulario W-9 y dónde descargar el formulario oficial W-9 directamente en la página del formulario W-9 de IRS.gov.

Diferencias del formulario W-9 con el W-4 y el W-8

Es fácil confundir el W-9 con otros documentos fiscales, pero tienen objetivos muy diferentes:

• Diferencias del W-9 con el W-4
  El W-9 es para contratistas independientes o proveedores con el fin de declarar su TIN para formularios como el 1099. Por el contrario, el formulario W-4 lo usan específicamente los empleados para determinar la retención del impuesto federal sobre la renta.

• Diferencias del W-9 con el W-8
  El formulario W-9 es estrictamente para las personas de EE. UU. (incluidas las personas que residen en el país). Los beneficiarios que no son de EE. UU. usan el formulario W-8 en vez del W-9 para certificar que residen en el extranjero a efectos fiscales y reclamar las ventajas correspondientes del tratado.

Usos del formulario W-9

El formulario fiscal W-9 es un documento importante que los pagadores utilizan en diferentes situaciones cuando necesitan un TIN con fines de declaración fiscal y cumplimiento de la normativa pertinente. Estos son algunos de los usos habituales del formulario W-9:

• Declaración del formulario 1099-INT
  Los pagadores utilizan el formulario 1099-INT para declarar los beneficios por intereses pagados a un particular o entidad. Cuando una empresa paga intereses a alguien, debe obtener un formulario W-9 rellenado por el destinatario para declarar los beneficios por intereses a la agencia tributaria estadounidense en el formulario 1099-INT.

• Declaración del formulario 1099-DIV
  Los pagadores utilizan el formulario 1099-DIV para declarar los beneficios por dividendos pagados a un particular o entidad. Cuando una empresa paga dividendos a alguien, debe obtener un formulario W-9 rellenado por el destinatario para declarar los beneficios por dividendos a la agencia tributaria estadounidense en el formulario 1099-DIV.

• Declaración del formulario 1099-B
  Las casas de corretaje usan el formulario 1099-B para declarar la venta de acciones, bonos y otros activos financieros. Si un cliente vende activos financieros, la casa de corretaje tiene la obligación de obtener un formulario W-9 que haya completado el destinatario para declarar la venta y cualquier ganancia o pérdida de capital en el formulario 1099-B.

• Cumplimiento de la normativa de las reglas de KYC
  Las instituciones financieras (como los bancos y las casas de corretaje) deben obtener el TIN de los clientes antes de que abran ninguna cuenta. Para ello, se suele usar el formulario W-9, ya que en él se proporciona la información necesaria para cumplir con la normativa KYC.

• Cumplimiento de la normativa de las reglas de retención de seguridad
  La retención de seguridad es un requisito de retención de impuestos que se aplica a determinados pagos (como intereses, dividendos y otros pagos declarables) realizados a los contribuyentes que no proporcionan un TIN válido. Los pagadores solicitan por adelantado un formulario W-9 rellenado para asegurarse de que tienen el TIN correcto archivado. Si un beneficiario no proporciona un W-9, el pagador debe iniciar la retención de seguridad y remitir una parte de los pagos directamente a la agencia tributaria estadounidense hasta que se proporcione un W-9 válido.

¿Quién es responsable del formulario W-9?

Los pagadores suelen solicitar un formulario W-9 cuando necesitan obtener el TIN de un particular o una entidad con fines de declaración de impuestos. El pagador puede ser un particular, una empresa, una entidad reguladora del gobierno o una institución financiera, en función de la situación en cuestión.

El pagador debe solicitar al destinatario un formulario W-9 rellenado antes de emitir cualquier pago, si los pagos deben declararse a la agencia tributaria estadounidense. Por ejemplo, si una empresa contrata a un contratista para prestar servicios y le paga más de 2000 $ durante el año, la empresa debe declarar esos pagos a la agencia tributaria estadounidense en el formulario 1099-NEC. Para ello, la empresa debe obtener del contratista un formulario W-9 rellenado para registrar su TIN. Si el contratista no proporciona un W-9, el pagador debe comenzar a aplicar la retención de seguridad sobre esos pagos.

Los particulares y las entidades que reciban pagos declarables ante la IRS tienen la obligación de completar un formulario W-9 si el pagador se lo solicita. Aquí se incluyen contratistas independientes, autónomos, vendedores y otros proveedores de servicios que reciben pagos de empresas o particulares.

Información obligatoria del formulario W-9

Los beneficiarios deben rellenar el formulario W-9 de forma completa y precisa, como harían con cualquier formulario fiscal. Rellenar y verificar la información solicitada por el formulario W-9 es importante para garantizar una declaración de impuestos y un cumplimiento de la normativa precisos, tanto para el pagador como para el contratista o proveedor. Cuando un contratista o proveedor rellena el formulario W-9 para un pagador, debe proporcionar la siguiente información:

• Nombre: El contratista o proveedor debe proporcionar su nombre legal completo, tal y como aparece en su declaración de impuestos.

• Nombre de la empresa (si procede): Si el contratista o proveedor gestiona una empresa, debe proporcionar el nombre de la empresa. En el caso de una LLC de un solo miembro, introduce tu nombre personal y tu SSN.

• Clasificación fiscal federal: El contratista o proveedor debe indicar su clasificación fiscal federal, que puede ser particular/empresa unipersonal, asociación, sociedad de tipo C, corporación S, fideicomiso/patrimonio u otra entidad. En el caso de una LLC de varios miembros, introduce el nombre de la empresa y el EIN, y selecciona «LLC» como clasificación fiscal federal.

• Exenciones: Si el contratista o proveedor está exento de la retención de seguridad o de la declaración de la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras, debe indicarlo y proporcionar el motivo de la exención.

• Dirección: El contratista o proveedor debe proporcionar su dirección postal.

• Números de cuenta: Si el contratista o proveedor tiene un número de cuenta con la empresa, puede proporcionar esta información. Sin embargo, no es obligatorio.

• Número de identificación fiscal (TIN): La información más importante que el contratista o proveedor debe proporcionar en el formulario W-9 es su TIN. Podría ser un SSN en el caso de un particular o un EIN en el caso de empresas.

Cuando un pagador recibe un formulario W-9 completado por un contratista o proveedor, debe comprobar que se ha proporcionado toda la información y que se ha firmado la certificación.

Sanciones por presentar un formulario W-9 incompleto o que no cumpla la normativa

La agencia tributaria estadounidense puede imponer sanciones si un contribuyente no cumple la legislación fiscal. Entre los problemas de cumplimiento de la normativa se incluye no completar un formulario fiscal que se te haya exigido, o presentarlo de manera incorrecta. A continuación se muestran algunas de las penalizaciones más habituales, que pueden encarecerse en función de la gravedad y la duración del incumplimiento:

• Sanción por no presentar la declaración: si un contribuyente no presenta la declaración de la renta obligatoria para la fecha de vencimiento (incluidas las ampliaciones), la agencia tributaria estadounidense puede imponerle una sanción del 5 % del importe del impuesto pendiente por cada mes (completo o fraccionado) de retraso de la declaración. El importe puede alcanzar un 25 % del impuesto pendiente. La penalización mínima por las devoluciones que tienen más de 60 días de retraso es o bien de $525, o bien del 100 % del impuesto no pagado, lo que sea inferior.

• Penalización por falta de pago: si un contribuyente no paga todo el importe del impuesto que se le debe en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas), la agencia tributaria estadounidense puede imponerle una sanción del 0,5 % del importe del impuesto no pagado por cada mes o mes fraccionado de retraso. El importe de la sanción puede llegar a ser como máximo el 25 % del impuesto no pagado.

• Multa relacionada con la exactitud: si un contribuyente subestima el importe de los impuestos adeudados en una declaración de la renta y la subestimación se debe a negligencia, a un incumplimiento de las normas o reglamentos o a una subestimación sustancial de los ingresos, la agencia tributaria estadounidense puede imponerle una multa relacionada con la precisión del 20 % de la subestimación.

• Sanción por fraude: si un contribuyente presenta intencionadamente una declaración de la renta falsa o fraudulenta, la agencia tributaria estadounidense puede imponerle una multa del 75 % sobre el impuesto no pagado.

• Sanción por la recuperación de un fondo fiduciario: si una empresa no retiene y no paga los impuestos sobre la nómina, la agencia tributaria estadounidense puede imponerle una sanción de recuperación del fondo fiduciario que equivalga al 100 % del importe del impuesto no pagado.

Estas sanciones pueden acumularse con rapidez, y los intereses también pueden cobrarse sobre importes de impuestos no pagados. Como consecuencia, el importe total a deber puede ser mucho más alto con el tiempo. Es importante cumplir las leyes fiscales y presentar las declaraciones de la renta correctas a su debido tiempo para evitar estas penalizaciones y otras consecuencias.

¿Qué es la retención de seguridad?

La retención de seguridad es un método de cobro de impuestos que utiliza la agencia tributaria estadounidense para garantizar que se pagan los impuestos sobre determinados tipos de beneficios, incluso si el destinatario no declara los beneficios en su declaración de impuestos o proporciona información incorrecta. Con la retención de seguridad, un pagador debe retener una tasa fija del 24 % de determinados tipos de pagos realizados a un beneficiario y remitir ese importe a la agencia tributaria estadounidense. El importe retenido se abona después en la obligación tributaria sobre los beneficios del beneficiario cuando presenta su declaración de impuestos.

Un beneficiario puede estar sujeto a la retención adicional si no proporciona un TIN válido cuando tiene la obligación de hacerlo, si indica un TIN incorrecto o si no declara determinados tipos de ingresos en su declaración fiscal.

Estos son algunos ejemplos de pagos que pueden estar sujetos a la retención adicional:

• Intereses, dividendos y otros tipos de beneficios por inversiones
  
• Pagos realizados a contratistas independientes o autónomos
  
• Determinados pagos realizados a abogados u otros profesionales jurídicos
  

Es importante que los beneficiarios proporcionen al pagador información precisa y actualizada para evitar la retención de seguridad. Si un beneficiario cree que se le está aplicando la retención de seguridad por error, debe ponerse en contacto con el pagador para resolver el problema y proporcionar la documentación necesaria para corregir la situación.

Cómo completar de forma correcta y segura el formulario W-9

Los formularios W-9, como la mayoría de formularios fiscales, dejan poco margen de error. Como este formulario es tan importante tanto para los pagadores como para los beneficiarios durante la temporada de impuestos, vale la pena tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que se rellena exactamente como debe ser. Afortunadamente, es un proceso bastante sencillo. Estos son algunos pasos para ayudarte a rellenar correctamente un formulario W-9:

1. Comprende el propósito del formulario
   El pagador de EE. UU. utiliza el formulario W-9 para certificar un TIN. Asegúrate de entender el propósito del formulario y cómo afecta a tus obligaciones de declaración fiscal.

2. Proporciona información precisa
   Comprueba toda la información que has indicado en el formulario para asegurarte de que sea precisa y esté actualizada. Si hay algún error o discrepancia, puede atrasarse el procesamiento del pago y podría imponérsete una retención adicional.

3. Utiliza tu nombre legal correcto
   Comprueba que el nombre que indiques en el formulario coincida con el que aparece en el registro de la Administración del Seguro Social (SSA) de EE. UU. o la IRS. Si tu nombre ha cambiado hace poco, ya sea porque te has casado o por otros motivos, actualiza la información en la SSA antes de rellenar el formulario.

4. Proporciona tu TIN
   La información más importante del formulario W-9 es tu TIN, que puede ser tu SSN o EIN. Asegúrate de proporcionar el TIN correcto para evitar la retención de seguridad.

Cómo puede ayudarte Stripe Connect

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