Das W-9-Formular hat an Bedeutung gewonnen, da immer mehr Unternehmen und Einzelpersonen sich in Richtung Freiberuflichkeit und Auftragsarbeit orientieren. Aus aktuellen Prognosen geht hervor, dass fast 86 Millionen US-Amerikaner/innen bis 2027 in den USA als Freiberufler/innen oder Auftragnehmer/innen arbeiten werden. Dieser Anstieg in Sachen Auftragsarbeit hat eine größere Anzahl von Zahlungen von Unternehmen an Einzelpersonen, die nicht als Arbeitnehmer/innen gelten, und damit einen Anstieg bei der Anzahl ausgefüllter und eingereichter W-9-Formulare zur Folge.

Unternehmen, die mit Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern oder mit Fachleuten zusammenarbeiten, die außerhalb eines Vollzeitbeschäftigungsverhältnisses tätig sind, kennen die W-9-Formulare als Element der Geschäftstätigkeit. Jedes Jahr reichen Zahlungspflichtige (wie z. B. Arbeitgeber oder Finanzinstitute) Millionen von W-9-Formularen ein, um Steueridentifikationsnummern (TINs) von Zahlungsempfängerinnen und -empfängern (z. B. von Beschäftigten oder Investoren) anzufordern. Dies unterstreicht die Bedeutung dieses Steuerformulars und die Notwendigkeit, dieses Dokument richtig und vollständig auszufüllen.

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht darüber, was Sie zu den verschiedenen Anwendungsfällen und Anforderungen eines W-9-Formulars und zu den Best Practices zum Ausfüllen und Einreichen des Formulars gemäß den Vorschriften der Bundessteuerbehörde der USA (IRS) wissen müssen und wie Stripe Unternehmen bei der Anwendung von W-9-Formularen und anderen wichtigen Steuerformularen unterstützt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein W-9-Formular?
  
• Anwendungsfälle für das W-9-Formular
  
• Wer ist verantwortlich für das W-9-Formular?
  
• Informationen, die auf einem W-9-Formular erfasst werden
  
• Strafen für ein nicht ordnungsgemäß ausgefülltes W-9-Formular
  
• Reserveeinbehalt
  
• Anleitung zum ordnungsgemäßen und sicheren Ausfüllen des W-9-Formulars
  

Was ist ein W-9-Formular?

Wenn ein Unternehmen oder eine Einzelperson eine/n Auftragnehmer/in oder Anbieter/in für Dienstleistungen betraut, ist das Unternehmen verpflichtet, von den Auftragnehmerinnen bzw. Auftragnehmern oder von Anbieterinnen bzw. Anbietern ein W-9-Formular anzufordern, bevor die erste Zahlung geleistet wird. In diesem Steuerformular der Bundessteuerbehörde der USA werden der Empfängername, die Adresse und die TIN erfasst, bei der es sich um eine Sozialversicherungsnummer (SSN) bei Einzelpersonen oder eine Steueridentifikationsnummer (EIN) bei Unternehmen handeln kann. Zahlende verwenden diese Informationen, um an Zahlungsempfänger/innen geleistete Zahlungen korrekt auf dem 1099-Formular zu erfassen, diese Zahlungen an die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) zu melden und diverse Steuer- und behördliche Anforderungen zu erfüllen.

Finanzinstitute verwenden das W-9-Formular außerdem dazu, die von der Bundessteuerbehörde der USA (IRS) aufgestellten Know Your Customer-Regeln (KYC) einzuhalten. Finanzinstitute müssen von Kundinnen und Kunden eine TIN anfordern, bevor sie ein Konto eröffnen. Für diesen Zweck wird häufig das W-9-Formular verwendet.

Anwendungsfälle für das W-9-Formular

Das W-9-Formular ist ein wichtiges Steuerformular, das Zahlende in diversen Situationen nutzen können, wenn eine TIN für Steuerberichterstattungs- und Compliance-Zwecke erforderlich ist. Im Folgenden werden einige häufige Anwendungsfälle für das W-9-Formular aufgelistet:

• 1099-INT-Berichtsformular
  Zahlende nutzen das 1099-INT-Formular, um Zinseinkommen zu melden, die an Einzelpersonen oder Entitäten ausgezahlt wurden. Wenn Unternehmen oder Einzelpersonen Zinsen an eine andere Person oder Entität auszahlen, sind sie verpflichtet, ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular vom/von der Empfänger/in anzufordern, um das Zinseinkommen über das 1099-INT-Formular an die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) zu melden.

• 1099-DIV-Berichtsformular
  Zahlende nutzen das 1099-DIV-Formular, um Dividendeneinkommen zu melden, die an Einzelpersonen oder Entitäten ausgezahlt wurden. Wenn Unternehmen oder Einzelpersonen Dividenden an eine Person oder eine Entität auszahlt, sind sie verpflichtet, ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular vom/von der Empfänger/in anzufordern, um das Dividendeneinkommen über das 1099-DIV-Formular an Bundessteuerbehörde der USA (IRS) zu melden.

• 1099-B-Berichtsformular
  Maklerunternehmen nutzen das 1099-B-Formular, um Verkäufe von Aktien, Fonds und anderen Wertpapieren zu melden. Wenn eine Kundin oder ein Kunde Wertpapiere verkauft, ist das Maklerunternehmen verpflichtet, ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular vom/von der Verkäufer/in anzufordern, um den Verkauf und alle Kapitalgewinne oder -verluste über das 1099-B-Formular zu melden.

• Compliance mit den KYC-Regeln
  Finanzinstitute, darunter Banken und Maklerunternehmen, sind verpflichtet, von Kundinnen und Kunden eine TIN anzufordern, bevor sie ein Konto eröffnen können. Das W-9-Formular wird häufig für diesen Zweck genutzt, da es die notwendigen Informationen zur Einhaltung der KYC-Regeln enthält.

• Compliance mit den Regeln für den Reservereinbehalt
  Der Reserveeinbehalt ist eine Anforderung zum Steuereinbehalt, der für bestimmte Zahlungen gilt, darunter Zinsen, Dividenden und andere meldepflichtige Zahlungen, die an Steuerpflichtige geleistet werden, die keine gültige TIN bereitstellen. Wenn Zahlende zu einem Steuereinbehalt gemäß den Regeln für den Reserveeinbehalt verpflichtet sind, müssen sie ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular vom/von der Empfänger/in anfordern, um sicherzustellen, dass ihnen die korrekte TIN vorliegt, und um mögliche Strafzahlungen zu verhindern.

Wer ist verantwortlich für das W-9-Formular?

Zahlungspflichtige fordern in der Regel ein W-9-Formular an, wenn sie für die Steuerberichterstattung die TIN einer Einzelperson oder einer Entität benötigen. Zahlende können Einzelpersonen, Unternehmen, Behörden oder Finanzinstitute sein. Maßgeblich ist die jeweilige Situation.

Zahlungspflichtige müssen ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular vom/von der Empfänger/in anfordern, bevor die erste Zahlung geleistet wird, und zwar unter der Voraussetzung, dass es sich um Zahlungen handelt, die gegenüber der Bundessteuerbehörde der USA (IRS) meldepflichtig sind. Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen eine/n Auftragnehmer/in mit der Ausführung von Dienstleistungen beauftragt und an den/die Auftragnehmer/in in einem Jahr mehr als 600 US-Dollar auszahlt, ist das Unternehmen verpflichtet, diese Zahlungen über das 1099-MISC-Formular an die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) zu melden. Dazu muss das Unternehmen ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular vom/von der Auftragnehmer/in anfordern, um die TIN der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers zu erfassen.

Einzelpersonen und Entitäten, die Zahlungen erhalten, die an die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) gemeldet werden müssen, sind verpflichtet, ein W-9-Formular auszufüllen, wenn dies vom/von der Zahlenden angefordert wird. Dazu gehören unabhängige Auftragnehmer/innen, Freiberufler/innen, Anbieter/innen und andere Dienstleistungsanbieter/innen, die Zahlungen von Unternehmen oder Einzelpersonen erhalten.

Informationen, die auf einem W-9-Formular erfasst werden

Wie bei den meisten Steuerformularen müssen Zahlungsempfänger/innen darauf achten, das W-9-Formular vollständig und richtig auszufüllen. Das Ausfüllen und Überprüfen der auf dem W-9-Formular angeforderten Informationen ist wichtig für eine präzise Steuerberichterstattung und -Compliance auf Seiten der Zahlenden und auf Seiten der Auftragnehmer/innen oder Anbieter/innen. Wenn ein/eine Auftragnehmer/in oder Anbieter/in ein W-9-Formular für eine/n Zahlungspflichtige/n ausfüllt, sind die folgenden Informationen anzugeben:

• Name: Der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in muss den vollständigen rechtsgültigen Namen angeben, wie auf der Steuererklärung verzeichnet.

• Unternehmensname (falls zutreffend): Wenn es sich bei dem/der Auftragnehmer/in oder Anbieter/in um ein Unternehmen handelt, ist der Unternehmensname anzugeben.

• Bundessteuerklassifizierung: Der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in muss die jeweilige Bundessteuerklassifizierung angeben. Dabei sind die folgenden Optionen möglich: Einzelperson, Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Corporation, S-Corporation, Treuhandvermögen oder eine andere Entität.

• Befreiungen: Wenn ein/e Auftragnehmer/in oder Anbieter/in vom Reserveeinbehalt oder von der Meldung gemäß dem Foreign Account Tax Compliance Act befreit ist, müssen sie dies anzeigen und den Grund für die Befreiung angeben.

• Adresse: Der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in muss Angaben zur Postanschrift machen.

• Kontonummern: Wenn der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in über eine Kontonummer bei dem Unternehmen verfügt, können sie diese Informationen bereitstellen. Die Angabe ist jedoch nicht verpflichtend.

• Steueridentifikationsnummer (TIN): Die wichtigste Information, die der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in auf einem W-9-Formular bereitstellen muss, ist die eigene TIN. Dies kann eine Sozialversicherungsnummer (SSN) für eine Einzelperson oder eine Steueridentifikationsnummer (EIN) für Unternehmen sein.

Wenn Zahlende ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular von Auftragnehmer/innen oder Anbieter/innen erhalten, müssen sie überprüfen, ob alle erforderlichen Informationen bereitgestellt wurden.

Strafen für ein nicht ordnungsgemäß ausgefülltes W-9-Formular

Es gibt verschiedene Strafen, die die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) aussprechen kann, wenn Steuerpflichtige ihren Verpflichtungen gemäß den Steuergesetzen nicht nachkommen. Zu diesen Compliance-Fällen gehören nicht vollständig oder nicht ordnungsgemäß ausgefüllte und eingereichte verpflichtende Steuerformulare. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die häufigsten Strafen, die je nach Schweregrad und Dauer der Nichteinhaltung sehr hoch ausfallen können:

• Strafe für die Nichteinreichung: Wenn Steuerpflichtige es bis zur Abgabefrist (einschließlich aller Fristverlängerungen) versäumen, eine angeforderte Steuererklärung einzureichen, ist die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) berechtigt, eine Strafe von 5 % des unbezahlten Steuerbetrags für jeden Monat oder jeden anteiligen Monat festzulegen, den die Erklärung zu spät eingereicht wird. Die Strafe kann auf maximal 25 % des unbezahlten Steuerbetrags angehoben werden. Die Mindeststrafe für Erklärungen, die mehr als 60 Tage zu spät eingereicht werden, liegt bei entweder 435 US-Dollar oder 100 % der unbezahlten Steuer. Maßgeblich ist der niedrigere Betrag.

• Strafe für das Nichtbezahlen: Wenn Steuerpflichtige es bis zur Abgabefrist (einschließlich aller Fristverlängerungen) versäumen, den vollständigen geschuldeten Steuerbetrag zu bezahlen, ist die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) berechtigt, eine Strafe von 0,5 % des unbezahlten Steuerbetrags für jeden Monat oder anteiligen Monat auszusprechen, den die Steuerzahlung verspätet ist. Die Strafe kann auf maximal 25 % des unbezahlten Betrags angehoben werden.

• Strafe für ungenaue Angaben: Wenn Steuerpflichtige auf der Steuererklärung den Betrag der Steuerschuld zu niedrig ansetzen und die Unterbewertung auf Fahrlässigkeit, Nichtbeachtung von Regeln oder Vorschriften oder eine substanzielle Unterbewertung des Einkommens zurückzuführen ist, ist die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) berechtigt, eine Strafe aufgrund von Ungenauigkeit in Höhe von 20 % der Unterbewertung festzulegen.

• Strafe bei Betrug: Wenn Steuerpflichtige vorsätzlich eine falsche oder betrügerische Steuererklärung einreichen, ist die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) berechtigt, eine Strafe von 75 % der unbezahlten Steuer festzulegen.

• Strafe für verspätete Zahlung: Wenn Steuerpflichtige die Steuererklärung fristgerecht einreichen, jedoch ihrer Pflicht nicht nachkommen, bis zum Ablauf der Frist (einschließlich aller Fristverlängerungen) den vollständigen geschuldeten Steuerbetrag zu entrichten, ist die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) berechtigt, eine Strafe für verspätete Zahlung von 0,5 % des unbezahlten Steuerbetrags für jeden Monat oder anteiligen Monat festzulegen, den die Steuerzahlung verspätet ist. Die Strafe kann auf maximal 25 % des unbezahlten Betrags angehoben werden.

• Strafe für die Wiederherstellung des Treuhandfonds: Wenn ein Unternehmen es versäumt, Lohnsteuer einzubehalten und zu bezahlen, ist die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) berechtigt, eine Strafe für die Wiederherstellung des Treuhandfonds in Höhe von 100 % des unbezahlten Steuerbetrags festzulegen.

Diese Strafen können sich schnell summieren und es können Zinsen auf unbezahlte Steuerbeträge anfallen, sodass der geschuldete Gesamtbetrag mit der Zeit deutlich höher ausfallen kann. Es ist wichtig, die Steuergesetze einzuhalten und Steuererklärungen ordnungsgemäß und rechtzeitig einzureichen, um diese Strafen und andere Folgen zu vermeiden.

Reserveeinbehalt

Der Reserveeinbehalt ist eine Steuervereinnahmungsmethode, die von der Bundessteuerbehörde der USA (IRS) angewendet wird, um sicherzustellen, dass Steuern auf bestimmte Einkommensarten bezahlt werden, selbst wenn der/die Empfänger/in es versäumt, das Einkommen auf der Steuererklärung anzugeben oder falsche Angaben macht. Gemäß dem Reserveeinbehalt sind Zahlende verpflichtet, eine Pauschale in Höhe von 24 % für bestimmte Zahlungstypen einzubehalten, die an Zahlungsempfänger/innen geleistet werden und diesen Betrag an die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) zu überweisen. Der einbehaltene Betrag wird anschließend nach Einreichung der Steuererklärung mit der Einkommenssteuer der Zahlungsempfänger/innen verrechnet.

Zahlungsempfänger/innen können dem Reserveeinbehalt unterliegen, wenn sie es versäumt haben, auf Anforderung eine gültige TIN bereitzustellen, wenn sie eine falsche TIN bereitgestellt haben oder es versäumt haben, bestimmte Einkommensarten auf der Steuererklärung zu melden.

Beispiele für Zahlungen, die einem Reserveeinbehalt unterliegen können:

• Zinsen, Dividenden und andere Arten von Kapitalerträgen
  
• Zahlungen, die an unabhängige Auftragnehmer/innen oder Freiberuflicher/innen geleistet werden
  
• Mietzahlungen an nicht ansässige Ausländer/innen
  
• Bestimmte Zahlungen an Anwältinnen und Anwälte oder andere Rechtsberater/innen
  

Es ist wichtig, dass Zahlungsempfänger/innen richtige und aktuelle Angaben gegenüber den Zahlenden machen, um zu verhindern, dass sie unter den Reserveeinbehalt fallen. Wenn Zahlungsempfänger/innen davon ausgehen, dass sie fälschlicherweise einem Reserveeinbehalt unterliegen, sollten sie sich mit der/dem Zahlenden in Verbindung setzen, um das Problem zu lösen und alle erforderlichen Unterlagen bereitstellen, um die Situation zu korrigieren.

Anleitung zum ordnungsgemäßen und sicheren Ausfüllen des W-9-Formulars

W-9-Formulare bieten wie die meisten Steuerformulare wenig Raum für fehlerhafte Angaben. Da dieses Formular für Zahlende und Zahlungsempfänger/innen während der Steuererklärungsperiode von so großer Bedeutung ist, ist es sinnvoll, sich die nötige Zeit zu nehmen, um das Formular ordnungsgemäß auszufüllen. Glücklicherweise ist das Ausfüllen recht einfach. Im Folgenden erhalten Sie einige Tipps zum Ausfüllen eines W-9-Formulars:

• Zweck des Formulars verstehen
  Zahlende verwenden das W-9-Formular, um an Sie geleistete Zahlungen an die Bundessteuerbehörde der USA (IRS) zu melden. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zweck des Formulars verstehen und nachvollziehen können, wie es sich auf Ihre Verpflichtungen zur Steuerberichterstattung auswirkt.

• Genaue Angaben machen
  Prüfen Sie alle von Ihnen im Formular gemachten Angaben, um sicherzustellen, dass sie richtig und aktuell sind. Fehler oder Diskrepanzen können die Verarbeitung Ihrer Zahlung verzögern und dazu führen, dass Sie dem Reserveeinbehalt unterliegen.

• Rechtsgültigen Namen verwenden
  Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen auf dem Formular angegebene Name mit dem Namen übereinstimmt, den Sie der Sozialversicherungsverwaltung (SSA) oder der Bundessteuerbehörde der USA (IRS) genannt haben. Sollten Sie Ihren Namen kürzlich aufgrund einer Eheschließung oder aus anderen Gründen geändert haben, melden Sie die Aktualisierung dieser Angaben an die SSA, bevor Sie das Formular einreichen.

• TIN bereitstellen
  Die wichtigste Angabe auf dem W-9-Formular ist die TIN, die Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) oder die Steueridentifikationsnummer (EIN) sein kann. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige TIN eingeben, um zu vermeiden, dass Sie dem Reserveeinbehalt unterliegen.

Stripe Tax ist eine Lösung, die Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Steuern durch das automatische Berechnen und Vereinnahmen von Steuern von Kundinnen und Kunden zu berechnen. Zu diesen Steuern zählen MwSt., USt. und GST. Stripe Tax kann Unternehmen außerdem Formulare bereitstellen, z. B. W-9- und 1099-Formulare, um sie dabei zu unterstützen, die Steuerberichterstattungsanforderungen einzuhalten.

Wenn Sie ein/e Unternehmenseigentümer/in und Stripe nutzen, um Zahlungen von Kundinnen und Kunden zu vereinnahmen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Sie ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular von allen Anbieterinnen und Anbietern oder Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern angefordert haben, die Sie über Stripe bezahlen. Stripe Tax kann Sie dabei unterstützen, diesen Prozess durch das Versenden von Anforderungen für W-9-Formulare und die Erfassung der erforderlichen Informationen direkt von Anbieter/innen zu automatisieren. Weitere Informationen finden Sie hier.