El formulario 4669, conocido como «Declaración de pagos recibidos», tiene un papel muy específico dentro de la ley tributaria de Estados Unidos. Este formulario se utiliza para justificar los ingresos en los que no se ha retenido el impuesto federal sobre la renta. Recaba información clave que puede afectar tanto a la entidad que distribuye los fondos, denominada «pagador», como a la persona o entidad que los recibe, denominada «beneficiario».

Es fundamental que conozcas los matices y el proceso de presentación del formulario 4669 para asegurarte de que tu empresa cumple las normas fiscales y para minimizar los riesgos asociados a la retención de impuestos. Aunque siempre es prudente trabajar con un experto tributario cualificado, también es buena idea comenzar por familiarizarte con los aspectos clave. Aquí encontrarás un resumen de todo lo que necesitas saber sobre el formulario 4669: qué es, cuándo tiene que presentarlo tu empresa y cómo funciona el proceso de presentación.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el formulario 4669?
  
• ¿Quién debe presentar el formulario 4669?
  
• Cómo presentar el formulario 4669
  
• ¿Cuándo se debe presentar el formulario 4669?
  

¿Qué es el formulario 4669?

El formulario 4669, también conocido como «Declaración de pagos recibidos», es un documento utilizado por la agencia tributaria estadounidense (IRS) para registrar y verificar los pagos a los que el empleador no ha aplicado retención en concepto del impuesto sobre la renta, el impuesto de Seguro Social o el impuesto de Medicare. En esencia, este formulario es la forma que emplea el IRS para documentar los impuestos que el empleador debería haber retenido.

Normalmente, el personal del IRS cumplimenta el formulario en el curso de una auditoría o una investigación en torno a las prácticas fiscales de un empleador. Los impuestos sobre el trabajo representaban casi el 70 % de la recaudación del IRS a fecha de 2016. El formulario 4669 puede ser clave para los empleadores a la hora de certificar que la información relacionada con los impuestos sobre el trabajo es correcta.

¿Quién debe presentar el formulario 4669?

El formulario 4669 debe presentarse cuando un empleador no ha retenido los importes de impuestos adecuados en el salario de un empleado. Las entidades o los particulares indicados a continuación podrían verse en la obligación de presentar un formulario 4669.

• Empleadores
  Los empleadores son responsables de retener los impuestos pertinentes en los salarios de sus empleados, por lo que, si descubren que no lo han hecho, deben presentar un formulario 4669. Este formulario permite al empleador informar de la omisión y resolver la discrepancia con el IRS.

• Empleados
  En ciertos casos, el empleado puede recibir un formulario 4669 del empleador como comunicación de los importes de impuestos que no se han cobrado. Aunque los empleados no suelen ser responsables de cumplimentar este formulario, sí deben firmarlo para confirmar que se ha practicado una retención inferior a la correcta o no se ha aplicado retención.

• Expertos tributarios
  Los contables y otros asesores fiscales pueden iniciar el proceso de presentación del formulario 4669 si descubren que alguno de sus clientes no ha practicado una retención de impuestos correcta en los salarios de sus empleados.

• Auditores del IRS
  En el curso de una auditoría, si un auditor del IRS detecta que no se han cobrado adecuadamente los impuestos de Seguro Social, Medicare o jubilación ferroviaria (Railroad Retirement Tax Act, RRTA), podría requerir a la empresa que presente el formulario 4669. El formulario representa un registro de la discrepancia y aporta al IRS la información necesaria para tomar medidas, que pueden consistir en sanciones o nuevas auditorias.

Cuándo deben presentar las empresas el formulario 4669

Las empresas deben presentar el formulario 4669 siempre que se detecte que han efectuado un pago en el que no han retenido el impuesto federal sobre la renta correspondiente. Veamos en mayor detalle las situaciones en las que esto puede ocurrir.

• Errores detectados en los pagos a empleados
  El formulario 4669 se utiliza a menudo en el contexto de la remuneración de los empleados. Cuando un empleador se da cuenta de que no ha retenido los impuestos correspondientes en el sueldo de un empleado, debe completar y enviar este formulario al IRS. El envío del formulario 4669 al IRS en el momento en que se detecta el error de retención se considera cumplimiento voluntario. Aunque técnicamente no es necesario, de no hacerlo, la empresa puede enfrentarse a sanciones en el futuro.

• Errores detectados en pagos distintos a los salarios
  Otro caso en el que las empresas tendrían que presentar el formulario 4669 es si descubren que no han retenido los impuestos necesarios en otro tipo de pagos, como los pagos a contratistas o arrendadores. De nuevo, la presentación voluntaria del formulario 4669 en el momento en que se detecta el error se considera una práctica recomendada en muchas empresas y puede evitar complicaciones futuras.

• Errores de retención detectados en una auditoría del IRS
  En algunos casos, una auditoría del IRS puede señalar la necesidad de presentar un formulario 4669. Los auditores pueden detectar importes de retención insuficientes o inexistentes y solicitar a la empresa que envíe el formulario como medida correctiva.

Cómo presentar el formulario 4669

Lo que sigue es un resumen de los pasos necesarios para presentar un formulario 4669.

• Inicio del proceso: emitir el formulario 4669
  Si una empresa ha distribuido cualquier tipo de ingreso sin retener el impuesto federal sobre la renta correspondiente —ya se trate de salarios, alquileres u otro tipo de pagos—, tendrá que emitir un formulario 4669 al beneficiario en cuestión. Normalmente, esto conlleva cumplimentar el formulario con todos los datos pertinentes, como el importe del pago, el tipo de ingreso y el ejercicio fiscal en el que tuvo lugar el pago. Una vez que se haya cumplimentado el formulario, la empresa debe enviarlo al beneficiario de inmediato, bien por correo o por vía electrónica, de acuerdo con las normas del IRS.

• Confirmación del beneficiario: cumplimentar y devolver el formulario
  Una vez que el empleador ha enviado el formulario, el beneficiario debe cumplimentar la parte del formulario que le corresponde para confirmar que ha recibido el ingreso indicado y que es consciente de que no se le han retenido impuestos federales en el pago. A continuación, el beneficiario debe firmar y fechar el formulario, y devolverlo al empleador. Para acelerar el proceso, la empresa debería establecer una fecha límite y comunicar de forma explícita los plazos y los requisitos al beneficiario.

• Paso final: enviar el formulario al IRS
  Una vez que el empleador recibe el formulario firmado, este ya representa un reconocimiento oficial de ambas partes en cuanto a la falta de retención de ciertos importes de impuestos. En este punto, el empleador puede enviar el formulario al IRS. Aunque no es obligatorio, es importante llevar un registro preciso de este tipo de transacciones a efectos de cumplimiento de la normativa y auditorías. Si eliges enviar el formulario al IRS, debes incluirlo cuando presentes las declaraciones periódicas sobre impuestos en nóminas o como indique el IRS en sus directrices.

Consejos adicionales

• Lleva un registro digital: conservar una copia digital de todos los formularios 4669 cumplimentados hace que sea más fácil recuperar datos en una posible auditoría o investigación.

• Consulta a un asesor fiscal: dada la complejidad y las posibles sanciones en torno a la retención de impuestos, puede ser buena idea consultar a un asesor fiscal para conocer tus responsabilidades y los pasos que debes seguir.

• Ten en cuenta los plazos: con el fin de evitar sanciones, incluidas las financieras, asegúrate de conocer los plazos y fechas límite que el IRS establece para este formulario.

Aspectos sobre el cumplimiento de la normativa

El formulario 4669 conlleva unas obligaciones y normas específicas. A continuación analizamos algunos aspectos que se deben tener en cuenta al presentar este formulario.

• Precisión
  El formulario debe contener información precisa sobre los importes de impuestos no cobrados. Cualquier imprecisión puede acarrear complicaciones, como sanciones y posibles acciones judiciales.

• Plazos
  Presenta el formulario tan pronto como sea posible. De no hacerlo, podrían darse consecuencias como la acumulación de intereses sobre los impuestos impagados.

• Confirmación del empleado
  El formulario 4669 solo se considera completo si contiene la firma del empleado como confirmación y reconocimiento de la discrepancia relativa a los impuestos. Si el empleado se niega a firmar, el empleador debe confeccionar una declaración escrita a este respecto y adjuntarla al formulario.

¿Cuándo se debe presentar el formulario 4669?

Es importante presentar el formulario 4669 en el momento oportuno con el fin de cumplir la normativa y mitigar riesgos. Analicemos en mayor detalle los plazos para presentar el formulario 4669.

• No existe un plazo universal
  El formulario 4669 no está sujeto a una fecha límite que se aplique a todas las situaciones. El plazo pivota en gran medida sobre las circunstancias que llevan a presentar el formulario y varía en función de factores como el tipo de pago en el que no se ha practicado la retención de impuestos.

• Presentación tras la detección
  Las empresas deben tomar medidas tan pronto como descubran que no han retenido impuestos correctamente. Cuanto menos tardes en presentar el formulario 4669, menos probable será que te impongan sanciones.

• Detección en auditoría
  Si se te solicita que presentes un formulario 4669 durante una auditoría del IRS, el auditor te indicará, por lo general, una fecha límite concreta. Esta fecha límite no es negociable y, si no la cumples, pueden imponerte sanciones importantes e incluso iniciar acciones legales.

• Consideraciones sobre el ejercicio fiscal
  El ejercicio fiscal de tu empresa también puede influir en los plazos de presentación. Si el año fiscal está a punto de cerrarse, lo más recomendable es presentar el formulario 4669 antes de que esto ocurra. De esta forma, podrás conciliar los registros financieros con mayor precisión y evitarás traspasar el problema con el impuesto al nuevo año fiscal.

• Prevención de sanciones
  La presentación a tiempo del formulario 4669 puede contribuir a prevenir o limitar las consecuencias financieras de los errores en las retenciones. Las sanciones por este incumplimiento (que van desde multas a medidas más graves) pueden acumularse con el paso del tiempo.

• Plazos para las declaraciones de impuestos
  Si descubres que una retención no practicada afecta a una declaración de impuestos ya presentada, es posible que debas presentar una declaración corregida. Se aplicarán distintos plazos en función del tipo de declaración que debas corregir, y tendrás que presentar el formulario 4669 antes que la declaración corregida o junto con esta.

• Interacción con el formulario 4670
  En los casos en los que el beneficiario no firme y devuelva el formulario 4669, es posible que el pagador deba emitir un formulario 4670 («Solicitud de exención de pago de ciertas retenciones de a cuenta»). Como ocurre con el formulario 4669, el plazo para presentar el formulario 4670 dependerá de la situación concreta.