El Formulario 4669, conocido como «Declaración de pagos recibidos», se usa para documentar los ingresos de los cuales no se retuvo el impuesto sobre la renta federal de EE. UU., ya que captura información importante que afecta tanto al pagador (la entidad que distribuye los fondos) como al beneficiario (la persona o entidad que los recibe). Comprender este formulario y su proceso de presentación es fundamental para cumplir con las regulaciones fiscales y minimizar los riesgos relacionados con la retención de impuestos. Si bien siempre es buena idea consultar a un experto tributario competente, familiarizarte con los datos clave es un buen punto de partida.

A continuación, explicaremos lo que necesitas saber sobre el Formulario 4669: de qué se trata, cuándo es posible que tu empresa deba presentarlo y cómo funciona el proceso de presentación de la declaración fiscal.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el Formulario 4669?
  
• ¿Quién debe presentar el Formulario 4669?
  
• ¿Cuándo debe una empresa presentar el Formulario 4669?
  
• Cómo presentar el Formulario 4669
  
• Cómo completar el Formulario 4669
  
• Factores de cumplimiento de la normativa
  
• ¿Cuándo deben las empresas completar el Formulario 4669?
  
• Formulario 4669 y Formulario 4670: cómo funcionan en conjunto
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es el formulario 4669?

El Formulario 4669, también conocido como «Estado de pagos recibidos», es un documento que el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) usa en Estados Unidos para registrar y verificar los pagos de los cuales el empleador no retuvo el impuesto a las ganancias, el impuesto al Seguro Social y el impuesto al Medicare. Básicamente, este formulario funciona como una manera para que el IRS documente los impuestos que debería haber retenido el empleador.

El pagador y el beneficiario suelen completar el Formulario 4669 a menudo como parte de o después de una auditoría o revisión del IRS. Los impuestos sobre la nómina representan casi el 70 % de los ingresos que cobra el IRS, a partir de 2016. El Formulario 4669 puede ser clave para que los empleadores certifiquen que la información relacionada con los impuestos sobre la nómina es correcta.

¿Quién debe presentar el formulario 4669?

El Formulario 4669 es obligatorio cuando el empleador no retuvo los montos de impuestos correspondientes de los salarios de un empleado. Es posible que las siguientes entidades o personas particulares deban presentar el Formulario 4669.

• Empleadores: Los empleadores son responsables de retener los impuestos necesarios de los salarios de sus empleados, y si se dan cuenta de que no lo hicieron, deben presentar el Formulario 4669. Este formulario le permite al empleador declarar la omisión y resolver la discrepancia con el IRS.

• Empleados: En algunos casos, un empleado puede recibir el Formulario 4669 de su empleador como reconocimiento de los montos de impuestos que no logró cobrar. Si bien los empleados no suelen ser responsables de presentar este formulario, deben firmarlo para confirmar que se produjo una retención inferior o que no hubo ninguna.

• Profesionales de impuestos: Los contadores u otros asesores fiscales pueden iniciar la presentación del Formulario 4669 si descubren que sus clientes no retuvieron correctamente los impuestos sobre los salarios de los empleados.

• Auditores del IRS: Durante una auditoría del IRS, si el IRS descubre que no se cobraron de manera adecuada los impuestos del Seguro Social, Medicare o la Ley de Impuestos de Jubilación de Ferrocarriles (RRTA), el auditor del IRS le pedirá a la empresa que presente el Formulario 4669. El formulario es un registro de la discrepancia y le proporciona al IRS la información para continuar con otras acciones, lo que podría incluir multas o auditorías adicionales.

Cuándo debe una empresa presentar el Formulario 4669

Las empresas deberán presentar el formulario 4669 siempre que se detecte que realizaron un pago del cual no retuvieron el impuesto federal sobre la renta requerido. A continuación, analizamos con más detalle algunas situaciones en las que esto puede ocurrir.

• Errores detectados en los pagos de los empleados: El Formulario 4669 se suele usar en el contexto de la compensación a los empleados. Cuando un empleador se da cuenta de que no retuvo los impuestos necesarios del cheque de pago de un empleado, debe completar este formulario y presentarlo ante el IRS. La presentación del Formulario 4669 ante el IRS al descubrir errores de retención se considera una forma de cumplimiento voluntario. Aunque técnicamente no sea obligatorio, de no hacerlo, la empresa podría exponerse a multas en el futuro.

• Errores detectados en los pagos no salariales: El descubrimiento de que no se retuvieron los impuestos necesarios en otros tipos de pagos, como los pagos a contratistas o propietarios, es otra razón por la que las empresas podrían tener que presentar el Formulario 4669. Nuevamente, la presentación proactiva del Formulario 4669 al descubrir cualquier error se considera una práctica recomendada en muchas empresas y puede protegerlas de complicaciones en el futuro.

• Una auditoría del IRS detecta errores de retención: En algunos casos, una auditoría del IRS puede generar la necesidad de usar el Formulario 4669. Los auditores pueden marcar montos de retención faltantes o insuficientes y podrían solicitarle a una empresa que presente el formulario como medida correctiva.

Cómo presentar el formulario 4669

A continuación, se incluye un resumen de los pasos a seguir para presentar el Formulario 4669.

• La empresa emite el Formulario 4669: si una empresa ha distribuido algún tipo de ingresos sin retener el impuesto sobre la renta federal requerido (ya sean salarios, alquileres u otros tipos de pagos), deberá emitir el Formulario 4669 al beneficiario en cuestión. Por lo general, esto implica completar el formulario con todos los detalles pertinentes, como el monto del pago, el tipo de ingreso y el año fiscal en que se produjo este pago. Una vez que el formulario esté completo, la empresa debe enviarlo al beneficiario de inmediato, ya sea por correo postal o electrónico, según las normas del IRS.

• El empleado completa y devuelve el formulario: después de que el empleador haya enviado el formulario, el beneficiario debe completar su sección del formulario, en la que se confirma que ha recibido los ingresos detallados y que sabe que no se le han retenido impuestos federales de su pago. El beneficiario debe entonces firmar y fechar el formulario antes de devolverlo al empleador. Para acelerar el proceso, las empresas deben fijar un plazo límite y comunicar de forma explícita el plazo y los requisitos al beneficiario.

• La empresa presenta el formulario al IRS: una vez que el empleador recibe el formulario firmado, este sirve como acuse de recibo oficial por parte de ambas partes de que no se han retenido ciertos montos de impuestos. En este momento, el empleador tiene la opción de presentar este formulario al IRS. Si bien esto no es obligatorio, es importante llevar un registro exacto de dichas transacciones para fines de auditoría y cumplimiento de la normativa. Si decides presentar una declaración ante el IRS, debes incluir el formulario cuando presentes tus declaraciones fiscales periódicas sobre la nómina o como se indique en las pautas del IRS.

Cómo completar el Formulario 4669

El Formulario 4669 se completa en tres partes, divididas entre el pagador y el beneficiario. A continuación, presentamos un desglose paso a paso de cada parte.

Paso 1: Información del pagador y detalles del pago

El pagador (la empresa o el particular que realizó el pago) completa esta sección en primer lugar. En los campos designados del formulario, deberás ingresar lo siguiente:

1. El nombre y la dirección del beneficiario
   
2. El número de identificación fiscal (TIN) del beneficiario
   
3. El año calendario al que corresponden los pagos
   
4. El nombre y la dirección del pagador
   
5. El número de identificación del empleador (EIN) del pagador
   
6. Los montos de pago por categoría, que incluyen:
   
   • Retención del impuesto a las ganancias
     
   • Retención de seguridad
     
   • Retención sobre pagos a personas extranjeras
     
   • Retención adicional del impuesto al Medicare
     

Paso 2: Certificación de declaración del beneficiario

Una vez que el pagador ha completado los detalles del pago, el beneficiario certifica cómo se declararon los pagos en su propia declaración de impuestos:

1. Confirmar que los pagos en cuestión se incluyeron como ingresos (o se declararon de otra manera) en su declaración de impuestos.
   
2. Especificar el formulario exacto y el número de línea donde se declararon los pagos.
   
3. Confirmar que la obligación fiscal relacionada se ha pagado en su totalidad.
   

Paso 3: Firma y devolución al pagador

La última parte finaliza la certificación y envía el formulario de vuelta al pagador:

1. Firmar el formulario bajo pena de perjurio, atestiguando que la información proporcionada es verdadera y precisa.
   
2. Escribir tu nombre en letra de molde debajo de la línea de firma.
   
3. Proporcionar un número de teléfono de contacto diurno en caso de que el IRS o el pagador necesiten hacer un seguimiento.
   
4. Devolver el formulario completado al pagador (no al IRS), ya que el pagador lo usa para respaldar un reclamo de exención de responsabilidad por el impuesto que no se retuvo.
   

El beneficiario no presenta el Formulario 4669 directamente ante el IRS. Por el contrario, el pagador suele enviarlo junto con el Formulario 4670 (Solicitud de exención de pago de ciertos impuestos de retención) para respaldar su caso de exención de tener que pagar el impuesto que no retuvo.

Factores de cumplimiento de la normativa

El formulario 4669 conlleva obligaciones y normas específicas. Estos son algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de presentar este formulario.

• Precisión: El formulario debe contener información precisa sobre los montos de impuestos no cobrados. Cualquier inexactitud puede generar complicaciones adicionales, lo que incluye multas y posibles acciones legales.

• Oportunidad: Presenta el formulario sin demoras. De no hacerlo, podrías enfrentar consecuencias adicionales, como la acumulación de intereses sobre los impuestos impagos.

• Confirmación del empleado: El Formulario 4669 solo se considera completo cuando incluye la firma del empleado que confirma el reconocimiento de la discrepancia de los impuestos. Si el empleado se niega a firmar, el empleador debe hacer una declaración por escrito a tal efecto y adjuntarla al formulario.

• Mantener registros digitales: Conservar una copia digital de todos los Formularios 4669 completados facilitará la recuperación de los detalles durante posibles auditorías o consultas.

• Consultar a un asesor fiscal: Dada la complejidad (y las posibles multas) asociadas con la retención de impuestos, consultar a un asesor fiscal puede ser beneficioso para comprender tus responsabilidades y los próximos pasos.

¿Cuándo deben las empresas presentar el Formulario 4669?

La presentación del Formulario 4669 en el momento oportuno es importante para el cumplimiento de la normativa y la mitigación de los riesgos. A continuación, se detallan los plazos para presentar el Formulario 4669.

• No hay fecha límite universal: el Formulario 4669 no tiene una fecha límite que se aplique a todas las situaciones. El plazo depende en gran medida de las circunstancias por las que se presenta la declaración y variará según factores como el tipo de pago del que no se han retenido impuestos.

• Presentación de la declaración posterior al descubrimiento: las empresas deben tomar medidas tan pronto como descubran que no han retenido los impuestos correspondientes. Cuanto antes presentes el Formulario 4669, menos probabilidades tendrás de incurrir en multas.

• Motivo de la auditoría: si debes presentar el Formulario 4669 de acuerdo con una auditoría del IRS, los auditores normalmente te proporcionarán un plazo específico. Este plazo no es negociable y el incumplimiento puede dar lugar a multas importantes o incluso a acciones legales.

• Consideraciones relativas al año fiscal: el año fiscal de tu empresa también puede influir en el plazo de presentación de la declaración. Si el año fiscal está a punto de cerrar, te recomendamos presentar el Formulario 4669 antes de que esto suceda. Esto te permitirá conciliar tus registros financieros de manera más precisa y evitar que el problema fiscal se traslade a un nuevo año fiscal.

• Prevención de multas: la presentación del Formulario 4669 de manera oportuna puede ayudar a prevenir o limitar las repercusiones financieras adicionales de los errores de retención, una infracción por la cual las multas (desde sanciones hasta acciones más graves) pueden acumularse a lo largo del tiempo.

• Plazos para las declaraciones fiscales: si descubres que la retención no realizada afecta a una declaración fiscal ya presentada, es posible que debas presentar una declaración enmendada. Para correcciones relacionadas con la nómina, esto generalmente implica presentar el Formulario 941-X, Declaración fiscal federal trimestral ajustada del empleador o Reclamación de reembolso, que se utiliza para corregir errores en un Formulario 941 presentado anteriormente. Pueden aplicarse diferentes plazos según el tipo de declaración que se esté enmendando, y el Formulario 4669 debe presentarse antes o junto con la declaración enmendada.

Formulario 4669 y Formulario 4670: cómo funcionan en conjunto

El Formulario 4669 se completa por beneficiario y por año, lo que significa que se requiere un formulario distinto para cada beneficiario y por cada año fiscal en el que se solicite la desgravación. Una vez que el pagador haya recopilado los Formularios 4669 firmados de los beneficiarios correspondientes, se envían al IRS como un paquete mediante el Formulario 4670, Solicitud de desgravación del pago de ciertos impuestos de retención. En otras palabras, el Formulario 4669 documenta la certificación del beneficiario, mientras que el Formulario 4670 es la solicitud formal del pagador al IRS de que se lo exima de responsabilidad en función de esa certificación.

El plazo para presentar la declaración del Formulario 4670 depende de las circunstancias específicas del caso, al igual que el Formulario 4669. En situaciones en las que un beneficiario se niega a firmar y devolver el Formulario 4669, es posible que el pagador deba presentar el Formulario 4670 para solicitar la desgravación. En ese caso, el pagador enviaría el Formulario 4670 sin el Formulario 4669 correspondiente firmado, junto con una explicación por escrito en la que se detalle la negativa del beneficiario a firmar.

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