Das Formular 4669, bekannt als „Statement of Payments Received“ (Erklärung über erhaltene Zahlungen), wird verwendet, um Einkommen zu dokumentieren, von dem keine US-Bundes-Einkommensteuer einbehalten wurde, und erfasst wichtige Informationen, die sowohl den Zahlenden (die Einrichtung, die Gelder ausschüttet) als auch den Zahlungsempfänger oder die Zahlungsempfängerin (die Person oder Einrichtung, die sie erhält) betreffen. Das Verständnis dieses Formulars und seines Einreichungsprozesses ist von entscheidender Bedeutung, um die Steuervorschriften einzuhalten und die mit dem Steuereinbehalt verbundenen Risiken zu minimieren. Obwohl es immer eine gute Idee ist, eine qualifizierte Steuerberaterin oder einen qualifizierten Steuerberater zu konsultieren, ist es ein kluger erster Schritt, sich mit den wichtigsten Fakten vertraut zu machen.

Nachfolgend erklären wir Ihnen, was Sie über das Formular 4669 wissen müssen: was es ist, wann Ihr Unternehmen es möglicherweise einreichen muss und wie der Einreichungsprozess funktioniert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Formular 4669?
  
• Wer muss das Formular 4669 einreichen?
  
• Wann muss ein Unternehmen das Formular 4669 einreichen?
  
• So reichen Sie das Formular 4669 ein
  
• So füllen Sie das Formular 4669 aus
  
• Compliance-Faktoren
  
• Wann müssen Unternehmen das Formular 4669 ausfüllen?
  
• Formular 4669 und Formular 4670: Wie sie zusammenwirken
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was ist das Formular 4669?

Das Formular 4669, auch bekannt als „Statement of Payments Received“ (Erklärung über erhaltene Zahlungen), ist ein Dokument, das der Internal Revenue Service (IRS) in den Vereinigten Staaten verwendet, um Zahlungen zu erfassen und zu überprüfen, bei denen Einkommensteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer nicht vom Arbeitgeber einbehalten wurden. Im Wesentlichen dient dieses Formular dem IRS dazu, die Steuern zu dokumentieren, die vom Arbeitgeber hätten einbehalten werden müssen.

Das Formular 4669 wird in der Regel von der zahlenden und der empfangenden Partei ausgefüllt, häufig im Rahmen oder im Anschluss an eine IRS-Prüfung oder -Überprüfung. Lohnsteuern machten mit Stand von 2016 fast 70 % der vom IRS erzielten Umsätze aus. Das Formular 4669 kann für Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung sein, um zu bescheinigen, dass die lohnsteuerbezogenen Informationen korrekt sind.

Wer muss das Formular 4669 einreichen?

Das Formular 4669 ist erforderlich, wenn ein Arbeitgeber nicht die entsprechenden Steuerbeträge vom Lohn eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin einbehalten hat. Die folgenden juristischen oder natürlichen Personen müssen möglicherweise das Formular 4669 einreichen.

• Arbeitgeber: Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die erforderlichen Steuern vom Lohn ihrer Mitarbeiter/innen einzubehalten. Wenn sie feststellen, dass sie dies versäumt haben, müssen sie das Formular 4669 einreichen. Dieses Formular ermöglicht es dem Arbeitgeber, das Versäumnis zu melden und die Abweichung mit dem IRS zu klären.

• Mitarbeiter/innen: In einigen Fällen kann ein/-e Mitarbeiter/-in das Formular 4669 von seinem/ihrem Arbeitgeber als Bestätigung für die nicht eingezogenen Steuerbeträge erhalten. Auch wenn Mitarbeiter/innen in der Regel nicht für die Einreichung dieses Formulars verantwortlich sind, müssen sie es unterschreiben, um zu bestätigen, dass ein zu geringer oder gar kein Einbehalt stattgefunden hat.

• Steuerfachleute: Buchhalter/innen oder andere Steuerberater/innen können die Einreichung des Formulars 4669 veranlassen, wenn sie feststellen, dass ihre Mandantinnen und Mandanten die Steuern nicht korrekt vom Lohn ihrer Angestellten einbehalten haben.

• IRS-Prüfer/-innen: Wenn der IRS während einer IRS-Prüfung erfährt, dass Steuern für Social Security, Medicare oder den Railroad Retirement Tax Act (RRTA) nicht angemessen eingezogen wurden, verlangt der/die IRS-Prüfer/-in von dem Unternehmen die Einreichung des Formulars 4669. Das Formular dokumentiert die Abweichung und liefert dem IRS die Informationen, um weitere Maßnahmen einzuleiten, die Strafen oder zusätzliche Prüfungen umfassen können.

Wann muss ein Unternehmen das Formular 4669 einreichen?

Unternehmen müssen das Formular 4669 immer dann einreichen, wenn festgestellt wird, dass sie eine Zahlung geleistet haben, von der sie nicht die erforderliche nationale Einkommensteuer einbehalten haben. Nachfolgend sehen wir uns einige mögliche Szenarien einmal genauer an.

• Entdeckte Fehler bei Zahlungen an Mitarbeiter/innen: Das Formular 4669 wird häufig im Zusammenhang mit der Vergütung von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen verwendet. Wenn ein Arbeitgeber feststellt, dass er es versäumt hat, die erforderlichen Steuern vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin einzubehalten, muss er dieses Formular ausfüllen und beim IRS einreichen. Die Einreichung des Formulars 4669 beim IRS nach der Entdeckung von Fehlern beim Einbehalt wird als eine Form der freiwilligen Compliance angesehen. Obwohl es technisch gesehen nicht zwingend erforderlich ist, kann ein Versäumnis das Unternehmen in Zukunft Strafen aussetzen.

• Entdeckte Fehler bei Nicht-Lohn-Zahlungen: Die Feststellung, dass die erforderlichen Steuern bei anderen Arten von Zahlungen, wie beispielsweise Zahlungen an Auftragnehmer/innen oder Vermieter/innen, nicht einbehalten wurden, ist ein weiterer Grund, warum Unternehmen möglicherweise das Formular 4669 einreichen müssen. Auch hier gilt die proaktive Einreichung des Formulars 4669 nach der Entdeckung von Fehlern bei vielen Unternehmen als bewährte Praxis und kann sie vor späteren Komplikationen schützen.

• IRS-Prüfung deckt Fehler beim Einbehalt auf: In einigen Fällen kann eine IRS-Prüfung die Notwendigkeit des Formulars 4669 auslösen. Prüfer/innen können fehlende oder unzureichende Einbehaltsbeträge markieren und ein Unternehmen auffordern, das Formular als Korrekturmaßnahme einzureichen.

So reichen Sie das Formular 4669 ein

Hier ist eine Übersicht über die Schritte bei der Einreichung des Formulars 4669.

• Unternehmen stellt Formular 4669 aus: Wenn ein Unternehmen Einkünfte jeglicher Art ausgezahlt hat, ohne die erforderliche Bundes-Einkommensteuer einzubehalten – unabhängig davon, ob es sich um Gehälter, Mieten oder andere Arten von Zahlungen handelt –, muss es das Formular 4669 an die betreffende zahlungsempfangende Person ausstellen. In der Regel bedeutet dies, dass das Formular mit allen relevanten Details wie dem Zahlungsbetrag, der Art des Einkommens und dem Steuerjahr, in dem diese Zahlung erfolgte, ausgefüllt wird. Sobald das Formular ausgefüllt ist, muss das Unternehmen es umgehend an die zahlungsempfangende Person senden, entweder per Post oder elektronisch, abhängig von den IRS-Vorschriften.

• Mitarbeiter/in füllt das Formular aus und sendet es zurück: Nachdem der Arbeitgeber das Formular versendet hat, muss die zahlungsempfangende Person ihren Abschnitt des Formulars ausfüllen. Darin wird bestätigt, dass sie das aufgeführte Einkommen erhalten hat und sich bewusst ist, dass von ihrer Zahlung keine Bundessteuern einbehalten wurden. Die zahlungsempfangende Person muss das Formular dann unterschreiben und datieren, bevor sie es an den Arbeitgeber zurücksendet. Um den Prozess zu beschleunigen, sollten Unternehmen eine Frist setzen und der zahlungsempfangenden Person den Zeitplan und die Anforderungen ausdrücklich mitteilen.

• Unternehmen reicht das Formular bei der IRS ein: Sobald der Arbeitgeber das unterschriebene Formular erhält, dient es als offizielle Bestätigung beider Parteien, dass bestimmte Steuerbeträge nicht einbehalten wurden. Zu diesem Zeitpunkt hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, dieses Formular bei der IRS einzureichen. Obwohl dies nicht obligatorisch ist, ist die Führung genauer Aufzeichnungen über solche Transaktionen für Compliance- und Prüfungszwecke wichtig. Wenn Sie sich für die Einreichung bei der IRS entscheiden, sollte das Formular bei der Einreichung Ihrer regulären Lohnsteuererklärungen oder gemäß den IRS-Richtlinien beigelegt werden.

So füllen Sie das Formular 4669 aus

Das Formular 4669 wird in drei Teilen ausgefüllt, die zwischen der zahlenden und der empfangenden Person aufgeteilt sind. Hier finden Sie eine schrittweise Aufschlüsselung der einzelnen Teile.

Schritt 1: Informationen zur zahlenden Person und Zahlungsdetails

Die zahlende Person (das Unternehmen oder die Einzelperson, die die Zahlung vorgenommen hat) füllt diesen Abschnitt zuerst aus. In die dafür vorgesehenen Felder des Formulars müssen Sie Folgendes eintragen:

1. Name und Adresse der zahlungsempfangenden Person
   
2. Die Steueridentifikationsnummer (TIN) der zahlungsempfangenden Person
   
3. Das Kalenderjahr, auf das sich die Zahlungen beziehen
   
4. Name und Adresse der zahlenden Person
   
5. Die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) der zahlenden Person
   
6. Die Zahlungsbeträge nach Kategorie, einschließlich:
   
   • Einbehalt von Einkommensteuer
     
   • Sicherungseinbehalt
     
   • Quellensteuer auf Zahlungen an ausländische Personen
     
   • Zusätzlicher Einbehalt der Medicare-Steuer
     

Schritt 2: Zertifizierung der Meldung durch die zahlungsempfangende Person

Sobald die zahlende Person die Zahlungsdetails eingegeben hat, bescheinigt die zahlungsempfangende Person, wie die Zahlungen in ihrer eigenen Steuererklärung angegeben wurden:

1. Bestätigung, dass die betreffenden Zahlungen als Einkommen (oder anderweitig) in der Steuererklärung angegeben wurden.
   
2. Angabe des genauen Formulars und der Zeilennummer, in der die Zahlungen gemeldet wurden.
   
3. Bestätigung, dass die damit verbundene Steuerschuld vollständig beglichen wurde.
   

Schritt 3: Unterschrift und Rückgabe an die zahlende Person

Der letzte Teil schließt die Zertifizierung ab und sendet das Formular zurück an die zahlende Person:

1. Unterschreiben Sie das Formular unter Androhung von Meineid und bestätigen Sie, dass die gemachten Angaben wahr und richtig sind.
   
2. Tragen Sie Ihren Namen in Druckbuchstaben unter der Unterschriftszeile ein.
   
3. Geben Sie eine Telefonnummer an, unter der Sie tagsüber erreichbar sind, falls der IRS oder die zahlende Person Rückfragen hat.
   
4. Senden Sie das ausgefüllte Formular an die zahlende Person zurück – nicht an den IRS –, da die zahlende Person es verwendet, um einen Anspruch auf Befreiung von der Haftung für die nicht einbehaltene Steuer zu belegen.
   

Das Formular 4669 wird von der zahlungsempfangenden Person nicht direkt beim IRS eingereicht. Stattdessen wird es in der Regel von der zahlenden Person zusammen mit dem Formular 4670 (Antrag auf Befreiung von der Zahlung bestimmter Quellensteuern) eingereicht, um ihren Antrag auf Befreiung von der Zahlung der nicht einbehaltenen Steuer zu unterstützen.

Compliance-Faktoren

Das Formular 4669 ist mit besonderen Verpflichtungen und Vorschriften verbunden. Im Folgenden sind einige Aspekte aufgeführt, die bei der Einreichung dieses Formulars zu beachten sind.

• Genauigkeit: Das Formular muss genaue Informationen über die nicht eingezogenen Steuerbeträge enthalten. Jede Ungenauigkeit kann zu weiteren Komplikationen führen, einschließlich Strafen und möglicher rechtlicher Schritte.

• Pünktlichkeit: Reichen Sie das Formular zeitnah ein. Andernfalls kann dies weitere Konsequenzen nach sich ziehen, wie zum Beispiel anfallende Zinsen auf die unbezahlten Steuern.

• Bestätigung durch die Mitarbeiter/innen: Das Formular 4669 gilt nur dann als vollständig, wenn es die Unterschrift des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin enthält, die die Kenntnisnahme der Steuerabweichung bestätigt. Weigert sich die Person zu unterschreiben, sollte der Arbeitgeber eine entsprechende schriftliche Erklärung abgeben und diese dem Formular beifügen.

• Digitale Aufzeichnungen aufbewahren: Die Aufbewahrung einer digitalen Kopie aller ausgefüllten Formulare 4669 erleichtert den Abruf von Details bei möglichen Prüfungen oder Anfragen.

• Steuerberater/-in konsultieren: Angesichts der Komplexität – und der möglichen Strafen – im Zusammenhang mit dem Steuereinbehalt kann die Konsultation eines Steuerberaters/einer Steuerberaterin hilfreich sein, um Ihre Verantwortlichkeiten und die nächsten Schritte zu verstehen.

Wann müssen Unternehmen das Formular 4669 einreichen?

Die rechtzeitige Einreichung des Formulars 4669 ist wichtig für die Compliance und die Minderung von Risiken. Hier ist ein genauerer Blick auf die Zeitpläne für die Einreichung des Formulars 4669.

• Keine universelle Frist: Für das Formular 4669 gibt es keine einheitliche Frist, die für alle Situationen gilt. Der Zeitpunkt hängt weitgehend von den Umständen ab, aus denen Sie die Erklärung abgeben, und variiert aufgrund von Faktoren wie der Art der Zahlung, für die Sie die Steuern nicht einbehalten haben.

• Einreichung nach Entdeckung: Unternehmen sollten handeln, sobald sie feststellen, dass sie die entsprechenden Steuern nicht einbehalten haben. Je schneller Sie das Formular 4669 einreichen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Ihnen Strafen auferlegt werden.

• Auslöser durch eine Prüfung: Wenn Sie aufgrund einer IRS-Prüfung verpflichtet sind, das Formular 4669 einzureichen, geben die Prüfer/innen in der Regel eine bestimmte Frist vor. Diese Frist ist nicht verhandelbar und die Nichteinhaltung kann zu erheblichen Strafen oder sogar rechtlichen Schritten führen.

• Überlegungen zum Geschäftsjahr: Das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens kann auch den Zeitpunkt der Einreichung beeinflussen. Wenn das Geschäftsjahr bald endet, ist es ratsam, das Formular 4669 vor diesem Zeitpunkt einzureichen. Dadurch können Sie Ihre Finanzunterlagen genauer abgleichen und vermeiden, dass ein Steuerproblem in ein neues Geschäftsjahr übertragen wird.

• Vermeidung von Strafen: Die rechtzeitige Einreichung des Formulars 4669 kann dazu beitragen, zusätzliche finanzielle Auswirkungen von Einbehaltungsfehlern zu verhindern oder zu begrenzen, ein Vergehen, für das sich im Laufe der Zeit Strafen ansammeln können – von Geldstrafen bis hin zu schwerwiegenderen Maßnahmen.

• Fristen für Steuererklärungen: Wenn Sie feststellen, dass ein verpasster Einbehalt Auswirkungen auf eine bereits eingereichte Steuererklärung hat, müssen Sie möglicherweise eine geänderte Steuererklärung einreichen. Bei Gehaltsabrechnungskorrekturen bedeutet dies in der Regel die Einreichung des Formulars 941-X (Adjusted Employer's Quarterly Federal Tax Return or Claim for Refund), das zur Korrektur von Fehlern auf einem zuvor eingereichten Formular 941 verwendet wird. Je nach Art der zu ändernden Steuererklärung können unterschiedliche Fristen gelten, und das Formular 4669 sollte vor oder zusammen mit der geänderten Steuererklärung eingereicht werden.

Formular 4669 und Formular 4670: Wie sie zusammenwirken

Das Formular 4669 wird pro Zahlungsempfänger/in und pro Jahr ausgefüllt. Das bedeutet, dass für jeden Zahlungsempfänger und für jedes Steuerjahr, für das eine Entlastung beantragt wird, ein separates Formular erforderlich ist. Sobald der Zahlende die unterschriebenen Formulare 4669 von den entsprechenden Zahlungsempfänger/innen gesammelt hat, werden diese als Paket unter Verwendung des Formulars 4670 (Antrag auf Befreiung von der Zahlung bestimmter Quellensteuern) bei der US-Steuerbehörde IRS eingereicht. Mit anderen Worten: Formular 4669 dokumentiert die Bescheinigung des Zahlungsempfängers bzw. der Zahlungsempfängerin, während Formular 4670 der formelle Antrag des Zahlenden an die IRS auf Befreiung von der Haftung auf der Grundlage dieser Bescheinigung ist.

Der Zeitpunkt für die Einreichung des Formulars 4670 hängt von den spezifischen Umständen des Falles ab, ähnlich wie beim Formular 4669. In Situationen, in denen ein Zahlungsempfänger oder eine Zahlungsempfängerin die Unterzeichnung und Rücksendung des Formulars 4669 ablehnt, muss der Zahlende möglicherweise dennoch das Formular 4670 einreichen, um eine Befreiung zu beantragen. In diesem Fall würde der Zahlende das Formular 4670 ohne das entsprechende unterzeichnete Formular 4669 zusammen mit einer schriftlichen Erklärung einreichen, in der die Weigerung des Zahlungsempfängers bzw. der Zahlungsempfängerin, zu unterzeichnen, beschrieben wird.

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