Das Formular 4669, auch bekannt als „Statement of Payments Received“ (Erklärung über eingegangene Zahlungen), erfüllt im Steuerrecht der USA eine ganz spezifische Aufgabe. Es dient dazu, Einkünfte zu dokumentieren, für die keine nationale Einkommensteuer einbehalten wurde. Es erfasst wichtige Informationen, die sich sowohl auf die auszahlende Stelle (Zahler/in) als auch auf die Person oder Stelle, die die Gelder erhält (Zahlungsempfänger/in), auswirken können.

Die Kenntnis der Details des Formulars 4669 und des Einreichungsverfahrens ist Voraussetzung dafür, dass Ihr Unternehmen die Steuervorschriften einhalten und die mit dem Vorenthalten der Steuer verbundenen Risiken minimieren kann. Es ist zwar immer ratsam, eine qualifizierte Steuerberaterin oder einen qualifizierten Steuerberater zu konsultieren, aber es ist auch sinnvoll, sich zunächst selbst mit den wichtigsten Fakten vertraut zu machen. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über alles, was Sie zum Formular 4669 wissen müssen: Worum es sich dabei handelt, wann Ihr Unternehmen es einreichen muss und wie das Einreichungsverfahren funktioniert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Formular 4669?
  
• Wer muss das Formular 4669 einreichen?
  
• So reichen Sie das Formular 4669 ein
  
• Wann muss ich das Formular 4669 einreichen?
  

Was ist das Formular 4669?

Das Formular 4669, auch bekannt als „Statement of Payments Received“ (Erklärung über eingegangene Zahlungen), ist ein Dokument, mit dem die US-amerikanische Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) in den Vereinigten Staaten Zahlungen erfasst und überprüft, von denen die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber keine Einkommensteuer, Sozialversicherungssteuer und Abgaben für die Krankenversicherung (Medicare) einbehalten hat. Kurz gesagt: Dieses Formular dient der IRS dazu, die Steuern zu dokumentieren, die von der Arbeitgeberin oder vom Arbeitgeber hätten einbehalten werden müssen.

In der Regel füllen die Beschäftigten der IRS das Formular während einer Prüfung oder Untersuchung der Steuerpraxis einer Arbeitgeberin oder eines Arbeitgebers aus. Auf die Lohnsteuer entfallen fast 70 % der von der IRS erhobenen Einnahmen (Stand: 2016). Das Formular 4669 ist für Arbeitgeber/innen wichtig, um zu bestätigen, dass die Angaben zur Lohnsteuer korrekt sind.

Wer muss das Formular 4669 einreichen?

Das Formular 4669 ist erforderlich, wenn eine Arbeitgeberin oder ein Arbeitgeber nicht die entsprechenden Steuerbeträge vom Lohn oder Gehalt einer/eines Mitarbeitenden einbehalten hat. Folgende Unternehmen oder Einzelpersonen müssen potenziell das Formular 4669 einreichen.

• Arbeitgeber/innen
  Arbeitgeber/innen sind dafür verantwortlich, die erforderlichen Steuern von den Löhnen und Gehältern ihrer Mitarbeitenden einzubehalten. Wenn sie feststellen, dass sie dies versäumt haben, müssen sie das Formular 4669 einreichen. Mit diesem Formular kann die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber das Versäumnis melden und die Diskrepanz mit der IRS klären.

• Mitarbeitende
  In einigen Fällen erhalten Mitarbeitende von ihrer Arbeitgeberin oder ihrem Arbeitgeber das Formular 4669 zur Bestätigung für die nicht abgeführten Steuerbeträge. Zwar sind die Mitarbeitenden in der Regel nicht für die Einreichung des Formulars verantwortlich, aber sie müssen es unterschreiben, um den zu niedrigen oder fehlenden Steuerabzug zu bestätigen.

• Steuerberater/innen
  Buchhalter/innen oder andere Steuerfachleute können die Einreichung des Formulars 4669 veranlassen, wenn sie feststellen, dass ihre Kundinnen/Kunden die Steuern nicht korrekt von den Löhnen oder Gehältern der Mitarbeitenden einbehalten haben.

• IRS-Prüfer/innen
  Wenn die IRS bei einer Prüfung feststellt, dass die Steuern für Sozialversicherung, medizinische Versorgung oder gemäß dem Railroad Retirement Tax Act (RRTA, Verordnung über die Besteuerung von Pensionen von Beschäftigten bei der Eisenbahn) nicht ordnungsgemäß eingezogen wurden, fordern die IRS-Prüfer/innen das Unternehmen auf, das Formular 4669 einzureichen. Das Formular dokumentiert die Diskrepanz und liefert der IRS die Informationen für weitere Maßnahmen, zu denen Sanktionen oder weitere Prüfungen gehören können.

Wann müssen Unternehmen das Formular 4669 einreichen?

Unternehmen müssen das Formular 4669 immer dann einreichen, wenn festgestellt wird, dass sie eine Zahlung geleistet haben, von der sie nicht die erforderliche nationale Einkommensteuer einbehalten haben. Nachfolgend sehen wir uns einige mögliche Szenarien einmal genauer an.

• Festgestellte Fehler bei Mitarbeiterzahlungen
  Das Formular 4669 wird häufig im Zusammenhang mit der Bezahlung von Mitarbeitenden verwendet. Stellt eine Arbeitgeberin oder ein Arbeitgeber fest, dass sie bzw. er es versäumt hat, die erforderlichen Steuern von der Lohn- oder Gehaltsabrechnung einer/eines Mitarbeitenden einzubehalten, muss sie oder er dieses Formular ausfüllen und an die IRS übermitteln. Die Einreichung des Formulars 4669 bei der IRS nach der Feststellung von Fehlern beim Steuerabzug wird als eine Form der freiwilligen Compliance angesehen. Auch wenn es formal nicht vorgeschrieben ist, kann das Unternehmen bei Nichtbeachtung in Zukunft mit Strafen belegt werden.

• Fehler bei Nicht-Lohnzahlungen
  Wenn sie feststellen, dass bei anderen Zahlungsarten, z. B. bei Zahlungen an Auftragnehmer/innen oder Vermieter/innen, die erforderlichen Steuern nicht einbehalten wurden, ist dies ein weiterer Grund für Unternehmen, das Formular 4669 einzureichen. Auch hier gilt, dass eine proaktive Einreichung des Formulars 4669 bei der Ermittlung von Fehlern von vielen Unternehmen als Best Practice angesehen wird und sie vor späteren Komplikationen schützen kann.

• IRS-Prüfung stellt Fehler beim Steuerabzug fest
  In einigen Fällen kann eine Prüfung durch die IRS das Einreichen des Formulars 4669 erforderlich machen. Die Prüfer/innen weisen möglicherweise auf fehlende oder unzureichende Einbehaltungsbeträge hin und können ein Unternehmen auffordern, das Formular als Korrekturmaßnahme einzureichen.

So reichen Sie das Formular 4669 ein

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die Schritte zur Einreichung des Formulars 4669.

• Einleitung des Prozesses: Ausstellen von Formular 4669
  Wenn ein Unternehmen Einkommen jeglicher Art ausgeschüttet hat, ohne die erforderliche nationale Einkommensteuer einzubehalten – seien es Löhne oder Gehälter, Mieten oder andere Arten von Zahlungen – , muss es der oder dem betreffenden Zahlungsempfänger/in das Formular 4669 ausstellen. Dazu muss das Formular in der Regel mit allen maßgeblichen Angaben wie der Höhe der Zahlung, der Art des Einkommens und dem Steuerjahr, in dem die Zahlung erfolgt ist, ausgefüllt werden. Sobald das Formular vollständig ausgefüllt ist, muss das Unternehmen es unverzüglich an die oder den Zahlungsempfänger/in übermitteln, je nach den Vorschriften der IRS entweder per Post oder elektronisch.

• Bestätigung durch Zahlungsempfänger/in: Ausfüllen und Zurücksenden des Formulars
  Nachdem die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber das Formular abgeschickt hat, muss die Zahlungsempfängerin/der Zahlungsempfänger ihren bzw. seinen Abschnitt des Formulars ausfüllen, in dem sie/er bestätigt, dass sie/er das genannte Einkommen erhalten und davon Kenntnis hat, dass von ihrer/seiner Zahlung keine nationalen Steuern abgezogen worden sind. Anschließend muss die Empfängerin bzw. der Empfänger das Formular unterschreiben, datieren und an den Arbeitgeber zurücksenden. Um das Verfahren zu beschleunigen, sollten die Unternehmen eine Frist setzen und die Zahlungsempfänger/innen ausdrücklich auf den Zeitplan und die Anforderungen hinweisen.

• Letzter Schritt: Einreichung bei der IRS
  Sobald die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber das unterzeichnete Formular erhält, dient es als offizielle Bestätigung beider Parteien, dass bestimmte Steuerbeträge nicht einbehalten wurden. Nun hat die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber die Möglichkeit, dieses Formular an die IRS zu übermitteln. Das ist zwar nicht verpflichtend, aber eine genaue Aufzeichnung solcher Transaktionen ist für die Compliance und zu Prüfungszwecken wichtig. Wenn Sie sich für die Übermittlung an die IRS entscheiden, müssen Sie das Formular zusammen mit Ihren regulären Lohnsteuererklärungen oder gemäß den Richtlinien der IRS einreichen.

Weitere Tipps

• Bewahren Sie digitale Unterlagen auf: Bewahren Sie ein digitales Exemplar aller ausgefüllten Formulare 4669 auf. So können Sie die Details bei eventuellen Prüfungen oder Nachforschungen leichter wiederfinden.

• Konsultieren Sie eine/n Steuerberater/in: In Anbetracht der Komplexität und der möglichen Strafen, die mit dem Steuerabzug verbunden sind, empfiehlt es sich, eine/n Steuerberater/in zu konsultieren, um Ihre Pflichten und die weiteren Schritte zu klären.

• Achten Sie auf Fristen und Termine: Um Bußgelder, auch finanzieller Art, zu vermeiden, sollten Sie sich über die Fristen und Termine informieren, die für das Formular gelten.

Compliance-Faktoren

Das Formular 4669 ist mit besonderen Verpflichtungen und Vorschriften verbunden. Im Folgenden sind einige Aspekte aufgeführt, die bei der Einreichung dieses Formulars zu beachten sind.

• Präzision
  Das Formular muss präzise Angaben zu den nicht eingezogenen Steuerbeträgen enthalten. Jede Ungenauigkeit kann zu weiteren Komplikationen führen, unter anderem zu Geldstrafen und möglichen rechtlichen Schritten.

• Zeitnahe Einreichung
  Reichen Sie das Formular so schnell wie möglich ein. Andernfalls kann es zu weiteren Konsequenzen kommen, z. B. zur Erhebung von Zinsen auf die nicht gezahlten Steuern.

• Bestätigung der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers
  Das Formular 4669 gilt nur dann als vollständig, wenn es die Unterschrift der oder des Mitarbeitenden enthält, mit der sie/er die Steuerdiskrepanz anerkennt. Weigert sich die/der Mitarbeitende zu unterschreiben, muss die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber eine entsprechende schriftliche Erklärung anfertigen und diese dem Formular beifügen.

Wann muss ich das Formular 4669 einreichen?

Das rechtzeitige Einreichen des Formulars 4669 ist wichtig für die Compliance und die Risikominimierung. Im Folgenden sehen wir uns die Fristen für die Einreichung des Formulars 4669 einmal genauer an.

• Keine allgemeingültige Frist
  Für das Formular 4669 gibt es keine einheitliche Frist, die in allen Situationen gilt. Der Zeitpunkt hängt im Wesentlichen davon ab, warum Sie das Formular einreichen. Außerdem spielen Faktoren wie die Art der Zahlung, für die Sie keine Steuern einbehalten haben, eine Rolle.

• Schnellstmögliche Einreichung
  Unternehmen sollten tätig werden, sobald sie feststellen, dass sie es versäumt haben, die entsprechenden Steuern einzubehalten. Je schneller Sie das Formular 4669 einreichen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit Strafen belegt werden.

• Auslöser einer Prüfung
  Wenn Sie das Formular 4669 im Rahmen einer Steuerprüfung einreichen müssen, setzen Ihnen die Prüfer/innen in der Regel eine Frist. Diese Frist ist nicht verhandelbar und ihre Nichteinhaltung kann zu erheblichen Strafen oder sogar rechtlichen Schritten führen.

• Berücksichtigung des Steuerjahres
  Das Steuerjahr Ihres Unternehmens kann auch den Zeitpunkt der Einreichung beeinflussen. Steht das Geschäftsjahr kurz vor dem Abschluss, ist es ratsam, das Formular 4669 schon vorher einzureichen. Auf diese Weise können Sie Ihre Finanzunterlagen genauer abgleichen und vermeiden, dass ein Steuerproblem in ein neues Steuerjahr übertragen wird.

• Vermeiden von Strafen
  Die rechtzeitige Einreichung des Formulars 4669 trägt dazu bei, zusätzliche finanzielle Auswirkungen von Fehlern beim Steuerabzug zu verhindern oder zu begrenzen, ein Vergehen, für das sich im Laufe der Zeit Strafen – von Bußgeldern bis hin zu schwerwiegenderen Maßnahmen – anhäufen können.

• Fristen für die Steuererklärung
  Wenn Sie feststellen, dass sich der versäumte Steuerabzug auf eine bereits eingereichte Steuererklärung auswirkt, müssen Sie wahrscheinlich eine korrigierte Erklärung einreichen. Je nach Art der berichtigten Erklärung gelten unterschiedliche Fristen und das Formular 4669 sollte vor oder zusammen mit der überarbeiteten Erklärung eingereicht werden.

• Zusammenhang mit Formular 4670
  In Fällen, in denen die/der Zahlungsempfänger/in das Formular 4669 nicht unterschreibt und zurücksendet, muss die/der Zahlende möglicherweise das Formular 4670, „Antrag auf Befreiung von der Zahlung bestimmter Abzugssteuern“, ausstellen. Ähnlich wie beim Formular 4669 hängt der Zeitpunkt für die Einreichung des Formulars 4670 von der jeweiligen Situation ab.