แบบฟอร์ม 4669 หรือที่เรียกว่า "ใบแจ้งยอดการชําระเงินที่ได้รับ" มีบทบาทที่เจาะจงมากในประมวลกฎหมายภาษีของสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์มนี้ใช้เป็นเอกสารแสดงรายรับ ที่ไม่ได้หักภาษีรัฐบาลกลางไว้ แบบฟอร์มนี้บันทึกข้อมูลสำคัญที่อาจส่งผลกระทบต่อทั้งหน่วยงานที่จ่ายเงิน ซึ่งเรียกว่าผู้จ่ายเงิน และบุคคลหรือหน่วยงานที่รับเงิน ซึ่งเรียกว่าผู้รับเงิน

การทําความเข้าใจรายละเอียดของแบบฟอร์ม 4669 และขั้นตอนการยื่นแบบฟอร์มเป็นกุญแจสําคัญในการรับรองว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับด้านภาษี และการลดความเสี่ยงเกี่ยวกับการหักภาษี ณ ที่จ่าย แม้ว่าการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่มีคุณสมบัติจะเป็นเรื่องที่ดี แต่การทําความคุ้นเคยกับข้อเท็จจริงสําคัญๆ ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ต่อไปนี้คือข้อมูลสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับแบบฟอร์ม 4669 ที่คุณจําเป็นต้องทราบ ได้แก่ แบบฟอร์ม 4669 คืออะไร ธุรกิจของคุณต้องยื่นแบบฟอร์มเมื่อใด และขั้นตอนการยื่นเป็นอย่างไร

มีอะไรในบทความนี้บ้าง

• แบบฟอร์ม 4669 คืออะไร
  
• ใครบ้างที่ต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669
  
• วิธีการยื่นแบบฟอร์ม 4669
  
• ฉันต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669 เมื่อใด
  

แบบฟอร์ม 4669 คืออะไร

แบบฟอร์ม 4669 หรือที่เรียกว่า "ใบแจ้งยอดการชําระเงินที่ได้รับ" คือเอกสารที่กรมสรรพากรสหรัฐอเมริกา (IRS) ใช้ในสหรัฐอเมริกาเพื่อบันทึกและยืนยันรายการชําระเงินซึ่งนายจ้างยังไม่มีการหัก ณ ที่จ่าย ภาษีเงินได้ ภาษีประกันสังคม และภาษี Medicare เอาไว้ โดยสรุปแล้ว แบบฟอร์มนี้เป็นเครื่องมือที่ IRS ใช้เพื่อจัดทำบันทึกรายการภาษีที่นายจ้างควรจะได้หัก ณ ที่จ่ายเอาไว้

โดยทั่วไปบุคลากรของ IRS จะกรอกแบบฟอร์มนี้ในระหว่างการตรวจสอบหรือการสอบสวนแนวทางปฏิบัติด้านภาษีของนายจ้าง ภาษีการจ้างงานคิดเป็นเกือบ 70% ของรายรับที่ IRS จัดเก็บในปี 2016 แบบฟอร์ม 4669 อาจเป็นสิ่งที่นายจ้างใช้รับรองว่าข้อมูลเกี่ยวกับภาษีการจ้างงานถูกต้อง

ใครบ้างที่ต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669

แบบฟอร์ม 4669 จำเป็นต้องใช้ในกรณีที่นายจ้างไม่ได้หักยอดภาษีจากค่าจ้างของพนักงาน นิติบุคคลหรือบุคคลทั่วไปต่อไปนี้อาจจําเป็นต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669

• นายจ้าง
  นายจ้างมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายที่จําเป็นจากค่าแรงของพนักงาน และหากพบว่าตนเองไม่ได้ทำก็จะต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669 แบบฟอร์มนี้อนุญาตให้นายจ้างรายงานการตกหล่นและแก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงกับ IRS

• พนักงาน
  ในบางกรณี พนักงานอาจได้รับแบบฟอร์ม 4669 จากนายจ้าง เพื่อให้รับทราบยอดภาษีที่นายจ้างไม่ได้เรียกเก็บ แม้ว่าปกติพนักงานจะไม่ได้มีหน้าที่ยื่นแบบฟอร์มนี้ แต่ก็จะต้องลงนามในแบบฟอร์มเพื่อยืนยันว่ามีการหักภาษี ณ ที่จ่ายไม่ครบหรือไม่มีภาษีหัก ณ ที่จ่ายเกิดขึ้น

• ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี
  นักบัญชีหรือที่ปรึกษาด้านภาษีอื่นๆ อาจเริ่มกระบวนการยื่นแบบฟอร์ม 4669 หากพบว่าลูกค้าไม่ได้หักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าแรงของพนักงานอย่างถูกต้อง

• ผู้ตรวจสอบของ IRS
  ระหว่างการตรวจสอบโดย IRS หาก IRS พบว่าภาษีตามกฎหมายภาษีที่เกี่ยวข้องกับประกันสังคม บริการสุขภาพ และการเกษียณอายุของพนักงานรถไฟ(RRTA) ไม่ได้รับการจัดเก็บอย่างเพียงพอ ผู้ตรวจสอบของ IRS จะกําหนดให้ธุรกิจยื่นแบบฟอร์ม 4669 แบบฟอร์มนี้เป็นบันทึกข้อมูลการจัดเก็บภาษีที่ไม่ตรงกัน ซึ่งให้ข้อมูลแก่ IRS เพื่อดําเนินการเพิ่มเติมที่อาจรวมถึงบทลงโทษหรือการตรวจสอบเพิ่มเติม

ธุรกิจต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669 เมื่อใด

ธุรกิจจะต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669 ทุกครั้งที่พบว่าตนได้ชําระเงินโดยไม่ได้หักภาษีเงินได้ส่งรัฐบาลกลางตามที่กําหนดไว้ ตัวอย่างสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นมีดังต่อไปนี้

• พบข้อผิดพลาดในการชําระเงินให้กับพนักงาน
  แบบฟอร์ม 4669 มักจะใช้ในบริบทของค่าตอบแทนพนักงาน เมื่อนายจ้างพบว่าตนไม่ได้หักภาษีที่จําเป็นจากเงินเดือนพนักงาน นายจ้างจะต้องกรอกฟอร์มนี้แล้วส่งให้ IRS การส่งแบบฟอร์ม 4669 ให้กับ IRS เมื่อพบข้อผิดพลาดในการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะถือว่าเป็นการปฏิบัติตามข้อกําหนดโดยสมัครใจ แม้ว่าในทางเทคนิคแล้วจะไม่ใช่ข้อบังคับ แต่การไม่ดำเนินการดังกล่าวอาจทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อการถูกลงโทษในอนาคต

• พบข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการชําระเงินที่ไม่ใช่เงินเดือน
  การค้นพบว่ายังไม่ได้หักภาษี ณ ที่จ่ายที่จำเป็นจากการชำระเงินประเภทอื่น เช่น การชำระเงินให้ผู้รับเหมาหรือเจ้าของบ้าน เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ธุรกิจอาจจะต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669 เช่นเดียวกัน การยื่นแบบฟอร์ม 4669 เองเมื่อพบข้อผิดพลาดถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ธุรกิจหลายแห่งใช้ ซึ่งอาจช่วยปกป้องธุรกิจจากผลกระทบในภายหลัง

• IRS ตรวจสอบพบข้อผิดพลาดในการหักภาษี ณ ที่จ่าย
  ในบางกรณี การตรวจสอบโดย IRS อาจทำให้เกิดความจําเป็นให้ต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669 ผู้ตรวจสอบอาจพบว่าจํานวนเงินหัก ณ ที่จ่ายขาดไปหรือไม่เพียงพอ และอาจขอให้ธุรกิจยื่นแบบฟอร์มนี้เพื่อดําเนินการแก้ไข

วิธียื่นแบบฟอร์ม 4669

ต่อไปนี้คือภาพรวมของขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการยื่นแบบฟอร์ม 4669

• เริ่มกระบวนการ: ออกแบบฟอร์ม 4669
  หากธุรกิจจ่ายเงินได้ประเภทใดก็ตามโดยไม่มีการหักภาษี เงินได้ส่งรัฐบาลกลางตามที่กําหนด ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน ค่าเช่า หรือการชําระเงินประเภทอื่นๆ ธุรกิจจะต้องออกแบบฟอร์ม 4669 ให้แก่ผู้รับเงินรายนั้นๆ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะประกอบด้วยการกรอกแบบฟอร์มที่ระบุรายละเอียดทั้งหมดของรายการดังกล่าว เช่น จํานวนเงินที่ชําระ ประเภทของเงินได้ และปีภาษีที่การชําระเงินนี้เกิดขึ้น เมื่อกรอกแบบฟอร์มเสร็จสมบูรณ์แล้ว ธุรกิจจะต้องส่งแบบฟอร์มไปให้ผู้รับเงินทันทีทางไปรษณีย์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกฎของ IRS

• ผู้รับเงินรับทราบ: การกรอกและส่งคืนแบบฟอร์ม
  หลังจากที่นายจ้างส่งแบบฟอร์มมาแล้ว ผู้รับเงินจะต้องกรอกแบบฟอร์มในส่วนของตน ซึ่งยืนยันว่าได้รับเงินได้ตามรายการที่ระบุ และทราบว่าไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่ายนำส่งรัฐบาลกลางเอาไว้ จากนั้นผู้รับเงินจะต้องลงนามและวันที่ในแบบฟอร์มก่อนส่งกลับไปให้นายจ้าง เพื่อให้กระบวนการนี้รวดเร็วขึ้น ธุรกิจควรกําหนดวันครบกําหนดและแจ้งลําดับเวลาและข้อกําหนดให้กับผู้รับเงินทราบอย่างชัดเจน

• ขั้นตอนสุดท้าย: การยื่นต่อ IRS
  เมื่อนายจ้างได้รับแบบฟอร์มที่ลงนามแล้ว ถือเป็นการยอมรับอย่างเป็นทางการจากทั้งสองฝ่ายว่าไม่ได้มีการหักภาษีจำนวนหนึ่งไว้ ณ จุดนี้นายจ้างมีตัวเลือกว่าจะส่งแบบฟอร์มนี้ให้กับ IRS หรือไม่ แม้ว่าจะไม่ใช่ข้อบังคับ แต่การเก็บบันทึกธุรกรรมดังกล่าวไว้อย่างถูกต้องเป็นสิ่งสําคัญในการการปฏิบัติตามข้อกําหนดและการตรวจสอบบัญชี หากคุณเลือกที่จะส่งฟอร์มให้กับ IRS แบบฟอร์มดังกล่าวควรส่งไปพร้อมกับตอนที่คุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินเดือนตามปกติ หรือตามที่ IRS กําหนดไว้เป็นอย่างอื่น

เคล็ดลับเพิ่มเติม

• เก็บบันทึกข้อมูลดิจิทัล: การเก็บสําเนาดิจิทัลของแบบฟอร์ม 4669 ที่กรอกทั้งหมดจะช่วยให้เรียกดูรายละเอียดได้ง่ายขึ้นหากมีการตรวจสอบหรือการสอบถามข้อมูล

• ปรึกษาที่ปรึกษาด้านภาษี: เนื่องด้วยความซับซ้อนและบทลงโทษเกี่ยวข้องกับการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่อาจเกิดขึ้น การปรึกษาที่ปรึกษาด้านภาษีอาจเป็นประโยชน์ในการทําความเข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบของคุณและการดําเนินการในขั้นถัดไป

• รับทราบลำดับเวลาและวันครบกําหนด: เพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษ รวมถึงบทลงโทษทางการเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบลำดับเวลาหรือวันครบกําหนดต่างๆ ของ IRS ที่เกี่ยวกับแบบฟอร์มนี้

ปัจจัยการปฏิบัติตามข้อกําหนด

แบบฟอร์ม 4669 มาพร้อมกับภาระหน้าที่และกฎระเบียบบางอย่าง ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อยื่นแบบฟอร์มนี้

• ความถูกต้อง
  แบบฟอร์มต้องประกอบด้วยข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับจํานวนภาษีที่ยังไม่ได้เรียกเก็บ ความไม่ถูกต้องอาจทําให้เกิดผลกระทบเพิ่มเติม รวมถึงบทลงโทษและการดําเนินการทางกฎหมาย

• เวลาที่เหมาะสม
  ยื่นแบบฟอร์มทันที หากไม่ทำอาจทําให้เกิดผลเสียอื่นๆ ตามมา เช่น ดอกเบี้ยค้างจ่ายจากภาษีที่ยังไม่ได้ชําระ

• คำยืนยันจากพนักงาน
  แบบฟอร์ม 4669 จะถือว่าเสร็จสมบูรณ์ต่อเมื่อพนักงานลงลายมือชื่อยืนยันการว่ามีความคลาดเคลื่อนด้านภาษี หากพนักงานปฏิเสธการลงนาม นายจ้างควรทำคำชี้แจงเรื่องดังกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษรแล้วแนบไปกับแบบฟอร์ม

ฉันต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669 เมื่อใด

การยื่นแบบฟอร์ม 4669 ณ เวลาที่ถูกต้องเป็นสิ่งสําคัญในการปฏิบัติตามข้อกําหนดและการลดความเสี่ยง ต่อไปนี้คือรายละเอียดเกี่ยวกับลําดับเวลาในการยื่นแบบฟอร์ม 4669

• ไม่มีวันครบกําหนดตายตัว
  แบบฟอร์ม 4669 ไม่มีวันครบกำหนดตายตัวที่ใช้ได้กับทุกสถานการณ์ กำหนดเวลาขึ้นอยู่กับสถานการณ์ว่าคุณยื่นแบบฟอร์มด้วยเหตุใด ซึ่งแตกต่างกันไปตามปัจจัยต่างๆ เช่น การชําระเงินประเภทใดที่คุณไม่ได้หักภาษีณ ที่จ่ายเอาไว้

• การยื่นหลังจากพบเหตุการณ์
  ธุรกิจควรดําเนินการทันทีที่พบว่าตนไม่ได้หักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ตามที่ควรจะทำ ยิ่งยื่นแบบฟอร์ม 4669 เร็วขึ้นโอกาสที่คุณจะได้รับบทลงโทษก็น้อยลงเท่านั้น

• พบเหตุการณ์จากการตรวจสอบ
  หากคุณจําเป็นต้องยื่นแบบฟอร์ม 4669 เนื่องจากการตรวจสอบของ IRS โดยทั่วไปผู้ตรวจสอบจะระบุวันครบกําหนดที่แน่นอนให้ ซึ่งเป็นกำหนดเวลาที่ต่อรองไม่ได้ และหากไม่ปฏิบัติตามอาจมีบทลงโทษรุนแรงหรืออาจมีการดําเนินการทางกฎหมาย

• ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับปีบัญชี
  ปีบัญชีของธุรกิจคุณยังอาจส่งผลต่อระยะเวลาในการยื่นเอกสารด้วย หากปีบัญชีกําลังจะปิด แนะนําให้ยื่นแบบฟอร์ม 4669 ก่อนสิ้นสุดปีบัญชี ซึ่งจะช่วยให้กระทบยอดบันทึกทางการเงินได้อย่างถูกต้องแม่นยํามากขึ้น และทำให้ไม่ต้องมีปัญหาภาษีคาบเกี่ยวข้ามไปถึงปีบัญชีใหม่

• การป้องกันบทลงโทษ
  การยื่นแบบฟอร์ม 4669 ภายในเวลาที่เหมาะสมจะช่วยป้องกันหรือจํากัดผลกระทบจากข้อผิดพลาดในการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งเป็นการกระทำผิดที่บทลงโทษที่มีตั้งแต่ค่าปรับหรือการดำเนินการที่รุนแรงกว่านั้น ซึ่งอาจเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตามเวลา

• กําหนดเวลาในการยื่นแบบภาษี
  หากคุณพบว่าการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ขาดชําระส่งผลกระทบแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ที่คุณยื่นไปแล้ว คุณอาจต้องยื่นแบบภาษีฉบับแก้ไข ซึ่งอาจมีกําหนดเวลาที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับประเภทของแบบภาษีที่จะแก้ไข โดยควรยื่นแบบฟอร์ม 4669 ก่อนหรือพร้อมกับแบบภาษีฉบับแก้ไข

• สถานการณ์ที่ต้องใช้แบบฟอร์ม 4670
  ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่ลงนามและส่งคืนแบบฟอร์ม 4669 ผู้ชําระเงินอาจต้องออกแบบฟอร์ม 4670 "คําขอบรรเทาการชําระเงินสําหรับภาษีหัก ณ ที่จ่ายบางรายการ" เช่นเดียวกับแบบฟอร์ม 4669 ระยะเวลาในการยื่นแบบฟอร์ม 4670 ขึ้นอยู่กับสถานการณ์