Eine Prüfung der Verkaufs- und Nutzungssteuer ist eine formelle Überprüfung durch eine staatliche Steuerbehörde, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen Sales Tax und Use Tax korrekt eingezogen, gemeldet und abgeführt hat. Die Steuerbehörden verstärken ihre Bemühungen zur Prüfung der Steuerkonformität von Unternehmen und verfügen über immer ausgefeiltere Funktionen zur Datenanalyse. Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (IRS) schätzt die Steuerlücke – die Differenz zwischen den geschuldeten und den gezahlten Steuern – im Jahr 2022 auf 696 Milliarden US-Dollar, wobei ein beträchtlicher Teil davon auf Sales Tax und Use Tax entfällt.

Die verschärfte Steuerprüfung beschränkt sich nicht nur auf große Unternehmen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen werden überwacht. Prüfungen erfordern oft viel Zeit und Ressourcen, was zu finanziellen Risiken und Betriebsunterbrechungen für Unternehmen führt.

Die Komplexität der Gesetze zu Sales Tax und Use Tax, die je nach Bundesstaat und Gemeinde variieren, macht das Problem noch komplexer. Für Unternehmen, insbesondere für solche mit Aktivitäten in mehreren Bundesstaaten oder im Bereich E-Commerce, wird es immer schwieriger, ihre eigene Steuerkonformität genau einzuschätzen. Selbst in einem Unternehmen mit soliden Buchhaltungspraktiken können durch eine Prüfung der Verkaufs- und Nutzungssteuer noch Lücken aufgedeckt werden.

Im Folgenden erklären wir, was Prüfungen der Verkaufs- und Nutzungssteuer sind, welche Arten von Unternehmen am häufigsten betroffen sind, wie Prüfungen durchgeführt werden und wie sich Unternehmen darauf vorbereiten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Prüfung der Verkaufs- und Nutzungssteuer?
  
• Welche Arten von Unternehmen werden am häufigsten geprüft?
  
• Häufige Auslöser für eine Prüfung der Verkaufssteuer
  
• Was passiert bei einer Prüfung der Verkaufs- und Nutzungssteuer?
  
• Kosten einer Prüfung der Verkaufs- und Nutzungssteuer für Unternehmen
  
• So bereiten Sie sich auf eine Prüfung der Verkaufs- und Nutzungssteuer vor
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was ist eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung?

Eine Prüfung der Sales und Use Tax ist eine formelle Untersuchung, die von einer staatlichen Steuerbehörde durchgeführt wird, um die Genauigkeit der Sales- und Use-Tax-Aufzeichnungen, Zahlungen und der Compliance eines Unternehmens zu überprüfen. Bei dieser Überprüfung wird bewertet, ob das Unternehmen die Sales und Use Tax gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften ordnungsgemäß erhoben, gemeldet und abgeführt hat.

Die Verjährungsfrist, wie weit eine Steuerbehörde Sales- und Use-Tax-Aufzeichnungen prüfen kann, hängt vom Bundesstaat ab, beträgt jedoch in der Regel 3 bis 4 Jahre ab dem Einreichungsdatum. Dieser Zeitraum kann in Fällen, die nicht eingereichte Steuererklärungen oder Betrug beinhalten, verlängert oder ganz aufgehoben werden.

Welche Arten von Unternehmen werden am häufigsten geprüft?

Welche Unternehmen am ehesten von Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfungen betroffen sind, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, darunter die Komplexität ihrer Transaktionen, ihr Gesamtumsatz und die Art ihrer Waren und Dienstleistungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Kategorien von Unternehmen vor, die üblicherweise Gegenstand dieser Prüfungen sind:

• Einzelhändler/in und E-Commerce-Unternehmen: Hohe Transaktionsvolumina schaffen mehr Fehlermöglichkeiten, und E-Commerce-Verkäufer/innen sind mit zusätzlicher Komplexität durch den Betrieb in mehreren rechtlichen Zuständigkeitsbereichen für Steuern konfrontiert.

• Bauunternehmen: Je nach Bundesstaat und den Umständen sind Bauunternehmen nicht immer dafür verantwortlich, die Sales Tax auf Baumaterialien zum Zeitpunkt des Kaufs zu zahlen. Prüfer/innen untersuchen genau, ob die Use Tax auf diese Artikel ordnungsgemäß bezahlt wurde.

• Gastronomiebetriebe: Restaurants und Bars können komplexe Transaktionen abwickeln, an denen steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Artikel beteiligt sind. Diese Transaktionen machen sie anfälliger für Fehler und folglich für Prüfungen.

• Autohäuser: Der Verkauf von Fahrzeugen ist mit hohen Transaktionsbeträgen und möglicherweise mit Inzahlungnahmen, Finanzierungen und Serviceverträgen verbunden. Dies sind alles Faktoren, die die steuerliche Situation verkomplizieren können. Daher werden diese Unternehmen häufiger geprüft.

• Fertigungsunternehmen: Hersteller/innen beanspruchen häufig Steuerbefreiungen für Rohstoffe und Maschinen, die für die Produktion erworben wurden. Dies rückt sie in den Fokus von Prüfern/Prüferinnen, die überprüfen möchten, ob diese Befreiungen legitim sind.

• Unternehmen mit hohen Volumina steuerfreier Verkäufe: Unternehmen, die viele steuerfreie Verkäufe tätigen, beispielsweise an Wiederverkäufer/innen oder gemeinnützige Organisationen, ziehen häufig die Aufmerksamkeit der Steuerbehörden auf sich.

• Kürzlich erworbene, fusionierte oder geprüfte Unternehmen: Eigentumswechsel und frühere Compliance-Probleme erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Folgeprüfungen.

Häufige Auslöser für eine Prüfung der Verkaufssteuer

Neben der Branche können auch bestimmte Muster in den Daten und der Steuerhistorie eines Unternehmens einen Bundesstaat dazu veranlassen, eine Prüfung einzuleiten. Zu den häufigsten Auslösern gehören die folgenden:

• Nexus und Lücken bei der Registrierung: Die fehlende Registrierung in einem Bundesstaat, in dem ein Unternehmen steuerpflichtig ist, ist einer der Hauptgründe für Strafen im Rahmen von Prüfungen der Verkaufs- und Nutzungssteuer. Viele Bundesstaaten verfügen über Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus, sodass das Überschreiten der Verkaufs- oder Transaktionsgrenze eines Bundesstaates eine Registrierungs- und Einzugsverpflichtung nach sich ziehen kann, auch wenn dort keine physische Präsenz besteht.

• Nicht übereinstimmende Zahlen in den Steuererklärungen: Eine Prüfung der Verkaufssteuer findet oft statt, wenn eine staatliche Steuerbehörde den Verdacht hat, dass ein Unternehmen seine gemeldeten Umsätze zu niedrig angesetzt hat, oder wenn die beim Bundesstaat eingereichte Verkaufssteuererklärung nicht mit den Angaben übereinstimmt, die dem IRS gemeldet wurden.

• Fehlende oder ungültige Ausnahmezertifikate: Fehlende, abgelaufene oder unvollständige Ausnahmezertifikate werden bei Prüfungen häufig festgestellt. Wenn keine Belege vorgelegt werden können, wird das Unternehmen möglicherweise für die unbezahlte Steuer verantwortlich gemacht.

• Nicht gemeldete Use Tax auf große Käufe: Prüfungen der Nutzungssteuer gehen oft auf große Anlagekäufe zurück, die in Abschreibungstabellen ohne entsprechende Use Tax-Zahlungen auftauchen.

• Verspätete oder inkonsistente Steuererklärungen in der Vergangenheit: Die Bundesstaaten betrachten wiederholte verspätete Einreichungen als Zeichen einer möglichen mangelnden Steuerkonformität und leiten unter Umständen eine Prüfung ein, um den Sachverhalt genauer zu untersuchen.

• Datenabgleich mit Drittanbietern und behördenübergreifend: Wenn ein Unternehmen den von vielen Bundesstaaten verwendeten automatisierten Abgleichprozess nicht besteht, kann der daraus resultierende Fehler automatisch eine Prüfung auslösen. Zudem tauschen viele Bundesstaaten Prüfungsdaten mit dem IRS oder untereinander aus, sodass eine Prüfung auf Bundesebene oder in einem Bundesstaat zu einer Folgeprüfung andernorts führen kann.

• Vorherige Prüfung oder Vorgeschichte mit hohem Risiko: Unternehmen, die bereits zuvor von einem staatlichen Finanzministerium oder dem IRS geprüft wurden, erhalten mit größerer Wahrscheinlichkeit weitere Prüfungsbescheide. Bei bargeldbasierten Unternehmen wie Convenience-Stores, Restaurants und Bauunternehmen ist das Prüfungsrisiko grundsätzlich höher.

Da diese Auslöser größtenteils datengesteuert sind, ist die Abstimmung von Verkaufssteuer-, Nutzungssteuer- und Einkommenssteuererklärungen – sowie die Aktualisierung von Ausnahmezertifikaten – eine der wirkungsvollsten Möglichkeiten, das Prüfungsrisiko zu senken, noch bevor jemals eine Benachrichtigung eingeht.

Wie läuft eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung ab?

Bei einer Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung führt eine Prüferin oder ein Prüfer eine umfassende Untersuchung der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens im Zusammenhang mit der Erhebung und Zahlung dieser Steuern durch. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über den Ablauf.

Dokumente, die der Prüfer/die Prüferin anfordern wird

Die Prüferin oder der Prüfer fragt zunächst nach Dokumenten, die sich auf die Verkäufe und Einkäufe des Unternehmens beziehen:

• Rechnungen: Prüfer/innen verlangen Rechnungen für Verkäufe an Kundinnen und Kunden sowie Käufe von Lieferanten.

• Bestellungen: Sie sehen sich Bestellungen an, um Transaktionen zu verifizieren und Rechnungen abzugleichen.

• Steuererklärungen: Prüfer/innen möchten auch die vom Unternehmen in der Vergangenheit eingereichten Verkaufs- und Nutzungssteuererklärungen einsehen.

• Ausnahmezertifikate: Sie prüfen Ausnahmezertifikate, um steuerbefreite Verkäufe zu validieren.

• Elektronische Aufzeichnungen: Prüfer/innen möchten elektronische Aufzeichnungen wie Buchhaltungssoftware-Dateien, Tabellenkalkulationen und alle anderen digitalen Daten mit relevanten Finanzinformationen sehen.

So überprüft der Prüfer/die Prüferin Ihre Aufzeichnungen

Die Prüferin oder der Prüfer wird die angeforderten Dokumente auf eine der folgenden Arten bewerten:

• Stichprobenprüfung: Anstatt jede Transaktion genau zu prüfen, kann der Prüfer/die Prüferin eine repräsentative Stichprobe beurteilen und die Fehlerquote aus der Stichprobe auf den gesamten Datensatz extrapolieren.

• Zeilenweise Überprüfung: Die einzelnen Transaktionen können detailliert überprüft werden. Dies ist häufiger bei Prüfungen von kleineren Unternehmen mit weniger Transaktionen der Fall.

• Verifizierung durch Dritte: Der Prüfer/die Prüferin kann die vom Unternehmen bereitgestellten Informationen überprüfen, indem er/sie sich an Kundinnen und Kunden, Lieferanten oder andere an den Transaktionen beteiligte Parteien wendet.

Worauf der Prüfer/die Prüferin achtet

• Richtigkeit der Verkaufssteuer: Das Hauptziel dieser Art von Prüfung besteht darin, festzustellen, ob das Unternehmen am Point of Sale ordnungsgemäß Steuern von Kundinnen und Kunden eingezogen hat.

• Einhaltung der Nutzungssteuer: Der Prüfer/die Prüferin prüft außerdem, ob das Unternehmen für Einkäufe, bei denen Sales Tax nicht eingezogen wurde (z. B. bei Artikeln, die von Lieferanten außerhalb des Bundesstaates gekauft wurden), Nutzungssteuer gezahlt hat.

• Ausnahmen und Abzüge: Schließlich überprüft der Prüfer/die Prüferin, ob die vom Unternehmen geltend gemachten Ausnahmen gültig und ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Kosten einer Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung für Unternehmen

Die finanziellen Auswirkungen einer Prüfung der Verkaufs- und Nutzungssteuer können beträchtlich sein und über die Steuerschulden hinausgehen. Abgesehen von den direkten finanziellen Kosten erfordern Prüfungen oft über einen längeren Zeitraum viel Aufmerksamkeit von internen Teams. Möglicherweise müssen Mitarbeiter/innen von anderen Projekten abgezogen werden, um Dokumente zu sammeln, Abläufe zu klären oder vergangene Transaktionen zu rekonstruieren. Dieser Zeit- und Fokusverlust kann sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, einschließlich Projektzeitplänen und anderen Compliance-bezogenen Aktivitäten.

Hier finden Sie einen Überblick über die Kosten, die typischerweise mit Prüfungen verbunden sind.

Finanzielle Kosten

• Steuernachzahlungen und zusätzliche Veranlagungen: Eine unmittelbare Folge einer nicht bestandenen Prüfung ist die Verpflichtung zur Zahlung unbezahlter Steuern. Dieser Betrag kann je nach Ausmaß der Diskrepanz von vernachlässigbar bis beträchtlich reichen. Wenn der Prüfer/die Prüferin eine Unterzahlung feststellt, kann dies zu weiteren Veranlagungen führen.

• Zinsen: Steuernachzahlungen sind oft mit Zinsen verbunden, die getrennt von den Strafen anfallen. In Kalifornien beispielsweise berechnet die Steuerbehörde monatliche Zinsen auf verspätete Zahlungen. Und in Texas fallen 61 Tage nach dem Fälligkeitsdatum Zinsen an. Da sich Sätze und Regeln je nach Bundesstaat und Jahr ändern, sollte ein Unternehmen die aktuellen Zahlen bei der zuständigen Steuerbehörde erfragen.

• Strafen: Zusammen mit den Zinsen können Strafen den geschuldeten Gesamtbetrag erheblich über die ursprüngliche Steuer hinaus erhöhen. Sie variieren je nach Bundesstaat, betragen jedoch oft 5 bis 25 % der unbezahlten Steuer, je nachdem, wie spät die Zahlung erfolgt. In Kalifornien muss das Unternehmen eine Collection Cost Recovery Fee (Gebühr zur Deckung von Inkassokosten) zahlen, wenn eine Verbindlichkeit mehr als 90 Tage nach einer Zahlungsaufforderung unbezahlt bleibt. Und die texanische Steuerbehörde verhängt eine Strafe von 10 %, wenn die Steuer mehr als 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum gezahlt wird. Wie bereits erwähnt, können sich diese Zahlen regelmäßig ändern.

• Kosten für Rechtsberatung und Unternehmensberatung: Die Beauftragung spezialisierter Berater/innen oder Anwälte/Anwältinnen zur Bewältigung des Prüfungsverfahrens kann die Kosten ebenfalls in die Höhe treiben. In extremen Fällen, bei denen es um erhebliche Ungenauigkeiten oder Beweise für vorsätzlichen Betrug geht, müssen Unternehmen unter Umständen auch mit rechtlichen Schritten rechnen. Dadurch können diese Kosten beträchtlich steigen.

Nichtfinanzielle Kosten

• Zeitaufwand: Die Vorbereitung und Durchführung einer Prüfung kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, der von Geschäftsinhaber/innen und Mitarbeiter/innen erheblichen Aufwand erfordert. Dieser abgelenkte Fokus kann sich auf den regulären Geschäftsbetrieb auswirken.

• Emotionale Belastung: Prüfungen können auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter/innen beeinträchtigen und zu einer verminderten Produktivität und einem schlechteren Wohlbefinden führen.

• Reputation: Wenn bei einer Prüfung unzulässige Praktiken festgestellt werden oder hohe Geldstrafen verhängt werden, kann dies den Ruf eines Unternehmens schädigen, mit potenziellen langfristigen Auswirkungen auf die Einnahmequellen.

Potenzielle Vorteile

Prüfungen sind nicht immer mit Nettokosten verbunden. Stellt der Prüfer/die Prüferin fest, dass ein Unternehmen zu viel bezahlt hat, hat es möglicherweise Anspruch auf eine Rückerstattung. Prüfer/innen können auch Empfehlungen zur Buchführung geben, die dem Unternehmen helfen, seine Buchhaltungs- und Steuerpraktiken für die Zukunft zu verbessern und so die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen künftiger Prüfungen zu verringern.

Die Auswirkungen einer Prüfung variieren je nach Faktoren wie der Größe des Unternehmens, der Schwere der aufgedeckten finanziellen Unregelmäßigkeiten und der Dauer der Prüfung. Unabhängig davon können die Auswirkungen weitreichend sein. Das macht es für Unternehmen umso wichtiger, sich vorzubereiten.

So bereiten Sie sich auf eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung vor

Die Vorbereitung auf eine Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfung umfasst mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzunterlagen in Ordnung sind und Sie für die Prüfung gut gerüstet sind.

• Organisieren Sie alle relevanten Dokumente: Tragen Sie vor der Prüfung alle erforderlichen Dokumente zusammen. Dazu gehören Rechnungen, Bestellungen, Kaufbelege, Steuerbefreiungsbescheinigungen und alle anderen relevanten Finanzunterlagen. Wenn Sie diese Dokumente übersichtlich aufbewahren, können Sie während der Prüfung leichter darauf zugreifen und so den Prozess beschleunigen.

• Überprüfen Sie Sales- und Use-Tax-Erklärungen: Überprüfen Sie die Sales- und Use-Tax-Erklärungen, die Sie während des zu prüfenden Zeitraums eingereicht haben, damit Sie mögliche Probleme vor dem Prüfer/der Prüferin erkennen können. Suchen Sie nach Unstimmigkeiten oder Fehlern und nehmen Sie nach Möglichkeit Korrekturen vor.

• Prüfen Sie Freistellungsbescheinigungen: Wenn steuerfreie Verkäufe Teil Ihres Unternehmens sind, stellen Sie sicher, dass Sie für jede Transaktion gültige Freistellungsbescheinigungen haben. Jede Bescheinigung sollte vollständig, genau und aktuell sein, um unnötige Komplikationen zu vermeiden.

• Bestätigen Sie Use-Tax-Zahlungen: Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen, um zu bestätigen, dass Sie die Use Tax auf alle anwendbaren Einkäufe bei Anbietern/Anbieterinnen bezahlt haben, die keine Sales Tax einziehen, und dass Sie Quittungen oder andere Unterlagen haben, um diese Zahlungen nachzuweisen.

• Konsultieren Sie einen Steuerberater/eine Steuerberaterin: Wenn Sie sich über die Nuancen der Sales und Use Tax nicht sicher sind, konsultieren Sie vor der Prüfung einen Steuerberater/eine Steuerberaterin oder einen Buchhalter/eine Buchhalterin, der/die in diesem Bereich erfahren ist. Diese Person kann Ihre Unterlagen überprüfen, fachkundige Beratung bieten und bei Bedarf in Ihrem Namen mit der Steuerbehörde interagieren.

• Führen Sie eine Vorabprüfung durch: Die Durchführung einer Selbstprüfung vor der eigentlichen Prüfung kann helfen, Problembereiche zu identifizieren. Ein Steuerberater/eine Steuerberaterin kann dabei helfen, indem er/sie einige der Methoden simuliert, die ein/e Prüfer/in anwenden könnte, wie z. B. die Stichprobenprüfung von Transaktionen auf Fehler.

• Verstehen Sie die Prüfungsverfahren: Machen Sie sich mit den Verfahren vertraut, die der/die Prüfer/in befolgen wird. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, was Sie erwartet, worauf der/die Prüfer/in achten wird und wie Sie auf seine/ihre Fragen antworten sollten.

• Richten Sie einen vorgesehenen Prüfungsraum ein: Richten Sie an Ihrem Unternehmensstandort einen bestimmten Ort ein, an dem die Prüfung stattfinden wird, wenn sie persönlich stattfindet. Dies sollte ein ruhiger Ort abseits des täglichen Geschäftsbetriebs sein, an dem der/die Prüfer/in ungestört arbeiten kann.

• Benennen Sie eine Kontaktperson: Ernennen Sie einen sachkundigen Mitarbeiter/eine sachkundige Mitarbeiterin, der/die als Verbindungsperson zwischen Ihrem Unternehmen und dem Prüfer/der Prüferin fungiert. Diese Person sollte mit Ihren Finanzprozessen vertraut sein und in der Lage sein, schnellen Zugriff auf alle Dokumente zu gewähren, die der/die Prüfer/in anfordern könnte.

• Halten Sie die Kommunikationswege offen: Halten Sie während des gesamten Prozesses eine offene, höfliche Kommunikation mit dem Prüfer/der Prüferin aufrecht. Kooperativ und transparent zu sein, kann zu einem reibungsloseren Prüfungserlebnis beitragen.

Obwohl das, was wir behandelt haben, in den meisten Sales- und Use-Tax-Prüfungen üblich ist, kann jede Prüfung je nach Zuständigkeitsbereich und Schwerpunkt der Steuerbehörde unterschiedlich sein. Neue Steuergesetze und -vorschriften können die Prüfung ebenfalls ändern, daher ist es wichtig, über diese Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Die Aussicht auf eine Prüfung mag überwältigend erscheinen, aber eine gute Vorbereitung kann einen großen Unterschied machen.

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