Una auditoría del impuesto sobre las ventas es una revisión formal llevada a cabo por una autoridad fiscal estatal para verificar que tu empresa ha cobrado, declarado y remitido correctamente los impuestos sobre las ventas y el uso. Las autoridades fiscales están intensificando sus esfuerzos para auditar a las empresas en materia de cumplimiento de la normativa, y cuentan con capacidades de análisis de datos cada vez más sofisticadas. El IRS (la agencia tributaria estadounidense) estimó que la brecha fiscal (la diferencia entre los impuestos adeudados y los pagados) fue de 696.000 millones de $ en 2022, y los impuestos sobre las ventas y el uso representan una parte considerable de la misma.

El mayor escrutinio fiscal no se limita a las grandes empresas. Las pequeñas y medianas empresas también están siendo vigiladas. Las auditorías suelen requerir mucho tiempo y recursos para gestionarlas, lo que crea riesgos financieros y alteraciones operativas para las empresas.

La complejidad de las leyes del impuesto sobre las ventas y el uso, que difieren según el estado y el municipio, añade otra capa a este problema. A las empresas, en particular a las que tienen operaciones en varios estados o de e-commerce, les resulta cada vez más difícil autoevaluar sus niveles de cumplimiento de la normativa con precisión. Incluso una empresa que utilice prácticas contables sólidas podría seguir encontrando lagunas a través de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso.

A continuación, explicaremos qué son las auditorías del impuesto sobre las ventas y el uso, qué tipos de empresas se ven más afectadas, cómo se llevan a cabo las auditorías y cómo las empresas pueden prepararse para ellas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Qué tipos de empresas se auditan con mayor frecuencia?
  
• Desencadenantes comunes de una auditoría del impuesto sobre las ventas
  
• ¿Qué ocurre durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso?
  
• Coste de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso para las empresas
  
• Cómo prepararse para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?

Una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso es un examen formal realizado por una autoridad fiscal gubernamental para verificar la precisión de los registros, los pagos y el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas y el uso de una empresa. Esta revisión evalúa si la empresa ha cobrado, declarado y remitido correctamente los impuestos sobre las ventas y el uso de acuerdo con las leyes y normativas aplicables.

El plazo de prescripción sobre hasta qué punto una autoridad fiscal puede auditar los registros del impuesto sobre las ventas y el uso depende del estado, pero normalmente es de 3 a 4 años desde la fecha de presentación. Este período se puede ampliar o eliminar por completo en los casos que impliquen declaraciones no presentadas o fraude.

¿Qué tipos de empresas son objeto de auditorías con más frecuencia?

Diversos factores influyen en qué empresas son más propensas a las auditorías del impuesto sobre las ventas y el consumo, como la complejidad de sus transacciones, sus ingresos totales y la naturaleza de sus bienes y servicios. A continuación, repasamos algunas categorías de empresas que suelen ser objeto de estas auditorías:

• Empresas de comercio minorista y e-commerce: Los altos volúmenes de transacciones crean más oportunidades de error, y los vendedores de e-commerce se enfrentan a la complejidad añadida de operar en múltiples jurisdicciones fiscales.

• Empresas de construcción: Dependiendo del estado y las circunstancias, las empresas de construcción no siempre son responsables de pagar el impuesto sobre las ventas de los materiales de construcción en el momento de la compra. Los auditores examinan de cerca si el impuesto sobre el uso se pagó correctamente por esos artículos.

• Establecimientos de comida y bebida: Los restaurantes y bares pueden procesar transacciones complejas que implican artículos sujetos a impuestos y exentos de impuestos. Estas transacciones los hacen más susceptibles a errores y, en consecuencia, a auditorías.

• Concesionarios de automóviles: La venta de vehículos implica grandes importes de transacciones y, posiblemente, intercambios, financiación y contratos de servicio. Todos estos son factores que pueden complicar la situación fiscal. Por lo tanto, es más probable que estas empresas sean auditadas.

• Empresas de fabricación: Los fabricantes a menudo reclaman exenciones de impuestos por materias primas y maquinaria adquiridas para la producción. Esto los convierte en un objetivo de los auditores, que quieren verificar que estas exenciones sean legítimas.

• Empresas con altos volúmenes de ventas exentas: Las empresas que realizan muchas ventas exentas de impuestos, como a revendedores o entidades sin ánimo de lucro, a menudo atraen la atención de las autoridades fiscales.

• Empresas recientemente adquiridas, fusionadas o auditadas: Los cambios de propiedad y los problemas previos de cumplimiento de la normativa aumentan la probabilidad de auditorías de seguimiento.

Desencadenantes comunes de una auditoría del impuesto sobre las ventas

Más allá del tipo de sector, los patrones específicos en los datos y el historial de presentación de una empresa pueden llevar a un estado a abrir una auditoría. Los desencadenantes comunes incluyen los siguientes:

• Brechas en el nexo y el registro: no registrarse en un estado en el que una empresa tiene una obligación fiscal es una de las principales razones por las que incurre en penalizaciones de las auditorías del impuesto sobre las ventas y el uso. Muchos estados tienen leyes de nexo económico, por lo que superar el umbral de ventas o transacciones de un estado puede crear una obligación de registro y de cobro, incluso sin tener presencia física en él.

• Cifras que no coinciden en las declaraciones: una auditoría del impuesto sobre las ventas a menudo se produce cuando una agencia tributaria estatal sospecha que una empresa está subestimando sus ventas declaradas o cuando la declaración del impuesto sobre las ventas presentada ante el estado no coincide con lo que se declaró al IRS.

• Certificados de exención faltantes o no válidos: los certificados de exención faltantes, caducados o incompletos se encuentran a menudo en las auditorías. Y si no se puede presentar la documentación, la empresa podría ser considerada responsable del impuesto no pagado.

• Impuesto sobre el uso no declarado en compras de gran volumen: las auditorías del impuesto sobre el uso suelen derivarse de compras de capital de gran volumen que aparecen en los calendarios de amortización sin los correspondientes pagos del impuesto sobre el uso.

• Historial de presentación tardío o inconsistente: los estados consideran que la repetición de presentaciones tardías es un signo de posible incumplimiento de la normativa y podrían iniciar una auditoría para investigar más a fondo.

• Coincidencias de datos de terceros y entre agencias: si una empresa no supera el proceso de coincidencia automatizado que utilizan muchos estados, el error resultante puede desencadenar automáticamente una auditoría. Y muchos estados comparten los datos de las auditorías con el IRS o entre ellos, por lo que una auditoría a nivel federal o en un estado puede dar lugar a una auditoría de seguimiento en otro lugar.

• Auditoría previa o historial de alto riesgo: las empresas que fueron auditadas anteriormente por un departamento de ingresos estatal o por el IRS tienen más probabilidades de recibir avisos de auditoría en el futuro. Las empresas basadas en efectivo, como las tiendas de conveniencia, los restaurantes y los contratistas de la construcción, conllevan un mayor riesgo de auditoría de referencia.

Debido a que estos desencadenantes están impulsados en gran medida por los datos, mantener conciliadas las presentaciones del impuesto sobre las ventas, del impuesto sobre el uso y del impuesto sobre la renta, y los certificados de exención actualizados, es una de las formas más efectivas de ayudar a reducir el riesgo de auditoría antes de que llegue un aviso.

¿Qué ocurre durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?

Durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo, un auditor lleva a cabo un examen exhaustivo de las actividades financieras de una empresa relacionadas con la recaudación y el pago de estos impuestos. Aquí tienes un resumen del proceso.

Documentos que solicitará el auditor

El auditor comienza pidiendo estos documentos que hacen referencia a las ventas y compras de la empresa:

• Facturas: los auditores solicitarán facturas por las ventas a los clientes y las compras a los proveedores.

• Órdenes de compra: revisarán las órdenes de compra para verificar las transacciones y cotejar las facturas.

• Declaraciones de impuestos: los auditores también querrán examinar las declaraciones de impuestos sobre las ventas y el uso que la empresa haya presentado anteriormente.

• Certificados de exención: examinarán los certificados de exención para validar cualquier venta libre de impuestos.

• Registros electrónicos: los auditores querrán ver los registros electrónicos, como los archivos de software contable, los registros de hojas de cálculo y cualquier otro dato digital que contenga información financiera relevante.

Cómo revisa tus registros el auditor

El auditor evaluará los documentos solicitados de una de estas formas:

• Auditoría de muestras: en lugar de examinar cada transacción, el auditor podría evaluar una muestra representativa, extrapolando la tasa de error de la muestra a todo el conjunto de datos.

• Revisión línea por línea: podrían examinar cada transacción en detalle. Esto es más común en las auditorías de empresas más pequeñas con menos transacciones.

• Verificación de terceros: el auditor podría verificar la información que proporciona la empresa poniéndose en contacto con los clientes, los proveedores u otras partes implicadas en las transacciones.

Qué busca el auditor

• Precisión del impuesto sobre las ventas: el objetivo principal de este tipo de auditoría es determinar si la empresa ha cobrado correctamente el impuesto a los clientes en el punto de venta.

• Cumplimiento de la normativa del impuesto sobre el uso: el auditor también comprueba si la empresa pagó el impuesto sobre el uso por las compras en las que no se cobró el impuesto sobre las ventas, como los artículos comprados a proveedores de fuera del estado.

• Exenciones y deducciones: por último, el auditor verifica si las exenciones reclamadas por la empresa son válidas y están debidamente documentadas.

Coste de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo para las empresas

El impacto financiero de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso puede ser considerable y expandirse más allá de las obligaciones fiscales. Además de los costes financieros directos, las auditorías a menudo exigen una atención considerable de los equipos internos durante un tiempo prolongado. Es posible que se retire a personal de otros proyectos para recopilar documentos, aclarar operaciones o reconstruir transacciones pasadas. Esta pérdida de tiempo y de atención puede tener un efecto dominó en toda la empresa, incluidos los plazos de los proyectos y otras actividades relacionadas con el cumplimiento de la normativa.

A continuación, te ofrecemos un resumen de los costes que normalmente se asocian a las auditorías.

Costes financieros

• Impuestos atrasados y evaluaciones adicionales: una repercusión inmediata de una auditoría fallida es la obligación de pagar los impuestos no pagados. Este importe puede variar desde insignificante hasta sustancial, dependiendo de la escala de la discrepancia. Y si el auditor encuentra un pago insuficiente, eso podría dar lugar a evaluaciones adicionales.

• Intereses: los impuestos atrasados suelen ir acompañados de intereses, que se acumulan por separado de las penalizaciones. En California, por ejemplo, el departamento fiscal del estado cobra intereses mensuales por los pagos atrasados. Y en Texas, los intereses comienzan a acumularse 61 días después de la fecha de vencimiento. Debido a que las tasas y las normas cambian según el estado y el año, una empresa debe confirmar las cifras actuales con el departamento de ingresos de su estado.

• Penalizaciones: junto con los intereses, las penalizaciones pueden hacer que el importe total adeudado sea sustancialmente mayor que el impuesto original. Varían según el estado, pero a menudo son del 5 al 25 % del impuesto no pagado, dependiendo del retraso del pago. En California, la empresa debe pagar una tarifa de recuperación de costes de cobro una vez que una obligación permanece impagada durante más de 90 días después de un aviso de demanda. Y el contralor de Texas evalúa una penalización del 10 % si el impuesto se paga más de 30 días después de la fecha de vencimiento. Como se mencionó anteriormente, estas cifras pueden cambiar con regularidad.

• Honorarios jurídicos y de consultoría: contratar a consultores o abogados especializados para superar el proceso de auditoría también puede añadir gastos. En casos extremos que implican inexactitudes sustanciales o pruebas de fraude intencional, las empresas también podrían enfrentarse a acciones legales. Eso puede aumentar estos costes de forma considerable.

Costes no financieros

• Compromiso de tiempo: prepararse y pasar por una auditoría puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, lo que exige un esfuerzo considerable por parte de los propietarios de las empresas y de los miembros del personal. Esta desviación de la atención puede afectar a las operaciones regulares de la empresa.

• Coste emocional: las auditorías también pueden reducir la moral del personal, lo que conduce a una disminución de la productividad y del bienestar.

• Reputación: si una auditoría descubre prácticas inadecuadas o da lugar a fuertes multas, eso puede dañar la reputación de una empresa, con posibles efectos a largo plazo en las fuentes de ingresos.

Posibles ventajas

Las auditorías no siempre suponen un coste neto. Si el auditor descubre que una empresa pagó de más, esta podría tener derecho a un reembolso. Los auditores también pueden ofrecer recomendaciones sobre el mantenimiento de registros que ayuden a la empresa a mejorar sus prácticas contables y fiscales en el futuro, reduciendo la probabilidad o el impacto de futuras auditorías.

El efecto de una auditoría variará en función de factores como el tamaño de la empresa, la profundidad de las irregularidades financieras descubiertas y la duración de la auditoría. En cualquier caso, los impactos pueden tener un gran alcance. Por eso es aún más importante que las empresas se preparen.

Cómo prepararse para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo

La preparación de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo implica varios pasos para asegurar que tus registros financieros están en orden y de que cuentas con los medios para hacer frente al examen.

• Organiza todos los documentos relevantes: Antes de la auditoría, reúne todos los documentos necesarios. Estos incluyen facturas, órdenes de compra, recibos de ventas, certificados de exención de impuestos y cualquier otro registro financiero pertinente. Mantener estos documentos organizados facilitará un acceso más sencillo durante la auditoría, lo que puede acelerar el proceso.

• Revisa las declaraciones del impuesto sobre las ventas y el uso: Examina las declaraciones del impuesto sobre las ventas y el uso que has presentado durante el período que se va a auditar para que puedas identificar posibles problemas antes de que lo haga el auditor. Comprueba si hay incoherencias o errores y haz las correcciones si es posible.

• Comprueba los certificados de exención: Si las ventas exentas de impuestos forman parte de tu negocio, asegúrate de tener certificados de exención válidos para cada transacción. Cada certificado debe estar completo, ser preciso y estar actualizado para evitar complicaciones innecesarias.

• Valida los pagos del impuesto sobre el uso: Revisa tus registros para confirmar que has pagado el impuesto sobre el uso en todas las compras aplicables a proveedores que no cobraron el impuesto sobre las ventas y que tienes los recibos u otra documentación que demuestre dichos pagos.

• Consulta a un asesor fiscal: Si tienes dudas sobre los matices del impuesto sobre las ventas y el uso, consulta a un asesor fiscal o contable con experiencia en esta área antes de la auditoría. Ellos pueden revisar tus registros, proporcionar orientación experta e interactuar con la autoridad fiscal en tu nombre, si fuera necesario.

• Realiza una preauditoría: Llevar a cabo una autoauditoría antes de la auditoría real puede ayudar a identificar áreas problemáticas. Un asesor fiscal puede ayudarte simulando algunos de los métodos que un auditor podría utilizar, como el muestreo de transacciones en busca de errores.

• Comprende los procedimientos de auditoría: Familiarízate con los procedimientos que seguirá el auditor. Esto te ayudará a entender qué esperar, qué buscará el auditor y cómo debes responder a sus preguntas.

• Establece un espacio de auditoría designado: Establece una ubicación específica dentro de las instalaciones de tu empresa donde se llevará a cabo la auditoría si se realiza de forma presencial. Debe ser un espacio tranquilo, alejado de las operaciones comerciales diarias, donde el auditor pueda trabajar sin interrupciones.

• Asigna a una persona de contacto: Nombra a un miembro del personal experto para que sirva de enlace entre tu empresa y el auditor. Esta persona debe estar familiarizada con tus procesos financieros y poder proporcionar un acceso rápido a cualquier documento que el auditor pueda solicitar.

• Mantén las líneas de comunicación abiertas: Mantén una comunicación abierta y educada con el auditor durante todo el proceso. Ser cooperativo y transparente puede facilitar una experiencia de auditoría más fluida.

Aunque lo que hemos cubierto es habitual en la mayoría de las auditorías del impuesto sobre las ventas y el uso, cada auditoría puede variar en función de la jurisdicción y el enfoque de la autoridad fiscal. Las nuevas leyes y regulaciones fiscales también pueden cambiar la auditoría, por lo que es importante mantenerse al día sobre estos cambios. La perspectiva de una auditoría puede parecer abrumadora, pero una preparación adecuada puede marcar una gran diferencia.

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