Hay diferentes razones por las que una empresa puede no pagar los impuestos sobre las ventas. Para las pequeñas empresas, las nuevas empresas o aquellas que no se administran adecuadamente, la confusión o el desconocimiento pueden hacer que descuiden sus obligaciones fiscales, sin querer. Algunas empresas podrían evitar deliberadamente el pago de impuestos al declarar menos ventas de las reales o al falsificar registros.

No pagar impuestos por cualquier motivo puede acarrear graves problemas legales, incluidas multas elevadas e incluso cargos penales. Evadir el impuesto sobre las ventas también puede generar una competencia desleal y perjudicar los servicios comunitarios financiados con estos impuestos. Las autoridades reguladoras cambian constantemente sus tácticas para detectar y corregir las discrepancias fiscales, a menudo con la ayuda de herramientas avanzadas de seguimiento y auditoría.

A continuación, explicamos qué ocurre cuando una empresa no paga correctamente el impuesto sobre las ventas y qué hacer si descubres que has estado pagando de menos.

¿De qué trata este artículo?

• Errores comunes que cometen las empresas con el impuesto sobre las ventas
  
• ¿Qué sucede cuando las empresas no declaran impuestos?
  
• Cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no pagado
  

Errores comunes que cometen las empresas con el impuesto sobre las ventas

Estos son algunos errores comunes que pueden llevar a las empresas a pagar menos impuestos sobre las ventas sin querer:

• Pasar por alto el nexo económico: el nexo determina si tu empresa tiene una obligación fiscal en un estado. Si bien antes el nexo se definía solo por la presencia física, las nuevas leyes tienen cada vez más en cuenta el nexo económico, que se basa en los ingresos por ventas o el volumen de transacciones. Pasar por alto estos nuevos criterios puede hacer que las empresas no se registren en los estados donde deben impuestos.

• Aplicar tipos impositivos incorrectos: las tasas del impuesto sobre las ventas varían según el estado, la ciudad y el condado, y la aplicación de tasas impositivas incorrectas puede llevar a las empresas a cobrar de menos o de más a los clientes. La actualización periódica de tu base de datos de tipos impositivos y el uso de un software de cálculo de impuestos fiable pueden ayudar a evitar este problema.

• Mala gestión de las exenciones: la gestión inadecuada de las ventas exentas de impuestos puede producirse si una empresa no obtiene los certificados de exención adecuados de los clientes o no los renueva periódicamente. Las empresas deben registrar y almacenar correctamente los certificados de exención y verificar su validez para evitar este problema.

• Interpretación incorrecta de la sujeción a impuestos: las empresas a veces asumen que la tributación es uniforme en todos los estados, cuando en realidad varía considerablemente. Los diferentes estados tienen diferentes reglas sobre lo que constituye un producto o servicio sujeto a impuestos, y las empresas deben comprender y aplicar las reglas correctas para cada estado en el que operan.

• No hacer un seguimiento del impuesto sobre el uso: muchas empresas descuidan el impuesto sobre el uso, que se aplica cuando compran bienes o servicios sujetos a impuestos fuera del estado para usarlos en sus estados de origen sin pagar el impuesto sobre las ventas. Esto ocurre a menudo con las compras por Internet. Las empresas deben realizar un seguimiento de estas transacciones y remitir el impuesto sobre el uso de forma adecuada.

• Presentación tardía o inexacta: las empresas a veces se saltan los plazos o cometen errores en sus declaraciones de impuestos. La implementación de un sistema de calendario estricto y auditorías periódicas de las declaraciones de impuestos sobre las ventas pueden mitigar estos riesgos.

• No mantener la documentación adecuada: las empresas deben mantener registros meticulosos de todas las transacciones de venta, certificados de exención, declaraciones de impuestos y cualquier correspondencia con las autoridades fiscales. La documentación inadecuada puede causar problemas con el cumplimiento de la normativa fiscal y durante las auditorías.

• Descuidar los impuestos locales: las jurisdicciones locales suelen tener sus propios impuestos sobre las ventas, además de los impuestos estatales. A veces, las empresas no tienen en cuenta estos factores y, como consecuencia, recaudan impuestos de forma inadecuada.

• Ignorar las normas específicas del sector: los distintos sectores tienen diferentes normas sobre el impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, los sectores de la construcción, la fabricación y el software tienen consideraciones fiscales únicas. Las empresas de estos sectores pueden cometer errores al no comprender completamente sus obligaciones fiscales sobre las ventas específicas del sector.

¿Qué ocurre cuando las empresas no declaran impuestos?

Para las empresas, no presentar impuestos puede tener varias consecuencias, desde sanciones económicas hasta problemas legales. Cuanto más tiempo se dejen de pagar los impuestos, más graves pueden ser las consecuencias. Esto es lo que sucede cuando las empresas no declaran impuestos.

Multas e intereses

Por lo general, se incurre en multas e intereses por cada mes que las empresas no declaran o pagan impuestos. Las sanciones comunes incluyen las siguientes:

• Multa por no presentar la declaración: un porcentaje de los impuestos no pagados, que se acumula mensualmente hasta que se presenta la declaración.

• Multa por falta de pago: un porcentaje de los impuestos no pagados, que también se acumula mensualmente hasta que se paguen los impuestos.

• Intereses sobre impuestos no pagados: cargos por intereses sobre impuestos no pagados, que se acumulan diariamente desde la fecha de vencimiento hasta que el impuesto se paga en su totalidad.

• Sanción por negligencia: un porcentaje del impuesto pagado de menos por falta de pago negligente.

• Penalización por fraude: un porcentaje del impuesto pagado de menos que se debe pagar por fraude.

Política de ejemplo

En Nueva York, las sanciones estatales por no presentar la declaración del impuesto sobre las ventas son las siguientes:

• Presentación tardía: la multa es de 50 $ por el primer mes más el 10 % del impuesto adeudado por el primer mes, seguido de un 1 % por cada mes adicional hasta un máximo del 30 %.

• Pago atrasado: la multa es del 10 % del impuesto adeudado por el primer mes, seguido del 1 % por cada mes adicional hasta un máximo del 30 %.

• Incumplimiento en el pago del impuesto recaudado: el incumplimiento intencional de remitir los impuestos estatales y locales recaudados puede resultar en multas y una pena de cárcel.

Aumento del riesgo de auditoría

Las empresas que evitan pagar el impuesto sobre las ventas tienen más probabilidades de ser auditadas. Las auditorías consumen mucho tiempo y recursos y pueden interrumpir las operaciones empresariales. Las autoridades fiscales también pueden ampliar el periodo sujeto a auditoría, exponiendo a la empresa al escrutinio durante varios años, y una auditoría puede dar lugar a sanciones adicionales si se encuentran discrepancias o impuestos impagados.

Acciones de cobro

Si los impuestos siguen sin pagarse, las autoridades fiscales tienen la facultad de tomar medidas de cobro, como las siguientes:

• Gravamen: una reclamación legal sobre tus bienes para garantizar el pago de la deuda tributaria.

• Embargo: confiscación de los activos de tu empresa, incluyendo cuentas bancarias y propiedades, para saldar la deuda.

• Embargo de salario: interceptación de una parte de tu salario u otros ingresos para pagar la deuda.

Pérdida de licencias comerciales

En algunas jurisdicciones, no presentar o pagar impuestos puede dar lugar a la suspensión o revocación de licencias y permisos comerciales. Esto puede, en la práctica, paralizar las operaciones de tu empresa hasta que los impuestos se presenten y se paguen.

Daño a la calificación crediticia

Los gravámenes fiscales y otras acciones de cobro pueden afectar gravemente la calificación crediticia de tu empresa. Esto puede dificultar la obtención de préstamos, líneas de crédito o términos favorables con proveedores y prestamistas, lo que limita tu capacidad para crecer o mantener las operaciones.

Responsabilidad personal

En ciertas situaciones, los dueños de negocios pueden ser considerados personalmente responsables por los impuestos no pagados, especialmente si el negocio está estructurado como una empresa unipersonal o una sociedad. Incluso en las sociedades anónimas o sociedades de responsabilidad limitada (LLC), si se determina que la falta de presentación se debió a una negligencia intencionada, el patrimonio personal de los directores y ejecutivos podría estar en riesgo.

Consecuencias jurídicas

El incumplimiento persistente puede dar lugar a sanciones civiles, como demandas iniciadas por las autoridades fiscales, así como a cargos penales, como evasión y fraude fiscal. Si bien son raros, estos casos pueden resultar en multas sustanciales e incluso encarcelamiento. La gravedad de las consecuencias a menudo depende de la cantidad de impuestos adeudados y de la intención percibida detrás de la falta de presentación.

Daño a la reputación de la empresa

La evasión fiscal puede dañar la reputación de una empresa ante clientes, proveedores e inversores. Esta pérdida de confianza puede tener impactos a largo plazo en las relaciones comerciales y la posición de tu empresa en el mercado. Los inversores pueden perder la confianza en el negocio, lo que afecta a la financiación futura y a las perspectivas de crecimiento y complica cualquier venta o transferencia.

Interrupciones operativas

Los impuestos no declarados requieren un esfuerzo administrativo considerable para resolverse y pueden implicar negociaciones prolongadas o procedimientos legales. Las autoridades fiscales tienen la facultad de incautar los activos de la empresa, incluidas las cuentas bancarias y las propiedades, para satisfacer los impuestos impagados, y pueden embargar los ingresos continuos para pagar la deuda fiscal. El estrés continuo de los problemas fiscales también puede afectar la moral y la productividad de los propietarios y empleados. Todos estos factores ejercen presión sobre los recursos y la productividad de la empresa.

Pérdida de ventaja competitiva

Las multas e intereses acumulados pueden desviar fondos de otras inversiones comerciales y hacer que una empresa pierda su ventaja competitiva. Los problemas legales y la inestabilidad financiera pueden debilitar la posición de la empresa en el mercado en relación con los competidores.

Cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no pagado

Tanto las empresas como las personas pueden retrasarse en el pago de impuestos, incluido el impuesto sobre las ventas. Muchos estados tienen programas de divulgación voluntaria para las empresas, que abordan de manera proactiva los impuestos no pagados y, a menudo, reducen o eximen de multas e intereses. Fuera de estos programas, así es como puedes ponerte al día con el impuesto sobre las ventas no pagado:

• Evalúa tu situación: empieza por entender el alcance de tus obligaciones impagas del impuesto sobre las ventas. Identifica los períodos fiscales en los que no has declarado o pagado el impuesto sobre las ventas y calcula el importe total de impuestos no pagados, incluidas las multas y los intereses.

• Reúne la documentación: reúne todos los documentos financieros relevantes, incluidos los registros de ventas, las facturas y los recibos. Asegúrate de tener certificados de exención válidos para todas las ventas exentas de impuestos y recopila copias de todas las declaraciones de impuestos presentadas anteriormente como referencia.

• Revisa la normativa estatal: la normativa sobre el impuesto sobre las ventas varía según el estado, así que revisa los requisitos y sanciones específicas en tu estado. Confirma tus obligaciones fiscales en función de la presencia física o económica y verifica los tipos impositivos aplicables para cada período y jurisdicción.

• Consulta a un profesional fiscal: un asesor fiscal puede ayudarte a evaluar tu situación y desarrollar una estrategia de cumplimiento, además de asistirte en la negociación con las autoridades fiscales para reducir sanciones o acordar planes de pago.

• Prepara y presenta las declaraciones de impuestos vencidas: prepara y presenta las declaraciones de impuestos atrasadas. Asegúrate de que todos los importes de las ventas y los impuestos se declaren con precisión y utiliza sistemas de presentación electrónica si están disponibles, ya que pueden acelerar el procesamiento.

• Calcula y paga las sanciones y los intereses: calcula las multas y los intereses adeudados por tus impuestos impagados. Usa calculadoras proporcionadas por el estado o consulta a tu asesor fiscal e incluye los cargos por intereses hasta la fecha de pago.

• Envía el pago o acuerda un plan de pagos: presenta el pago de los impuestos, multas e intereses. Paga el importe total si es posible para evitar intereses adicionales. Si esto no es posible, acuerda un plan de pago con las autoridades fiscales. Muchos estados ofrecen acuerdos de pago en cuotas.