Existem alguns motivos para uma empresa deixar de pagar impostos sobre vendas. Para pequenas empresas, empresas novas ou que não são gerenciadas adequadamente, a confusão ou a ignorância podem levá-las a negligenciar suas obrigações fiscais, sem querer. Algumas empresas podem deliberadamente evitar o pagamento de impostos subdeclarando suas vendas ou falsificando registros.

Deixar de pagar impostos por qualquer motivo pode levar a sérios problemas jurídicos, incluindo multas altas e, possivelmente, acusações criminais. Evadir o imposto sobre vendas também pode prejudicar a concorrência e reduzir os serviços comunitários financiados por esses impostos. As autoridades reguladoras estão constantemente mudando suas táticas para detectar e corrigir discrepâncias fiscais, muitas vezes com a ajuda de ferramentas avançadas de rastreamento e auditoria.

Abaixo, explicamos o que acontece quando uma empresa não paga os impostos sobre vendas corretos e o que fazer se você descobrir que está pagando a menos.

Neste artigo:

• Erros comuns que as empresas cometem com o imposto sobre vendas
  
• O que acontece quando as empresas não declaram impostos?
  
• Como colocar em dia o imposto sobre vendas não pago
  

Erros comuns que as empresas cometem com o imposto sobre vendas

Veja a seguir alguns erros comuns que podem levar as empresas a pagar impostos sobre vendas involuntariamente a menor:

• Ignorar o nexo econômico: o nexo determina se sua empresa tem uma obrigação fiscal em um estado. Embora o nexo fosse definido anteriormente apenas por uma presença física, as novas leis consideram cada vez mais o nexo econômico, que é baseado na receita de vendas ou no volume de transações. Ignorar esses novos critérios pode fazer com que as empresas deixem de se cadastrar em estados onde devem impostos.

• Aplicação de alíquotas incorretas: as alíquotas do imposto sobre vendas variam por estado, cidade e condado, e a aplicação de alíquotas incorretas pode levar as empresas a cobrar menos ou mais dos clientes. Atualizar regularmente seu banco de dados de alíquotas e usar um software confiável de cálculo de impostos pode ajudar a evitar esse problema.

• Gestão incorreta das isenções: o tratamento inadequado de vendas isentas de impostos pode ocorrer se uma empresa não obter os certificados de isenção adequados dos clientes ou não os renovar periodicamente. As empresas devem rastrear e armazenar com precisão os certificados de isenção e verificar sua validade para evitar esse problema.

• Interpretação equivocada de itens tributáveis: às vezes, as empresas assumem que a tributação é uniforme entre os estados, quando, na verdade, varia muito. Diferentes estados têm regras diferentes para o que constitui um produto ou serviço tributável, e as empresas devem entender e aplicar as regras corretas para cada estado em que operam.

• Deixar de rastrear o imposto de uso: muitas empresas negligenciam o imposto sobre o uso, que se aplica quando elas compram bens ou serviços tributáveis fora do estado para uso em seus estados de origem sem pagar imposto sobre vendas. Isso costuma acontecer com compras online. As empresas devem monitorar essas transações e repassar os impostos de uso adequadamente.

• Declaração atrasada ou imprecisa: às vezes, as empresas ignoram prazos ou cometem erros em suas declarações de impostos. A implementação de um sistema de calendário rigoroso e auditorias regulares das declarações de impostos sobre vendas podem mitigar esses riscos.

• Não manter a documentação adequada: as empresas devem manter registros meticulosos de todas as transações de vendas, certificados de isenção, declarações fiscais e qualquer correspondência com as autoridades fiscais. A documentação inadequada pode causar problemas com a conformidade fiscal e durante as auditorias.

• Negligenciar os impostos locais: as jurisdições locais geralmente têm seus próprios impostos sobre vendas além dos impostos estaduais. As empresas às vezes não conseguem contabilizá-los e, consequentemente, recolhem impostos de forma inadequada.

• Ignorar regras específicas do setor: diferentes setores têm regras diferentes em matéria de imposto sobre vendas. Por exemplo, os setores de construção, manufatura e software têm considerações fiscais únicas. As empresas desses setores podem cometer erros por não entender completamente suas obrigações fiscais sobre vendas específicas do setor.

O que acontece quando as empresas não declaram impostos?

Para as empresas, deixar de declarar impostos pode resultar em diversas consequências, desde penalidades financeiras até problemas jurídicos. Quanto mais tempo os impostos não forem pagos, mais graves poderão se tornar as consequências. Veja o que acontece quando as empresas não declaram impostos.

Multas e juros

Geralmente, são cobradas multas e juros para cada mês em que as empresas deixam de declarar ou pagar impostos. As penalidades comuns incluem o seguinte:

• Penalidade por falta de declaração: uma porcentagem dos impostos não pagos, acumulados mensalmente até a entrega da declaração

• Multa por falta de pagamento: uma porcentagem dos impostos não pagos, também acumulada mensalmente até que os impostos sejam pagos

• Juros sobre impostos não pagos: cobrança de juros sobre impostos não pagos, vencidos diariamente desde a data de vencimento até a quitação do imposto

• Penalidade por negligência: uma porcentagem do imposto devido pago a menor por falta de pagamento por negligência

• Penalidade por fraude: uma porcentagem do imposto devido pago a menor por fraude

Exemplo de política

Em Nova York, as penalidades estaduais por deixar de declarar o imposto sobre vendas são as seguintes:

• Declaração atrasada: a multa é de US$ 50 para o primeiro mês, mais 10% do imposto devido no primeiro mês, seguido de 1% para cada mês adicional até um máximo de 30%.

• Atraso no pagamento: a multa é de 10% do imposto devido no primeiro mês, seguido de 1% para cada mês adicional até um máximo de 30%.

• Falta de pagamento do imposto recolhido: deixar deliberadamente de repassar os impostos estaduais e locais recolhidos pode resultar em multas e pena de prisão.

Aumento do risco de auditoria

As empresas que evitam pagar imposto sobre vendas têm maior probabilidade de serem auditadas. As auditorias são demoradas, consomem muitos recursos e podem interromper as operações de negócios. As autoridades fiscais também podem estender o período sujeito a auditoria, expondo a empresa a escrutínio por vários anos, e uma auditoria pode resultar em penalidades adicionais se forem encontradas discrepâncias ou impostos não pagos.

Ações de cobrança

Se os impostos não forem pagos, as autoridades fiscais podem tomar medidas de cobrança, como:

• Gravame: uma ação judicial contra sua propriedade para garantir o pagamento da dívida fiscal

• Penhora: apreensão de bens da empresa, incluindo contas bancárias e bens, para fazer o pagamento da dívida

• Penhora de salário: interceptação de parte de seus salários ou outra renda para pagar a dívida

Perda de licenças comerciais

Em algumas jurisdições, deixar de declarar ou pagar impostos pode levar à suspensão ou revogação de licenças e permissões de negócios. Isso pode efetivamente encerrar suas operações comerciais até que os impostos sejam declarados e pagos.

Danos à classificação de crédito

Ônus fiscais e outras ações de cobrança podem afetar severamente a classificação de crédito da sua empresa. Isso pode dificultar a obtenção de empréstimos, linhas de crédito ou condições favoráveis com fornecedores e credores, limitando sua capacidade de expandir ou sustentar as operações.

Responsabilidade pessoal

Em determinadas situações, os empresários podem ser responsabilizados pessoalmente por impostos não pagos, especialmente se a empresa estiver estruturada como uma empresa individual ou sociedade. Mesmo em corporações ou sociedades de responsabilidade limitada (LLCs), se for determinado que a falha na declaração foi devido a negligência intencional, os bens pessoais dos diretores e executivos podem estar em risco.

Consequências jurídicas

A não conformidade persistente pode levar a penalidades civis, como ações judiciais iniciadas pelas autoridades fiscais, além de acusações criminais, como evasão fiscal e fraude. Embora raros, esses casos podem resultar em multas substanciais e até prisão. A gravidade das consequências depende muitas vezes do valor do imposto devido e da intenção percebida por trás da falta de declaração.

Danos à reputação da empresa

A evasão fiscal pode prejudicar a reputação de uma empresa junto a clientes, fornecedores e investidores. Essa perda de reputação pode ter impactos de longo prazo em suas relações comerciais e posição no mercado. Os investidores podem perder a confiança no negócio, afetando o financiamento futuro e as perspectivas de crescimento e complicando qualquer venda ou transferência.

Interrupções operacionais

Resolver a não declaração de impostos exige um esforço administrativo considerável e pode envolver negociações prolongadas ou processos judiciais. As autoridades fiscais têm o poder de apreender ativos comerciais, incluindo contas bancárias e propriedades, para garantir o cumprimento de impostos não pagos, e podem penhorar a receita contínua para pagar a dívida fiscal. O estresse contínuo das questões fiscais também pode afetar o moral e a produtividade de proprietários e funcionários. Todos esses fatores sobrecarregam os recursos e a produtividade da empresa.

Perda de vantagem competitiva

Multas e juros acumulados podem desviar recursos de outros investimentos e fazer com que uma empresa perca sua vantagem competitiva. Problemas jurídicos e instabilidade financeira podem enfraquecer a posição da empresa no mercado em relação aos concorrentes.

Como ficar em dia com o imposto sobre vendas não pago

Tanto empresas quanto pessoas físicas podem ficar para trás no pagamento de impostos, incluindo o imposto sobre vendas. Muitos estados têm programas de divulgação voluntária para empresas, que abordam proativamente os impostos não pagos e, muitas vezes, reduzem ou renunciam a multas e juros. Fora desses programas, veja como colocar o imposto sobre vendas não pago:

• Avalie sua situação: comece entendendo a extensão das suas obrigações fiscais não pagas. Identifique os períodos fiscais para os quais você não declarou ou pagou o imposto sobre vendas e estime o valor total de impostos não pagos, incluindo multas e juros.

• Reúna a documentação: reúna todos os documentos financeiros relevantes, incluindo registros de vendas, faturas e recibos. Tenha certificados de isenção válidos para vendas isentas de impostos e compile cópias de todas as declarações fiscais já declaradas para referência.

• Revise as regulamentações estaduais: as regulamentações do imposto sobre vendas variam conforme o estado, portanto, revise os requisitos e penalidades específicos em seu estado. Confirme suas obrigações fiscais com base na presença física ou econômica e verifique as alíquotas aplicáveis para cada período e jurisdição.

• Consulte um profissional fiscal: um especialista tributário pode ajudar você a avaliar sua situação e desenvolver uma estratégia de conformidade, além de auxiliar na negociação com autoridades fiscais para redução de multas ou planos parcelados.

• Prepare e envie declarações de impostos vencidos: prepare e entregue as declarações de impostos inadimplentes. Assegure que todos os valores de vendas e impostos sejam relatados com precisão e use sistemas de declaração eletrônica, se disponíveis, pois eles podem acelerar o processamento.

• Calcule e pague multas e juros: calcule as multas e os juros devidos sobre seus impostos não pagos. Use calculadoras fornecidas pelo estado ou consulte seu especialista fiscal e inclua cobranças de juros até a data do pagamento.

• Envie o pagamento ou organize um plano de pagamento: envie o pagamento dos impostos, multas e juros. Pague o valor total, se possível, para evitar juros adicionais. Se isso não for possível, organize um plano de pagamento com as autoridades fiscais. Muitos estados oferecem acordos de parcelamento.