Hay diferentes razones por las que una empresa puede no pagar impuestos sobre las ventas. En el caso de las pequeñas empresas, las empresas nuevas o aquellas que no se administran adecuadamente, la confusión o el desconocimiento pueden hacer que descuiden sus obligaciones fiscales, sin querer. Algunas empresas pueden evitar deliberadamente el pago de impuestos al no informar sus ventas o falsificar registros.

No pagar impuestos por cualquier motivo puede dar lugar a serios problemas legales, incluidas grandes multas y posiblemente cargos penales. Evadir el impuesto sobre las ventas también puede sesgar la competencia y perjudicar los servicios comunitarios financiados por estos impuestos. Las autoridades reguladoras cambian constantemente sus tácticas para detectar y corregir discrepancias fiscales, a menudo con la ayuda de herramientas avanzadas de seguimiento y auditoría.

A continuación, te explicaremos qué sucede cuando una empresa no paga los impuestos sobre las ventas correctos y qué hacer si descubres que has estado pagando de menos.

¿Qué contiene este artículo?

• Errores comunes que cometen las empresas con el impuesto sobre las ventas
  
• ¿Qué sucede cuando las empresas no declaran impuestos?
  
• Cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no pagado
  

Errores comunes que cometen las empresas con el impuesto sobre las ventas

Estos son algunos errores comunes que pueden llevar a las empresas a pagar menos de los impuestos sobre las ventas sin querer:

• Pasar por alto el nexo económico: el nexo determina si tu empresa tiene una obligación fiscal en un estado. Si bien antes el nexo se definía solo por la presencia física, las nuevas leyes tienen cada vez más en cuenta el nexo económico, que se basa en los ingresos por ventas o el volumen de transacciones. Pasar por alto estos nuevos criterios puede hacer que las empresas no se registren en los estados donde deben impuestos.

• Aplicar tasas impositivas incorrectas: las tasas del impuesto sobre las ventas varían según el estado, la ciudad y el condado, y la aplicación de tasas impositivas incorrectas puede llevar a las empresas a cobrar menos o más a los clientes. Actualizar regularmente tu base de datos de tasas impositivas y utilizar un software de cálculo de impuestos confiable puede ayudar a prevenir este problema.

• Gestionar mal las exenciones: la gestión inadecuada de las ventas exentas de impuestos puede ocurrir si una empresa no obtiene los certificados de exención adecuados de los clientes o no los renueva periódicamente. Para evitar este problema, las empresas deben hacer un seguimiento y almacenar con precisión los certificados de exención y verificar su validez.

• Malentendidos relacionados con la sujeción a impuestos: las empresas a veces asumen que la sujeción a impuestos es uniforme en todos los estados, cuando en realidad varía ampliamente. Los diferentes estados tienen diferentes normas sobre lo que constituye un producto o servicio sujeto a impuestos, y las empresas deben comprender y aplicar las correctas para cada estado en el que operan.

• No hacer un seguimiento del impuesto sobre el consumo: muchas empresas no detectan el impuesto sobre el uso, que se aplica cuando compran bienes o servicios sujetos a impuestos fuera del estado para su uso en sus estados de origen sin pagar el impuesto sobre las ventas. Esto suele suceder con las compras en línea. Las empresas deben realizar un seguimiento de estas transacciones y remitir el impuesto sobre el consumo de manera adecuada.

• Declaración tardía o inexacta: las empresas a veces pasan por alto los plazos o cometen errores en sus declaraciones de impuestos. La implementación de un sistema de calendario estricto y auditorías periódicas de las declaraciones de impuestos sobre las ventas pueden mitigar estos riesgos.

• No mantener la documentación adecuada: las empresas deben mantener registros meticulosos de todas las transacciones de venta, certificados de exención, declaraciones de impuestos y cualquier correspondencia con las autoridades fiscales. La documentación inadecuada puede causar problemas con el cumplimiento de la normativa fiscal y durante las auditorías.

• Descuidar los impuestos locales: las jurisdicciones locales suelen tener sus propios impuestos sobre las ventas, además de los impuestos estatales. Las empresas a veces no los tienen en cuenta y como resultado recaudan impuestos de manera inadecuada.

• Ignorar las normas específicas del sector: los diferentes sectores tienen diferentes normas de impuestos sobre las ventas. Por ejemplo, los sectores de la construcción, la fabricación y el software tienen consideraciones fiscales únicas. Las empresas de estos sectores pueden cometer errores si no comprenden completamente sus obligaciones de impuestos sobre las ventas específicas del sector.

¿Qué sucede cuando las empresas no declaran impuestos?

Para las empresas, no declarar impuestos puede tener varias consecuencias, desde sanciones financieras hasta problemas legales. Cuanto más tiempo pasen sin pagar los impuestos, más graves pueden ser las consecuencias. Esto es lo que sucede cuando las empresas no declaran impuestos.

Sanciones e intereses:

Por lo general, se aplican sanciones y cargos por intereses por cada mes en que las empresas no cumplen con la declaración o el pago de impuestos. Las sanciones más comunes son las siguientes:

• Sanción por no presentar la declaración: un porcentaje de los impuestos no pagados que se acumula mensualmente hasta que se presenta la declaración.

• Sanción por falta de pago: un porcentaje de los impuestos no pagados que también se acumula mensualmente hasta que se paguen los impuestos.

• Intereses sobre impuestos no pagados: un cobro de intereses sobre los impuestos no pagados, que se acumulan diariamente desde la fecha de vencimiento hasta que el impuesto se pague en su totalidad.

• Sanción por negligencia: un porcentaje del impuesto pagado de menos adeudado por negligencia en la falta de pago.

• Sanción por fraude: un porcentaje del impuesto pagado de menos adeudado por fraude.

Ejemplo de política

En Nueva York, las sanciones estatales por no declarar el impuesto sobre las ventas son las siguientes:

• Declaración tardía: la sanción es de $50 por el primer mes más el 10 % del impuesto adeudado por el primer mes, seguido de un 1 % por cada mes adicional hasta un máximo del 30 %.

• Pago tardío: la sanción es del 10 % del impuesto adeudado del primer mes, seguido del 1 % por cada mes adicional hasta un máximo del 30 %.

• Falta de pago del impuesto recaudado: no remitir deliberadamente los impuestos estatales y locales recaudados podría dar lugar a multas y penas de cárcel.

Aumento del riesgo de auditoría

Las empresas que evitan pagar el impuesto sobre las ventas tienen más probabilidades de ser auditadas. Las auditorías consumen mucho tiempo y recursos, y pueden interrumpir las operaciones comerciales. Las autoridades fiscales también pueden extender el período sujeto a auditoría, exponiendo a la empresa al escrutinio durante varios años, y una auditoría puede resultar en sanciones adicionales si se encuentran discrepancias o impuestos no pagados.

Acciones de cobro

Si aún no se pagan impuestos, las autoridades fiscales tienen la facultad de tomar medidas de cobro, como las siguientes:

• Gravamen: un reclamo legal contra tu propiedad para garantizar el pago de la deuda tributaria.

• Embargo: la confiscación de los activos de tu empresa, incluidas las cuentas bancarias y los bienes, para saldar la deuda.

• Embargo de sueldo: Interceptación de una parte de su salario u otros ingresos para pagar la deuda.

Pérdida de licencias comerciales

En algunas jurisdicciones, no declarar o no pagar impuestos puede dar lugar a la suspensión o revocación de las licencias y permisos comerciales. Esto puede cerrar efectivamente las operaciones de tu negocio hasta que se presenten y paguen los impuestos.

Daño a la calificación crediticia

Los gravámenes fiscales y otras medidas de cobro pueden afectar gravemente la calificación crediticia de tu empresa. Esto puede dificultar la obtención de préstamos, líneas de crédito o condiciones favorables con proveedores y prestamistas, lo que limita tu capacidad para crecer o mantener las operaciones.

Responsabilidad personal

En ciertas situaciones, los propietarios de empresas pueden considerarse personalmente responsables de los impuestos no pagados, especialmente si el negocio está estructurado como una empresa unipersonal o una sociedad colectiva. Incluso en las sociedades anónimas o las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), si se determina que la falta de declaración se debió a negligencia intencional, los activos personales de los directores y ejecutivos podrían estar en riesgo.

Consecuencias legales

El incumplimiento persistente puede dar lugar a sanciones civiles, como demandas iniciadas por las autoridades fiscales, así como a cargos penales, como evasión y fraude fiscal. Si bien no es común, estos casos pueden resultar en multas sustanciales e incluso encarcelamiento. La gravedad de las consecuencias a menudo depende del importe de impuestos adeudados y de la intención percibida detrás de la falta de declaración.

Daño a la reputación de la empresa

La evasión fiscal puede dañar la reputación de una empresa ante clientes, proveedores e inversores. Esta pérdida de buena voluntad puede tener impactos a largo plazo en tus relaciones comerciales y tu posición en el mercado. Los inversores podrían perder la confianza en el negocio, lo que afectaría a la financiación futura y a las perspectivas de crecimiento, y complicaría cualquier venta o transferencia.

Interrupciones operativas

Los impuestos no declarados requieren un esfuerzo administrativo sustancial para resolverse y pueden implicar negociaciones prolongadas o procedimientos legales. Las autoridades fiscales tienen la facultad de embargar los activos de la empresa, incluidas las cuentas bancarias y las propiedades, para satisfacer los impuestos no pagados, y pueden embargar los ingresos continuos para pagar la deuda tributaria. El estrés continuo de los problemas fiscales también puede afectar la moral y la productividad de los titulares y empleados. Todos estos factores ejercen presión sobre los recursos y la productividad de la empresa.

Pérdida de ventaja competitiva

Las sanciones e intereses acumulados pueden desviar fondos de otras inversiones comerciales y hacer que una empresa pierda su ventaja competitiva. Los problemas legales y la inestabilidad financiera pueden debilitar la posición de la empresa en el mercado en relación con los competidores.

Cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no pagado

Tanto las empresas como los particulares pueden retrasarse en el pago de impuestos, incluido el impuesto sobre las ventas. Muchos estados tienen programas de divulgación voluntaria para empresas, que abordan de manera proactiva los impuestos no pagados y a menudo reducen o eximen de sanciones e intereses. Además de estos programas, a continuación te explicamos cómo ponerte al día con el impuesto sobre las ventas no pagado:

• Evalúa tu situación: comienza por comprender el alcance de tus obligaciones relacionadas con impuestos sobre las ventas no pagados. Identifica los períodos fiscales durante los cuales no has declarado ni pagado el impuesto sobre las ventas y calcula la cantidad total de impuestos no pagados, incluidas las sanciones y los intereses.

• Recopila la documentación: reúne todos los documentos financieros relevantes, incluidos los registros de ventas, las facturas y los recibos. Asegúrate de tener certificados de exención válidos para las ventas exentas de impuestos y compila copias de todas las declaraciones de impuestos presentadas anteriormente como referencia.

• Revisa las regulaciones estatales: la normativa del impuesto sobre las ventas varía según el estado, así que revisa los requisitos y las sanciones específicos de tu estado. Confirma tus obligaciones fiscales en función de la presencia física o económica y verifica las tasas impositivas aplicables para cada período y jurisdicción.

• Consulta a un profesional en materia fiscal: un profesional en materia fiscal puede ayudarte a evaluar tu situación y desarrollar una estrategia para el cumplimiento, así como también ayudarte a negociar con las autoridades fiscales para reducir las sanciones o establecer planes de pago en cuotas.

• Prepara y presenta declaraciones de impuestos vencidas: prepara y presenta las declaraciones de impuestos morosas. Asegúrate de que todos los importes de ventas e impuestos se informen con precisión y usa sistemas de presentación electrónica si están disponibles, ya que pueden acelerar el procesamiento.

• Calcula y paga las sanciones e intereses: calcula las sanciones e intereses adeudados por tus impuestos no pagados. Usa calculadoras proporcionadas por el estado o consulta a un profesional en materia fiscal e incluye los cargos por intereses hasta la fecha de pago.

• Envía un pago o coordina un plan de pago: envía el pago de los impuestos, las sanciones y los intereses. Paga el importe total si es posible para evitar intereses adicionales. Si esto no es posible, organiza un plan de pago con las autoridades fiscales. Muchos estados ofrecen acuerdos de pago en cuotas.