Una declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un informe periódico que las empresas registradas en IVA deben presentar a la autoridad fiscal del Reino Unido. En este informe se indica el importe de IVA que la empresa ha cobrado a los clientes sobre sus ventas y el importe de IVA que ha pagado por sus compras durante un período concreto, normalmente mensual o trimestral.

El objetivo de la declaración del IVA es calcular si la empresa debe pagar IVA adicional a la autoridad fiscal o si cumple los requisitos para recibir un reembolso. Es una manera en la que el gobierno del Reino Unido hace un seguimiento de la recaudación del IVA y se asegura de que más de 2 millones de empresas registradas a efectos del IVA paguen o reclamen los importes correctos. La presentación de estas declaraciones es una parte importante para cumplir con los impuestos y evitar multas.

A continuación, te explicamos quién tiene que presentar la declaración del IVA, los plazos que debes conocer, cómo presentar la declaración en línea y los errores más comunes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Quién tiene que presentar la declaración del IVA?
  
• ¿Cuáles son los plazos para la declaración del IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cómo se presenta la declaración del IVA por Internet?
  
• ¿Qué información se necesita para la declaración del IVA?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes en la declaración del IVA?
  

¿Quién tiene que presentar la declaración del IVA?

Todas las empresas registradas a efectos del IVA están obligadas a presentar declaraciones del IVA. Esto es cierto independientemente de lo siguiente:

• El tamaño de tu empresa

• Cuánto IVA has cobrado o pagado en ese período (incluso si no debes IVA)

• El motivo por el que te registras a efectos del IVA (p. ej., haber superado el umbral de 90.000 £ para ventas sujetas a impuestos, inscripción voluntaria)

Si no estás registrado a efectos del IVA, no necesitas presentar ninguna declaración del IVA. Entre las empresas que no están registradas a efectos del IVA se incluyen aquellas que:

• Ganan menos del umbral del IVA

• No se han registrado voluntariamente

• Tratan solo con bienes o servicios exentos de IVA (como determinados servicios financieros o educación)

¿Cuáles son los plazos para la declaración del IVA en el Reino Unido?

En el Reino Unido, los plazos para presentar declaraciones del IVA y realizar pagos dependen del período contable y del régimen de IVA de la empresa. Estos son los plazos de pago:

• Rendimientos trimestrales: La mayoría de las empresas presentan declaraciones de IVA trimestralmente. El plazo para presentar la declaración y pagar el IVA adeudado es de un mes natural y siete días después del final del período contable. Por ejemplo, la fecha límite para un trimestre de IVA que finaliza el 31 de marzo sería el 7 de mayo.

• Devoluciones mensuales: Algunas empresas optan por presentar las declaraciones mensualmente, sobre todo si reclaman regularmente el IVA. El plazo sigue siendo el mismo: un mes natural y siete días después del final del período contable.

• Declaraciones anuales: Si tu empresa utiliza el sistema de contabilidad anual, debes presentar una declaración de IVA al año. La fecha límite para esta declaración es dos meses después del final de tu período contable de 12 meses. A lo largo del año, realizarás pagos por adelantado de tu factura del IVA, mensual o trimestralmente, y realizarás el pago final cuando presentes la declaración del IVA.

Todos los pagos de IVA deben realizarse electrónicamente y tu pago debe llegar a la cuenta de la agencia tributaria británica (His Majesty's Revenue and Customs, HMRC) antes de la fecha límite. Si la fecha límite cae en fin de semana o festivo, el pago debe liquidarse en la cuenta de HMRC el último día hábil anterior. No presentar la declaración del IVA o no pagar el IVA adeudado a tiempo puede acarrear sanciones. A partir del 1 de enero de 2023, existe un sistema de penalización basado en puntos para las presentaciones tardías, según el cual cada presentación tardía obtiene un punto de penalización, y alcanzar un determinado umbral da lugar a una penalización de 200 £.

Los umbrales varían en función de la frecuencia con la que envíes los datos. Las multas por pagos atrasados dependen de cuánto haya sido el retraso en el pago, y el importe de la sanción aumenta después de 16 y 31 días.

¿Cómo se presenta la declaración del IVA por Internet?

Una vez que conozcas los pasos, verás que presentar la declaración del IVA por Internet en el Reino Unido es sencillo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Si tu empresa no está registrada a efectos del IVA, regístrala ahora. Una vez que te hayas registrado, el HMRC te dará un número de IVA.

• Utiliza tu número de registro de IVA para crear una cuenta de IVA en línea. Aquí es donde puedes informarte sobre cuándo vencen tus declaraciones y realizar los pagos. Para crear una cuenta:

  • Ve al sitio web del HMRC para obtener servicios de IVA
    
  • Haz clic en «Start now» (Empezar ahora) y luego en «Create sign in details» (Crear datos de inicio de sesión)
    
  • Sigue las instrucciones para configurar tu cuenta
    

• A continuación, consigue el software de contabilidad adecuado. La mayoría de las empresas deben presentar las declaraciones de IVA a través de un software compatible con Making Tax Digital (MTD), como QuickBooks, Xero o Sage. HMRC tiene una lista de opciones aprobadas.

• Una vez que tu software esté configurado, conéctalo a tu cuenta de IVA. Cada plataforma tiene instrucciones para ello.

• Completa tus datos de IVA. Algunos programas extraerán automáticamente la cantidad de IVA que has pagado o cargado de tus registros de ventas y compras, mientras que otros pueden requerir que lo introduzcas manualmente.

• Cuando estés listo, haz clic en el botón Enviar en tu software para enviar tu declaración. Una vez que la devolución se haya enviado correctamente, deberías ver un mensaje de confirmación.

• Si debes IVA, deberás realizar el pago antes de la fecha límite. Puedes pagar con:

  • Adeudo directo
    
  • Transferencia bancaria
    
  • Tarjeta de débito o crédito
    
  • Tu cuenta bancaria en línea
    
  • Transferencia periódica (solo para empresas que utilizan el régimen de contabilidad anual o pagos a cuenta)
    
  • Tu banco o sociedad de crédito hipotecario
    

Después de la declaración, conserva todos tus registros de IVA (en formato digital) durante al menos seis años, tal y como exige el HMRC. Esto incluye facturas con IVA, recibos y cualquier registro de tus ventas y compras.

¿Qué información se necesita para la declaración del IVA?

Para una declaración del IVA, deberás recopilar detalles específicos sobre las ventas, las compras y la actividad con IVA de tu empresa durante el período contable. Esto es lo que necesitarás:

• El valor total de todas las ventas e ingresos del período, incluidas las ventas sujetas al IVA y las ventas con tipo cero

• El importe total de IVA que has cobrado a tus clientes en tus ventas durante el período, también llamado «impuesto repercutido»

• El total de todas las compras que realizó tu empresa durante el período, incluidos los bienes comprados para la reventa, los costes operativos, como el material de oficina, y muchos más

• El importe total de IVA que has pagado por los bienes y servicios adquiridos para tu empresa, también conocido como «impuesto soportado».

• La diferencia entre el IVA que has cobrado (IVA repercutido) y el IVA que has pagado (IVA soportado)

• Cualquier ajuste por correcciones a declaraciones de IVA anteriores, alivio de deudas incobrables o ajustes en el sistema de bienes de capital para compras grandes, como maquinaria o propiedades.

Si el IVA repercutido es superior al IVA soportado, deberás IVA al HMRC. Si el IVA soportado es superior al IVA repercutido, puedes reclamar la diferencia.

¿Cuáles son los errores más comunes en la declaración del IVA?

Al presentar las declaraciones del IVA, las empresas pueden cometer ciertos errores comunes que pueden dar lugar a sanciones o dificultades para demostrar el cumplimiento de la normativa. Estos son algunos errores a los que debes prestar atención y tácticas que te ayudarán a evitarlos:

• No cumplir con la fecha límite: Podrías enfrentarte a sanciones si no respetas la fecha para presentar tu declaración del IVA o pagar lo que debes. Para evitarlo, ponte recordatorios de las fechas límite de declaración del IVA con suficiente antelación o considera la posibilidad de configurar un adeudo directo para que los pagos se realicen automáticamente.

• Cometer errores de cálculo: Hacer tus propios cálculos del IVA puede resultar complicado, sobre todo si estás lidiando con diferentes tipos de IVA o con muchas transacciones. Incluso un pequeño error puede llevar a pagar de más o de menos. Para evitarlo, usa un software de contabilidad compatibles con el IVA para manejar tus cálculos y reducir las posibilidades de errores.

• Reclamar el IVA de los gastos personales: HMRC requiere que las reclamaciones de IVA estén estrictamente relacionadas con la empresa. Reclamar por algo personal (incluso si se hace accidentalmente) puede crear problemas para tu empresa. Para evitarlo, mantén separadas las finanzas personales y las de tu empresa, e incluye solo las reclamaciones por compras relacionadas explícitamente con tu empresa.

• Reclamar el IVA sobre gastos comerciales que no cumplen los requisitos: No todo lo relacionado con la empresa es reclamable a efectos del IVA. Por ejemplo, por lo general no se puede reclamar por entretenimiento para los clientes, y es posible que algunos artículos que se utilicen parcialmente para fines personales no cumplan los requisitos del todo. Comprueba qué gastos están permitidos según las normas del IVA para evitar reclamar los gastos equivocados. En el caso de los artículos de uso mixto (es decir, si tienes un portátil para el trabajo y para uso personal), reclama solo la cantidad proporcional a cuánto lo utilices para tu empresa.

• Olvidarse de incluir todas las ventas: Omitir las ventas, incluso si tienen un tipo cero, puede crear problemas con tu devolución. Registra todas las ventas, incluso si no cobraste IVA. Si utilizas un software, asegúrate de que pueda gestionar diferentes categorías de IVA, como el tipo cero.

• Equivocarse en las ventas internacionales: Trabajar con clientes o proveedores en el extranjero puede ser complicado. Es posible que tengas que aplicar una inversión del sujeto pasivo (en la que el cliente gestiona el IVA) o declarar las ventas en la UE de forma diferente ahora que las reglas han cambiado tras el Brexit. Estudia detenidamente las normas de IVA para importaciones y exportaciones para saber cuándo se aplica la inversión del sujeto pasivo, y considera la posibilidad de utilizar software de impuestos con funciones que lo tengan en cuenta.

• Olvidarse del alivio de las deudas incobrables: Si un cliente no te ha pagado después de seis meses, puedes reclamar el IVA que pagaste a HMRC por esa venta. Muchas empresas se olvidan de hacerlo y pierden ahorros. Para evitar cometer este error, supervisa las facturas vencidas y vuelve a verificar a los seis meses si cumplen los requisitos para un ajuste del IVA.

• Utilizar un régimen de IVA incorrecto: Los diferentes regímenes de IVA tienen normas diferentes. Si estás en el régimen de tarifa plana o en el régimen de contabilidad anual, presentar tu declaración de la manera «normal» podría causar problemas. Asegúrate de seguir las normas de tu régimen específico.

• Introducir todo a mano: La introducción manual de datos puede dar lugar a errores tipográficos o a la falta de dígitos, lo que podría provocar errores en la declaración del IVA. Para evitarlo, utiliza un software de contabilidad que extraiga automáticamente los datos de tus facturas y recibos. Además de reducir los errores, te ahorra tiempo.

• No llevar los registros adecuados: El HMRC espera que mantengas registros del IVA con facturas y recibos durante al menos seis años. Si tus registros faltan o están desorganizados, puedes tener problemas de cumplimiento de la normativa, especialmente durante una auditoría. Para simplificar este requisito, guarda todos tus registros de IVA en formato digital. La mayoría de los programas de contabilidad tienen todo en un solo lugar, por lo que puedes encontrar fácilmente lo que necesitas si el HMRC lo solicita.

• Pasar por alto los ajustes: A veces, necesitas ajustar tu declaración de IVA, ya sea que estés corrigiendo un error de una declaración anterior o reclamando el IVA en una compra grande, como equipos o maquinaria. Olvidar estos ajustes puede costarte dinero. Antes de presentar la declaración, revisa si hay algo que debas ajustar para no perderte estas reclamaciones.