Una declaración del impuesto al valor agregado (IVA) es un informe periódico que las empresas registradas en el IVA deben presentar a la autoridad fiscal del Reino Unido. Este informe describe cuánto IVA la empresa cobró a los clientes por sus ventas y cuánto IVA pagó por sus compras durante un período específico, generalmente mensual o trimestral.

El objetivo de una declaración del IVA es calcular si la empresa tiene que pagar un IVA adicional a la autoridad fiscal o si cumple los requisitos para un reembolso. Es una forma en la que el gobierno del Reino Unido rastrea la recaudación del IVA y garantiza que más de 2 millones de empresas registradas en el IVA paguen o reclamen los montos correctos. Presentar estas declaraciones es una parte importante para cumplir con los requisitos fiscales y evitar sanciones.

A continuación, te explicaremos quién debe presentar una declaración del IVA, los plazos que debes conocer, cómo presentar una declaración en línea y los errores más comunes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Quién tiene que presentar una declaración del IVA?
  
• ¿Cuáles son los plazos para las devoluciones del IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cómo se presenta una declaración del IVA en línea?
  
• ¿Qué información se necesita para una declaración del IVA?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes en la declaración del IVA?
  

¿Quién debe presentar una declaración del IVA?

Todas las empresas registradas en el IVA están obligadas a presentar estas declaraciones. Esto es independiente de:

• El tamaño de tu empresa

• La cantidad de IVA que cobraste o pagaste en ese período (incluso si no debes IVA).

• El motivo del registro del IVA (por ejemplo, superar el umbral de £90,000 para ventas sujetas a impuestos, registro voluntario)

Si no estás registrado a efectos del IVA, no es necesario que presentes una declaración del IVA. Entre las empresas que no están registradas a efectos del IVA se encuentran aquellas que:

• Ganan por debajo del umbral del IVA

• No se han registrado voluntariamente

• Tratan únicamente con bienes o servicios exentos de IVA (como ciertos servicios financieros o educación)

¿Cuáles son los plazos para las devoluciones del IVA en el Reino Unido?

En el Reino Unido, los plazos para presentar declaraciones de IVA y efectuar pagos dependen del período contable y del régimen de IVA de la empresa. Estos son los cronogramas de pago:

• Declaraciones trimestrales: La mayoría de las empresas presentan declaraciones del IVA trimestralmente. El plazo para presentar la declaración y abonar el IVA adeudado es de un mes y siete días calendarios después de la finalización del período contable. Por ejemplo, la fecha límite para un trimestre de IVA que finaliza el 31 de marzo sería el 7 de mayo.

• Declaraciones mensuales: Algunas empresas optan por presentar las declaraciones mensualmente, sobre todo si reclaman regularmente el IVA. El plazo sigue siendo el mismo: un mes calendario y siete días después de la finalización del período contable.

• Declaraciones anuales: Si tu empresa usa el régimen de contabilidad anual, debes presentar una declaración de IVA por año. La fecha límite para esta declaración es de dos meses después del final de tu período contable de 12 meses. A lo largo del año, realizarás pagos por adelantado de tu factura de IVA, mensual o trimestralmente, y un pago final que vence cuando presentes tu declaración de IVA.

Todos los pagos de IVA deben realizarse de manera electrónica, y el pago debe llegar a la cuenta de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC) antes de la fecha límite. Si el plazo cae en fin de semana o en un día festivo, el pago debe liquidarse en la cuenta del HMRC el último día hábil anterior. No presentar la declaración del IVA o no pagar a tiempo el IVA adeudado puede provocar sanciones. A partir del 1 de enero de 2023, se encuentra vigente un sistema de penalización basado en puntos para las presentaciones tardías, en virtud del cual cada presentación tardía gana un punto de penalización, y alcanzar un determinado umbral da como resultado una penalización de £200.

Los umbrales varían en función de la frecuencia con la que envías formularios. Las multas por pagos atrasados dependen del retraso con el que pagues, y el monto de la sanción aumenta después de 16 y 31 días.

¿Cómo se envía una declaración del IVA en línea?

Una vez que conozces los pasos, presentar tu declaración del IVA en línea en el Reino Unido es simple. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Si tu empresa no está registrada a efectos del IVA, regístrala ahora. Una vez que estés registrado, el HMRC te dará un número de IVA.

• Usa tu número de registro de IVA para configurar una cuenta de IVA en línea. Aquí es donde puedes averiguar cuándo vencen tus declaraciones y realizar los pagos. Para configurar una cuenta:

  • Visita el sitio web de HMRC para obtener servicios relacionados con el IVA
    
  • Haz clic en "Iniciar ahora" y, a continuación, en "Crear datos de inicio de sesión"
    
  • Sigue las instrucciones para configurar tu cuenta
    

• A continuación, consigue el software contable adecuado. La mayoría de las empresas deben presentar las declaraciones del IVA a través de un software compatible con Making Tax Digital (MTD), como QuickBooks, Xero o Sage. El HMRC tiene una lista de opciones aprobadas.

• Una vez que el software esté configurado, conéctalo a tu cuenta de IVA. Cada plataforma tiene instrucciones para que sepas cómo hacerlo.

• Completa tus datos de IVA. Algunos programas extraerán automáticamente la cantidad de IVA que pagaste o cobraste de tus registros de ventas y compras, mientras que otros pueden requerir que lo ingreses manualmente.

• Cuando estés listo, haz clic en el botón Enviar en tu software para enviar tu declaración. Una vez que la devolución se haya enviado correctamente, verás un mensaje de confirmación.

• Si adeudas IVA, deberás realizar el pago antes de la fecha límite. Puedes pagar con:

  • Débito directo
    
  • Transferencia bancaria
    
  • Tarjeta de débito o crédito
    
  • Tu cuenta bancaria en línea
    
  • Orden permanente (solo para empresas que utilizan el Régimen de Contabilidad Anual o los pagos a cuenta)
    
  • Tu banco o sociedad de crédito hipotecario
    

Después de la declaración, guarda todos tus registros del IVA (en formato digital) durante al menos seis años, según lo exige el HMRC. Esto incluye facturas de IVA, recibos y cualquier registro de tus ventas y compras.

¿Qué información se necesita para una declaración del IVA?

Para una declaración del IVA, deberás recopilar detalles específicos sobre las ventas, las compras y la actividad de IVA de tu empresa durante el período contable. Necesitarás lo siguiente:

• El valor total de todas las ventas e ingresos durante el período, incluidas las ventas sujetas al IVA y las ventas con tasa cero

• El importe total de IVA que cobraste a tus clientes sobre tus ventas durante el período, también llamado "impuesto repercutido".

• El total de todas las compras que realizó tu empresa durante el período, incluidos los bienes comprados para la reventa, los costos operativos, como los suministros de oficina, entre otros.

• El importe total de IVA que pagaste por los bienes y servicios adquiridos para tu empresa, también conocido como "impuesto soportado"

• La diferencia entre el IVA que cobraste (IVA repercutido) y el IVA que pagaste (IVA soportado)

• Cualquier ajuste por correcciones a declaraciones de IVA anteriores, desgravación fiscal de deudas incobrables o ajustes al esquema de bienes de capital para compras grandes, como maquinaria o propiedades.

Si el IVA repercutido es mayor que el IVA soportado, le debes el IVA al HMRC. Si el IVA soportado es mayor que el IVA repercutido, puedes reclamar la diferencia.

¿Cuáles son los errores más comunes en la declaración del IVA?

Al presentar declaraciones de IVA, las empresas pueden cometer ciertos errores comunes que pueden generar sanciones o dificultades para demostrar el cumplimiento. Estos son algunos errores a los que debes prestar atención y tácticas para ayudarte a evitarlos:

• No cumplir con la fecha límite: Podrías enfrentar sanciones si no cumples con la fecha para presentar tu declaración de IVA o pagar lo que debes. Para evitarlo, establece recordatorios de los plazos del IVA con suficiente antelación o considera la posibilidad de configurar un débito directo de modo que los pagos se realicen automáticamente.

• Cometer errores de cálculo: Hacer tus propios cálculos del IVA puede resultar complicado, sobre todo si se trata de diferentes tipos de IVA o de muchas transacciones. Incluso un pequeño error puede conducir a pagar de más o de menos. Para evitarlo, utiliza software contable fácil de usar con el IVA para manejar tus cálculos y reducir las posibilidades de errores.

• Reclamar el IVA de los gastos personales: El HMRC exige que las reclamaciones de IVA estén estrictamente relacionadas con la empresa. Reclamar el IVA por algo personal (incluso si se hace accidentalmente) puede traerle problemas para tu negocio. Para evitar esto, mantén tus finanzas comerciales y personales separadas e incluye solo reclamos por compras explícitamente relacionadas con tu negocio.

• Reclamar el IVA sobre gastos comerciales no elegibles: No todo lo relacionado con la empresa está sujeto al IVA. Por ejemplo, por lo general, no puedes reclamarlo para el entretenimiento de los clientes, y es posible que algunos artículos utilizados en parte para fines personales no califiquen por completo. Verifica qué gastos están permitidos según las normas del IVA para evitar reclamar gastos equivocados. En el caso de los artículos de uso mixto (es decir, si tienes una computadora portátil para el trabajo y para uso personal), reclama solo el monto proporcional a cuánto la usas para el negocio.

• Olvidarse de incluir todas las ventas: Omitir las ventas, incluso si tienen una tasa cero, puede crear problemas con tu declaración. Registra todas las ventas, incluso si no cobraste IVA. Si utilizas un software, asegúrate de que pueda gestionar diferentes categorías de IVA, por ejemplo, con tasa cero.

• Equivocarse en las ventas internacionales: Trabajar con clientes o proveedores extranjeros puede resultar complicado. Es posible que debas aplicar una inversión del sujeto pasivo (en la que el cliente maneja el IVA) o declarar las ventas en la UE de manera diferente ahora que las reglas cambiaron después del Brexit. Estudia cuidadosamente las normas del IVA para importaciones y exportaciones a fin de saber cuándo se aplica la inversión del sujeto pasivo, y considera la posibilidad de utilizar un software de impuestos con funcionalidades que lo tengan en cuenta.

• Olvidarse de la desgravación fiscal de las deudas incobrables: Si un cliente no te pagó después de seis meses, puedes reclamar el IVA que pagaste al HMRC por esa venta. Muchas empresas se olvidan de hacer esto y pierden ahorros. Para evitar cometer este error, controla las facturas vencidas y vuelve a verificarlas a los seis meses para ver si califican para un ajuste del IVA.

• Utilizar un régimen de IVA incorrecto: Los diferentes regímenes de IVA tienen normas diferentes. Si estás en el Régimen de Tarifa Plana o en el Régimen de Contabilidad Anual, presentar tu declaración de la forma "normal" podría causar problemas. Asegúrate de seguir las reglas de tu plan específico.

• Ingresar todos los datos a mano: El ingreso manual de datos puede dar lugar a errores tipográficos o dígitos omitidos que podrían causar errores en tu declaración de IVA. Para evitarlo, utiliza un software contable que extraiga automáticamente los datos de tus facturas y recibos. Además de reducir los errores, esto te ahorra tiempo.

• No mantener registros adecuados: El HMRC espera que guardes los registros del IVA con facturas y recibos durante al menos seis años. Si tus registros faltan o están desorganizados, pueden causar problemas de cumplimiento, especialmente durante una auditoría. Para simplificar este requisito, almacena todos tus registros del IVA en formato digital. La mayoría de los programas de contabilidad mantienen todo en un solo lugar, para que puedas encontrar fácilmente lo que necesitas si el HMRC lo solicita.

• Pasar por alto los ajustes: A veces, necesitas realizar ajustes a tu declaración de IVA, ya sea para corregir un error de una declaración anterior o para reclamar el IVA de una compra importante, como equipos o maquinaria. Olvidar estos ajustes puede costarte dinero. Antes de presentar la solicitud, revisa si hay algo que debas ajustar para no perderte estos reclamos.