En (moms)deklaration är en vanlig rapport som momsregistrerade företag måste lämna in till Storbritanniens skattemyndighet. Denna rapport visar hur mycket moms företaget har debiterat kunderna på sin försäljning och hur mycket moms det har betalat på sina inköp under en viss period, vanligtvis månadsvis eller kvartalsvis.

Syftet med en momsdeklaration är att beräkna om företaget behöver betala ytterligare moms till skattemyndigheten eller om det är berättigat till återbetalning. Det är ett sätt för den brittiska staten att kontrollera indrivningen av moms och se till att över 2 miljoner momsregistrerade företag betalar eller återkräver rätt belopp. Att lämna in dessa deklarationer är en viktig del av att följa skattereglerna och undvika påföljder.

Nedan förklarar vi vem som behöver lämna in en momsdeklaration, vilka tidsfrister man bör känna till, hur man lämnar in en deklaration online och vanliga fel.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vem behöver lämna in en momsdeklaration?
  
• Vilka tidsfrister gäller för momsdeklarationer i Storbritannien?
  
• Hur lämnar man in en momsdeklaration online?
  
• Vilka uppgifter behöver man till en momsdeklaration?
  
• Vilka är de vanligaste felen med momsdeklarationer?
  

Vem behöver lämna in en momsdeklaration?

Alla momsregistrerade företag är skyldiga att lämna in momsdeklarationer. Detta gäller oavsett:

• Företagets storlek

• Hur mycket moms man har tagit ut eller betalat under den perioden (även om man inte är skyldig någon moms)

• Anledningen till momsregistrering (t.ex. att man överskridit tröskelvärdet på 90 000 pund i skattepliktig försäljning, frivillig registrering)

Om man inte är registrerad för moms behöver man inte lämna in någon momsdeklaration. Företag som inte är registrerade för moms är bland annat de som:

• Tjänar mindre än tröskelvärdet för moms

• Inte har registrerat sig frivilligt

• Endast hanterar varor eller tjänster som är undantagna från moms (t.ex. vissa finansiella tjänster och utbildning)

Vilka tidsfrister gäller för momsdeklarationer i Storbritannien?

I Storbritannien avgörs tidsfristerna för att lämna in momsdeklarationer och göra betalningar utifrån din räkenskapsperiod och ditt företags momsmetod. Här är betalningsmetoderna:

• Kvartalsvisa deklarationer: De flesta företag lämnar in momsdeklarationer kvartalsvis. Deklarationen ska lämnas in och den moms man är skyldig ska betalas senast en kalendermånad och sju dagar efter räkenskapsperiodens slut. Till exempel skulle tidsfristen för ett momskvartal som slutar den 31 mars löpa ut den 7 maj.

• Månadsvisa deklarationer: Vissa företag väljer att lämna in deklarationer varje månad, särskilt om de regelbundet återkräver moms. Tidsfristen är densamma: en kalendermånad och sju dagar efter räkenskapsperiodens slut.

• Årliga deklarationer: Företag som tillämpar årlig redovisning lämnar in en momsdeklaration per år. Tidsfristen för denna deklaration löper ut två månader efter den aktuella 12-månadersperiodens slut. Under hela året gör man förskottsbetalningar till sitt momskonto, månadsvis eller kvartalsvis, och en slutbetalning förfaller när man skickar in sin momsdeklaration.

Alla momsbetalningar ska göras elektroniskt och betalningen måste finnas på kontot hos His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) inom tidsfristen. Om tidsfristen infaller på ett veckoslut eller en helgdag måste betalningen komma in på HMRC:s konto den sista arbetsdagen dessförinnan. Om man inte lämnar in sin momsdeklaration eller betalar momsen man är skyldig i tid kan det leda till straffavgifter. Från och med den 1 januari 2023 har ett poängbaserat straffsystem inrättats för sena inlämningar, enligt vilket varje sen inlämning ger en straffpoäng, och om man når ett visst tröskelvärde resulterar det i en straffavgift på 200 pund.

Tröskelvärdena varierar beroende på hur ofta man lämnar in deklarationer. Böter för sena betalningar beror på hur sent man betalar, och straffbeloppet ökar efter 16 respektive 31 dagar.

Hur lämnar man in en momsdeklaration online?

När man väl känner till stegen är det enkelt att skicka in sin momsdeklaration online i Storbritannien. Så här gör du:

• Om ditt företag inte är registrerat för moms ska du registrera det nu. När du har registrerat dig kommer HMRC att ge dig ett momsregistreringsnummer.

• Använd ditt momsregistreringsnummer för att skapa ett momskonto online. Det är här du kan ta reda på när dina deklarationer ska lämnas in och när du ska göra betalningar. Så här skapar du ett konto:

  • Gå till HMRC:s webbplats för momstjänster
    
  • Klicka på "Börja nu" och sedan på "Skapa inloggningsuppgifter"
    
  • Följ instruktionerna för att konfigurera ditt konto
    

• Skaffa sedan rätt bokföringsprogram. De flesta företag måste lämna in momsdeklarationer via MTD-kompatibel (Making Tax Digital) programvara som QuickBooks, Xero eller Sage. HMRC har en lista över godkända alternativ.

• När programvaran är konfigurerad ansluter du den till ditt momskonto. Varje plattform har instruktioner för detta.

• Fyll i dina momsuppgifter. Vissa program hämtar automatiskt uppgifter om hur mycket moms du har betalat eller debiterat från dina försäljnings- och inköpsregister, medan man i andra kan behöva ange detta manuellt.

• När du är klar klickar du på knappen Skicka i din programvara för att skicka in din deklaration. När deklarationen har skickats bör du få ett bekräftelsemeddelande.

• Om du är skyldig moms måste du betala inom tidsfristen. Du kan betala med:

  • Autogiro
    
  • Banköverföring
    
  • Bank- eller kreditkort
    
  • Ditt internetbankkonto
    
  • Stående överföringar (endast för företag som tillämpar årlig redovisning eller gör förskottsbetalningar)
    
  • Din bank eller ditt hypoteksinstitut
    

Efter du har lämnat in deklarationen ska du behålla all din momsbokföring (i digital form) i minst sex år enligt HMRC:s krav. Detta inkluderar momsfakturor, kvitton och all bokföring av dina försäljningar och inköp.

Vilka uppgifter behöver man till en momsdeklaration?

Till en momsdeklaration behöver du samla in specifika uppgifter om ditt företags försäljning, inköp och momshändelser under räkenskapsperioden. Det här behöver du:

• Det totala värdet av all försäljning och alla intäkter under perioden, inklusive momspliktig försäljning och försäljning med nollskattesats

• Det totala beloppet moms som du har debiterat dina kunder på din försäljning under perioden, även kallat "utgående moms"

• Summan av alla inköp som ditt företag gjort under perioden, inklusive varor som köpts in för återförsäljning, driftskostnader som kontorsmaterial med mera

• Det totala beloppet moms som du har betalat på varor och tjänster som du har köpt till ditt företag, även kallat "ingående moms"

• Skillnaden mellan den moms du har debiterat (utgående moms) och den moms du har betalat (ingående moms)

• Eventuella justeringar för korrigeringar av tidigare momsdeklarationer, avdrag för osäkra fordringar eller justeringar av metoden för anläggningstillgångar avseende stora inköp som maskiner eller fastigheter

Om den utgående momsen är högre än den ingående momsen är du skyldig HMRC moms. Om den ingående momsen är högre än den utgående momsen kan du begära återbetalning av mellanskillnaden.

Vilka är de vanligaste felen med momsdeklarationer?

När företag lämnar in momsdeklarationer kan de göra vissa vanliga fel som kan leda till straffavgifter eller svårigheter att bevisa regelefterlevnad. Här är några fel att se upp för och strategier som hjälper dig att undvika dem:

• Missa tidsfristen: Du kan få påföljder om du missar datumet för att lämna in din momsdeklaration eller betala det belopp du är skyldig. Du kan undvika detta genom att lägga in påminnelser om dina förfallodatum för moms i god tid eller överväga att skapa ett autogiro så att betalningarna sker automatiskt.

• Göra beräkningsfel: Att göra egna momsberäkningar kan bli komplicerat, särskilt om du hanterar olika momssatser eller många transaktioner. Även ett litet fel kan leda till att man betalar för mycket eller för lite. För att undvika detta bör du använda ett bokföringsprogram som hanterar moms för att ta hand om dina beräkningar och minska risken för fel.

• Göra avdrag för moms på personliga utgifter: HMRC kräver att avdrag för moms är strikt relaterade till företaget. Att göra avdrag för moms på något personligt (även om det görs av misstag) kan skapa problem för ditt företag. För att undvika detta bör du hålla isär företagets ekonomi och din privatekonomi och endast göra avdrag för köp som uttryckligen är relaterade till ditt företag.

• Göra avdrag för moms på ej avdragsgilla företagskostnader: Man får inte göra avdrag för moms för all företagsrelaterad verksamhet. Till exempel kan du vanligtvis inte göra avdrag för representation med kunder, och vissa saker som delvis används för personliga ändamål kanske inte är berättigade till avdrag fullt ut. Dubbelkolla vilka utgifter som är tillåtna enligt momsreglerna för att undvika att begära avdrag för fel utgifter. För varor med blandad användning (dvs. om du har en bärbar dator som används både i arbetet och privat) ska du endast göra avdrag för ett proportionellt belopp i förhållande till hur mycket du använder den i företaget.

• Glömma att redovisa all försäljning: Att utelämna försäljningar, även om de har nollskattesats, kan skapa problem med din deklaration. Redovisa all försäljning, även om du inte har debiterat moms. Om du använder programvara ska du se till att den kan hantera olika momskategorier, till exempel nollskattesats.

• Felaktig redovisning av internationell försäljning: Att arbeta med utländska kunder eller leverantörer kan bli komplicerat. Du kan behöva tillämpa omvänd skattskyldighet (där kunden hanterar moms) eller rapportera försäljning inom EU på ett annat sätt nu när reglerna har ändrats efter Brexit. Studera noga momsreglerna för import och export för att ta reda på när omvänd skattskyldighet gäller, och överväg att använda skatteprogram med funktioner som tar hänsyn till detta.

• Glömma göra avdrag för osäkra fordringar: Om en kund inte har betalat dig inom sex månader kan du begära tillbaka den moms du betalade till HMRC för den försäljningen. Många företag glömmer att göra detta och går miste om besparingar. För att undvika detta fel bör du hålla koll på förfallna fakturor och dubbelkolla efter sex månader om de berättigar till en momsjustering.

• Använda fel momsmetod: Olika momsmetoder har olika regler. Om du använder schablonmoms eller årlig redovisning kan det orsaka problem att lämna in din deklaration på ”vanligt" sätt. Se till att du följer reglerna för din specifika metod.

• Mata in allt för hand: Manuell datainmatning kan leda till stavfel eller missade siffror, vilket kan orsaka fel i din momsdeklaration. För att undvika detta bör du använda bokföringsprogram som automatiskt hämtar data från dina fakturor och kvitton. Förutom att minska antalet fel sparar detta tid.

• Att inte föra ordentliga räkenskaper: HMRC förväntar sig att du sparar momsräkenskaper med fakturor och kvitton i minst sex år. Om du saknar räkenskapsmaterial eller om räkenskaperna är i oordning kan det orsaka efterlevnadsproblem, särskilt vid en revision. För att förenkla efterlevnaden av detta krav bör du spara alla dina momsräkenskaper digitalt. De flesta bokföringsprogram sparar allt på ett ställe, så att du enkelt kan hitta det du behöver om HMRC begär det.

• Förbise justeringar: Ibland behöver du justera din momsdeklaration, oavsett om du åtgärdar ett fel i en tidigare deklaration eller begär avdrag för moms på ett stort inköp som utrustning eller maskiner. Att glömma dessa justeringar kan kosta dig pengar. Innan du lämnar in deklarationen bör du kontrollera om det finns något du behöver justera så att du inte går miste om dessa avdrag.