Une déclaration de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une déclaration régulière que les entreprises inscrites à la TVA doivent transmettre à l'administration fiscale du Royaume-Uni. Ce rapport indique le montant de la TVA que l'entreprise a facturé à ses clients sur ses ventes et le montant de la TVA qu'elle a payé sur ses achats au cours d'une période donnée, généralement mensuelle ou trimestrielle.

Une déclaration de TVA a pour but de calculer si l'entreprise doit payer une TVA supplémentaire à l'administration fiscale ou si elle peut prétendre à un remboursement. Le gouvernement britannique suit ainsi la collecte de la TVA et s'assure que plus de 2 millions d'entreprises inscrites à la TVA paient ou réclament les bons montants. La production de ces déclarations est un élément important de la démarche visant à se conformer à la législation fiscale et à éviter les pénalités.

Ci-dessous, nous précisons qui doit envoyer une déclaration de TVA, les dates limites à connaître, comment envoyer une déclaration en ligne et les erreurs courantes.

Contenu de cet article

• Qui doit déposer une déclaration de TVA?
  
• Quelles sont les dates limites pour les déclarations de TVA au Royaume-Uni?
  
• Comment faire une déclaration de TVA en ligne?
  
• De quelles informations avez-vous besoin pour produire une déclaration de TVA?
  
• Quelles sont les erreurs courantes en matière de déclaration de TVA?
  

Qui doit déposer une déclaration de TVA?

Toutes les entreprises inscrites à la TVA sont tenues de soumettre des déclarations TVA. Cela est vrai indépendamment des situations suivantes :

• La taille de votre entreprise

• Le montant de TVA que vous avez perçu ou payé au cours de cette période (même si vous ne devez aucune TVA)

• La raison de votre inscription à la TVA (par exemple, dépassement du seuil de 90 000 £ pour les ventes taxables, inscription volontaire)

Si vous n'êtes pas inscrit à la TVA, vous n'avez pas besoin de remplir de déclaration de TVA. Les entreprises qui ne sont pas inscrites à la TVA sont celles qui :

• Gagnent moins que le seuil de TVA

• Ne se sont pas inscrites volontairement

• Ne traitent que des biens ou services exemptés de TVA (tels que certains services financiers ou éducatifs)

Quelles sont les dates limites pour les déclarations de TVA au Royaume-Uni?

Au Royaume-Uni, les dates limites de soumission des déclarations de TVA et de paiement dépendent de votre période comptable et du régime TVA de votre entreprise. Voici le calendrier des paiements :

• Déclarations trimestrielles : La plupart des entreprises soumettent des déclarations de TVA tous les trimestres. Le délai de déclaration et de paiement de la TVA due est fixé à un mois civil et sept jours après la fin de la période comptable. Par exemple, la date limite pour un trimestre de TVA se terminant le 31 mars serait le 7 mai.

• Déclarations mensuelles : Certaines entreprises choisissent de soumettre des déclarations mensuelles, surtout si elles récupèrent régulièrement la TVA. Le délai reste le même : un mois civil et sept jours après la fin de la période comptable.

• Déclarations annuelles : Si votre entreprise a recours à la comptabilité annuelle, vous devez déposer une déclaration de TVA par an. La date limite pour cette déclaration est de deux mois après la fin de votre période comptable de 12 mois. Tout au long de l'année, vous effectuerez des paiements anticipés sur votre facture de TVA, mensuellement ou trimestriellement, avec un dernier paiement à effectuer lors du dépôt de votre déclaration de TVA.

Tous les paiements de TVA doivent être effectués par voie électronique et votre paiement doit arriver sur le compte de l'administration fiscale et douanière HMRC (His Majesty's Revenue and Customs) avant la date limite. Si la date limite tombe une fin de semaine ou un jour férié, le paiement doit être compensé sur le compte de l'administration fiscale et douanière HMRC le dernier jour ouvrable précédant la fin de semaine ou le jour férié en question. Si vous ne remplissez pas votre déclaration de TVA ou ne payez pas la TVA due dans les délais impartis, des pénalités peuvent vous être appliquées. Depuis le 1er janvier 2023, un système de pénalité à points est en place pour les dépôts tardifs. Chaque dépôt tardif entraîne un point de pénalité et au moment d'atteindre un certain seuil, une pénalité de 200 £ est appliquée.

Les seuils varient en fonction de la fréquence de vos dépôts. Les amendes pour retard de paiement dépendent du retard de votre paiement, le montant de la pénalité augmentant après 16 et 31 jours.

Comment faire une déclaration de TVA en ligne?

Une fois que vous connaissez les étapes, il est facile de déposer votre déclaration de TVA en ligne au Royaume-Uni. Voici comment procéder :

• Si votre entreprise n'est pas inscrite à la TVA, inscrivez-la dès maintenant. Une fois votre inscription terminée, l'administration fiscale et douanière HMRC vous attribue un numéro de TVA.

• Utilisez votre numéro d'inscription à la TVA pour ouvrir un compte de TVA en ligne. C'est là que vous pouvez connaître la date d'échéance de vos déclarations et effectuer des paiements. Pour configurer un compte :

  • Rendez-vous sur le site Web des services TVA de l'administration fiscale et douanière HMRC.
    
  • Cliquez sur « Start Now » (Commencer maintenant), puis sur « Create sign in details » (Créer des informations de connexion)
    
  • Suivez les instructions pour configurer votre compte
    

• Ensuite, procurez-vous le bon logiciel de comptabilité. La plupart des entreprises doivent envoyer leurs déclarations de TVA par l'entremise d'un logiciel compatible avec l'initiative Making Tax Digital (MTD), comme QuickBooks, Xero ou Sage. L'administration fiscale et douanière HMRC dispose d'une liste d'options approuvées.

• Une fois votre logiciel configuré, connectez-le à votre compte de TVA. Chaque plateforme dispose d'instructions à cet égard.

• Renseignez vos données de TVA. Certains logiciels extraient automatiquement le montant de la TVA que vous avez payé ou facturé à partir de vos registres de ventes et d'achats, tandis que d'autres peuvent vous demander de le saisir manuellement.

• Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton « Submit » (Envoyer) de votre logiciel pour transmettre votre déclaration. Une fois que la déclaration a été soumise avec succès, vous devriez voir un message de confirmation.

• Si vous devez de la TVA, vous devrez la payer avant la date limite. Vous pouvez payer en utilisant l'un des modes suivants :

  • Prélèvement automatique
    
  • Virement bancaire
    
  • Carte de débit ou de crédit
    
  • Votre compte bancaire en ligne
    
  • Ordre de paiement permanent (uniquement pour les entreprises qui utilisent la comptabilité annuelle ou les acomptes)
    
  • Votre institution financière ou votre institution d'épargne
    

Après avoir déposé votre déclaration, conservez tous vos registres de TVA (sous forme numérique) pendant au moins six ans, comme l'exige l'administration fiscale et douanière HMRC. Cela inclut les factures avec TVA, les reçus et tous les registres de vos ventes et achats.

De quelles informations avez-vous besoin pour produire une déclaration de TVA?

Dans le cadre d'une déclaration de TVA, vous devez recueillir des renseignements spécifiques sur les ventes, les achats et l'activité de TVA de votre entreprise au cours de la période comptable. Voici ce dont vous aurez besoin :

• La valeur totale de toutes les ventes et de tous les revenus au cours de la période, y compris les ventes assujetties à la TVA et les ventes détaxées

• Le montant total de la TVA que vous avez facturé à vos clients sur vos ventes au cours de la période, taxe également connue sous le nom de « taxe sur les extrants d'entreprise »

• Le total de tous les achats que votre entreprise a effectués au cours de la période, y compris les biens achetés pour la revente, les coûts de fonctionnement tels que les fournitures de bureau, etc.

• Le montant total de la TVA que vous avez payé sur les biens et services achetés pour votre entreprise, taxe également connue sous le nom de « taxe sur les intrants d'entreprise »

• La différence entre la TVA que vous avez facturée (TVA sur les extrants d'entreprise) et la TVA que vous avez payée (TVA sur les intrants d'entreprise)

• Tout réajustement pour corriger des déclarations de TVA antérieures, un allègement pour créances irrécouvrables ou des réajustements du régime des biens d'équipement pour des achats importants tels que des machines ou des biens immobiliers

Si votre TVA sur les extrants d'entreprise est supérieure à la TVA sur les intrants d'entreprise, vous devez la TVA à l'administration fiscale et douanière HMRC. Si votre TVA sur les intrants d'entreprise est supérieure à la TVA sur les extrants d'entreprise, vous pouvez récupérer la différence.

Quelles sont les erreurs courantes en matière de déclaration de TVA?

Lors du dépôt des déclarations de TVA, les entreprises peuvent commettre certaines erreurs courantes qui peuvent entraîner des pénalités ou des difficultés à prouver leur conformité. Voici quelques erreurs à ne pas commettre et des tactiques pour vous aider à les éviter :

• Non-respect des délais : Vous vous exposez à des sanctions si vous ne respectez pas la date à laquelle vous devez effectuer votre déclaration de TVA ou payer ce que vous devez. Pour éviter cette situation, définissez des rappels bien à l'avance pour vos échéances de TVA ou envisagez de mettre en place un prélèvement automatique afin que les paiements soient automatiques.

• Faire des erreurs de calcul : Effectuer ses propres calculs de TVA peut s'avérer compliqué, surtout si vous gérez des taux de TVA différents ou de nombreuses transactions. Même une petite erreur peut entraîner un paiement excessif ou insuffisant. Pour éviter cela, utilisez un logiciel de comptabilité qui facilite la gestion de la TVA afin de gérer vos calculs et de réduire les risques d'erreurs.

• Réclamer la TVA sur les dépenses personnelles : L'administration fiscale et douanière HMRC exige que les réclamations de TVA soient strictement liées aux entreprises. Soumettre une réclamation pour quelque chose de personnel (même si cela est fait accidentellement) peut créer des problèmes pour votre entreprise. Pour éviter cela, séparez vos finances professionnelles de vos finances personnelles et n'incluez que les réclamations pour les achats explicitement liés à votre entreprise.

• Réclamer la TVA sur les dépenses professionnelles non admissibles : Tout ce qui concerne les entreprises n'est pas forcément admissible à une réclamation de la TVA. Par exemple, vous ne pouvez généralement pas la réclamer dans le cadre des divertissements des clients. De plus, certains articles utilisés en partie à des fins personnelles peuvent ne pas être entièrement admissibles. Vérifiez quelles dépenses sont autorisées en vertu des règles de TVA afin d'éviter de réclamer des frais erronés. Pour les articles à usage mixte (c.-à-d. si vous avez un ordinateur portable pour le travail et pour un usage personnel), ne réclamez que le montant proportionnel à l'utilisation que vous en faites à des fins professionnelles.

• Oublier d'inclure toutes les ventes : Le fait d'omettre des ventes, même si elles sont détaxées, peut créer des problèmes dans le cadre de votre déclaration. Enregistrez toutes les ventes, même si vous n'avez pas facturé de TVA. Si vous utilisez un logiciel, assurez-vous qu'il peut gérer différentes catégories de TVA, par exemple une TVA détaxée.

• Se tromper lors des ventes à l'international : Travailler avec des clients ou des fournisseurs étrangers peut devenir compliqué. Vous devrez peut-être appliquer une taxe au preneur (lorsque le client gère la TVA) ou déclarer les ventes dans l'UE différemment maintenant que les règles ont changé après le Brexit. Étudiez attentivement les règles de TVA relatives aux importations et aux exportations pour savoir quand les taxes au preneur s'appliquent, et envisagez d'utiliser un logiciel de gestion fiscale doté de fonctionnalités qui en tiennent compte.

• Oublier l'allègement des créances irrécouvrables : Si un client ne vous a pas payé après six mois, vous pouvez récupérer la TVA que vous avez payée à l'administration fiscale et douanière HMRC pour cette vente. De nombreuses entreprises oublient de le faire et passent à côté d'économies. Pour éviter de commettre cette erreur, surveillez les factures en retard et vérifiez à nouveau au bout de six mois si elles sont admissibles à un réajustement de TVA.

• Utiliser le mauvais régime de TVA : Les différents régimes de TVA ont des règles différentes. Si vous bénéficiez du régime forfaitaire ou de la comptabilité annuelle, le fait de remplir votre déclaration de la manière « normale » peut entraîner des problèmes. Assurez-vous de suivre les règles de votre régime spécifique.

• Tout saisir manuellement : La saisie manuelle des données peut aboutir à des fautes de frappe ou des chiffres manquants qui pourraient entraîner des erreurs dans votre déclaration de TVA. Pour éviter cela, utilisez un logiciel de comptabilité qui extrait automatiquement les données de vos factures et reçus. En plus de réduire les erreurs, cela vous fait gagner du temps.

• Ne pas tenir de registres appropriés : L'administration fiscale et douanière HMRC vous demande de conserver les registres de TVA avec les factures et les reçus pendant au moins six ans. Si vos dossiers sont manquants ou désorganisés, cela peut entraîner des problèmes de conformité, en particulier lors d'un contrôle. Pour simplifier cette exigence, stockez tous vos registres de TVA sous forme numérique. La plupart des logiciels de comptabilité conservent tout au même endroit, ce qui vous permet de trouver facilement ce dont vous avez besoin si l'administration fiscale et douanière HMRC le demande.

• Négliger des ajustements : Parfois, vous devez ajuster votre déclaration de TVA, qu'il s'agisse de corriger une erreur commise lors d'une déclaration précédente ou de réclamer la TVA sur un achat important, comme du matériel ou des machines. L'oubli de ces ajustements peut vous coûter de l'argent. Avant de déposer votre déclaration, vérifiez si vous devez apporter des modifications afin de ne pas passer à côté de ces réclamations.