Die Umsatzsteuererklärung (VAT) ist eine regelmäßige Meldung, den umsatzsteuerregistrierte Unternehmen bei der britischen Steuerbehörde einreichen müssen. Sie zeigt für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel monatlich oder vierteljährlich, wie viel Umsatzsteuer das Unternehmen für seine Verkäufe eingenommen und wie viel Umsatzsteuer es auf seine Einkäufe bezahlt hat.

Mit der VAT-Erklärung wird berechnet, ob das Unternehmen zu wenig bezahlte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen oder zu viel bezahlte erstattet bekommt. Auf diese Weise kontrolliert die britische Regierung Umsatzsteuereinnahmen und stellt sicher, dass die über 2 Millionen VAT-registrierten Unternehmen die korrekten Beträge zahlen oder zurückfordern. Die VAT-Erklärung ist wichtig, um die Steuervorschriften einzuhalten und Strafen zu vermeiden.

Im Folgenden erklären wir, wer eine VAT-Erklärung abgeben muss, welche Fristen Sie beachten müssen, wie Sie eine Ihre Erklärung online einreichen und welche Fehler dabei häufig gemacht werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wer muss eine VAT-Erklärung abgeben?
  
• Welche Fristen gelten für die VAT-Erklärung im Vereinigten Königreich?
  
• Wie reichen Sie Ihre VAT-Erklärung online ein?
  
• Welche Angaben benötigen Sie zur Erklärung Ihrer VAT?
  
• Was sind häufige Fehler bei der VAT-Erklärung?
  

Wer muss eine VAT-Erklärung abgeben?

Alle umsatzsteuerregistrierten Unternehmen müssen ihre eingenommene und bezahlte Umsatzsteuer erklären. Dies gilt unabhängig von:

• Unternehmensgröße

• Höhe der Umsatzsteuer, den Sie in diesem Zeitraum eingenommen oder bezahlt haben (selbst wenn Sie keine Umsatzsteuer schulden)

• Grund für Umsatzsteuerregistrierung (z. B. Überschreitung des Grenzwerts von 90.000 £ für nicht VAT-pflichtige Umsätze, freiwillige Registrierung)

Wenn Sie nicht umsatzsteuerregistriert sind, müssen Sie keine VAT-Erklärung abgeben. Zu den Unternehmen, die nicht umsatzsteuerregistriert sind, gehören solche:

• deren Einnahmen unter dem Grenzwert für nicht VAT-pflichtige Umsätze liegen

• die sich nicht freiwillig registriert haben.

• nur mit VAT-befreiten Waren oder Dienstleistungen handeln (z. B. bestimmte Finanz- oder Bildungsdienstleistungen)

Welche Fristen gelten für die VAT-Erklärung im Vereinigten Königreich?

Im Vereinigten Königreich hängen die Fristen für die Einreichung von Umsatzsteuer-Steuererklärungen und Zahlungen von Ihrem Abrechnungszeitraum und dem Umsatzsteuersystem Ihres Unternehmens ab. Diese Zahlungsfristen gelten:

• Vierteljährliche Erklärung: Die meisten Unternehmen geben ihre VAT-Erklärung vierteljährlich ab. Die Frist für die Abgabe der Erklärung und die Zahlung der geschuldeten Umsatzsteuer beträgt einen Kalendermonat plus sieben Tage nach dem Ende der jeweiligen Periode. Zum Beispiel wäre der späteste Abgabetermin für das Quartal, das am 31. März endet, der 7. Mai.

• Monatliche Erklärung: Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Erklärung monatlich einzureichen, insbesondere wenn sie regelmäßig Umsatzsteuer zurückfordern. Die Frist bleibt gleich: ein Kalendermonat plus sieben Tage nach Ende der Periode.

• Jährliche Erklärung: Wenn Ihr Unternehmen das Annual Accounting Scheme nutzt, geben Sie die VAT-Erklärung nur einmal pro Jahr ab. Hier beträgt die Frist beträgt zwei Monate nach dem Ende der 12-Monats-Periode. Sie leisten das ganze Jahr über monatliche oder vierteljährliche Vorauszahlungen auf Ihr Umsatzsteuerkonto, wobei die letzte Zahlung mit der Einreichung Ihrer VAT-Erklärung fällig wird.

Alle VAT-Zahlungen müssen elektronisch erfolgen und fristgerecht bei der Steuerbehörde HMRC eingehen. Fällt der Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, muss die Zahlung am letzten Werktag davor eingegangen sein. Wer seine VAT-Erklärung nicht rechtzeitig abgibt oder die fällige Umsatzsteuer nicht zahlt, muss mit Strafen rechnen. Seit dem 1. Januar 2023 gilt für verspätete Einreichungen ein punktebasiertes Strafsystem, bei dem jede verspätete Einreichung mit einem Strafpunkt belegt wird. Wenn eine bestimmte Menge von Punkten erreicht wird, fällt eine Strafe von 200 £ an.

Die Mengen variieren je nach Erklärungsintervall. Die Höhe der Geldstrafe für verspätete Zahlungen hängt davon ab, wie spät Sie zahlen. Der Strafbetrag erhöht sich nach 16 und 31 Tagen.

Wie reichen Sie Ihre VAT-Erklärung online ein?

Wenn Sie die Einzelschritte kennen, ist die Online-Einreichung Ihrer VAT-Erklärung sehr einfach. Darauf sollten Sie achten:

• Wenn Ihr Unternehmen nicht umsatzsteuerregistriert ist, registrieren Sie es jetzt. Dann erhalten Sie von der HMRC eine VAT-Identifikationsnummer.

• Verwenden Sie Ihre VAT-Identifikationsnummer, um online ein Umsatzsteuerkonto einzurichten. Hier sehen Sie auch die Fristen für Zahlungen und Rückforderungen. So richten Sie das Konto ein:

  • Besuchen Sie die Website des VAT-Service der HMRC.
    
  • Klicken Sie auf „Start now“ und dann auf „Create sign-in details“.
    
  • Folgen Sie den Anweisungen.
    

• Besorgen Sie sich als Nächstes eine geeignete Buchhaltungssoftware. Die meisten Unternehmen müssen VAT-Erklärungen über mit MTD (Making Tax Digital) kompatibler Software wie QuickBooks, Xero oder Sage einreichen. HMRC verfügt über eine Liste genehmigter Optionen.

• Sobald Ihre Software eingerichtet ist, verbinden Sie sie mit Ihrem VAT-Konto. Befolgen Sie dazu die Anweisungen für Ihre Software.

• Geben Sie Ihre Angaben zur Umsatzsteuer ein. Manche Softwarelösungen können aus Ihrer Buchhaltung automatisch abrufen, wie viel VAT Sie gezahlt und eingenommen haben. Bei anderen müssen Sie diese Daten manuell eingeben.

• Klicken Sie in Ihrer Software auf „Submit“, um die Erklärung einzureichen. Sie sollten eine Bestätigungsmeldung erhalten.

• Wenn Sie Umsatzsteuer schulden, müssen Sie die Zahlung fristgerecht leisten. Sie können bezahlen per:

  • Lastschrift
    
  • Banküberweisung
    
  • Debit- oder Kreditkarte
    
  • Online-Bankkonto
    
  • Dauerauftrag (nur für Unternehmen, die ihre Umsatzsteuer jährlich abrechnen und Vorauszahlungen leisten)
    
  • lokale Bank oder Building Society
    

Bewahren Sie nach der Einreichung alle Ihre VAT-Unterlagen (in digitaler Form) mindestens sechs Jahre lang auf, wie von der HMRC gefordert. Dazu gehören Umsatzsteuerrechnungen, Belege und alle Aufzeichnungen über Ihre Aus- und Eingänge.

Welche Angaben benötigen Sie zur Erklärung Ihrer VAT?

Für die VAT-Erklärung müssen Sie bestimmte Details zu den Ein- und Ausgängen Ihres Unternehmens in der Steuerperiode angeben. Diese sind:

• Der Gesamtwert aller Ein- und Ausgänge während des Zeitraums, einschließlich aller VAT-pflichtigen und nicht VAT-pflichtigen Verkäufe

• Der Gesamtbetrag der VAT, die Sie von Ihren Kunden in den Zeitraum eingenommen haben (Ausgangssteuer)

• Alle Einkäufe, die Ihr Unternehmen in dem Zeitraum getätigt hat, einschließlich für den Weiterverkauf bestimmte Waren, Büromaterial usw.

• Der Gesamtbetrag der Umsatzsteuer, die Sie auf eingekaufte Waren und Dienstleistungen bezahlt haben (Vorsteuer)

• Die Differenz zwischen der eingenommenen (Ausgangssteuer) und der bezahlten Umsatzsteuer (Vorsteuer)

• Eventuelle Anpassungen wegen Korrekturen früherer VAT-Erklärungen, Forderungsausfällen oder großer Anschaffungen wie Maschinen oder Immobilien

Wenn Sie mehr Umsatzsteuer eingenommen als bezahlt haben, haben Sie eine Umsatzsteuerschuld bei der HRMC. Wenn Sie mehr bezahlt als eingenommen haben, können Sie die Differenz zurückfordern.

Was sind häufige Fehler bei der VAT-Erklärung?

Bei der Einreichung von VAT-Erklärungen können Unternehmen bestimmte Fehler machen, die zu Strafen oder Schwierigkeiten beim Nachweis der Einhaltung der Vorschriften führen können. Diese typischen Fehler sollten Sie vermeiden:

• Verpasste Fristen: Sie müssen mit Strafen rechnen, wenn Sie den Termin für die Einreichung Ihrer VAT-Erklärung oder die Zahlung Ihrer Schulden verpassen. Setzen Sie sich also frühzeitig Erinnerungen für die Abgabetermine oder richten Sie ein Lastschriftverfahren ein, damit die Zahlungen automatisch erfolgen.

• Berechnungsfehler: Selbst die Umsatzsteuer zu berechnen kann kompliziert werden, insbesondere wenn Sie es mit unterschiedlichen VAT-Sätzen oder einer Vielzahl von Transaktionen zu tun haben. Selbst ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass zu viel oder zu wenig bezahlt wird. Um dies zu vermeiden, verwenden Sie eine umsatzsteuerfreundliche Buchhaltungssoftware.

• VAT für persönliche Ausgaben zurückfordern: VAT kann nur für Geschäftsausgaben zurückgefordert werden. Wenn Sie das für persönliche Ausgaben tun (selbst wenn es versehentlich geschieht), kann es zu Problemen für Ihr Unternehmen kommen. Halten Sie Ihre geschäftlichen und persönlichen Finanzen streng getrennt und geben Sie in Ihrer Erklärung nur Ausgaben an, die sich explizit auf Ihr Unternehmen beziehen.

• VAT für nicht zulässige Betriebsausgaben zurückfordern: Nicht alles, was mit dem Unternehmen zu tun hat, kann umsatzsteuerlich geltend gemacht werden. Beispielsweise können Sie für Ausgaben zur Bewirtung Ihrer Kunden keine VAT zurückfordern und für bestimmte Artikel, die teilweise für persönliche Zwecke verwendet werden, nicht die gesamte. Prüfen Sie, welche Ausgaben nach den VAT-Regeln zulässig sind, um zu vermeiden, dass Sie ungültige Ausgaben geltend machen. Bei Gegenständen mit gemischter Nutzung (etwa wenn Sie einen Laptop beruflich und privat nutzen) geben Sie nur den proportionalen Betrag der beruflichen Nutzung an.

• Nicht alle Eingänge angeben: Nicht alle Verkäufe anzugeben kann zu Problemen führen. Erfassen Sie jeden Eingang, auch wenn Sie dafür keine Umsatzsteuer eingenommen haben. Wenn Sie Software verwenden, stellen Sie sicher, dass diese verschiedene VAT-Kategorien verarbeiten kann, auch Nullsteuersätze.

• Verkäufe ins Ausland falsch angeben: Wenn Sie Kunden oder Lieferanten im Ausland haben, kann es komplizierter werden. Möglicherweise müssen Sie die Reverse-Charge-Regel (Umkehrung der Steuerschuld) anwenden, bei der der Kunde die Umsatzsteuer abführt, oder EU-Verkäufe anders melden, da sich die Regeln nach dem Brexit geändert haben. Lesen Sie die VAT-Regeln für Importe und Exporte sorgfältig durch, um herauszufinden, wann das Reverse-Charge-System Anwendung findet, und nutzen Sie Steuersoftware mit Funktionen, die damit umgehen können.

• Forderungsausfälle nicht angeben: Wenn eine Rechnung nach sechs Monaten immer noch nicht bezahlt wurde, können Sie die VAT, die Sie für diesen Verkauf an die HMRC gezahlt haben, wieder zurückfordern. Viele Unternehmen vergessen das und zahlen effektiv zu viel VAT. Behalten Sie also überfällige Rechnungen im Auge und prüfen Sie nach sechs Monaten, ob die Voraussetzungen für die Rückforderung der Umsatzsteuer erfüllt sind.

• Falsches VAT-System anwenden: Für unterschiedliche VAT-Systeme gelten unterschiedliche Regeln. Wenn Sie die Pauschalregelung oder die jährliche Abrechnung nutzen, kann die „normale“ Einreichung Ihrer VAT-Erklärung zu Problemen führen. Halten Sie sich an die Regeln für Ihr Schema.

• Alles von Hand eingeben: Bei der manuellen Dateneingabe besteht die Gefahr von Tippfehlern oder Auslassungen, was wiederum zu Fehlern in der VAT-Erklärung führen kann. Um dies zu vermeiden, verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, die automatisch Daten aus Ihren Rechnungen und Belegen abruft. Das reduziert nicht nur Fehler, sondern spart auch Zeit.

• Keine ordnungsgemäßen Aufzeichnungen: HMRC erwartet, dass Sie Ihre Umsatzsteueraufzeichnungen samt Rechnungen und Belegen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Wenn Aufzeichnungen fehlen oder unorganisiert sind, kann dies zu Problemen führen, insbesondere bei einer Steuerprüfung. Speichern Sie alle Ihre VAT-Aufzeichnungen zusätzlich auch digital. Die meisten Buchhaltungsprogramme bewahren alles an einem Ort auf, sodass Sie leicht finden, was Sie benötigen, wenn HMRC dies anfordert.

• Korrekturen und Anpassungen vergessen: Manchmal müssen Sie Ihre VAT-Erklärung nachträglich korrigieren, etwa wenn Sie in einer früheren Erklärung eine fehlerhafte Angabe gemacht oder wenn Sie die Umsatzsteuer auf eine große Anschaffung wie Geräte oder Maschinen geltend machen möchten. Wenn Sie diese Anpassungen vergessen, kann Sie das viel Geld kosten. Überprüfen Sie vor der Abgabe Ihrer Erklärung, ob Sie entsprechende Änderungen vornehmen müssen.