Une déclaration de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une déclaration régulière que les entreprises immatriculées à la TVA doivent soumettre à l’administration fiscale du Royaume-Uni. Ce rapport indique le montant de la TVA que l’entreprise a facturée à ses clients sur ses ventes et le montant de la TVA qu’elle a payée sur ses achats au cours d’une période donnée, généralement mensuelle ou trimestrielle.

Une déclaration de TVA a pour but de calculer si l’entreprise doit verser un supplément de TVA à l’administration fiscale ou si elle peut prétendre à un remboursement. Le gouvernement britannique suit ainsi la collecte de la TVA et s’assure que plus de 2 millions d’entreprises immatriculées à la TVA versent ou récupèrent le montant de taxe approprié. La production de ces déclarations est un élément important pour se conformer à la législation fiscale et éviter les pénalités.

Nous examinons ci-dessous qui a l’obligation d’envoyer une déclaration de TVA, les dates limites à connaître, comment soumettre une déclaration en ligne et les erreurs courantes.

Sommaire de cet article

• Qui doit déposer une déclaration de TVA ?
  
• Dates limites pour les déclarations de TVA au Royaume-Uni
  
• Processus de déclaration de TVA en ligne
  
• Informations nécessaires pour une déclaration de TVA
  
• Erreurs courantes en matière de déclaration de TVA
  

Qui doit déposer une déclaration de TVA ?

Toutes les entreprises immatriculées à la TVA sont tenues de soumettre des déclarations de TVA. Cette obligation s’applique quels que soient :

• la taille de votre entreprise

• le montant de TVA que vous avez perçu ou payé au cours de cette période (même si vous ne devez aucune TVA)

• la raison de vore immatriculation à la TVA (par exemple, dépassement du seuil de 90 000 £ pour les ventes taxables, immatriculation volontaire)

Si votre entreprise n’est pas immatriculée à la TVA, vous n’avez pas besoin de soumettre une déclaration de TVA. Les entreprises qui ne sont pas immatriculées à la TVA sont :

• celles dont les recettes sont inférieures au seuil de TVA

• celles qui ne se sont pas immatriculées volontairement

• celles qui traitent uniquement des biens ou des services exonérés de TVA (tels que certains services financiers ou éducatifs)

Dates limites pour les déclarations de TVA au Royaume-Uni

Au Royaume-Uni, les dates limites de soumission des déclarations de TVA et de paiement dépendent de votre période comptable et du régime de TVA de votre entreprise. Voici les échéanciers de paiement :

• Déclarations trimestrielles : La plupart des entreprises soumettent des déclarations de TVA tous les trimestres. Le délai de déclaration et de paiement de la TVA due est fixé à un mois calendaire et sept jours après la fin de la période comptable. Par exemple, la date limite pour un trimestre de TVA se terminant le 31 mars serait le 7 mai.

• Déclarations mensuelles : Certaines entreprises choisissent de soumettre des déclarations mensuelles, surtout si elles récupèrent régulièrement la TVA. Le délai reste le même : un mois calendaire et sept jours après la fin de la période comptable.

• Déclarations annuelles : Si votre entreprise adopte le régime de comptabilité annuelle, vous devez soumettre une déclaration de TVA par an. La date limite pour cette déclaration est de deux mois après la fin de votre période comptable de 12 mois. Tout au long de l’année, vous effectuerez des paiements anticipés sur votre facture de TVA, tous les mois ou tous les trimestres, avec un dernier paiement à effectuer lors du dépôt de votre déclaration de TVA.

Tous les paiements de TVA doivent être effectués par voie électronique et votre paiement doit arriver sur le compte de l'administration fiscale britannique (His Majesty's Revenue and Customs, HMRC) avant la date limite. Si la date limite correspond à un week-end ou un jour férié, le paiement doit être compensé sur le compte de HMRC le dernier jour ouvrable précédant celui-ci. Si vous ne remplissez pas votre déclaration de TVA ou ne payez pas la TVA due dans les délais, des pénalités peuvent vous être appliquées. Depuis le 1er janvier 2023, un système de pénalités à points est en place pour les retards dans la soumission d’une déclaration. Chaque soumission tardive entraîne un point de pénalité, et l’atteinte d’un certain seuil entraîne une pénalité de 200 £.

Les seuils varient en fonction de la fréquence de vos envois. Les amendes pour retard de paiement dépendent du montant de votre paiement, le montant de la pénalité augmentant après 16 et 31 jours.

Processus de déclaration de TVA en ligne

Une fois que vous connaissez les étapes, il est facile de déposer votre déclaration de TVA en ligne au Royaume-Uni. Voici comment procéder :

• Si votre entreprise n’est pas immatriculée à la TVA, inscrivez-la dès maintenant. Une fois votre immatriculation effectuée, le HMRC vous attribue un numéro de TVA.

• Utilisez votre numéro d’immatriculation à la TVA pour ouvrir un compte de TVA en ligne. C’est ici que vous pouvez prendre connaissance de la date d’échéance de vos déclarations et effectuer vos paiements. Pour créer un compte :

  • Accआédez au site Web des services de TVA du HMRC
    
  • Cliquez sur « Démarrer maintenant », puis sur « Créer des informations de connexion ».
    
  • Suivez les instructions pour établir votre compte
    

• Ensuite, utilisez un logiciel de comptabilité approprié. La plupart des entreprises doivent envoyer leurs déclarations de TVA par le biais de logiciels compatibles avec Making Tax Digital (MTD), tels que QuickBooks, Xero ou Sage. Le HMRC dispose d’une liste d’options approuvées.

• Une fois votre logiciel configuré, connectez-le à votre compte de TVA. Chaque plateforme dispose d’instructions à cet effet.

• Indiquez vos informations de TVA. Certains logiciels extraient automatiquement le montant de la TVA que vous avez payée ou facturée à partir de vos registres de ventes et d’achats, tandis que d’autres peuvent vous demander de saisir ces informations manuellement.

• Lorsque vous êtes prêt(e), cliquez sur le bouton Envoyer de votre logiciel pour soumettre votre déclaration. Une fois que la déclaration a été envoyée, vous devriez voir s’afficher un message de confirmation.

• Si un montant de TVA est dû, vous devrez le payer avant la date limite. Vous pouvez payer par :

  • prélèvement automatique
    
  • virement bancaire
    
  • carte de débit ou de crédit
    
  • votre compte bancaire en ligne
    
  • ordre permanent (uniquement pour les entreprises qui utilisent le régime de comptabilité annuelle ou les acomptes)
    
  • votre banque ou votre société d’épargne immobilière (buildiing society)
    

Après avoir déposé votre déclaration, conservez tous vos registres de TVA (sous forme numérique) pendant au moins six ans, comme l’exige le HMRC. Ce devoir de conservation concerne également les factures de TVA, les reçus et tous les enregistrements de vos ventes et achats.

Informations nécessaires pour une déclaration de TVA

Pour une déclaration de TVA, vous devez recueillir des renseignements spécifiques sur les ventes, les achats et l’activité de TVA de votre entreprise au cours de la période comptable. Voici ce dont vous aurez besoin :

• La valeur totale de toutes les ventes et de tous les revenus au cours de la période, y compris les ventes assujetties à la TVA et les ventes détaxées

• Le montant total de la TVA que vous avez facturée à vos clients sur vos ventes au cours de la période, également appelée « taxe en aval »

• Le total de tous les achats que votre entreprise a effectués au cours de la période, y compris les biens achetés pour la revente, les coûts d’exploitation tels que les fournitures de bureau, etc.

• le montant total de la TVA que vous avez payée sur les biens et services achetés pour votre entreprise, également appelée « taxe en amont »

• La différence entre la TVA que vous avez facturée (TVA en aval) et la TVA que vous avez payée (TVA en amont)

• tout réajustement pour corriger des déclarations de TVA antérieures, un allègement pour créances irrécouvrables ou des réajustements du régime des biens d’équipement pour des achats importants tels que des machines ou des biens immobiliers

Si votre TVA en aval est supérieure à la TVA en amont, vous êtes redevable de la TVA auprès de l’administration fiscale. Si votre TVA en amont est supérieure à la TVA en aval, vous pouvez récupérer la différence.

Erreurs courantes en matière de déclaration de TVA

Lors du dépôt des déclarations de TVA, les entreprises peuvent commettre certaines erreurs courantes qui peuvent entraîner des pénalités ou des difficultés à prouver leur conformité. Voici quelques erreurs à connaître et des moyens pour vous aider à les éviter :

• Non-respect des délais : Vous vous exposez à des sanctions si vous ne respectez pas la date à laquelle vous devez soumettre votre déclaration de TVA ou payer le montant dû. Pour éviter cette situation, définissez des rappels bien à l’avance pour vos échéances de TVA ou envisagez de mettre en place un prélèvement automatique afin que les paiements soient automatiques.

• Erreurs de calcul : Effectuer vos propres calculs de TVA peut s’avérer compliqué, surtout si vous devez tenir compte de différents taux de TVA ou traiter de nombreuses transactions. La moindre erreur peut entraîner un paiement excessif ou insuffisant. Pour éviter cette situation, utilisez un logiciel de comptabilité qui simplifie la gestion de la TVA pour gérer vos calculs et réduire les risques d’erreurs.

• Récupération de la TVA sur les dépenses personnelles : Le HMRC exige que les demandes de remboursement de TVA soient strictement liées à l'activité de l'entreprise. Une demande portant sur des dépenses personnelles (même par inadvertance) peut créer des problèmes pour votre entreprise. Pour éviter cette situation, séparez vos finances professionnelles de vos finances personnelles et tenez compte uniquement des achats explicitement liés à votre entreprise.

• Récupération de la TVA sur les dépenses professionnelles non admissibles : Toutes les dépenses liées à votre activité n'ont pas nécessairement droit au remboursement de la TVA. Par exemple, vous ne pouvez généralement pas récupérer la TVA sur des dépenses de divertissement destinées aux clients, et certains articles utilisés en partie à des fins personnelles peuvent ne pas être entièrement admissibles. Vérifiez quelles dépenses sont autorisées en vertu des règles de TVA afin d’éviter de demander un remboursement sur des dépenses inappropriées. Pour les articles à usage mixte (c.-à-d. si vous avez un ordinateur portable pour le travail et pour un usage personnel), demandez uniquement le remboursement du montant proportionnel à l’utilisation que vous en faites à des fins professionnelles.

• Omission de certaines ventes : omettre des ventes, même si elles sont exonérées, peut entraîner des problèmes lors de votre déclaration. Enregistrez toutes les ventes, même si vous n’avez pas facturé de TVA. Si vous utilisez un logiciel, assurez-vous qu’il peut gérer différentes catégories de TVA, telles que la TVA à taux zéro.

• Erreurs concernant les ventes à l’international : L’activité peut devenir complexe avec des clients ou des fournisseurs dans d’autres pays. Vous devrez peut-être appliquer le mécanisme d’autoliquidation (lorsque le client gère la TVA) ou déclarer les ventes dans l’UE différemment depuis le changement de réglementation suite au Brexit. Étudiez attentivement les règles de TVA relatives aux importations et aux exportations pour savoir dans quelles conditions le mécanisme d’autoliquidation s’applique, et envisagez d’utiliser un logiciel de gestion fiscale doté de fonctionnalités qui en tiennent compte.

• Non prise en compte de l’allègement pour créances irrécouvrables : Si un client ne vous a pas payé après six mois, vous pouvez récupérer la TVA que vous avez payée au HMRC pour cette vente. De nombreuses entreprises oublient de le faire et passent à côté d’économies. Pour éviter de commettre cette erreur, surveillez les factures en souffrance et vérifiez à nouveau au bout de six mois si elles sont admissibles à un réajustement de TVA.

• Utilisation du régime de TVA inapproprié : Les régimes de TVA ont chacun des règles différentes. Si vous bénéficiez du régime forfaitaire ou du régime de comptabilité annuelle, remplir votre déclaration de manière « normale » peut poser des problèmes. Assurez-vous de suivre les règles de votre régime spécifique.

• Saisie exclusivement manuelle : La saisie manuelle des données peut entraîner des fautes de frappe ou des chiffres manquants qui pourraient entraîner des erreurs dans votre déclaration de TVA. Pour éviter cette situation, utilisez un logiciel de comptabilité qui extrait automatiquement les données de vos factures et reçus. En plus de réduire les erreurs, vous gagnerez du temps.

• Mauvaise tenue des registres : Le HMRC exige que vous conserviez vos registres de TVA avec les factures et les reçus pendant au moins six ans. Si vos dossiers sont incomplets ou désorganisés, vous risquez de rencontrer des problèmes de conformité, en particulier lors d'un contrôle fiscal. Pour respecter plus facilement cette exigence, stockez tous vos registres de TVA sous forme numérique. La plupart des logiciels de comptabilité conservent toutes les informations au même endroit, ce qui vous permet de trouver aisément ce dont vous avez besoin si le HMRC le demande.

• Ajustements oubliés : Parfois, vous devez ajuster votre déclaration de TVA, qu’il s’agisse de corriger une erreur commise lors d’une déclaration précédente ou de récupérer la TVA sur un achat important, comme du matériel ou des machines. L’oubli de ces ajustements peut se révéler coûteux. Avant de soumettre votre déclaration, vérifiez s'il y a des ajustements à effectuer afin de ne pas passer à côté de ces opportunités d’économies.