Uma declaração de imposto sobre valor agregado (IVA) é um relatório periódico que as empresas registradas no IVA devem apresentar ao fisco do Reino Unido. Esse relatório descreve quanto IVA a empresa cobrou dos clientes sobre suas vendas e quanto IVA pagou em suas compras durante um período específico, geralmente mensal ou trimestral.

O objetivo da declaração de IVA é calcular se a empresa ainda precisa pagar IVA ao fisco ou pode pedir uma restituição. É uma forma de o governo do Reino Unido rastrear IVA cobrança e garantir que mais de 2 milhões de empresas cadastradas no IVA estão pagando ou reembolsando os valores corretos. Fazer a declaração é importante para manter a conformidade fiscal e evitar multas.

Veja aqui quem precisa enviar a declaração de IVA, quais são os prazos, como enviar a declaração online e erros comuns.

Neste artigo:

• Quem precisa apresentar a declaração de IVA?
  
• Quais os prazos para a declaração de IVA no Reino Unido?
  
• Como apresentar a declaração IVA online?
  
• Quais informações são necessárias para a declaração de IVA?
  
• Quais são os erros comuns na declaração de IVA?
  

Quem precisa apresentar a declaração de IVA?

Todas as empresas cadastradas no IVA precisam enviar declarações, independente de:

• Tamanho da empresa

• Quantia de IVA recolhido ou pago no período (mesmo que não deva nada de IVA)

• O motivo de seu cadastro no IVA (por exemplo, exceder o limite de £ 90.000 em vendas tributáveis, cadastro voluntário)

Se você não estiver cadastrado no IVA, não precisa enviar a declaração. Não precisam se cadastrar no IVA as empresas que:

• Têm receita abaixo do limite de IVA

• Não se cadastraram voluntariamente

• Negociam somente bens ou serviços isentos de IVA (como certos serviços financeiros ou educativos)

Quais os prazos para a declaração de IVA no Reino Unido?

No Reino Unido, os prazos para enviar as declarações e fazer os pagamentos de IVA dependem do período contábil e do esquema de IVA da empresa. Estes são os cronogramas de pagamentos:

• Declarações trimestrais: a maioria das empresas deve fazer declarações trimestrais de IVA. O prazo para enviar a declaração e pagar o IVA devido é de um mês e sete dias após o final do período contábil. Por exemplo, o prazo para o trimestre encerrado em 31 de março seria 7 de maio.

• Declarações mensais: algumas empresas optam por declarações mensais, especialmente as que costumam receber restituições. O prazo é o mesmo: um mês e sete dias após o final do período contábil.

• Declarações anuais: se a sua empresa usa o regime de contabilidade anual, você envia uma declaração de IVA por ano. O prazo para a declaração é de dois meses após o final do período contábil de 12 meses. Ao longo do ano, você fará pagamentos antecipados, mensais ou trimestrais, da sua fatura de IVA, com um pagamento final devido com o envio da declaração anual.

Todos os pagamentos de IVA são eletrônicos, e seu pagamento deve estar na conta da Receita Federal e Alfândega de Sua Majestade (HMRC) antes do prazo. Se o prazo cair em um fim de semana ou feriado bancário, o pagamento deve estar liquidado na conta do HMRC no último dia útil anterior. Deixar de enviar a declaração ou de pagar o IVA devido dentro do prazo pode acarretar multas. Desde 1º de janeiro de 2023, está em vigor um sistema de multas por pontos para envios atrasados, que acrescenta um ponto a cada envio atrasado, acarretando uma multa de £ 200 ao atingir certo limite de pontos.

Os limites dependem da sua periodicidade de envios. As multas por atraso nos pagamentos dependem do tempo de atraso e aumentam após 16 e 31 dias.

Como apresentar a declaração IVA online?

Conhecendo o processo, é simples enviar sua declaração de IVA online no Reino Unido. Veja como fazer:

• Se a sua empresa não estiver registrada para IVA, registre-a agora. Ao fazer o cadastro, o HMRC fornece seu número de IVA.

• Use esse número para criar uma conta IVA online. Essa conta indica os prazos para declarações e pagamentos. Para configurar uma conta:

  • Acesse o site do HMRC para serviços de IVA
    
  • Clique em "Iniciar agora" e "Criar detalhes de login"
    
  • Siga as instruções para configurar sua conta
    

• Em seguida, obtenha um bom software de contabilidade. A maioria das empresas precisa enviar declarações de IVA com softwares compatíveis com o Making Tax Digital (MTD), como QuickBooks, Xero ou Sage. O HMRC tem uma lista de opções aprovadas.

• Assim que o software estiver configurado, conecte-o à sua conta de IVA. As plataformas oferecem as instruções necessárias.

• Preencha seus dados de IVA. Alguns softwares captam automaticamente o valor IVA que você pagou ou cobrou dos registros de compra e venda, mas outros podem exigir que você insira os valores manualmente.

• Ao terminar, clique no botão Enviar do software para enviar a declaração. Após o envio, você verá uma mensagem de confirmação.

• Se for necessário pagar IVA, deve fazê-lo no prazo. Você pode pagar por:

  • Débito automático
    
  • Transferência bancária
    
  • Cartão de débito ou crédito
    
  • Sua conta bancária online
    
  • Ordem permanente (somente para empresas que usam o regime de contabilidade anual ou pagamentos por conta)
    
  • O seu banco ou cooperativa de crédito
    

Após a declaração, guarde todos os seus registros de IVA (em formato digital) por pelo menos seis anos, conforme exigido pelo HMRC. Isso inclui faturas de IVA, recibos e todos os registros de compra e venda.

Quais informações são necessárias para a declaração de IVA?

Para fazer a declaração de IVA, é preciso reunir dados específicos sobre as compras, vendas e atividades de IVA da empresa no período contábil. Você precisa do seguinte:

• O valor total de todas as vendas e receitas durante o período, incluindo vendas tributáveis e vendas com taxa zero

• O valor total do IVA que você cobrou de seus clientes sobre suas vendas durante o período, também chamado de "imposto de saída"

• O total de todas as compras feitas pela empresa no período, como mercadorias compradas para revenda, custos operacionais como material de escritório, e outros

• O total de IVA que pago sobre bens e serviços adquiridos pela empresa, também conhecido como "imposto a montante"

• A diferença entre o IVA que você arrecadou (IVA a jusante) e o IVA pagou (IVA a montante)

• Ajustes para corrigir declarações de IVA anteriores, alívio de dívidas incobráveis ou ajustes de esquema de bens de capital para grandes compras, como máquinas ou imóveis

Se o IVA a jusante for maior que o IVA a montante, você deve IVA ao HMRC. Do contrário, você pode pedir restituição da diferença.

Quais são os erros comuns na declaração de IVA?

Ao apresentar declarações de IVA, as empresas podem cometer alguns erros que podem acarretar multas ou dificuldades para comprovar a conformidade. Veja o que e como evitar:

• Perder o prazo: a empresa está sujeita a multas se atrasar a declaração ou o pagamento do IVA devido. Para evitar isso, agende lembretes para seus prazos de IVA com bastante antecedência ou configure um débito automático para os pagamentos.

• Erros de cálculo: fazer os próprios cálculos de IVA pode ser complicado, especialmente para empresas sujeitas a mais de uma alíquota ou com muitas transações. Mesmo um pequeno erro pode gerar pagamentos a maior ou a menor. Para evitar isso, use um software de contabilidade integrado ao IVA para gerenciar seus cálculos e reduzir as chances de erros.

• Solicitar restituição de IVA sobre despesas pessoais: os pedidos de restituição de IVA devem ser estritamente comerciais. Solicitar reembolsos por despesas particulares (mesmo que seja por descuido) pode criar problemas para a empresa. Para evitar isso, separe as finanças comerciais das particulares e inclua somente reivindicações de compras explicitamente relacionadas ao negócio.

• Solicitação de reembolso de IVA sobre despesas comerciais não qualificáveis: nem todas as despesas comerciais são dedutíveis do IVA. Por exemplo, você geralmente não pode deduzir entretenimento de clientes e alguns itens usados parcialmente para fins pessoais podem não se qualificar totalmente. Verifique quais despesas são permitidas pelas regras do IVA para evitar deduzir despesas erradas. Para itens de uso misto (ou seja, se você tiver um laptop para trabalho e uso pessoal), reivindique apenas o valor proporcional ao quanto você o usa para negócios.

• Esquecer de incluir todas as vendas: deixar de incluir vendas, mesmo que tenham alíquota zero, pode criar problemas na declaração. Registre todas as vendas, mesmo que não tenha cobrado IVA. Se usar um software, verifique se ele classifica todas as categorias de IVA, como alíquota zero.

• Errar nas vendas internacionais: trabalhar com clientes ou fornecedores no exterior pode ser complicado. Pode ser necessário aplicar uma cobrança reversa (quando o cliente paga IVA) ou declarar vendas na UE de forma diferente com as mudanças nas regras após o Brexit. Estude cuidadosamente as regras de IVA para importações e exportações para saber quando aplicar cobranças reversas e tente usar um software tributário que tenha recursos para isso.

• Esquecer a dedução de dívidas incobráveis: se um cliente não pagar você após seis meses, você pode deduzir o IVA pago à HMRC por essa venda. Muitas empresas esquecem disso e deixam de economizar. Para evitar esse erro, monitore as faturas vencidas para pedir as deduções de IVA qualificadas após seis meses.

• Usar o esquema de IVA errado: cada esquema de IVA tem suas regras. Se você usar o esquema de alíquota fixa ou contabilidade anual, fazer uma declaração "normal" pode causar problemas. Use as regras do seu próprio esquema.

• Preencher tudo à mão: a entrada manual de dados pode causar erros de digitação ou erros na declaração de IVA. Para evitar isso, use um software de contabilidade que extraia automaticamente dados de suas faturas e recibos. Além de reduzir erros, você economiza tempo.

• Não manter registros corretos: o HMRC espera que você guarde os registros de IVA em faturas e recibos por pelo menos seis anos. Se seus registros estiverem desfalcados ou desorganizados, você pode ter problemas de conformidade, especialmente em caso de auditoria. Para simplificar esse requisito, armazene digitalmente todos os seus registros de IVA. A maioria dos softwares de contabilidade guarda tudo no mesmo lugar e fica fácil encontrar o que precisa, caso o HMRC solicite.

• Esquecer dos ajustes: às vezes, é preciso ajustar a declaração de IVA, seja para corrigir um erro em declaração anterior ou deduzir o IVA de uma compra grande, como equipamentos ou máquinas. Esquecer esses ajustes pode sair caro. Antes de fazer a declaração, analise se algum ajuste será necessário e não perca as deduções correspondentes.