Een aangifte belasting toegevoegde waarde (btw) is een regelmatig rapport dat btw geregistreerde ondernemingen moeten indienen bij de belastingdienst van het Verenigd Koninkrijk. In dit rapport zie je hoeveel btw de onderneming klanten in rekening heeft gebracht op de omzet en hoeveel btw de onderneming heeft betaald op de aankopen gedurende een bepaalde periode, meestal maandelijks of driemaandelijks.

Het doel van een btw-aangifte is om te berekenen of de onderneming extra btw moet betalen aan de belastingdienst of in aanmerking komt voor teruggaaf. Het is een manier waarop de Britse overheid btw-inning bijhoudt en ervoor zorgt dat meer dan 2 miljoen btw-geregistreerde bedrijven de juiste bedragen betalen of terugvorderen. Het indienen van deze aangiften is een belangrijk onderdeel om aan de belastingregels te blijven voldoen en boetes te voorkomen.

Hieronder leggen we uit wie een btw-aangifte moet indienen, wat de deadlines zijn waarvan je op de hoogte moet zijn, hoe je online een aangifte kunt indienen en wat veelgemaakte fouten zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie moet een btw-aangifte indienen?
  
• Wat zijn de deadlines voor btw-aangiften in het VK?
  
• Hoe dien je online een btw-aangifte in?
  
• Welke gegevens heb je nodig voor een btw-aangifte?
  
• Wat zijn veelvoorkomende fouten op btw-aangiften?
  

Wie moet een btw-aangifte indienen?

Alle in btw geregistreerde ondernemingen zijn verplicht om btw-aangifte in te dienen. Dit geldt ongeacht het volgende:

• De grootte van je bedrijf

• Hoeveel btw je in die periode hebt geïnd of betaald (zelfs als je geen btw verschuldigd bent)

• Je reden voor btw registratie (bijv. overschrijding van de drempel van £ 90.000 voor belastbare verkopen, vrijwillige registratie)

Als je niet bent geregistreerd voor btw, hoef je geen btw-aangifte in te dienen. Bedrijven die niet zijn geregistreerd voor btw zijn onder andere bedrijven die:

• Minder verdienen dan de drempel van btw

• Zich niet vrijwillig hebben geregistreerd

• Zich alleen bezighouden met goederen of diensten die zijn vrijgesteld van btw (zoals bepaalde financiële diensten of onderwijs)

Wat zijn de deadlines voor btw-aangiften in het VK?

In het Verenigd Koninkrijk zijn de termijnen voor het indienen van btw-aangiften en het doen van betalingen afhankelijk van je boekhoudperiode en de btw regeling van je onderneming. Dit zijn de betalingsschema's:

• Kwartaalaangiften: De meeste ondernemingen dienen btw kwartaalaangifte in. De deadline voor het indienen van de aangifte en het betalen van eventueel verschuldigde btw is één kalendermaand en zeven dagen na het einde van de boekhoudperiode. De deadline voor een btw kwartaal dat eindigt op 31 maart is bijvoorbeeld 7 mei.

• Maandelijkse rendementen: Sommige ondernemingen kiezen ervoor om maandelijks aangifte te doen, vooral als ze regelmatig btw terugvorderen. De deadline blijft dezelfde: één kalendermaand en zeven dagen na het einde van de boekhoudperiode.

• Jaarlijks rendement: Als je bedrijf gebruikmaakt van de Jaarlijkse boekhoudregeling, dien je één btw-aangifte per jaar in. De deadline voor deze aangifte is twee maanden na het einde van je boekhoudperiode van 12 maanden. Het hele jaar door betaal je maandelijks of driemaandelijks voorschotten op je btw rekening, waarbij je een laatste betaling moet betalen wanneer je je btw-aangifte indient.

Alle btw betalingen moeten elektronisch worden gedaan en je betaling moet vóór de deadline op de rekening van His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) staan. Als de deadline in een weekend of op een feestdag valt, moet de betaling de rekening van HMRC op de laatste werkdag ervoor vereffenen. Het niet tijdig indienen van je btw-aangifte of het niet op tijd betalen van de verschuldigde btw kan leiden tot boetes. Vanaf 1 januari 2023 is er een op punten gebaseerd boetesysteem van kracht voor te late inzendingen, waarbij elke te late inzending een strafpunt oplevert, en het bereiken van een bepaalde drempel resulteert in een boete van £ 200.

De drempelwaarden zijn afhankelijk van de indieningsfrequentie. Boetes voor te late betalingen zijn afhankelijk van hoe laat je betaalt, waarbij het boetebedrag na 16 en 31 dagen wordt verhoogd.

Hoe dien je online een btw-aangifte in?

Zodra je de stappen kent, is het online indienen van je btw-aangifte in het VK eenvoudig. Hier lees je hoe je dit kunt doen:

• Als je bedrijf nog niet is geregistreerd voor btw, registreer het dan nu. Zodra je bent geregistreerd, geeft HMRC je een btw nummer.

• Gebruik je btw registratienummer om een online btw-account aan te maken. Hier kun je zien wanneer je aangifte moet doen en betalingen doen. Een account maken:

  • Ga naar de website van HMRC voor btw diensten
    
  • Klik op 'Nu starten' en vervolgens op 'Aanmeldingsgegevens maken'
    
  • Volg de instructies om je account in te stellen
    

• Zorg vervolgens voor de juiste boekhoudsoftware. De meeste ondernemingen moeten btw-aangifte doen via MTD-compatibele software (Making Tax Digital), zoals QuickBooks, Xero of Sage. HMRC heeft een lijst met goedgekeurde opties.

• Zodra je software is ingesteld, koppel je deze aan je btw-account. Elk platform heeft hier instructies voor.

• Vul je btw gegevens in. Sommige software haalt automatisch hoeveel btw je hebt betaald of in rekening hebt gebracht op uit je verkoop- en aankoopgegevens, terwijl je dit bij andere software mogelijk handmatig moet invoeren.

• Als je klaar bent, klik je op de knop Verzenden in je software om je aangifte in te dienen. Nadat de aangifte succesvol is ingediend, zou je een bevestigingsbericht moeten zien.

• Als je btw verschuldigd bent, moet je de betaling vóór de deadline doen. Je kunt betalen met:

  • Automatische incasso
    
  • Bankoverschrijving
    
  • Debitcard of creditcard
    
  • Je online bankrekening
    
  • Doorlopende opdracht (alleen voor ondernemingen die gebruik maken van het Jaarlijks boekhoudregeling of Betalingen op rekening)
    
  • Je bank of hypotheekverstrekker
    

Bewaar na indiening al je btw gegevens (in digitale vorm) gedurende ten minste zes jaar, zoals vereist door HMRC. Dit omvat btw facturen, ontvangstbewijzen en eventuele gegevens over je verkopen en aankopen.

Welke gegevens heb je nodig voor een btw-aangifte?

Voor een btw rendement moet je specifieke gegevens verzamelen over de verkopen, aankopen en btw activiteiten van je onderneming tijdens de boekhoudperiode. Dit is wat je nodig hebt:

• De totale waarde van alle verkopen en inkomsten tijdens de periode, inclusief verkopen met btw-belastbaarheid en verkopen met een nultarief

• Het totale bedrag van btw je je klanten in rekening hebt gebracht over je verkopen tijdens de periode, ook wel 'outputbelasting' genoemd

• Het totaal van alle aankopen die je onderneming in de periode heeft gedaan, waaronder goederen die zijn gekocht voor wederverkoop, bedrijfskosten zoals kantoorbenodigdheden en meer

• Het totale bedrag aan btw dat je hebt betaald voor goederen en diensten die je voor je bedrijf hebt gekocht, ook wel 'voorbelasting' genoemd

• Het verschil tussen de btw die je in rekening hebt gebracht (output btw) en de btw die je hebt betaald (input btw)

• Eventuele aanpassingen voor correcties in eerdere btw-aangiften, vermindering van oninbare vorderingen of aanpassingen van kapitaalgoederenregelingen voor grote aankopen zoals machines of onroerend goed

Als je output btw groter is dan de input btw, ben je btw verschuldigd aan HMRC. Als je input-btw groter is dan de output-btw, kun je het verschil terugvorderen.

Wat zijn veelgemaakte fouten btw-aangiften?

Bij het indienen van btw-aangiften kunnen bedrijven bepaalde veelgemaakte fouten maken die kunnen leiden tot boetes of problemen met het bewijzen van naleving. Hier zijn enkele fouten waar je op moet letten en tactieken om ze te vermijden:

• Het missen van de deadline: Je kunt te maken krijgen met boetes als je de datum mist voor het indienen van je btw-aangifte of het betalen van wat je verschuldigd bent. Om dit te voorkomen, stel je ruim van tevoren herinneringen in voor de deadlines van je btw of overweeg je een automatische incasso in te stellen zodat betalingen automatisch plaatsvinden.

• Rekenfouten maken: Het kan ingewikkeld zijn om je eigen btw berekeningen uit te voeren, vooral als je te maken hebt met verschillende btw tarieven of veel transacties. Zelfs een kleine fout kan leiden tot te veel of te weinig betalen. Om dit te voorkomen, gebruik je btw-vriendelijke boekhoudsoftware om je berekeningen af te handelen en de kans op fouten te verkleinen.

• Het declareren van btw op persoonlijke uitgaven: HMRC vereist dat btw claims strikt bedrijfsgerelateerd zijn. Iets persoonlijks claimen (zelfs als dit per ongeluk gebeurt) kan problemen opleveren voor je onderneming. Om dit te voorkomen, moet je je zakelijke en persoonlijke financiën gescheiden houden en alleen claims opnemen voor aankopen die expliciet verband houden met je onderneming.

• Het claimen van btw op niet-subsidiabele zakelijke uitgaven: Niet alles wat met de onderneming te maken heeft, is btw opeisbaar. Je kunt bijvoorbeeld meestal geen aanspraak maken op entertainment voor klanten, en sommige items die gedeeltelijk voor persoonlijke doeleinden worden gebruikt, komen mogelijk niet volledig in aanmerking. Controleer nogmaals welke onkosten volgens btw regels zijn toegestaan om te voorkomen dat je de verkeerde onkosten declareert. Voor artikelen voor gemengd gebruik (d.w.z. als je één laptop hebt voor werk en privégebruik), claim je alleen het bedrag dat evenredig is aan hoeveel je deze zakelijk gebruikt.

• Vergeten alle verkopen op te nemen: Het weglaten van verkopen, zelfs als ze een nultarief hebben, kan problemen opleveren met je btw-aangifte. Registreer elke verkoop, ook als je btw niet in rekening hebt gebracht. Als je software gebruikt, zorg er dan voor dat deze overweg kan met verschillende btw categorieën, zoals het nultarief.

• Fout bij internationale verkoop: Werken met buitenlandse klanten of leveranciers kan ingewikkeld zijn. Mogelijk moet je een verleggingsregeling toepassen (waarbij de klant btw afhandelt) of EU-verkopen anders rapporteren nu de regels na de Brexit zijn veranderd. Bestudeer de btw regels voor import en export zorgvuldig om te weten te komen wanneer de verleggingsregeling van toepassing is, en overweeg belastingsoftware te gebruiken met functies die hier rekening mee houden.

• Vermindering van oninbare vorderingen vergeten: Als een klant je na zes maanden nog niet heeft betaald, kun je de btw terugvorderen die je voor die verkoop aan HMRC hebt betaald. Veel bedrijven vergeten dit te doen en lopen besparingen mis. Om deze fout te voorkomen, controleer je achterstallige facturen en controleer je na zes maanden opnieuw of ze in aanmerking komen voor een btw aanpassing.

• Het verkeerde btw schema gebruiken: Verschillende btw regelingen hebben verschillende regels. Als je onder de forfaitaire regeling of jaarlijkse boekhoudregeling valt, kan het indienen van je aangifte op de 'normale' manier problemen veroorzaken. Zorg ervoor dat je de regels voor je specifieke schema volgt.

• Alles met de hand invoeren: Handmatige gegevensinvoer kan leiden tot typefouten of gemiste cijfers die fouten kunnen veroorzaken bij je btw-aangifte. Om dit te voorkomen, gebruik je boekhoudsoftware die automatisch gegevens van je facturen en bonnen ophaalt. Dit vermindert niet alleen fouten, maar bespaart je ook tijd.

• Het niet bijhouden van een goede administratie: HMRC verwacht dat je btw administratie met facturen en bonnen minimaal zes jaar bewaart. Als je administratie ontbreekt of ongeorganiseerd is, kan dit nalevingsproblemen veroorzaken, vooral tijdens een audit. Om deze vereiste te vereenvoudigen, sla je al je btw records digitaal op. De meeste boekhoudsoftware bewaart alles op één plek, zodat je gemakkelijk kunt vinden wat je nodig hebt als HMRC daarom vraagt.

• Aanpassingen over het hoofd zien: Soms moet je je btw-aangifte aanpassen, of je nu een fout uit een eerdere aangifte wilt herstellen of btw claimt voor een grote aankoop zoals apparatuur of machines. Het vergeten van deze aanpassingen kan je geld kosten. Controleer voordat je aangifte doet of er iets is dat je moet aanpassen om deze claims niet mis te lopen.