La dichiarazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) è una dichiarazione periodica che le attività con partita IVA devono presentare all'autorità fiscale del Regno Unito. Riporta l'IVA addebitata ai clienti dall'attività sulle vendite e l'IVA pagata sugli acquisti durante un periodo specifico, solitamente mensile o trimestrale.

Lo scopo di una dichiarazione IVA è quello di calcolare se l'attività deve pagare IVA aggiuntiva all'autorità fiscale o se ha diritto a un rimborso. È un modo in cui il governo britannico tiene traccia della riscossione dell'IVA e garantisce che oltre 2 milioni di aziende con partita IVA paghino o recuperino gli importi corretti. La presentazione di queste dichiarazioni è un passaggio importante per mantenere la conformità fiscale ed evitare sanzioni.

Di seguito ti spiegheremo chi deve presentare una dichiarazione IVA, le scadenze che dovresti conoscere, come presentarla online e gli errori più comuni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Chi deve presentare la dichiarazione IVA?
  
• Quali sono le scadenze per le dichiarazioni IVA nel Regno Unito?
  
• Come si presenta una dichiarazione IVA online?
  
• Quali informazioni sono necessarie per presentare una dichiarazione IVA?
  
• Quali sono gli errori più comuni nella dichiarazione IVA?
  

Chi deve presentare la dichiarazione IVA?

Tutte le attività con partita IVA sono tenute a presentare la dichiarazione IVA, indipendentemente dai seguenti fattori:

• Dimensioni dell'attività

• IVA riscossa o pagata in quel periodo (anche se l'IVA non è dovuta)

• Motivo per la registrazione IVA (ad es. superamento della soglia di 90.000 £ per le vendite imponibili, registrazione volontaria)

Se non hai la partita IVA, non devi presentare una dichiarazione IVA. Le attività non registrate ai fini dell'IVA sono quelle che:

• Hanno guadagni inferiori alla soglia IVA

• Non si sono registrate volontariamente

• Trattano solo beni o servizi esenti da IVA (come alcuni servizi finanziari o l'istruzione)

Quali sono le scadenze per le dichiarazioni IVA nel Regno Unito?

Nel Regno Unito, le scadenze per la presentazione delle dichiarazioni IVA e per i pagamenti dipendono dal periodo contabile e dal regime IVA dell'attività. Ecco le scadenze dei pagamenti:

• Dichiarazioni trimestrali: la maggior parte delle attività presenta le dichiarazioni IVA trimestralmente. Il termine per la presentazione della dichiarazione e il pagamento dell'IVA dovuta è di un mese di calendario e sette giorni dopo la fine del periodo contabile. Ad esempio, la scadenza per un trimestre IVA che termina il 31 marzo è il 7 maggio.

• Dichiarazioni mensili: alcune attività scelgono di presentare le dichiarazioni mensilmente, soprattutto se recuperano regolarmente l'IVA. Il termine rimane lo stesso: un mese di calendario e sette giorni dopo la fine del periodo contabile.

• Dichiarazioni annuali: se la tua attività utilizza il regime contabile annuale, di presentare una dichiarazione IVA all'anno. Il termine per la dichiarazione è di due mesi dopo la fine del periodo contabile di 12 mesi. Durante tutto l'anno, verserai anticipi per l'IVA, mensili o trimestrali, con un pagamento finale dovuto al momento della presentazione della dichiarazione IVA.

Tutti i pagamenti dell'IVA devono essere effettuati elettronicamente e devono pervenire sul conto dell'HMRC (His Majesty's Revenue and Customs) entro la scadenza. Se la scadenza cade in un fine settimana o in un giorno festivo, il pagamento deve essere liquidato sul conto dell'HMRC l'ultimo giorno lavorativo precedente. Il mancato invio della dichiarazione IVA o il mancato pagamento dell'IVA dovuta in tempo può comportare sanzioni. A partire dal 1° gennaio 2023, è in vigore un sistema di penalità a punti per gli invii tardivi, in base al quale ogni invio tardivo guadagna un punto di penalità e il raggiungimento di una determinata soglia comporta una penalità di 200 £.

Le soglie variano a seconda della frequenza di invio. Le multe per i pagamenti effettuati in ritardo sono proporzionali al tempo trascorso dalla data di scadenza, con un aumento dell'importo dopo 16 e 31 giorni.

Come si presenta una dichiarazione IVA online?

Se conosci la procedura, presentare la dichiarazione IVA online nel Regno Unito è semplice. Ecco come fare:

• Se la tua attività non è registrata ai fini dell'IVA, registrala ora. Una volta effettuata la registrazione, l'HMRC ti assegna un numero di partita IVA.

• Usa il tuo numero di partita IVA per creare un account IVA online, dove puoi sapere quando devi presentare la dichiarazione ed effettuare i pagamenti. Per configurare un account:

  • Vai al sito web per i servizi IVA dell'HMRC
    
  • Fai clic su "Start Now" (Inizia ora) e poi su "Create sign in details" (Crea dati di accesso)
    
  • Segui le istruzioni per configurare il tuo account
    

• Successivamente, procurati una software di contabilità adatto. La maggior parte delle attività deve presentare le dichiarazioni IVA tramite un software compatibile con Making Tax Digital (MTD) come QuickBooks, Xero o Sage. L'HMRC dispone di un elenco di opzioni approvate.

• Una volta configurato il software, collegalo al tuo account IVA. Ogni piattaforma ha istruzioni specifiche per farlo.

• Inserisci i dati relativi all'IVA. Alcuni software inseriscono automaticamente l'importo dell'IVA pagata o addebitata dai registri di vendita e acquisto, mentre altri potrebbero richiedere l'inserimento manuale.

• Quando è tutto pronto, fai clic sul pulsante Invia nel software per inviare la dichiarazione. Una volta inviata correttamente, dovresti vedere un messaggio di conferma.

• Se hai un debito IVA, dovrai effettuare il pagamento entro la scadenza. Puoi pagare con:

  • Addebito diretto
    
  • Bonifico bancario
    
  • Carta di debito o credito
    
  • Il tuo conto bancario online
    
  • Ordine permanente (solo per le attività che utilizzano il regime contabile annuale o i pagamenti in acconto)
    
  • La tua banca o istituto di credito
    

Dopo la presentazione, conserva per almeno sei anni, come richiesto dall'HMRC, tutte le registrazioni IVA (in formato digitale), tra cui fatture con IVA, ricevute e qualsiasi registrazione delle vendite e degli acquisti.

Quali informazioni sono necessarie per presentare una dichiarazione IVA?

Per una dichiarazione IVA, dovrai raccogliere informazioni specifiche sulle vendite, sugli acquisti e sull'attività IVA della tua attività durante il periodo contabile. Ecco cosa ti serve:

• Il valore totale di tutte le vendite e le entrate durante il periodo, tra cui le vendite soggette a IVA e le vendite ad aliquota zero

• L'importo totale dell'IVA che hai addebitato ai tuoi clienti sulle vendite durante il periodo, chiamato anche "imposta a debito"

• Il totale di tutti gli acquisti effettuati dalla tua attività durante il periodo, inclusi i beni acquistati per la rivendita, i costi operativi come forniture per ufficio e molto altro ancora

• L'importo totale dell'IVA che hai pagato su beni e servizi acquistati per la tua attività, noto anche come "imposta a credito"

• La differenza tra l'IVA addebitata (IVA a debito) e l'IVA pagata (IVA a credito)

• Eventuali rettifiche per correzioni di precedenti dichiarazioni IVA, recupero di crediti inesigibili o modifiche al regime dei beni ammortizzabili per acquisti importanti come macchinari o immobili

Se l'IVA a debito è maggiore dell'IVA a credito, devi l'IVA all'HMRC. Se l'IVA a credito è maggiore dell'IVA a debito, puoi recuperare la differenza.

Quali sono gli errori più comuni nella dichiarazione IVA?

Durante la presentazione delle dichiarazioni IVA, le attività possono commettere alcuni errori comuni che possono comportare sanzioni o difficoltà nel dimostrare la conformità. Ecco alcuni errori a cui prestare attenzione e le tattiche per evitarli:

• Mancato rispetto della scadenza: potresti incorrere in sanzioni se non rispetti la data per la presentazione della dichiarazione IVA o per il pagamento di quanto dovuto. Per evitare questa situazione, imposta promemoria per le tue scadenze IVA con largo anticipo oppure valuta la possibilità di un addebito diretto per automatizzare i pagamenti.

• Errori di calcolo: calcolare l'IVA può diventare complicato, soprattutto se si ha a che fare con aliquote IVA diverse o con molte transazioni. Anche un minimo sbaglio può comportare un pagamento superiore o inferiore al dovuto. Per evitare questa situazione, utilizza un software di contabilità in grado di gestire l'IVA per effettuare i calcoli e ridurre le possibilità di errori.

• Richiesta di detrazione IVA su spese personali: l'HMRC impone che le richieste di detrazione dell'IVA siano strettamente legate all'attività. La richiesta di detrazione per spese personali, anche per errore, può creare problemi all'attività. Per evitare questa situazione, tieni separate le finanze dell'attività da quelle personali e includi solo le richieste di detrazione per acquisti esplicitamente correlati alla tua attività.

• Richiesta di detrazione dell'IVA su spese dell'attività non idonee: non tutte le spese legate all'attività possono essere scaricate ai fini dell'IVA. Ad esempio, se puoi richiedere il rimborso per l'intrattenimento dei clienti e alcuni articoli utilizzati in parte per scopi personali potrebbero non essere del tutto idonei. Ricontrolla quali spese sono consentite dalle norme sull'IVA per evitare di richiedere il rimborso di spese non idonee. Nel caso di articoli utilizzati sia per lavoro che per scopi personali (ad esempio, un portatile), richiedi la detrazione solo della parte di IVA corrispondente all'uso aziendale.

• Mancata inclusione di tutte le vendite: dimenticare di includere le vendite, anche se ad aliquota zero, può creare problemi con la dichiarazione. Registra ogni vendita, anche se non hai addebitato l'IVA. Se utilizzi un software, assicurati che sia in grado di gestire diverse categorie dell'IVA, ad esempio l'aliquota zero.

• Errori nelle vendite internazionali: lavorare con clienti o fornitori esteri può diventare complicato. Ora che le regole sono cambiate dopo la Brexit, potrebbe essere necessario applicare un'inversione contabile (in cui è il cliente a gestire l'IVA) o dichiarare le vendite nell'UE in modo diverso. Studia attentamente le regole IVA per le importazioni e le esportazioni per capire quando si applica l'inversione contabile e prendi in considerazione l'utilizzo di un software fiscale con funzionalità che tengano conto di questo aspetto.

• Mancata richiesta di sgravio per crediti inesigibili: se un cliente non ti ha pagato dopo sei mesi, puoi recuperare l'IVA che hai pagato all'HMRC per quella vendita. Molte attività dimenticano di farlo e non usufruiscono di potenziali risparmi. Per evitare di commettere questo errore, monitora le fatture scadute e ricontrolla dopo sei mesi se sono idonee per una rettifica dell'IVA.

• Utilizzo di un regime IVA errato: i diversi regimi IVA hanno regole diverse. Se applichi il regime forfettario o il regime contabile annuale, presentare la dichiarazione in modo "normale" potrebbe causare problemi. Assicurati di seguire le regole del tuo regime specifico.

• Inserimento a mano di tutto: l'inserimento manuale dei dati può portare a errori di battitura o cifre mancanti che potrebbero causare errori nella dichiarazione IVA. Per evitare questa situazione, utilizza un software di contabilità che estrae automaticamente i dati dalle fatture e dalle ricevute. Oltre a ridurre gli errori, ti consente di risparmiare tempo.

• Mancata tenuta di registri adeguati: l'HMRC si aspetta che conservi i registri IVA con le relative fatture e ricevute per almeno sei anni. Se mancano registrazioni o non sono ben organizzate, possono verificarsi problemi di conformità, soprattutto durante un audit. Per semplificare questo requisito, archivia tutti i tuoi registri IVA in formato digitale. La maggior parte dei software di contabilità archivia tutto in un unico posto, facilitando la ricerca di ciò che ti occorre se l'HMRC lo dovesse richiedere.

• Omissione di rettifiche: a volte, è necessario apportare modifiche alla dichiarazione IVA, ad esempio per correggere un errore in una dichiarazione precedente o per richiedere il rimborso dell'IVA su un acquisto importante come macchinari o attrezzature. Omettere queste rettifiche può costarti caro. Prima di presentare la dichiarazione, verifica se devi apportare modifiche per non perdere questi benefici.