Die Umsatzsteuer (USt.) ist eine Verbrauchssteuer, die auf die meisten Waren und Dienstleistungen im Vereinigten Königreich erhoben wird. Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig wird, agieren Sie effektiv als Steuereintreiber für den Staat: Sie erheben Umsatzsteuer auf die Waren oder Dienstleistungen, die Sie verkaufen (Ausgangssteuer), und können die Umsatzsteuer, die Sie auf Geschäftsausgaben gezahlt haben (Vorsteuer), zurückfordern.

Im Folgenden erklären wir, was es bedeutet, im Vereinigten Königreich umsatzsteuerpflichtig zu sein, wie man sich online registriert und welche Pflichten ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen hat.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet es, im Vereinigten Königreich umsatzsteuerpflichtig zu sein?
  
• Wie hoch sind die Schwellenwerte für die Umsatzsteuerregistrierung im Vereinigten Königreich?
  
• Wie können Sie sich bei HMRC online für die Umsatzsteuer registrieren?
  
• Welche verschiedenen Umsatzsteuerregelungen stehen Unternehmen im Vereinigten Königreich zur Verfügung?
  
• Was sind die Pflichten eines umsatzsteuerlich registrierten Unternehmens?
  
• Wie können Sie den Registrierungsprozess für die Umsatzsteuer vereinfachen?
  

Was bedeutet es, im Vereinigten Königreich umsatzsteuerpflichtig zu sein?

Die USt.-Registrierung ist zum Teil eine Frage der Compliance, kann aber auch die strategische Positionierung Ihres Unternehmens unterstützen:

• Viele Kundenunternehmen – insbesondere größere Konzerne – bevorzugen die Zusammenarbeit mit umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, da dies Reife und Professionalität signalisiert.

• Wenn Sie für die Umsatzsteuer registriert sind, können Sie die Umsatzsteuer auf Ausgaben wie Ausrüstung und Software zurückfordern, was sich direkt auf Ihr Endergebnis auswirkt.

• Wenn Sie international handeln, kann die Umsatzsteuerregistrierung den Zollprozess reibungsloser gestalten.

• Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren möchten, erspart Ihnen eine frühzeitige Registrierung die übereilte Einhaltung der Anforderungen und mögliche Bußgelder, wenn Sie zu wachsen beginnen.

• Die Umsatzsteuerregistrierung erfordert, dass Sie detaillierte Finanzunterlagen führen, die Ihnen ein deutlicheres Bild von der Finanzlage Ihres Unternehmens vermitteln können.

Wie hoch sind die Schwellenwerte für die Umsatzsteuerregistrierung im Vereinigten Königreich?

Im Vereinigten Königreich müssen sich Unternehmen, die ein bestimmtes steuerpflichtiges Einkommen erzielen, für die Umsatzsteuer registrieren.

Die britische Regierung hat einen jährlichen Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung von 90.000 GBP steuerpflichtigen Umsatz über einen rollierenden Zeitraum von 12 Monaten festgelegt. Zu versteuernder Umsatz umfasst sämtliche Einnahmen aus umsatzsteuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen, jedoch keinen Umsatz aus umsatzsteuerbefreiten Posten wie Finanzdienstleistungen oder Verkauf von Versicherungen. Prüfen Sie, was in Ihrer Branche steuerpflichtig ist, damit Sie wissen, was zum Gesamtbetrag beiträgt.

Sobald Sie den Schwellenwert überschreiten, müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen nach Monatsende registrieren, um Bußgelder oder Strafen zu vermeiden. Wenn Sie die Registrierung verzögern, schulden Sie dennoch die Umsatzsteuer ab dem Datum, an dem Sie sich hätten anmelden müssen. Sie können sich auch freiwillig registrieren, auch wenn Ihr Umsatz unter dem Schwellenwert liegt.

Wie können Sie sich bei HMRC online für die Umsatzsteuer registrieren?

In bestimmten Fällen müssen Sie sich postalisch für die USt. registrieren, z. B. wenn Sie an der Pauschalregelung für die Landwirtschaft (Agricultural Flat Rate Scheme) teilnehmen oder die Eintragung einer ausländischen Personengesellschaft beantragen. Andernfalls können Sie den Online-Antrag auf der Webseite Government Gateway der Steuer- und Zollbehörde (Her Majesty's Revenue and Customs, HMRC) verwenden. Zuerst müssen Sie ein Konto erstellen, falls Sie noch keines haben. Als Nächstes müssen Sie die erforderlichen Dokumente zusammenstellen.

Für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung benötigen Sie Folgendes:

• Handelsregisternummer

• Angaben zu einem Geschäftskonto

• Eindeutige Steuerzahlerreferenz (UTR)

• Angaben zu Ihrem Jahresumsatz

• Informationen zu Ihrer Selbstveranlagungserklärung

• Informationen zu Ihrer Körperschaftsteuer

• Informationen zu Pay As You Earn (PAYE)

Als Einzelperson oder Personengesellschaft benötigen Sie Folgendes:

• Sozialversicherungsnummer

• Ausweisdokumente, z. B. Reisepass oder Führerschein

• Bankkontodetails

• Eindeutige Steuerzahlerreferenz, falls vorhanden

• Angaben zu Ihrem Jahresumsatz

• Informationen zu Ihrer Selbstveranlagungserklärung

• Informationen zu Ihren Gehaltsabrechnungen

• Informationen zu Ihren P60-Formularen

Sobald Sie Ihre Dokumente haben, füllen Sie den Online-Umsatzsteuerantrag aus. Machen Sie Angaben zu Ihrer Unternehmensstruktur und Ihren Tätigkeiten und geben Sie an, ob Sie sich im Rahmen einer Umsatzsteuerregelung registrieren möchten. Überprüfen Sie vor dem Absenden noch einmal die Angaben, insbesondere die Umsatzschätzungen und Geschäftsklassifizierungen, da Fehler die Registrierung verzögern können. Nachdem Sie diese eingereicht haben, sendet Ihnen HMRC per E-Mail eine neunstellige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine Bestätigung Ihres Registrierungsdatums.

Welche verschiedenen Umsatzsteuerregelungen stehen Unternehmen im Vereinigten Königreich zur Verfügung?

Im Vereinigten Königreich können Unternehmen zwischen verschiedenen USt.-Regelungen wählen, die auf ihre Größe und Betriebsabläufe zugeschnitten sind. Die Regelungen sollen die Berechnung und Abrechnung der Umsatzsteuer durch einige mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen vereinfachen.

Pauschalregelung

Die Pauschalregelung vereinfacht die Umsatzsteuermeldung für kleine Unternehmen mit einem steuerpflichtigen Jahresumsatz von höchstens 150.000 GBP (ohne USt.). Unternehmen zahlen einen festen Prozentsatz ihres Bruttoumsatzes, anstatt die Umsatzsteuer für jede Transaktion zu erfassen. Die Sätze variieren je nach Branche. Im Rahmen dieser Regelung können Unternehmen in der Regel keine Umsatzsteuer auf Einkäufe zurückfordern, mit Ausnahme bestimmter Investitionsgüter über 2.000 GBP.

Kassenbuchhaltung

Die Kassenbuchhaltungsregelung eignet sich für Unternehmen mit einem umsatzsteuerpflichtigen Umsatz von höchstens 1,35 Millionen GBP. Dabei berechnen die Unternehmen die Umsatzsteuer auf der Grundlage der tatsächlich erhaltenen und geleisteten Zahlungen. Das bedeutet, dass sie die Umsatzsteuer an HMRC zahlen, wenn ihre Kundinnen und Kunden sie bezahlen, was für das Cashflow-Management von Vorteil sein kann.

Jährliche Rechnungslegung

Unternehmen mit einem umsatzsteuerpflichtigen Umsatz von bis zu 1,35 Millionen GBP können bei der Regelung für die jährliche Rechnungslegung eine Umsatzsteuererklärung pro Jahr anstelle von vierteljährlichen Steuererklärungen abgeben. Das ganze Jahr über leistet das Unternehmen Vorauszahlungen auf seine Umsatzsteuerrechnung, was bei der Budgetierung hilfreich sein kann.

Regelungen für den Einzelhandel

Einzelhandelsregelungen vereinfachen die Berechnung der Umsatzsteuer für Einzelhandelsunternehmen, indem sie es ihnen ermöglichen, die Umsatzsteuer für jede Umsatzsteuererklärung einmal abzurechnen, anstatt sie für jeden Verkauf zu erfassen. Es gibt drei Regelungen für den Einzelhandel:

• Point-of-Sale-Regelung: Das Unternehmen identifiziert und verbucht die Umsatzsteuer zum Zeitpunkt des Verkaufs.

• Umlageregelung: Das Unternehmen berechnet die Umsatzsteuer, indem es den Wert der für den Weiterverkauf gekauften Waren zum jeweiligen Umsatzsteuersatz mit dem Gesamtumsatz vergleicht.

• Direkte Berechnung: Das Unternehmen berechnet verschiedene Umsatzsteuersätze für den USt.-Zeitraum auf einmal, wenn ein kleiner Teil des Umsatzes zu einem bestimmten Satz und der Großteil zu einem anderen Satz erfolgt.

Diese Regelungen sind besonders nützlich, wenn Sie ein hohes Volumen an Artikeln mit geringem Wert verkaufen.

Differenzbesteuerung

Die Differenzbesteuerung ermöglicht es Unternehmen, die mit gebrauchten Waren, Kunstwerken, Antiquitäten oder Sammlerstücken handeln, die Umsatzsteuer auf die Differenz zwischen An- und Verkaufspreis und nicht auf den vollen Verkaufspreis zu zahlen. Dies kann zu einer geringeren Umsatzsteuerrechnung führen.

Was sind die Pflichten eines umsatzsteuerlich registrierten Unternehmens?

Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, kommen einige Pflichten auf Sie zu, darunter:

• Hinzurechnen der Umsatzsteuer auf den Preis der von Ihnen verkauften Produkte oder Dienstleistungen, es sei denn, Sie wenden eine der Sonderregelungen an, bei denen die Umsatzsteuer nicht zum Preis hinzugerechnet wird

• Berechnung des korrekten Umsatzsteuersatzes

• Aushändigung von Rechnungen an Kundschaft mit dem Umsatzsteuerbetrag (es sei denn, Sie wenden eine der Sonderregelungen an, bei denen die Umsatzsteuer nicht zum Preis hinzugerechnet wird) und Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Führung von Aufzeichnungen über alle Umsatzsteuergebühren für die Abgabe von Umsatzsteuererklärungen (in der Regel alle drei Monate)

• Zahlung der geschuldeten Umsatzsteuer bis zum Stichtag nach der Einreichung

Steuerdigitalisierung im Rahmen von „Making Tax Digital“ (MTD)

Making Tax Digital (MTD) ist eine Initiative der britischen Regierung, die darauf abzielt, das Steuersystem zu modernisieren, indem Unternehmen digitale Aufzeichnungen führen und Steuererklärungen elektronisch einreichen müssen. MTD schreibt vor, dass alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrem Umsatz, die folgenden digitalen Anforderungen erfüllen:

• Digitale Aufzeichnungen: Unternehmen müssen kompatible Software verwenden, um digitale Aufzeichnungen über alle umsatzsteuerbezogenen Transaktionen zu führen.

• Digitale Einreichung von Umsatzsteuererklärungen: Umsatzsteuererklärungen müssen mithilfe einer MTD-kompatiblen Software direkt an HMRC übermittelt werden. Manuelle Einreichungen über das HMRC-Online-Portal werden nicht mehr akzeptiert.

• Digitale Verbindungen: Wenn mehrere Software-Programme oder Tabellenkalkulationen für die Verwaltung von Umsatzsteuersätzen verwendet werden, müssen diese „digital verknüpft“ sein. Das bedeutet, dass Daten ohne manuelle Eingriffe elektronisch zwischen Programmen übertragen werden sollten, um die Integrität und Genauigkeit der Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Wie können Sie den Registrierungsprozess für die Umsatzsteuer vereinfachen?

Wenn Sie die Umsatzsteuerregistrierung vereinfachen möchten, finden Sie hier einige praktische Tipps:

• Wissen, wann Sie sich tatsächlich registrieren müssen: Es kann zwar von Vorteil sein, sich zu registrieren, bevor Sie den Schwellenwert erreichen, aber es bedeutet auch mehr Arbeit für Ihr Unternehmen. Sehen Sie sich Ihren Umsatz genau an und bestimmen Sie, ob Sie die Umsatzsteuerschwelle erreicht haben (oder kurz davor stehen). Auf diese Weise können Sie bei der Registrierung strategisch vorgehen und unnötigen Verwaltungsaufwand vermeiden.

• Dienstleister verwenden, um der alles organisiert: Anbieter wie Stripe verfügen über Tools, mit denen Unternehmen die Umsatzsteuer effizient verwalten können. Stripe bietet dazu unter anderem die folgenden Vorteile:

  • Stripe Tax: Diese Funktion automatisiert die Berechnung und den Einzug der Umsatzsteuer. Sie ermittelt den korrekten Umsatzsteuersatz basierend auf dem Kundenstandort und der Produktart und stellt sicher, dass auf jede Transaktion die richtigen Steuerbeträge angewendet werden.
    
  • Steuercodesystem: Stripe hat ein proprietäres Steuercodesystem, das globalen Steuercodes zugeordnet werden kann. Stripe wendet automatisch die korrekten Steuerregeln und -sätze an, indem der entsprechende Steuercode für Ihre Produkte oder Dienstleistungen ausgewählt wird.
    
  • Stripe Invoicing: Stripe vereinfacht die Erstellung von USt.-konformen Rechnungen mit notwendigen Details wie Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und dem berechneten USt.-Betrag. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
    
  • Ermittlung des Kundenstandorts: Stripe verwendet Standortinformationen wie Währung und Postleitzahl, um zu ermitteln, wo sich Kundinnen und Kunden befinden. Diese Informationen helfen dabei, den korrekten Umsatzsteuersatz in Übereinstimmung mit den Steuervorschriften anzuwenden.
    
  • Unterstützung bei der Steuererklärung: Stripe arbeitet auch mit globalen Steuererklärungsdiensten zusammen, um Sie bei der Einreichung zu unterstützen.
    

• Wissen, was Sie zurückfordern können: Ein großer Vorteil der Umsatzsteuerregistrierung ist die Rückforderung der Umsatzsteuer auf Geschäftsausgaben. Recherchieren Sie, welche Ausgaben berechtigt sind, damit Sie die Gelder zurückfordern können, die Ihnen zustehen.

• Von Anfang an organisiert bleiben: Sobald Sie sich registriert haben, müssen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Ihre Verkäufe und Ausgaben führen. Stellen Sie also sicher, dass Sie sofort ein System einrichten.

• Übergang planen: Wenn Sie sich registrieren, nachdem Sie eine Weile im Geschäft waren, müssen Sie die Preise für Ihre Produkte oder Dienstleistungen anpassen, um die Umsatzsteuer einzubeziehen. Kommunizieren Sie klar und deutlich mit Ihrer Kundschaft, damit sie von der Änderung nicht überrascht wird.