O imposto sobre valor agregado (IVA) é um imposto de consumo aplicado à maioria dos bens e serviços nO Reino Unido. Quando sua empresa tiver o número de IVA cadastrado, você atuará como um coletor de impostos para o governo: você cobrará IVA sobre os bens ou serviços que vende (imposto de saída) e poderá recuperar o IVA pago em despesas comerciais (imposto de entrada).

Abaixo, explicaremos o que significa ter cadastro de IVA nO Reino Unido, como se cadastrar online e as responsabilidades de uma empresa com cadastro de IVA.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que significa ter cadastro de IVA nO Reino Unido?
  
• Quando se cadastrar para o IVA
  
• Quais são os limites de cadastro de IVA nO Reino Unido?
  
• Como se cadastrar para o IVA online com o HMRC?
  
• Quais são os diferentes esquemas de IVA disponíveis para empresas dO Reino Unido?
  
• Quais são as responsabilidades de uma empresa com cadastro de IVA?
  
• Como você pode simplificar o processo de cadastro de IVA?
  
• Contabilização do IVA enquanto você aguarda o número do cadastro de IVA
  
• Considerações especiais dO Reino Unido
  
• Retroatividade, cancelamento de cadastro e alteração de seus dados
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  
• Perguntas frequentes sobre como ter cadastro de IVA nO Reino Unido
  

O que significa estar cadastrado no IVA no Reino Unido?

O cadastro de IVA é, em parte, um exercício de conformidade, mas também pode ajudar a posicionar estrategicamente a empresa:

• Muitos clientes, principalmente as grandes corporações, preferem trabalhar com empresas cadastradas no IVA, pois isso sinaliza maturidade e profissionalismo.

• O cadastro do IVA permite reivindicar o reembolso do IVA sobre despesas como equipamento e software, o que melhora diretamente os resultados da empresa.

• Se você comercializa internacionalmente, o cadastro do IVA pode tornar o processo alfandegário mais tranquilo.

• Se você está planejando expandir sua empresa, o cadastro antecipado evita que você tenha de correr para manter a conformidade e corra o risco de sofrer penalidades quando começar a crescer.

• O cadastro de IVA exige que você mantenha registros financeiros detalhados, o que pode oferecer uma visão mais clara da situação financeira da empresa.

Quando se cadastrar para o IVA

As empresas no Reino Unido devem se cadastrar para o IVA na HM Revenue and Customs (HMRC) caso o faturamento tributável pelo IVA ultrapasse o limite estatutário ou se tiver previsão de ultrapassar o limite num futuro próximo. Pelas leis do Reino Unido, você deve se cadastrar para o IVA se a empresa atender a qualquer uma das duas principais condições:

• Faturamento histórico
  Você deve se cadastrar se o faturamento total tributável pelo IVA ultrapassar £ 90.000 em qualquer período contínuo de 12 meses. O cálculo requer avaliação do total de vendas ao final de todo mês durante os últimos 12 meses. Você deve se cadastrar nos 30 dias após o fim do mês em que ultrapassou o limite.

• Previsão de faturamento
  Você deve se cadastrar na mesma hora se notar que o faturamento tributável ultrapassará £ 90.000 somente nos próximos 30 dias. Você deve se cadastrar ao fim desse período de 30 dias, e a data do cadastro valerá a partir do dia em que elaborou a previsão, não quando a fatura for paga.

Se o faturamento tributável for abaixo de £ 90.000, não é obrigatório o cadastro por lei, mas você pode se inscrever se quiser. O cadastro antecipado tem benefícios estratégicos, como poder recuperar o IVA pago sobre despesas corporativas elegíveis. Por outro lado, a adição do IVA aos preços de empresas B2C pode reduzir as margens.

Para outros tipos de empresas, existem duas outras condições especiais:

• Empresas fora do Reino Unido
  Se sua empresa não for estabelecida no Reino Unido e fornecer bens ou serviços a clientes no Reino Unido, o limite de £ 90.000 não se aplica. Você deve se cadastrar no IVA do Reino Unido antes de fornecer os bens ou serviços tributáveis pela primeira vez.

• Aumentos temporários no limite
  Se o faturamento ultrapassar £ 90.000 devido a um evento único e você puder provar para a HMRC que seu faturamento ficará abaixo do limite de descadastramento (£ 88.000) ao longo dos próximos 12 meses, poderá pedir uma exceção de cadastro em vez de se tornar totalmente cadastrado no IVA.

Quais são os limites de cadastro do IVA no Reino Unido?

No Reino Unido, as empresas que alcançam um determinado nível de rendimentos tributáveis são obrigadas a cadastrar-se no IVA.

O governo do Reino Unido estabeleceu um limite anual de cadastro de IVA de £ 90.000 em faturamento tributável em qualquer período contínuo de 12 meses. O faturamento tributável inclui todas as receitas de bens e serviços aplicáveis ao IVA, mas não inclui receitas de itens isentos de IVA, como a oferta de serviços financeiros ou a venda de seguros. Verifique novamente o que é tributável em seu setor para saber o que contribui para o total.

Quando ultrapassar o limite, você deve se cadastrar em até 30 dias do final do mês para evitar multas ou penalidades. Em caso de atraso, você continua obrigado a pagar o IVA a partir da data em que deveria ter se cadastrado. Você também pode se cadastrar voluntariamente, mesmo que seu volume de negócios esteja abaixo do limite.

Por exemplo:

• Violação retroativa do limite de 12 meses
  Se o seu faturamento tributável total dos 12 meses anteriores atingir £ 100.000 em 15 de julho, julho será o mês em que você ultrapassou o limite. Você deve enviar seu cadastro de IVA até 30 de agosto (30 dias após o final de julho) e a data oficial de vigência do cadastro será 1º de setembro.

• Expectativa futura de 30 dias
  Se você assinar um grande contrato de £ 100.000 em 1º de maio que aumentará seu faturamento tributável para mais de £ 90.000 apenas nos próximos 30 dias, deverá enviar sua inscrição de IVA até 30 de maio. A data de vigência do seu cadastro será 1º de maio, o dia em que você formou a expectativa.

O que conta como faturamento tributável

O faturamento tributável é o valor bruto total de todos os bens e serviços que sua empresa fornece e que estão sujeitos ao IVA do Reino Unido, independentemente da alíquota aplicada.

Ao calcular o total contínuo de 12 meses em relação ao limite de £ 90.000, você deve incluir:

• Todos os bens e serviços classificados: vendas sujeitas a alíquotas de IVA. Observe que mesmo os itens com classificação zero (alíquota de IVA de 0%) são adicionados ao total do faturamento tributável.

• Bens alugados ou emprestados: qualquer equipamento comercial, ferramenta ou ativo físico que você alugue ou arrende para clientes.

• Itens trocados ou doados: bens ou serviços que você troca, dá como parte do pagamento ou distribui como brindes promocionais.

• Bens da empresa retirados para uso pessoal: ativos ou estoques retirados da empresa para uso pessoal.

• Serviços com cobrança reversa: o valor dos serviços recebidos de fornecedores estrangeiros em que sua empresa deve aplicar uma cobrança reversa do Reino Unido.

• Fornecimentos com cobrança reversa nacional: serviços de construção ou bens sujeitos aos regulamentos de cobrança reversa nacional do Reino Unido.

Como se cadastrar no IVA online no HMRC?

Em determinadas situações, será necessário se cadastrar no IVA pelo correio – por exemplo, se for participar do Agricultural Flat Rate Scheme ou se candidatar a uma parceria no exterior. Fora essas situações, é possível fazer a inscrição online na página da HM Revenue and Customs (HMRC) no Government Gateway. Para começar, será necessário criar uma conta caso não tenha. Depois, você precisará reunir os documentos necessários.

Para uma empresa limitada, você precisará de:

• Número de registro da empresa

• Dados da conta bancária da empresa

• Unique Taxpayer Reference (UTR)

• Informações do seu faturamento anual

• Informações da sua declaração Self Assessment

• Informações sobre o imposto da sua corporação

• Informações sobre o sistema Pay As You Earn (PAYE)

Para uma pessoa física ou sociedade, você precisará de:

• National Insurance number

• Documentos de identidade, como passaporte ou carteira de motorista

• Dados da conta bancária

• Unique Taxpayer Reference (UTR), se você tiver

• Informações do seu faturamento anual

• Informações da sua declaração Self Assessment

• Informações sobre os holerites

• Informações sobre os formulários P60

Depois de obter os documentos, preencha a solicitação de IVA online. Forneça os dados da estrutura e das atividades da empresa e especifique se você se cadastrará em um regime de IVA. Verifique novamente os dados antes de enviar, principalmente as estimativas de volume de negócios e classificações de empresas, pois eventuais erros podem atrasar o cadastro. Depois que você fornecer os dados, o HMRC responderá com um número de cadastro do IVA de nove dígitos e a confirmação da data de cadastro.

Quais são os diferentes regimes de IVA disponíveis para as empresas do Reino Unido?

No Reino Unido, as empresas podem escolher entre vários regimes de IVA personalizados para o seu tamanho e operações. Os regimes são projetados para simplificar a forma como algumas empresas cadastradas no IVA calculam e contabilizam o IVA.

Regime de alíquota fixa

O Regime de Taxa Fixa simplifica o relatório de IVA para pequenas empresas com faturamento anual tributável de até £ 150.000 (excluindo IVA). As empresas pagam uma porcentagem fixa de seu faturamento bruto em vez de rastrear o IVA em cada transação, e as alíquotas variam de acordo com o setor. Nesse regime, as empresas geralmente não podem recuperar o IVA sobre compras, exceto para bens de capital específicos que custem mais de £ 2.000.

Regime de caixa

O regime de caixa é adequado para empresas com um faturamento tributável pelo IVA de £ 1,35 milhão ou menos. Com esse regime, as empresas contabilizam o IVA com base nos pagamentos reais recebidos e realizados. Isso significa que elas pagam IVA ao HMRC quando o cliente realiza pagamentos, o que pode ser benéfico para o gerenciamento de fluxo de caixa.

Regime de contabilidade anual

O regime de contabilidade anual permite que empresas com um volume de negócios tributável pelo IVA igual ou inferior a £ 1,35 milhão enviem uma declaração de IVA por ano em vez de declarações trimestrais. Ao longo do ano, a empresa realiza pagamentos antecipados para sua conta de IVA, o que pode ajudar na definição de orçamentos.

Regimes de varejo

Os regimes de varejo simplificam os cálculos do IVA para as empresas varejistas, permitindo contabilizar o IVA uma vez para cada declaração de IVA, em vez de contabilizar o IVA em cada venda. Existem três regimes de varejo:

• Regime de Ponto de Venda: a empresa identifica e registra o IVA no momento da venda.

• Regime de Rateio: a empresa calcula o IVA comparando o valor dos bens comprados para revenda em cada alíquota de IVA com o total de vendas.

• Regime de Cálculo Direto: a empresa calcula diferentes alíquotas de IVA para o período de IVA de uma só vez quando uma pequena proporção das vendas for feita a uma alíquota e a maioria for feita a outra.

Esses esquemas são particularmente úteis se você vende um grande volume de itens de baixo valor.

Regimes de margem

Os regimes de margem de lucro permitem que empresas que negociam produtos, obras de arte, antiguidades ou artigos colecionáveis usados paguem IVA sobre a diferença entre os preços de compra e venda, em vez do preço total de venda. Isso pode resultar em uma conta de IVA mais baixa.

Quais são as responsabilidades de uma empresa cadastrada no IVA?

Se a sua empresa for cadastrada para o IVA, você será responsável pelo seguinte:

• Adicionar IVA ao preço dos produtos ou serviços que você vende, a menos que você aplique um dos regimes especiais em que o IVA não é adicionado ao preço.

• Cobrar a alíquota de IVA correta.

• Fornecer aos clientes uma fatura com o valor do IVA (a menos que você aplique um dos regimes especiais em que o IVA não é adicionado ao preço) e o seu número de IVA.

• Manter registros de todas as cobranças de IVA para o envio de declarações de IVA (geralmente a cada três meses).

• Pagar qualquer IVA devido até o prazo estipulado após a declaração.

Penalidades e exceções para cadastros atrasados

Se você não se cadastrar no prazo, o HMRC classificará a infração como falta de notificação. Você continuará sendo legalmente responsável pelo pagamento de todo o IVA líquido retroativo devido a partir da data de vigência em que deveria ter se cadastrado.

Além disso, o HMRC cobra uma penalidade calculada como uma porcentagem da sua Receita Potencial Perdida, que é o IVA líquido devido (imposto sobre vendas menos imposto sobre compras elegível) durante o período em que você não esteve cadastrado.

As penalidades incluem:

• Falha não intencional
  Se o atraso for um erro não intencional, as penalidades variam de 0% a 30% do IVA líquido devido para divulgações voluntárias e não solicitadas feitas dentro de 12 meses, ou 10% a 30% se o HMRC descobrir o descuido primeiro (divulgação solicitada).

• Falha intencional
  Se você evitou se cadastrar conscientemente, as penalidades variam de 20% a 70% do IVA líquido devido.

• Intencional e oculta
  Se você ocultar intencionalmente seu faturamento tributável do HMRC, as penalidades poderão chegar a até 100% do IVA devido.

O HMRC isentará totalmente a penalidade por falta de notificação se você puder provar que teve um motivo razoável para perder o prazo de cadastro, como uma doença inesperada grave ou uma interrupção técnica séria.

Making Tax Digital (MTD)

O Making Tax Digital (MTD) é uma iniciativa do governo do Reino Unido que visa modernizar o sistema tributário, exigindo que as empresas mantenham registros digitais e enviem declarações fiscais eletronicamente. O MTD exige que todas as empresas cadastradas no IVA, independentemente do volume de negócios, cumpram os seguintes requisitos digitais:

• Manutenção de registros digitais: as empresas devem usar software compatível para manter registros digitais de todas as transações relacionadas ao IVA.

• Envio digital de declarações de IVA: as declarações de IVA devem ser enviadas diretamente ao HMRC usando um software compatível com MTD. Envios manuais pelo portal online do HMRC não são mais aceitos.

• Links digitais: se vários programas de software ou planilhas forem usados para gerenciar registros de IVA, eles deverão estar “vinculados digitalmente”. Isso significa que os dados devem ser transferidos eletronicamente entre os programas sem intervenção manual, o que garante a integridade e precisão dos registros.

Como simplificar o processo de cadastro do IVA?

Se você quer simplificar o cadastro de IVA, confira algumas dicas práticas:

• Saiba quando precisa se cadastrar: Embora seja vantajoso fazer o cadastro antes de atingir o limite, isso também gera mais trabalho para sua empresa. Analise o seu faturamento com atenção e avalie se atingiu (ou está prestes a atingir) o limite do IVA. Assim, você pode definir de forma estratégica quando fazer o cadastro e evitar trabalhos administrativos desnecessários.

• Use um provedor de serviços para se organizar: Provedores como a Stripe oferecem ferramentas para ajudar as empresas a fazer a gestão do IVA de maneira eficaz. Na Stripe, elas incluem:

• Stripe Tax: este recurso automatiza o cálculo e recolhimento do IVA. Ele estabelece a alíquota correta do IVA com base na localização do cliente e no tipo de produto, garantindo a aplicação dos valores corretos de impostos em cada transação.

• Sistema de código de imposto: A Stripe tem um sistema de código de imposto exclusivo e alinhado aos códigos globais de impostos. A Stripe aplica automaticamente as regras e alíquotas corretas ao selecionar o código do imposto adequado aos seus produtos ou serviços.

• Stripe Invoicing: A Stripe facilita a emissão de faturas em conformidade com o IVA, que incluem detalhes necessários, como o seu número de cadastro de IVA e o valor de IVA cobrado. Isso garante que as faturas cumpram as exigências normativas.

• Identificação da localização do cliente: A Stripe usa informações de localização, como moeda e CEP, para determinar onde os clientes estão. Essas informações ajudam a aplicar a alíquota de IVA correta, em conformidade com as regulamentações fiscais.

• Ajuda com relatórios e declarações: A Stripe também tem parcerias com serviços globais de declaração de impostos para ajudar com a declaração.

• Entenda o que pode recuperar: Uma grande vantagem do cadastro de IVA é a recuperação do IVA sobre despesas da empresa. Pesquise o que conta, para poder recuperar os fundos aos quais você tem direito.

• Organize-se desde o início: Assim que se cadastrar, você precisa começar a manter um registro detalhado de suas vendas e despesas. Logo, configure um sistema imediatamente.

• Planeje a transição: Se o cadastro for feito após o início de suas operações comerciais, será necessário fazer ajustes na forma como você precifica seus produtos e serviços para incluir o IVA. Avise aos clientes com clareza para que não sejam surpreendidos pela mudança.

Contabilização do IVA enquanto você aguarda o número do cadastro de IVA

As inscrições online normalmente levam de 14 a 30 dias úteis para o HMRC processar. Para estruturas corporativas complexas ou empresas no exterior, isso pode se estender para 40 dias e além. No entanto, sua responsabilidade de contabilizar o IVA começa na data efetiva do cadastro, e não quando o Número de cadastro de IVA (VRN) chega.

Durante essa janela de espera, regras estritas se aplicam à forma como você lida com o faturamento do cliente:

1. Não emita faturas de IVA: Você não pode mostrar legalmente o IVA como um item de linha separado ou citar um VRN em faturas até que o HMRC emita oficialmente seu número.

2. Ajuste seu preço bruto de imposto: Aumente seus preços totais pela taxa de IVA relevante (por exemplo, 20%) para garantir a cobertura de sua responsabilidade fiscal futura, explicando aos clientes B2B que os preços refletem temporariamente o cadastro de IVA pendente.

3. Reemita faturas retrospectivamente: Quando o VRN chegar, reemita as faturas de IVA adequadas aos clientes para todas as vendas realizadas durante o período de espera, para que os clientes B2B possam recuperar o imposto.

Considerações especiais dO Reino Unido

A conformidade com o IVA dO Reino Unido envolve regras específicas sobre prefixos regionais, comércio internacional e configuração administrativa:

• Formatos de número de IVA dO Reino Unido: Os números de IVA padrão para empresas na Inglaterra, Escócia e País de Gales consistem em uma sequência de 9 dígitos com o prefixo GB.

• Comércio de mercadorias na UE e Irlanda do Norte: Sob o Windsor Framework, a Irlanda do Norte mantém um status duplo para mercadorias. As empresas da NI que comercializam mercadorias com os Estados-Membros da UE usam o prefixo XI para acessar as regras simplificadas de IVA intracomunitário da UE. Por outro lado, os suprimentos entre a Grã-Bretanha (GB) e a UE são tratados como importações e exportações padrão.

• Nomeação de um agente fiscal: Você pode se cadastrar diretamente no portal online do HMRC ou autorizar um contador de terceiros ou agente fiscal a gerenciar o cadastro, a correspondência e os envios da iniciativa Making Tax Digital (MTD) em seu nome usando uma conta de serviços de agentes do HMRC

Data retroativa, cancelamento do cadastro e alteração de seus dados

O gerenciamento de seu status de IVA exige que o HMRC seja mantido informado à medida que a sua empresa evolui:

• Data retroativa e resgates históricos: se você se cadastrar com atraso, o HMRC definirá a data do seu cadastro de forma retroativa para a data em que você ultrapassou o limite originalmente.

• Atualização dos dados da empresa: você deve notificar o HMRC no prazo de 30 dias sobre quaisquer alterações no nome da sua empresa, endereço comercial, dados bancários ou estrutura corporativa para manter a conformidade.

• Cancelamento do cadastro: você pode solicitar o cancelamento de seu cadastro de IVA se encerrar as negociações, ingressar em um grupo de IVA ou se seu faturamento tributável previsto para 12 meses cair abaixo do limite de cancelamento de cadastro do Reino Unido.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que o foco possa permanecer no crescimento do negócio. Comece a recolher tributos globalmente adicionando uma única linha de código à integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e emite um alerta quando você ultrapassa o limite de cadastro fiscal baseados em suas transações na Stripe. Ele também pode fazer um cadastro para recolher o imposto em seu nome nos EUA, automatizar declarações americanas no Dashboard e gerenciar declarações no mundo todo por meio de parceiros confiáveis. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente os impostos sobre vendas, IVA e GST em:

• Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
  
• Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
  

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique a declaração: O Stripe Tax automatiza as declarações nos EUA no Dashboard, com a tecnologia da TaxJar. Em declarações em outros países, o Stripe Tax se integra de forma transparente a parceiros de declaração, assim, as suas declarações são precisas e enviadas no prazo. Nossos parceiros cuidam das suas declarações para você se concentrar em aumentar a sua empresa. As declarações de impostos nos EUA podem ser automatizadas no Dashboard da Stripe, impulsionado pela TaxJar.

Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece hoje mesmo.

Perguntas frequentes sobre como fazer o cadastro de IVA no Reino Unido