El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto al consumo que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios en el Reino Unido. Cuando tu empresa obtiene su registro en el IVA, en la práctica actúa como recaudador de impuestos para el Gobierno: cobras el IVA sobre los bienes o servicios que vendes (impuesto soportado) y puedes reclamar el IVA que pagaste en los gastos de la empresa (impuesto deducible).

A continuación, explicaremos qué significa estar registrado en el IVA en el Reino Unido, cómo hacer el registro en línea y las responsabilidades de una empresa registrada en el IVA.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa estar registrado en el IVA en el Reino Unido?
  
• Cuándo registrarse en el IVA
  
• ¿Cuáles son los umbrales de registro en el IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cómo se puede hacer el registro en el IVA en línea a través de HM Revenue and Customs (HMRC)?
  
• ¿Cuáles son los diferentes esquemas de IVA disponibles para las empresas del Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son las responsabilidades de una empresa registrada en el IVA?
  
• ¿Cómo se puede simplificar el proceso de registro en el IVA?
  
• Contabilidad del IVA mientras esperas el número de registro en el IVA
  
• Consideraciones especiales para el Reino Unido
  
• Retroactividad, cancelación del registro y modificación de los datos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  
• Preguntas frecuentes sobre cómo obtener el registro en el IVA en el Reino Unido
  

¿Qué significa estar registrado en el IVA en el Reino Unido?

Si bien el registro en el IVA es, en parte, una práctica de cumplimiento de la normativa, también puede ayudar a posicionar estratégicamente a tu empresa:

• Muchos clientes, especialmente las sociedades más grandes, prefieren trabajar con empresas registradas en el IVA, ya que indica madurez y profesionalismo.

• Estar registrado en l IVA te permite reclamar la devolución del IVA de gastos como el equipo y el software, lo que mejora directamente tus resultados.

• Si te dedicas al comercio internacional, el registro en el IVA puede facilitar el proceso aduanero.

• Si estás planeando escalar tu empresa, registrarte de forma anticipada te evita apresurarte a cumplir y arriesgarte a sanciones una vez que comiences a crecer.

• El registro en el IVA requiere que lleves registros financieros detallados, lo que puede darte una imagen más clara de la situación financiera de tu empresa.

Cuándo registrarse para el IVA

Las empresas en El Reino Unido deben registrarse para el IVA en el Departamento de Ingresos y Aduanas de Su Majestad (HMRC) si su volumen de ventas sujeto al pago del IVA supera el umbral legal, o si prevén que lo superará en un futuro próximo. Según las leyes del Reino Unido, estás obligado a registrarte para el IVA si tu empresa cumple con una de las dos condiciones principales a continuación:

• Volumen de ventas histórico
  Debes registrarte si tu volumen de ventas total sujeto a IVA supera las £ 90,000 en un período móvil de 12 meses. Este cálculo requiere que evalúes el total de tus ventas al final de cada mes correspondientes a los 12 meses anteriores. Debes registrarte en un plazo de 30 días a partir del final del mes en el que cruzaste el umbral.

• Volumen de ventas a futuro
  Debes registrarte inmediatamente si te das cuenta de que tu volumen de ventas sujeto a impuestos superará las £ 90,000 tan solo en los próximos 30 días. Debes registrarte antes de que finalice ese plazo de 30 días y la fecha efectiva de registro es la fecha en que surgió dicha expectativa, en lugar del momento en que se paga la factura.

Si tu volumen de ventas sujeto a impuestos es inferior a £ 90,000, la ley no te exige que te registres, pero tienes la opción de solicitar el registro voluntario. Inscribirse de forma anticipada puede ofrecer beneficios estratégicos, incluida la posibilidad de reclamar el IVA que pagues por gastos comerciales que cumplan con los requisitos. Por otro lado, para las empresas que principalmente se dedican a las ventas de empresa a consumidor (B2C), incorporar el IVA en los precios puede reducir los márgenes de ganancia.

Para los demás tipos de empresas, existen dos consideraciones especiales adicionales:

• Empresas que no operan en el Reino Unido
  Si tu empresa está establecida fuera del Reino Unido y proporcionas bienes o servicios a clientes en ese país, el umbral de £ 90,000 no se aplica. Debes registrarte para el IVA del Reino Unido antes de realizar tu primera provisión de bienes o servicios sujeta a impuestos.

• Picos temporales en el volumen de ventas
  Si tu volumen de ventas supera las £ 90,000 debido a un evento esporádico y puedes demostrar a HMRC que tu volumen de ventas se mantendrá por debajo del umbral para cancelar el registro (£ 88,000) durante los próximos 12 meses, puedes solicitar una excepción de registro en lugar de registrarte para el IVA.

¿Cuáles son los umbrales de registro en el IVA en el Reino Unido?

En el Reino Unido, las empresas que generan un determinado nivel de ingresos imponibles están obligadas a registrarse en el IVA.

El gobierno del Reino Unido ha establecido un umbral anual de registro de IVA de £90,000 en ingresos sujetos a impuestos durante cualquier período móvil de 12 meses. Los ingresos sujetos a impuestos incluyen todos los ingresos de bienes y servicios aplicables al IVA, pero no incluyen ingresos de artículos exentos de IVA, como ofrecer servicios financieros o vender seguros. Verifica qué está sujeto a impuestos en tu sector para que sepas qué contribuye al total.

Una vez que superes el umbral, debes registrarte dentro de los 30 días posteriores al final del mes para evitar multas o sanciones. Si te retrasas, seguirás debiendo el IVA desde la fecha en la que deberías haberte registrado. También puedes registrarse voluntariamente, incluso si tu facturación está por debajo del umbral.

Por ejemplo:

• Incumplimiento retrospectivo del umbral de 12 meses
  Si tus ingresos sujetos a impuestos totales para los 12 meses anteriores alcanzan las £100,000 el 15 de julio, julio es el mes en que cruzaste el umbral. Debes presentar tu registro de IVA antes del 30 de agosto (30 días a partir de finales de julio), y tu fecha efectiva de registro oficial será el 1 de septiembre.

• Expectativa a futuro de 30 días
  Si firmas un contrato importante de £100,000 el 1 de mayo que empujará tus ingresos sujetos a impuestos a más de £90,000 solo en los próximos 30 días, debes presentar tu solicitud de IVA antes del 30 de mayo. Tu fecha de registro efectiva será el 1 de mayo — el día en que generaste la expectativa.

Qué cuenta como ingresos sujetos a impuestos

Los ingresos sujetos a impuestos son el valor bruto total de todos los bienes y servicios que suministra tu empresa que están sujetos al IVA del Reino Unido, con independencia de la tasa impositiva aplicada.

Al calcular tu total móvil de 12 meses frente al umbral de £90,000, debes incluir lo siguiente:

• Todos los bienes y servicios calificados: Ventas sujetas a tasas impositivas de IVA. Ten en cuenta que incluso los artículos clasificados con tasa cero (tasa impositiva de IVA del 0 %) se suman a tu total de ingresos sujetos a impuestos.

• Bienes alquilados o prestados: Cualquier equipo comercial, herramientas o activos físicos que arriendes o alquiles a clientes.

• Artículos intercambiados o regalados: Bienes o servicios que intercambies, entregues como parte de pago o des como regalos promocionales.

• Bienes de la empresa que se toman para uso personal: Activos o inventario extraídos de la empresa para uso personal.

• Servicios de inversión del sujeto pasivo: El valor de los servicios recibidos de proveedores en el extranjero en los que tu empresa debe aplicar una inversión del sujeto pasivo del Reino Unido.

• Suministros de inversión del sujeto pasivo nacional: Servicios de construcción o bienes sujetos a las normativas de inversión del sujeto pasivo nacional del Reino Unido.

¿Cómo se realiza el registro en el IVA en línea ante el Departamento de Hacienda y Aduanas (HMRC)?

En determinadas situaciones, tendrás que registrarte para el IVA por correo, por ejemplo, si te unes al régimen de tasa fija para el sector agrícola (Agricultural Flat Rate Scheme) o si solicitas registrar una asociación en el extranjero. De lo contrario, puedes utilizar la solicitud en línea de la página web del portal del Gobierno del Departamento de Ingresos y Aduanas de Su Majestad (HMRC). En primer lugar, tendrás que crear una cuenta si aún no tienes una. A continuación, deberás reunir los documentos requeridos.

En el caso de una sociedad limitada, necesitarás lo siguiente:

• Número de registro de la empresa

• Datos de la cuenta bancaria de la empresa

• Referencia única de contribuyente (UTR)

• Datos sobre tu volumen de ventas anual

• Información sobre tu declaración fiscal de autoliquidación (Self Assessment)

• Información sobre tu impuesto de sociedades (corporation tax)

• Información sobre el sistema de retención de impuestos (PAYE)

Para un particular o una sociedad, necesitarás lo siguiente:

• Número del seguro social (National Insurance)

• Documentos de identidad, como pasaporte o licencia de conducir

• Datos de la cuenta bancaria

• Referencia única del contribuyente (Unique Taxpayer Reference), si tienes una

• Datos sobre tu volumen de ventas anual

• Información sobre tu declaración fiscal de autoliquidación (Self Assessment)

• Información sobre tus recibos de sueldo

• Información sobre tus formularios P60

Una vez que tengas tus documentos, completa la solicitud de registro en el IVA en línea. Proporciona detalles sobre la estructura y las actividades de tu empresa, y especifica si te registrarás según un régimen de IVA. Verifica varias veces los datos antes de enviarlos, especialmente las estimaciones de facturación y las clasificaciones de empresas, ya que los errores pueden retrasar el registro. Una vez que hayas enviado la solicitud, el HMRC te enviará por correo un número de registro en el IVA de nueve dígitos y la confirmación de la fecha de registro.

¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles para las empresas del Reino Unido?

En el Reino Unido, las empresas pueden elegir entre varios regímenes de IVA personalizados según su tamaño y operaciones. Los regímenes están diseñados para simplificar cómo algunas empresas con registro de IVA calculan y justifican el IVA.

Régimen de tarifa plana

El régimen de tarifa plana simplifica los informes de IVA para pequeñas empresas con ingresos anuales sujetos a impuestos de £150,000 o menos (excluyendo el IVA). Las empresas pagan un porcentaje fijo de sus ingresos brutos en lugar de rastrear el IVA en cada transacción, y las tasas varían según el sector. En virtud de este régimen, las empresas por lo general no pueden reclamar el IVA de las compras, a excepción de ciertos bienes de capital específicos superiores a £2000.

Régimen de contabilidad de caja

El régimen de contabilidad de caja es adecuado para empresas con una facturación sujeta al IVA de 1,35 millones de libras esterlinas o menos. Con este régimen, las empresas contabilizan el IVA en función de los pagos reales recibidos y realizados. Esto significa que pagan el IVA al HMRC cuando su cliente les paga, lo que puede ser beneficioso para la gestión del flujo de caja.

Régimen de contabilidad anual

El régimen de contabilidad anual permite a las empresas con una facturación sujeta al IVA de 1,35 millones de libras esterlinas o menos presentar una declaración de IVA por año en lugar de declaraciones trimestrales. A lo largo del año, la empresa realiza pagos por adelantado de su factura de IVA, lo que puede ayudar a elaborar el presupuesto.

Regímenes de venta minorista

Los regímenes de venta minorista simplifican el cálculo del IVA para las empresas minoristas al permitirles contabilizar el IVA una vez por cada declaración de IVA, en lugar de hacer un seguimiento del IVA en cada venta. Existen tres regímenes de venta minorista:

• Régimen de punto de venta: La empresa identifica y registra el IVA en el momento de la venta.

• Régimen de prorrateo: La empresa calcula el IVA comparando el valor de los bienes que compró para la reventa a cada tasa impositiva de IVA con las ventas totales.

• Régimen de cálculo directo: La empresa calcula diferentes tasas impositivas de IVA para el período de IVA a la vez cuando una pequeña proporción de las ventas están a una tasa y la mayoría a otra tasa.

Estos regímenes son particularmente útiles si vendes un gran volumen de artículos de bajo valor.

Regímenes de márgenes

Los regímenes de márgenes permiten a las empresas que comercian bienes usados, obras de arte, antigüedades u objetos de colección pagar el IVA sobre la diferencia entre el precio de compra y el de venta, en lugar de hacerlo sobre el precio de venta total. Esto puede generar una factura de IVA más baja.

¿Cuáles son las responsabilidades de una empresa registrada en el IVA?

Si tu empresa tiene registro de IVA, eres responsable de lo siguiente:

• Sumar el IVA al precio de los productos o servicios que vendes, a menos que apliques uno de los regímenes especiales en los que no se suma el IVA al precio.

• Cobrar la tasa impositiva de IVA correcta

• Entregar a los clientes las facturas con el monto del IVA (a menos que apliques uno de los regímenes especiales en los que no se suma el IVA al precio) y tu número de IVA.

• Mantener registros de todos los cargos de IVA para la declaración fiscal de IVA (por lo general, cada tres meses).

• Pagar cualquier IVA que debas antes de la fecha límite después de la presentación.

Multas por registro tardío y excepciones

Si no te registras a tiempo, HMRC clasifica el incumplimiento como una falta de notificación. Seguirás siendo legalmente responsable de pagar todo el IVA neto adeudado con carácter retroactivo a partir de la fecha efectiva en la que debiste registrarte.

Además, HMRC cobra una multa calculada como un porcentaje de tus posibles ingresos perdidos, que es el IVA neto adeudado (impuesto soportado menos impuesto repercutido elegible) durante el período sin registro.

Las multas incluyen lo siguiente:

• Falla no deliberada
  Si el retraso fue un error no intencional, las multas varían del 0 % al 30 % del IVA neto adeudado para divulgaciones voluntarias y no provocadas realizadas dentro de los 12 meses, o del 10 % al 30 % si HMRC descubre el descuido primero (divulgación provocada).

• Falla deliberada
  Si evitaste el registro a sabiendas, las multas oscilan entre el 20 % y el 70 % del IVA neto adeudado.

• Deliberada y oculta
  Si ocultas de forma intencional tus ingresos sujetos a impuestos a HMRC, las multas pueden alcanzar hasta el 100 % del IVA adeudado.

HMRC eximirá por completo la multa por falta de notificación si puedes demostrar que tenías una excusa razonable por no cumplir con la fecha límite de registro, como una enfermedad grave inesperada o una interrupción técnica grave.

«Making Tax Digital» (MTD)

«Making Tax Digital» (MTD) es una iniciativa del Gobierno del Reino Unido destinada a modernizar el sistema tributario al exigir a las empresas que mantengan registros digitales y presenten declaraciones de impuestos de manera electrónica. MTD exige que todas las empresas registradas en el IVA, independientemente de su facturación, cumplan los siguientes requisitos digitales:

• Mantenimiento de registros digitales: Las empresas deben usar software compatible para mantener registros digitales de todas las transacciones relacionadas con el IVA.

• Presentación digital de las declaraciones de IVA: Las declaraciones de IVA se deben presentar de forma directa a HMRC con software compatible con MTD. Ya no se aceptan presentaciones manuales a través del portal en línea de HMRC.

• Enlaces digitales: Si se utilizan múltiples programas de software u hojas de cálculo para administrar los registros de IVA, deben estar «vinculados digitalmente». Esto significa que los datos se deben transferir de forma electrónica entre programas sin intervención manual, lo que garantiza la integridad y precisión de los registros.

¿Cómo se puede simplificar el proceso de registro en el IVA?

Si quieres simplificar el registro a efectos del IVA, aquí tienes algunos consejos prácticos:

• Sabe cuándo debes registrarte: si bien puede ser beneficioso registrarse antes de alcanzar el umbral, también genera más trabajo para tu empresa. Analiza detenidamente tu volumen de ventas y determina si alcanzaste el umbral de IVA (o estás a punto de hacerlo). De esta manera, puedes adoptar una postura estratégica respecto del momento en que te registras y evitar tareas administrativas innecesarias.

• Utiliza un proveedor de servicios para mantener todo organizado: proveedores como Stripe cuentan con herramientas que pueden ayudar a las empresas a gestionar el IVA de manera eficiente. Con Stripe, estas incluyen las siguientes:

• Stripe Tax: esta funcionalidad automatiza el cálculo y el cobro del IVA. Determina la tasa de IVA correcta según el lugar del cliente y el tipo de producto, y se asegura de que se apliquen los montos de impuestos precisos a cada transacción.

• Sistema de códigos fiscales: Stripe tiene un sistema de códigos fiscales patentado que se asigna a los códigos fiscales internacionales. Stripe aplica automáticamente las reglas y tasas impositivas correctas al seleccionar el código fiscal correspondiente a tus productos o servicios.

• Stripe Invoicing: Stripe facilita la generación de facturas que cumplen con la normativa del IVA y que incluyen los detalles necesarios, como tu número de registro del IVA y el monto de IVA cobrado. Esto garantiza que tus facturas cumplan con los requisitos reglamentarios.

• Determinación del lugar del cliente: Stripe utiliza información sobre la ubicación, como la moneda y el código postal, para determinar dónde se encuentran los clientes. Esta información ayuda a aplicar la tasa de IVA correcta de conformidad con las normativas impositivas.

• Asistencia para la creación de informes y declaraciones fiscales: Stripe también está asociada con servicios de declaraciones fiscales internacionales para brindar asistencia con estas.

• Comprende qué puedes reclamar: uno de los beneficios principales del registro del IVA es reclamar el IVA sobre los gastos de la empresa. Investiga qué cuenta, de modo que puedas reclamar los fondos a los que tienes derecho.

• Mantente organizado desde el principio: tan pronto como te registres, debes comenzar a llevar un registro detallado de tus ventas y gastos; por lo tanto, asegúrate de configurar un sistema de inmediato.

• Planifica la transición: si te registras después de haber estado operando durante un tiempo, deberás ajustar los precios de tus productos o servicios para incluir el IVA. Comunícate claramente con tus clientes para que no se sorprendan con el cambio.

Contabilidad del IVA mientras esperas tu número de registro

En el caso de las solicitudes en línea, HRMC demora normalmente de 14 a 30 días laborables para procesarlas. En el caso de estructuras empresariales complejas o de empresas en el extranjero, este plazo puede extenderse a 40 días o más. Sin embargo, tu responsabilidad de contabilizar el IVA comienza en la fecha de entrada en vigencia del registro y no cuando llega el número de registro en el IVA.

Durante esta ventana de espera, se aplican reglas estrictas a cómo gestionar la facturación a los clientes:

1. No emitas facturas con IVA: es ilegal incluir el IVA como una partida individual o mencionar un número de registro en el IVA en las facturas hasta que HMRC emita el número oficialmente.

2. Ajusta los precios brutos de los impuestos: incrementa los precios totales con la tasa de IVA correspondiente (p. ej., un 20 %) para asegurarte de que cubres tu próxima responsabilidad impositiva e infórmales a los clientes B2B que los precios reflejan temporalmente el registro en el IVA pendiente.

3. Vuelve a emitir las facturas de manera retroactiva: una vez que llegue el número de registro en el IVA, emite a los clientes las facturas de IVA correctas para todas las ventas que hiciste durante el período de espera, a fin de que los clientes B2B puedan reclamar el impuesto.

Consideraciones especiales para el Reino Unido

El cumplimiento de la normativa de IVA del Reino Unido involucra reglas específicas sobre los prefijos regionales, el comercio transfronterizo y la configuración administrativa:

• Formatos del número de IVA del Reino Unido: los números de IVA de la cuenta Standard para empresas de Inglaterra, Escocia y Gales consisten de una secuencia de 9 dígitos con el prefijo GB.

• Comercio de bienes de Irlanda del Norte y la UE: en virtud del Marco de Windsor, Irlanda del Norte mantiene una condición doble para los bienes. Las empresas de Irlanda del Norte que comercian bienes con los Estados miembros de la Unión Europea utilizan el prefijo XI para acceder a las reglas de IVA intracomunitarias simplificadas de la UE. Por el contrario, los suministros entre Gran Bretaña y la UE se tratan como importaciones y exportaciones de la cuenta Standard.

• Nombrar un agente de impuestos: puedes registrarte de manera directa mediante el portal en línea de HMRC o autorizar a un contador de terceros o a un agente de impuestos para que administre el registro, la correspondencia y las presentaciones de Making Tax Digital (MTD) en tu nombre utilizando una HMRC Agent Services Account.

Retroactividad, cancelación del registro y cambio de datos

Para gestionar tu estado de IVA, debes mantener a HMRC informado a medida que tu empresa evolucione:

• Retroactividad y reclamos históricos: Si te registras tarde, HMRC aplicará carácter retroactivo a tu registro a la fecha en que superaste el umbral en un principio.

• Actualización de los datos de la empresa: Debes notificar a HMRC dentro de los 30 días posteriores a cualquier cambio en el nombre de la empresa, dirección comercial, datos bancarios o estructura corporativa para mantener el cumplimiento de la normativa.

• Cancelación del registro: Puedes solicitar la cancelación de tu registro de IVA si cesas las operaciones comerciales, te unes a un grupo de IVA o si tus ingresos sujetos a impuestos esperados de 12 meses caen por debajo del umbral de cancelación de registro del Reino Unido.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en el crecimiento de tu empresa. Para comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo, solo debes agregar una única línea de código a tu integración existente, hacer clic en un botón del Dashboard o utilizar nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a controlar tus obligaciones fiscales y te avisa cuando superas el umbral de registro fiscal en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las declaraciones fiscales en EE. UU. desde el Dashboard y gestionar las declaraciones internacionales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST en lo siguiente:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y en 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos basados en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplifica las declaraciones fiscales: Stripe Tax automatiza las declaraciones de EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las presentaciones internacionales, Stripe Tax se integra de manera fluida con socios para las declaraciones fiscales, de modo que tus declaraciones internacionales sean precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus declaraciones fiscales para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Las declaraciones fiscales de EE. UU. se pueden automatizar en el Dashboard de Stripe con la tecnología de TaxJar.

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Preguntas frecuentes sobre cómo obtener el registro de IVA en el Reino Unido