El impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un impuesto sobre el consumo que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios en el Reino Unido. Cuando tu empresa obtiene su registro de IVA, actúas efectivamente como recaudador de impuestos para el Gobierno: cobras el IVA sobre los bienes o servicios que vendes (impuesto devengado) y puedes reclamar el IVA que has pagado en gastos de la empresa (impuesto soportado).

A continuación, explicaremos qué significa tener un registro de IVA en el Reino Unido, cómo registrarse de forma online y las responsabilidades de una empresa registrada a efectos del IVA.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué significa estar registrado a efectos del IVA en el Reino Unido?
  
• Cuándo registrarse a efectos del IVA
  
• ¿Cuáles son los umbrales de registro del IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cómo puedes registrarte a efectos del IVA online con HMRC?
  
• ¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles para las empresas en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son las responsabilidades de una empresa registrada a efectos del IVA?
  
• ¿Cómo puedes simplificar el proceso de registro del IVA?
  
• Contabilización del IVA mientras esperas tu número de registro del IVA
  
• Consideraciones especiales para el Reino Unido
  
• Efecto retroactivo, baja y modificación de tus datos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  
• Preguntas frecuentes sobre cómo registrarse a efectos del IVA en el Reino Unido
  

¿Qué significa estar registrado a efectos del IVA en el Reino Unido?

Si bien el registro del IVA es en parte un ejercicio de cumplimiento de la normativa, también puede ayudar a posicionar estratégicamente tu empresa:

• Muchos clientes, especialmente las corporaciones más grandes, prefieren trabajar con empresas registradas a efectos del IVA, ya que indica madurez y profesionalismo.

• Estar registrado a efectos del IVA te permite reclamar la devolución del IVA en gastos como el equipo y el software, lo que mejora directamente tus resultados.

• Si comercias internacionalmente, el registro del IVA puede hacer que el proceso aduanero sea más sencillo.

• Si estás planeando escalar tu negocio, registrarte temprano te evita apresurarte a cumplir con la normativa y arriesgarte a sanciones una vez que comiences a crecer.

• El registro del IVA requiere que lleves registros financieros detallados, lo que puede darte una imagen más clara de la situación financiera de tu empresa.

Cuándo registrarse a efectos del IVA

Las empresas del Reino Unido deben registrarse en el IVA con His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) si su volumen de negocio sujeto al IVA cruza el umbral legal o si esperan cruzarlo en un futuro próximo. Según la legislación británica, estás obligado a registrarte a efectos del IVA si tu empresa cumple una de las dos condiciones principales:

• Volumen de negocio histórico
  Debes registrarte si tu volumen de negocio total gravable por IVA supera las 90.000 £ durante cualquier período renovable de 12 meses. Este cálculo requiere evaluar el total de ventas a finales de cada mes durante los 12 meses anteriores. Debes registrarte en los 30 días posteriores al final del mes en que superes el umbral.

• Volumen de negocio a futuro
  Debes registrarte inmediatamente si adviertes que tu volumen de negocio gravable superará las 90.000 £ solo en los próximos 30 días. Debes registrarte antes del final del período de 30 días, y la fecha efectiva de registro pasará a ser el día en el que tomaste esa previsión y no cuando se pague la factura.

Si tu volumen de negocio es inferior a 90.000 £, no estás obligado legalmente a registrarte, pero tienes la opción de solicitar el registro voluntario. Inscribirse de forma anticipada puede aportar ventajas estratégicas, como la capacidad de reclamar el IVA que pagas en los gastos de empresa que cumplan los requisitos para ello. Por otra parte, para las empresas fundamentalmente de tipo B2C (de empresa a cliente), añadir el IVA a los precios puede mermar tus márgenes de beneficios.

Para otros tipos de empresas, existen dos consideraciones especiales adicionales:

• Empresas ajenas al Reino Unido
  Si tu negocio no está establecido en el Reino Unido y proporcionas bienes o servicios a clientes del Reino Unido, el umbral de las 90.000 £ no se aplica en tu caso. Tendrás que registrarte para el IVA del Reino Unido antes de realizar tu primer suministro gravable.

• Picos del umbral temporales
  Si tu volumen de negocio supera las 90.000 £ por un acontecimiento aislado y puedes demostrar al HMRC que se mantendrá por debajo del límite de cancelación del registro (88.000 £) durante los próximos 12 meses, puedes solicitar una excepción para el registro en lugar de registrarte de manera íntegra a efectos de IVA.

¿Cuáles son los umbrales de registro del IVA en el Reino Unido?

En el Reino Unido, las empresas que aportan un determinado nivel de beneficios gravables deben registrarse a efectos del IVA.

El gobierno del Reino Unido ha establecido un umbral de registro anual a efectos del IVA de 90.000 £ de volumen de negocios gravable durante cualquier período de 12 meses consecutivos. El volumen de negocios gravable incluye todos los ingresos de los bienes y servicios a los que se aplica el IVA, pero no incluye los ingresos de los artículos exentos de IVA, como la oferta de servicios financieros o la venta de seguros. Comprueba lo que está sujeto a impuestos en tu sector para que sepas qué contribuye al total.

Una vez que superes el umbral, debes registrarte en el transcurso de los 30 días posteriores al final del mes para evitar multas o sanciones. Si te retrasas, seguirás debiendo IVA desde la fecha en que deberías haberte registrado. También puedes registrarte voluntariamente, incluso si tu facturación está por debajo del umbral.

Por ejemplo:

• Incumplimiento retrospectivo del umbral de 12 meses
  Si tu volumen de negocios gravable total de los 12 meses anteriores alcanza las 100.000 £ el 15 de julio, julio es el mes en el que superaste el umbral. Debes presentar tu registro a efectos del IVA antes del 30 de agosto (30 días desde finales de julio) y tu fecha oficial de entrada en vigor del registro será el 1 de septiembre.

• Expectativa prospectiva de 30 días
  Si firmas un contrato importante de 100.000 £ el 1 de mayo que hará que tu volumen de negocios gravable supere las 90.000 £ en los próximos 30 días, debes presentar tu solicitud de IVA antes del 30 de mayo. Tu fecha de entrada en vigor del registro será el 1 de mayo, el día en que se formó la expectativa.

Qué cuenta como volumen de negocios gravable

El volumen de negocios gravable es el valor bruto total de todos los bienes y servicios que suministra tu empresa y que están sujetos al IVA del Reino Unido, independientemente del tipo impositivo aplicado.

Al calcular tu total de 12 meses consecutivos con respecto al umbral de 90.000 £, debes incluir:

• Todos los bienes y servicios valorados: Ventas sujetas a tipos impositivos del IVA. Ten en cuenta que incluso los artículos clasificados con tasa cero (0 % de tipo impositivo del IVA) se suman a tu total de volumen de negocios gravable.

• Bienes alquilados o prestados: Cualquier equipo comercial, herramientas o activos físicos que arriendes o alquiles a los clientes.

• Artículos intercambiados o regalados: Bienes o servicios que intercambies, intercambies parcialmente o regales como regalos promocionales.

• Bienes de la empresa tomados para uso personal: Activos o inventario extraídos de la empresa para uso personal.

• Servicios de inversión del sujeto pasivo: El valor de los servicios recibidos de proveedores extranjeros a los que tu empresa debe aplicar una inversión del sujeto pasivo del Reino Unido.

• Suministros nacionales de inversión del sujeto pasivo: Servicios de construcción o bienes sujetos a la normativa de inversión del sujeto pasivo nacional del Reino Unido.

¿Cómo se registra el IVA en línea con HMRC?

En determinadas situaciones, tendrás que registrarte a efectos del IVA por correo, por ejemplo, si vas a adherirte a un régimen de tipos fijos del sector agrícola (Agricultural Flat Rate Scheme) o vas a solicitar el registro de una sociedad internacional. Por el contrario, podrás usar la solicitud en línea en la página web Government Gateway de Her Majesty's Revenue and Customs (HMRC). En primer lugar, tendrás que crear una cuenta, en caso de que no la tengas. A continuación, deberás recopilar los documentos necesarios.

En el caso de una sociedad limitada, necesitarás:

• Número de registro de la empresa

• Datos de la cuenta bancaria de la empresa

• Referencia única de contribuyente (UTR)

• Datos de tu volumen de negocio anual

• Información sobre tu declaración mediante la autoliquidación (Self Assessment)

• Información sobre tu impuesto de sociedades (corporation tax)

• Información sobre tu plan de pago sobre la marcha (PAYE)

Para un particular o una sociedad, necesitarás:

• Número de la Seguridad Social

• Documentos de identidad (p. ej., un pasaporte o un carnet de conducir)

• Datos de la cuenta bancaria

• Referencia única del contribuyente (si la tienes)

• Datos de tu volumen de negocio anual

• Información sobre tu declaración mediante la autoliquidación (Self Assessment)

• Información sobre tus nóminas

• Información sobre tus formularios P60

Una vez que tengas tus documentos, completa la solicitud de IVA en línea. Proporciona información sobre la estructura y las actividades de tu empresa, y especifica si te registrarás bajo un régimen de IVA. Comprueba los detalles antes de enviarlos, especialmente las estimaciones de facturación y las clasificaciones de empresas, ya que los errores pueden retrasar el registro. Una vez que hayas realizado el envío, HMRC te enviará por correo un número de registro de IVA de nueve dígitos y la confirmación de tu fecha de registro.

¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles para las empresas del Reino Unido?

En el Reino Unido, las empresas pueden elegir entre varios regímenes de IVA adaptados a su tamaño y a sus operaciones. Los regímenes están diseñados para simplificar la forma en que algunas empresas registradas a efectos del IVA calculan y contabilizan el IVA.

Régimen de tarifa plana

El régimen de tarifa plana simplifica la declaración del IVA para las pequeñas empresas con un volumen de negocios gravable anual de 150.000 £ o menos (sin incluir el IVA). Las empresas pagan un porcentaje fijo de su volumen de negocios bruto en lugar de hacer un seguimiento del IVA de cada transacción, y las tarifas varían según el sector. En el marco de este régimen, las empresas normalmente no pueden reclamar el IVA de las compras, a excepción de bienes de equipo específicos de más de 2000 £.

Régimen de contabilidad de caja

El régimen de contabilidad de caja es adecuado para empresas con una facturación sujeta a impuestos de IVA de 1,35 millones de libras o menos. Con este régimen, las empresas contabilizan el IVA en función de los pagos reales recibidos y realizados. Esto significa que pagan el IVA a HMRC cuando el cliente los paga, lo que puede ser beneficioso para la gestión del flujo de caja.

Régimen de contabilidad anual

El régimen de contabilidad anual permite a las empresas con una facturación sujeta a impuestos de IVA de 1,35 millones de libras o menos presentar una declaración de IVA al año en lugar de declaraciones trimestrales. A lo largo del año, la empresa realiza pagos por adelantado para su factura del IVA, lo que puede ayudar con la elaboración del presupuesto.

Regímenes de comercio minorista

Los regímenes de comercio minoristas simplifican el cálculo del IVA para las empresas minoristas al permitirles contabilizar el IVA una vez por cada declaración de IVA, en lugar de hacer un seguimiento del IVA en cada venta. Existen tres regímenes de comercio minorista:

• Régimen de punto de venta: La empresa identifica y registra el IVA en el momento de la venta.

• Régimen de prorrateo: La empresa calcula el IVA comparando el valor de los bienes comprados para la reventa en cada tipo impositivo del IVA con las ventas totales.

• Régimen de cálculo directo: La empresa calcula diferentes tipos impositivos del IVA para el período del IVA a la vez cuando una pequeña proporción de las ventas tiene una tarifa y la mayoría tiene otra.

Estos regímenes son particularmente útiles si vendes un gran volumen de artículos de bajo valor.

Regímenes de márgenes

Los regímenes de margen permiten a las empresas que comercian con bienes usados, obras de arte, antigüedades u objetos de colección pagar el IVA sobre la diferencia entre los precios de compra y de venta, en lugar del precio de venta total. Esto puede resultar en una factura de IVA más baja.

¿Cuáles son las responsabilidades de una empresa registrada a efectos del IVA?

Si tu empresa está registrada a efectos del IVA, eres responsable de lo siguiente:

• Añadir el IVA al precio de los productos o servicios que vendes, a menos que apliques uno de los regímenes especiales en los que no se añade el IVA al precio

• Cobrar el tipo impositivo del IVA correcto

• Entregar a los clientes facturas con el importe del IVA (a menos que apliques uno de los regímenes especiales en los que no se añade el IVA al precio) y tu número de registro a efectos del IVA

• Llevar un registro de todos los cargos de IVA para la presentación de las declaraciones de IVA (generalmente cada tres meses)

• Pagar cualquier IVA que debas antes de la fecha límite tras la presentación

Sanciones y excepciones por registro tardío

Si no te registras a tiempo, el HMRC clasifica el incumplimiento como una falta de notificación. Seguirás siendo legalmente responsable de pagar todo el IVA neto adeudado con carácter retroactivo desde la fecha de entrada en vigor en la que deberías haberte registrado.

Además, el HMRC cobra una sanción calculada como un porcentaje de tu Posible Pérdida de Ingresos, que es el IVA neto adeudado (impuesto repercutido menos impuesto soportado elegible) durante el período no registrado.

Las sanciones incluyen:

• Incumplimiento no deliberado
  Si el retraso fue un error no intencionado, las sanciones oscilan entre el 0 % y el 30 % del IVA neto adeudado por las declaraciones voluntarias no solicitadas realizadas en un plazo de 12 meses, o entre el 10 % y el 30 % si el HMRC descubre el descuido primero (declaración solicitada).

• Incumplimiento deliberado
  Si has evitado registrarte a sabiendas, las sanciones oscilan entre el 20 % y el 70 % del IVA neto adeudado.

• Deliberado y oculto
  Si ocultas intencionadamente tu volumen de negocios gravable al HMRC, las sanciones pueden alcanzar hasta el 100 % del IVA adeudado.

El HMRC eximirá por completo la sanción por falta de notificación si puedes demostrar que tenías una excusa razonable para no cumplir el plazo de registro, como una enfermedad grave e inesperada o una interrupción técnica grave.

Digitalización de los impuestos (MTD)

La digitalización de los ingresos (MTD) es una iniciativa del gobierno del Reino Unido que tiene como objetivo modernizar el sistema fiscal al exigir a las empresas que mantengan registros digitales y presenten declaraciones de impuestos electrónicamente. La iniciativa MTD exige que todas las empresas registradas a efectos de IVA, independientemente de su facturación, cumplan los siguientes requisitos digitales:

• Mantenimiento de registros digitales: Las empresas deben utilizar software compatible para mantener registros digitales de todas las transacciones relacionadas con el IVA.

• Presentación digital de declaraciones de IVA: Las declaraciones de IVA deben presentarse directamente al HMRC utilizando un software compatible con MTD. Ya no se aceptan las presentaciones manuales a través del portal online del HMRC.

• Enlaces digitales: Si se utilizan varios programas de software u hojas de cálculo para gestionar los registros de IVA, deben estar «vinculados digitalmente». Esto significa que los datos deben transferirse electrónicamente entre los programas sin intervención manual, lo que garantiza la integridad y exactitud de los registros.

¿Cómo se puede simplificar el proceso de registro a efectos del IVA?

Si quieres facilitar el registro del IVA, aquí tienes algunos consejos prácticos:

• Sabe cuándo debes registrarte: aunque puede ser beneficioso registrarte antes de alcanzar el umbral, también crea más trabajo para tu empresa. Analiza tu volumen de negocio detenidamente y determina si has alcanzado el umbral del IVA (o estás a punto de hacerlo). De esta manera, podrás ser estratégico sobre cuándo registrarte y evitarás el trabajo administrativo innecesario.

• Usa un proveedor de servicios para mantener las cosas organizadas: los proveedores como Stripe disponen de herramientas que pueden ayudar a las empresas a gestionar el IVA de forma eficiente. Con Stripe, incluyen:

• Stripe Tax: esta función automatiza el cálculo y el cobro del IVA. Determina el tipo de IVA correcto en función de la ubicación de tu cliente y el tipo de producto, y garantiza que se apliquen los importes de los impuestos correctos a cada transacción.

• Sistema de códigos fiscales: Stripe tiene un sistema de códigos fiscales patentado que se asigna a los códigos fiscales globales. Stripe aplica automáticamente las reglas y los tipos impositivos correctos al seleccionar el código fiscal adecuado para tus productos o servicios.

• Stripe Invoicing: Stripe facilita la generación de facturas que cumplen con el IVA y que incluyen los datos necesarios, como el número de registro del IVA y el importe del IVA que se ha cobrado. Esto garantiza que tus facturas cumplan los requisitos de la normativa.

• Determinación de la ubicación del cliente: Stripe usa los datos de la ubicación, como las divisas y el código postal, para determinar dónde se encuentran los clientes. Esta información ayuda a aplicar el tipo de IVA correcto de conformidad con la normativa fiscal.

• Asistencia para los informes y la presentación: Stripe también se asocia con servicios mundiales de presentación de impuestos para ayudar con la presentación.

• Comprende lo que puedes reclamar: una gran ventaja del registro del IVA es que puedes reclamar el IVA de los gastos de la empresa. Investiga lo que cuenta, para que puedas reclamar los fondos a los que tienes derecho.

• Mantén la organización desde el principio: en cuanto te registres, deberás empezar a mantener un registro detallado de las ventas y los gastos; por lo tanto, asegúrate de configurar un sistema inmediatamente.

• Planifica la transición: si te vas a registrar después de haber estado operando durante un tiempo, tendrás que ajustar la forma de fijar los precios de los productos o servicios para que incluyan el IVA. Comunícalo claramente a los clientes, de modo que no se sorprendan por el cambio.

Contabilización del IVA mientras esperas tu número de registro del IVA

Normalmente, HMRC tarda entre 14 y 30 días hábiles en procesar las solicitudes online. En el caso de estructuras empresariales complejas o empresas extranjeras, este plazo puede ampliarse a 40 días e incluso más. Sin embargo, tu responsabilidad de contabilizar el IVA comienza en la fecha efectiva de registro, no cuando recibes tu número de registro del IVA (VRN).

Durante este período de espera, se aplican normas estrictas sobre cómo gestionar la facturación a los clientes:

1. No emitas facturas con IVA: No puedes mostrar legalmente el IVA como una partida individual separada ni incluir un VRN en las facturas hasta que HMRC emita oficialmente tu número.

2. Ajusta tus precios en términos brutos: Aumenta tus precios totales en el tipo de IVA correspondiente (p. ej., un 20 %) para asegurarte de cubrir tu próxima obligación fiscal, explicando a los clientes B2B que los precios reflejan temporalmente el registro del IVA pendiente.

3. Vuelve a emitir facturas con carácter retroactivo: Cuando recibas tu VRN, vuelve a emitir facturas con IVA adecuadas a tus clientes para todas las ventas realizadas durante el período de espera de modo que los clientes B2B puedan reclamar el impuesto.

Consideraciones especiales para el Reino Unido

El cumplimiento de la normativa del IVA en el Reino Unido implica normas específicas relativas a los prefijos regionales, el comercio transfronterizo y la configuración administrativa:

• Formatos de número de IVA del Reino Unido: Los números de IVA estándar para las empresas de Inglaterra, Escocia y Gales consisten en una secuencia de 9 dígitos con el prefijo GB.

• Comercio de bienes con la UE desde Irlanda del Norte: En virtud del Acuerdo de Windsor, Irlanda del Norte mantiene un doble estatus para los bienes. Las empresas de Irlanda del Norte que comercian bienes con Estados miembros de la UE utilizan el prefijo XI para acceder a unas normas de IVA intracomunitario de la UE simplificadas. Por el contrario, los suministros entre Gran Bretaña (GB) y la UE se tratan como importaciones y exportaciones estándar.

• Nombramiento de un agente fiscal: Puedes registrarte directamente a través del portal online de HMRC o autorizar a un contable externo o agente fiscal a que gestione el registro, la correspondencia y las declaraciones de Making Tax Digital (MTD) en tu nombre mediante una cuenta de servicios para agentes de HMRC

Retroactividad, cancelación del registro y modificación de tus datos

La gestión de tu estado a efectos del IVA requiere mantener informado al HMRC a medida que tu empresa evoluciona:

• Retroactividad y reclamaciones históricas: Si te registras tarde, el HMRC aplicará la retroactividad a tu registro a la fecha en la que superaste el umbral originalmente.

• Actualización de los datos de la empresa: Debes notificar al HMRC en un plazo de 30 días cualquier cambio en el nombre de tu empresa, dirección comercial, datos bancarios o estructura corporativa para mantener el cumplimiento de la normativa.

• Cancelación del registro: Puedes solicitar la cancelación de tu registro a efectos del IVA si cesas tus actividades comerciales, te unes a un grupo de IVA o si tu volumen de negocios gravable previsto a 12 meses es inferior al umbral de cancelación del registro del Reino Unido.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Empieza a recaudar impuestos a nivel mundial añadiendo una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón del Dashboard o utilizando nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral de registro de impuestos en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarte para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las presentaciones de EE. UU. en el Dashboard y gestionar las presentaciones a nivel mundial a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST relativos a lo siguiente:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para pagar impuestos sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación: Stripe Tax automatiza las presentaciones de EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las presentaciones internacionales, Stripe Tax se integra de forma continua en los socios para la presentación, de forma que las presentaciones mundiales sean precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas centrarte en el crecimiento de tu empresa. Las presentaciones de EE. UU. se pueden automatizar en el Dashboard de Stripe, con la tecnología de TaxJar.

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Preguntas frecuentes sobre cómo registrarse a efectos del IVA en el Reino Unido