El impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un impuesto sobre el consumo que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios en el Reino Unido. Cuando tu empresa se registra a efectos del IVA, estás actuando efectivamente como un recaudador de impuestos para el gobierno: cobras el IVA sobre los bienes o servicios que vendes (impuesto repercutido) y puedes reclamar el IVA que has pagado sobre los gastos de la empresa (impuesto soportado).

A continuación, explicamos qué significa estar registrado a efectos del IVA en el Reino Unido, cómo registrarse en línea y las responsabilidades de una empresa registrada a efectos del IVA.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa estar registrado a efectos del IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los umbrales de registro del IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cómo se registra el IVA en línea con HMRC?
  
• ¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles para las empresas del Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son las responsabilidades de una empresa registrada a efectos del IVA?
  
• ¿Cómo se puede simplificar el proceso de registro a efectos del IVA?
  

¿Qué significa estar registrado a efectos del IVA en el Reino Unido?

Si bien el registro del IVA es en parte un ejercicio de cumplimiento de la normativa, también puede ayudar a posicionar estratégicamente tu empresa:

• Muchos clientes, especialmente las corporaciones más grandes, prefieren trabajar con empresas registradas a efectos del IVA, ya que indica madurez y profesionalismo.

• Estar registrado a efectos del IVA te permite reclamar la devolución del IVA en gastos como el equipo y el software, lo que mejora directamente tus resultados.

• Si comercias internacionalmente, el registro del IVA puede hacer que el proceso aduanero sea más sencillo.

• Si estás planeando escalar tu negocio, registrarte temprano te evita apresurarte a cumplir con la normativa y arriesgarte a sanciones una vez que comiences a crecer.

• El registro del IVA requiere que lleves registros financieros detallados, lo que puede darte una imagen más clara de la situación financiera de tu empresa.

¿Cuáles son los umbrales de registro del IVA en el Reino Unido?

En el Reino Unido, las empresas que aportan un determinado nivel de beneficios gravables deben registrarse a efectos del IVA.

El gobierno del Reino Unido ha fijado un umbral de registro anual para el IVA de 90.000 £ en volumen de negocios sujeto a impuestos durante un período de 12 meses consecutivos. El volumen de negocios sujeto a impuestos incluye todos los ingresos procedentes de bienes y servicios sujetos a IVA, pero no incluye los ingresos procedentes de elementos exentos de IVA, como la prestación de servicios financieros o la venta de seguros. Vuelve a verificar lo que está sujeto a impuestos en tu sector para saber qué contribuye al total.

Una vez que superes el umbral, debes registrarte en el transcurso de los 30 días posteriores al final del mes para evitar multas o sanciones. Si te retrasas, seguirás debiendo IVA desde la fecha en que deberías haberte registrado. También puedes registrarte voluntariamente, incluso si tu facturación está por debajo del umbral.

¿Cómo se registra el IVA en línea con HMRC?

En determinadas situaciones, tendrás que darte de alta a efectos del IVA por correo, por ejemplo, si te estás adhiriendo al Régimen de tarifa plana Agrícola o solicitas el registro de una sociedad en el extranjero. De lo contrario, puedes utilizar la solicitud en línea en la página web de Her Majesty's Revenue and Customs (HMRC) Government Gateway. En primer lugar, tendrás que crear una cuenta si aún no tienes una. A continuación, deberás reunir los documentos requeridos.

En el caso de una sociedad limitada, necesitarás:

• Número de registro de la empresa

• Datos de la cuenta bancaria comercial

• Referencia única del contribuyente (UTR)

• Detalles de la facturación anual

• Información sobre la declaración de autoevaluación

• Información sobre tu impuesto de sociedades

• Información sobre Pay As You Earn (PAYE)

Para un particular o una sociedad, necesitarás:

• Número de seguro nacional

• Documentos de identidad, como pasaporte o permiso de conducir

• Datos de la cuenta bancaria

• Referencia única del contribuyente, si la tienes

• Detalles de la facturación anual

• Información sobre la declaración de autoevaluación

• Información sobre tus nóminas

• Información sobre tus formularios P60

Una vez que tengas tus documentos, completa la solicitud de IVA en línea. Proporciona información sobre la estructura y las actividades de tu empresa, y especifica si te registrarás bajo un régimen de IVA. Comprueba los detalles antes de enviarlos, especialmente las estimaciones de facturación y las clasificaciones de empresas, ya que los errores pueden retrasar el registro. Una vez que hayas realizado el envío, HMRC te enviará por correo un número de registro de IVA de nueve dígitos y la confirmación de tu fecha de registro.

¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles para las empresas del Reino Unido?

En el Reino Unido, las empresas pueden elegir entre varios regímenes de IVA adaptados a su tamaño y a sus operaciones. Estos regímenes están diseñados para simplificar la forma en que algunas empresas registradas a efectos del IVA calculan y contabilizan el IVA.

Régimen de tarifa plana

El régimen de tarifa plana simplifica la declaración del IVA para las pequeñas empresas con una facturación anual sujeta a impuestos de 150.000 £ o menos (sin IVA). Las empresas pagan un porcentaje fijo de su facturación bruta en lugar de realizar un seguimiento del IVA en cada transacción, y las tasas varían según el sector. Con este régimen, las empresas normalmente no pueden reclamar el IVA de las compras, excepto para determinados bienes de capital de más de 2000 £.

Régimen de contabilidad de caja

El régimen de contabilidad de caja es adecuado para empresas con una facturación sujeta a impuestos de IVA de 1,35 millones de libras o menos. Con este régimen, las empresas contabilizan el IVA en función de los pagos reales recibidos y realizados. Esto significa que pagan el IVA a HMRC cuando el cliente los paga, lo que puede ser beneficioso para la gestión del flujo de caja.

Régimen de contabilidad anual

El régimen de contabilidad anual permite a las empresas con una facturación sujeta a impuestos de IVA de 1,35 millones de libras o menos presentar una declaración de IVA al año en lugar de declaraciones trimestrales. A lo largo del año, la empresa realiza pagos por adelantado para su factura del IVA, lo que puede ayudar con la elaboración del presupuesto.

Regímenes de comercio minorista

Los regímenes de comercio minoristas simplifican el cálculo del IVA para las empresas minoristas al permitirles contabilizar el IVA una vez por cada declaración de IVA, en lugar de hacer un seguimiento del IVA en cada venta. Existen tres regímenes de comercio minorista:

• Régimen de punto de venta: la empresa identifica y registra el IVA en el momento de la venta.

• Régimen de prorrateo: la empresa calcula el IVA comparando el valor de los bienes adquiridos para la reventa con cada tipo de IVA con el total de ventas.

• Régimen de cálculo directo: la empresa calcula tipos de IVA diferentes para el período de IVA a la vez cuando una pequeña proporción de las ventas está a un tipo y la mayoría a otro.

Estos regímenes son particularmente útiles si vendes un gran volumen de artículos de bajo valor.

Regímenes de márgenes

Los regímenes de margen permiten a las empresas que comercian con bienes usados, obras de arte, antigüedades u objetos de colección pagar el IVA sobre la diferencia entre los precios de compra y de venta, en lugar del precio de venta total. Esto puede resultar en una factura de IVA más baja.

¿Cuáles son las responsabilidades de una empresa registrada a efectos del IVA?

Si tu empresa está registrada a efectos del IVA, tienes algunas responsabilidades, entre ellas:

• Añadir el IVA al precio de los productos o servicios que vendes, a menos que apliques uno de los regímenes especiales en los que no se añade el IVA al precio

• Cobrar el tipo de IVA correcto

• Entregar a los clientes facturas con el importe del IVA (a menos que apliques uno de los regímenes especiales en los que no se añade el IVA al precio) y tu número de registro fiscal.

• Mantener registros de todos los cargos de IVA para presentar declaraciones de IVA (generalmente cada tres meses)

• Pagar el IVA que adeudes antes de la fecha límite posterior a la presentación

Digitalización de los impuestos (MTD)

La digitalización de los ingresos (MTD) es una iniciativa del gobierno del Reino Unido que tiene como objetivo modernizar el sistema fiscal al exigir a las empresas que mantengan registros digitales y presenten declaraciones de impuestos electrónicamente. La iniciativa MTD exige que todas las empresas registradas a efectos de IVA, independientemente de su facturación, cumplan los siguientes requisitos digitales:

• Mantenimiento de registros digitales: las empresas deben usar un software compatible para mantener registros digitales de todas las transacciones relacionadas con el IVA.

• Presentación digital de declaraciones de IVA: las declaraciones de IVA deben enviarse directamente a HMRC utilizando un software compatible con MTD. Ya no se aceptan envíos manuales a través del portal en línea de HMRC.

• Enlaces digitales: si se utilizan varios programas de software u hojas de cálculo para gestionar los registros de IVA, deben estar «vinculados digitalmente». Esto significa que los datos deben transferirse electrónicamente entre programas sin intervención manual, lo que garantiza la integridad y precisión de los registros.

¿Cómo se puede simplificar el proceso de registro a efectos del IVA?

Si quieres que el registro del IVA sea una carga menos pesada, aquí tienes algunos consejos prácticos:

• Aprende cuándo realmente necesitas registrarte: si bien puede ser beneficioso registrarse antes de alcanzar el umbral, también crea más trabajo para tu empresa. Analiza detenidamente tu facturación y determina si alcanzaste el umbral del IVA (o estás a punto de alcanzarlo). De esta manera, puede ser estratégico con respecto a cuándo registrarse y evitar trabajos administrativos innecesarios.

• Recurre a un proveedor de servicios para mantener las cosas organizadas: Proveedores como Stripe tienen herramientas que pueden ayudar a las empresas a gestionar el IVA de manera eficiente. Con Stripe, estos incluyen:

  • Stripe Tax: esta función automatiza el cálculo y el cobro del IVA. Determina el tipo de IVA correcto en función de la ubicación de tu cliente y el tipo de producto, y garantiza que se apliquen importes de impuestos precisos a cada transacción.
    
  • Sistema de códigos fiscales: Stripe tiene un sistema de códigos fiscales propio que se asigna a códigos fiscales internacionales. Stripe aplica automáticamente las normativas y los tipos impositivos correctos eligiendo el código fiscal adecuado para tus productos o servicios.
    
  • Stripe Invoicing: Stripe puede facilitar la generación de facturas que cumplan con el IVA que incluyan los datos necesarios, como tu número de registro de IVA y el monto del IVA cobrado. Esto garantiza que tus facturas cumplan con los requisitos normativos.
    
  • Determinación de la ubicación del cliente: Stripe utiliza información de ubicación, como la divisa y el código postal, para determinar la ubicación de los clientes. Esta información ayuda a aplicar el tipo de IVA correcto en cumplimiento de la normativa fiscal.
    
  • Asistencia en la declaración y presentación: Stripe también colabora con servicios internacionales de declaración de impuestos para ayudar con la presentación de impuestos.
    

• Comprende lo que puedes reclamar: una de las principales ventajas de registrarse a efectos del IVA es reclamar el IVA en los gastos de la empresa. Investiga lo que cuenta para que puedas reclamar los fondos a los que tienes derecho.

• Mantente organizado desde el principio: tan pronto como te registres, debes comenzar a mantener registros detallados de tus ventas y gastos, así que asegúrate de configurar un sistema de inmediato.

• Planifica la transición: si te registras después de llevar un tiempo en la empresa, tendrás que ajustar el precio de tus productos o servicios para incluir el IVA. Comunícate claramente con tus clientes para que no se sorprendan por el cambio.