La Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés) es la autoridad fiscal del Reino Unido que recauda impuestos y se asegura de que las personas y las empresas cumplan con las leyes fiscales. HMRC garantiza que las empresas cumplan con sus responsabilidades fiscales, como pagar la cantidad correcta del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el impuesto sobre la renta.

HMRC tiene reglas específicas sobre facturación para ayudar a las empresas a cumplir con el IVA y mantener registros precisos. Las facturas deben incluir determinados datos, como la información de la empresa y el importe de IVA incluido, si corresponde. Seguir las directrices de HMRC ayuda a las empresas a evitar multas, auditorías y otros problemas normativos.

A continuación explicamos lo que las empresas deben saber sobre las facturas de HMRC, como qué deben incluir las facturas, cómo crear una con un software de contabilidad, cómo corregir los errores que se produzcan y cómo almacenarlas correctamente.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué información debe incluirse en una factura que cumpla con HMRC?
  
• Cómo crear una factura de HMRC utilizando un software de contabilidad
  
• ¿Cuáles son las normas para facturar a clientes internacionales?
  
• Cómo corregir errores en una factura de HMRC
  
• Cómo almacenar y recuperar facturas de HMRC a efectos fiscales
  

¿Qué información debe incluirse en una factura que cumpla con la normativa HMRC?

Para que una factura cumpla con las directrices de HMRC, debe incluir la siguiente información:

• Los datos de tu empresa: El nombre de tu empresa, junto con la dirección y la información de contacto
  
• Los datos del cliente: El nombre y la dirección del cliente al que le estás facturando
  
• El número único de la factura: Un número de referencia para la identificación
  
• La fecha de la factura: La fecha en la que se emite la factura
  
• Una descripción de los bienes o servicios: Una descripción clara y precisa de los bienes o servicios proporcionados
  
• La fecha de suministro: La fecha en la que se entregaron los bienes o se prestaron los servicios, que puede diferir de la fecha de la factura
  
• Las cantidades cobradas: Los importes que tu empresa está cobrando al cliente, IVA excluido
  
• La información sobre el IVA (si tu empresa está registrada para el IVA): Tu número de registro de IVA, el tipo de IVA aplicado a los bienes o servicios y el importe del IVA cobrado
  
• El importe total con IVA incluido: El importe final que el cliente debe pagar, IVA incluido
  

Cómo crear una factura de HMRC con un software de contabilidad

Un software de contabilidad puede acelerar el proceso de creación de facturas para los clientes. Te mostramos cómo crear una factura de HMRC con un software de contabilidad.

Configura el perfil de tu empresa

Configura tu software de contabilidad con todos los datos de tu empresa, incluidos el nombre de la empresa, la dirección, los datos de contacto y el número de registro de IVA (si está registrado a efectos de IVA). La mayoría de las plataformas de software tienen una sección de "Configuración" o "Perfil de la empresa" donde puedes ingresar esta información. Estos datos se rellenarán automáticamente en todas las facturas que generes.

Añade la información del cliente

Dirígete a la sección "Clientes" o "Clientes" de tu software y añade los datos del cliente: nombre, dirección e información de contacto. Esta información se completará automáticamente en las facturas a medida que se generen.

Crea una nueva factura

Dirígete a la sección "Ventas" o "Facturas", y selecciona "Crear nueva factura" o una opción similar. El software abrirá una nueva plantilla de factura que tendrá campos obligatorios que deberás completar.

Introduce los datos de la factura

Introduce un número de factura único. Ten en cuenta que los números de las facturas deben ser secuenciales y no repetirse. Además, dependiendo del software, estos números pueden generarse automáticamente. Añade la fecha de la factura, que es la fecha en la que emitiste la factura, y la fecha de suministro, que es la fecha en la que se proporcionaron los bienes o servicios. Si estas fechas difieren, asegúrate de incluir ambas.

Introduce una descripción de los bienes o servicios

En el campo "Artículo" o "Descripción", proporciona una descripción detallada de los bienes o servicios que se proporcionaron. Sé lo más específico posible. Incluye la cantidad, el precio unitario y cualquier otro detalle relevante.

Especifica las tarifas y el IVA

Introduce el precio por producto o servicio y el importe total cobrado por cada partida de la factura. Si tu empresa está registrada para el IVA, selecciona el tipo de IVA correcto. El software debería calcular automáticamente el importe del IVA en función del tipo aplicado. Muestra el importe total antes de IVA, el importe total del IVA y el importe total con IVA incluido. Asegúrate también de incluir tu número de registro de IVA en la factura.

Revisa la factura para verificar que cumple con la normativa

Comprueba que toda la información requerida se muestre correctamente en la factura. Incluye los datos de tu empresa y del cliente, el número de factura, las fechas de la factura y del suministro, la descripción de los bienes o servicios, el importe que le cobras al cliente, el desglose del IVA y el número de registro del IVA, si procede.

Guardar y enviar la factura

Una vez que hayas revisado la exactitud y el cumplimiento de la factura, guárdala en el software. La mayoría de los programas de contabilidad te permiten enviar la factura al cliente directamente por correo electrónico o descargarla en formato PDF para enviarla manualmente. Guarda una copia para tus registros.

Registra y haz un seguimiento de los pagos

Utiliza el software para hacer un seguimiento del estado de la factura (por ejemplo, enviada, vista, pagada, vencida). Esto ayuda a gestionar la tesorería y garantiza el seguimiento de las facturas impagadas. Muchas herramientas de contabilidad también ofrecen recordatorios automáticos para facturas impagadas.

Conserva tus registros digitales

HMRC requiere que las empresas registradas a efectos de IVA mantengan registros digitales de sus facturas durante al menos seis años. Por lo general, el software de contabilidad está configurado para almacenar esta información automáticamente para futuras referencias o en caso de una auditoría.

¿Cuáles son las normas para facturar a clientes internacionales?

Si facturas a clientes internacionales, debes cumplir con las regulaciones de tu país de residencia y las del país de tu cliente. Algunos países pueden tener requisitos específicos sobre qué incluir en la factura, cómo darle formato (p. ej., si se aceptan o no facturas electrónicas) y en qué idioma debe estar. Aunque existen requisitos específicos para cada región, aquí tienes un resumen de lo que deben incluir la mayoría de las facturas internacionales.

• Los datos de tu empresa: El nombre, la dirección, los datos de contacto y el número de identificación fiscal o de IVA de tu empresa, si corresponde
  

• Los datos del cliente: El nombre completo, la dirección, los datos de contacto y el número de IVA o identificación fiscal del cliente, si corresponde

• Una descripción de los bienes o servicios:

  • Una descripción detallada de los bienes o servicios prestados
    
  • Si envías productos físicos, códigos del Sistema Armonizado (HS) para clasificar las mercancías a efectos aduaneros.
    

• La moneda y las condiciones de pago:

  • El importe total adeudado
    
  • Si se aplica el IVA, el tipo de IVA aplicado (aunque la mayoría de los bienes o servicios vendidos desde el Reino Unido a clientes de fuera del Reino Unido tienen un tipo cero de IVA)
    
  • La divisa en la que se emite la factura (p. ej., GBP, USD, EUR) y los tipos de cambio utilizados
    
  • Las condiciones de pago, incluida la fecha de vencimiento, los métodos de pago aceptados o preferidos (p. ej., transferencia bancaria, PayPal) y las multas por pagos atrasados.
    

• El número de factura y las fechas aplicables:

  • Número de factura
    
  • La fecha en que se emitió la factura
    
  • La fecha en que se proporcionaron los bienes o servicios, si es diferente de la fecha de emisión
    

• Los detalles de envío y entrega:

  • El método de envío y quién corre con los gastos de envío (por ejemplo, términos CIF)
    
  • Números de seguimiento de las mercancías enviadas, si corresponde
    

• Cualquier información adicional:

  • Los términos y condiciones relevantes relacionados con la venta, como las políticas de devolución, las garantías o los acuerdos de servicio
    
  • Un punto de contacto para cualquier consulta relacionada con la factura.
    
  • Si se envían mercancías a nivel internacional, información sobre quién es responsable de los derechos de aduana y los impuestos de importación (normalmente el cliente)
    

Guarda copias digitales de todas las facturas para tus registros y posibles auditorías. Utiliza un software de contabilidad compatible con la facturación internacional para ayudarte a crear facturas que cumplan con la normativa y a mantener registros precisos para futuras referencias y posibles auditorías.

Cómo corregir errores en una factura de HMRC

Tanto si se trata de un pequeño error tipográfico como de un error importante que afecte al importe del IVA, solucionar los errores en las facturas emitidas de inmediato puede evitar complicaciones tanto con tu cliente como con HMRC. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

Identifica el error

Determina la naturaleza y el alcance del error. Entre los problemas más comunes se incluyen errores al cobrar a los clientes, aplicar tipos de IVA, introducir datos del cliente y fechar las facturas.

Emite una nota de crédito

Una nota de crédito cancela en efecto la totalidad o parte de la factura original. Debe hacer referencia al número y la fecha de la factura original, así como detallar el error y mostrar los importes corregidos. La nota de crédito debe incluir los datos de tu empresa, los datos del cliente, un número único de nota de crédito y la información que estés ajustando. Entrega la nota de crédito a tu cliente para que reconozca oficialmente tanto el error como la corrección, incluidos los pasos que has seguido para corregir la situación.

Emite una nueva factura (en caso necesario)

Si la transacción sigue siendo válida, pero requiere que se corrija la información, emite una nueva factura con un nuevo número de factura. Para mantener un registro de auditoría claro, anota en la nueva factura que está reemplazando a la factura original. Asegúrate de que la nueva factura incluya toda la información obligatoria según lo requerido por HMRC.

Ajusta tus registros contables

Refleja los cambios en tu software de contabilidad o en tus libros de contabilidad. Asegúrate de que la factura original, la nota de crédito y la nueva factura estén registradas. Inicia sesión y modifícala para reflejar las correcciones.

Conserva toda tu documentación

HMRC requiere que las empresas conserven todos los registros de facturación durante al menos seis años para su referencia y en caso de una auditoría. Esto incluye facturas originales, notas de crédito y facturas corregidas.

Considera las implicaciones de la devolución del IVA

Si el error afecta a un período de IVA para el que ya has presentado una declaración, es posible que debas ajustar tu próxima declaración de IVA. Si ha sido un error deliberado (es decir, has enviado a HMRC información que sabías que era incorrecta), tendrás que notificárselo directamente a HMRC. A continuación te explicamos cómo suelen funcionar estas situaciones.

• Errores inferiores a 10.000 £: Puedes corregir el error en tu próxima declaración de IVA.
  
• Errores entre 10.000 £ y 50.000 £: Puedes corregir el error en tu próxima declaración de IVA si el error es inferior a 50.000 £ y no supera el 1 % de tu facturación.
  
• Errores superiores a 50.000 £: Debes informar directamente a HMRC.
  

Por lo general, debes realizar correcciones dentro de los cuatro años posteriores al error original.

Cómo almacenar y recuperar facturas de HMRC a efectos fiscales

Para almacenar facturas de HMRC con fines fiscales, debes mantener registros organizados durante al menos seis años. Las empresas registradas a efectos de IVA deben almacenar los registros en formato digital. Asegúrate de que todas las facturas estén claramente etiquetadas con datos como la fecha, el número de factura y el nombre del cliente. Asimismo, haz copias de seguridad de los registros electrónicos con regularidad para evitar la pérdida de datos.

El software de contabilidad o el almacenamiento seguro en la nube pueden ayudar con el almacenamiento de registros digitales. Stripe Invoicing permite a las empresas crear, enviar y hacer un seguimiento de facturas directamente desde su plataforma, además de proporcionar registros digitales seguros de todas las facturas. Stripe se integra con programas de contabilidad populares como QuickBooks y Xero para sincronizar facturas y pagos. También te permite crear un sistema unificado de gestión financiera desde el cual puedes declarar impuestos, conciliar cuentas y mantener prácticas de facturación que cumplan con la normativa de HRMC.