HMRC (His Majesty's Revenue and Customs) è l'autorità fiscale del Regno Unito, che riscuote le imposte e garantisce che le persone e le aziende rispettino le leggi fiscali. HMRC garantisce che le attività adempiano ai propri obblighi fiscali, come il corretto pagamento dell'Imposta sul valore aggiunto (IVA) e dell'imposta sul reddito.

HMRC ha regole specifiche in materia di fatturazione per aiutare le attività a rispettare l'IVA e a mantenere registri accurati. Le fatture devono includere determinati dettagli, come le informazioni sull'attività e l'importo dell'IVA compresa, se applicabile. Seguire le linee guida di HMRC aiuta le attività a evitare sanzioni, verifiche e altri problemi di conformità.

Di seguito viene illustrato tutto ciò che le attività devono sapere sulle fatture HMRC, ad esempio cosa devono includere, come crearne una utilizzando un software di contabilità, come correggere eventuali errori e come conservarle correttamente.

Contenuto dell'articolo

• Comprendere i requisiti delle fatture HMRC: informazioni da includere
  
• Esame dei tipi diversi di fatture HMRC
  
• Come creare una fattura HMRC utilizzando un software di contabilità
  
• Regole per inviare fatture ai clienti internazionali
  
• Come correggere gli errori su una fattura HMRC
  
• Come archiviare e recuperare le fatture HMRC ai fini fiscali
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Comprendere i requisiti delle fatture HMRC: informazioni da includere

Affinché una fattura sia conforme alle linee guida di HMRC, deve includere le seguenti informazioni:

• Dati relativi alla tua attività: nome dell'attività, indirizzo e dati di contatto
  
• Dati del cliente: nome e indirizzo del cliente a cui è intestata la fattura
  
• Numero di fattura univoco: numero di riferimento per l'identificazione
  
• Data della fattura: data di emissione della fattura
  
• Descrizione dei beni o servizi: descrizione chiara e accurata dei beni o dei servizi forniti
  
• Data della fornitura: data di consegna dei beni o dei servizi, che potrebbe essere diversa da quella della fattura
  
• Importo o importi addebitati: importo o importi addebitati dalla tua attività al cliente, IVA esclusa
  
• Informazioni IVA (se la tua attività è registrata ai fini IVA): numero di partita IVA, aliquota IVA applicata ai beni o servizi e importo dell'IVA addebitata
  
• Importo totale comprensivo di IVA: importo finale che il cliente deve pagare, IVA inclusa
  

Esame dei tipi diversi di fatture HMRC

Esistono diversi tipi di fatture HMRC. Ecco in cosa differiscono.

Fatture HMRC proforma

Una fattura HMRC proforma è un documento preliminare utilizzato per identificare beni e servizi prima della fornitura o delle scadenza del pagamento. In alternativa, le fatture proforma possono essere utilizzate come metodo per richiedere un pagamento prima di fornire beni e servizi.

Sebbene possano sembrare fatture normali, non hanno alcun valore legale ai fini fiscali e le normative richiedono che le fatture proforma siano chiaramente contrassegnate come tali.

Fatture HMRC elettroniche

La fatturazione elettronica, nella sua forma più semplice, consiste nella trasmissione e nella conservazione delle fatture. Nel contesto della fatturazione IVA, le autorità di regolamentazione considerano le fatture HMRC elettroniche come documenti trasmessi e registrati elettronicamente, senza copie cartacee.

HMRC sta promuovendo attivamente la fatturazione elettronica in diversi settori del Regno Unito e, a partire dal 2029, inizierà a richiedere la fatturazione per tutte le fatture con IVA. Oltre a rendere obbligatorie le fatture elettroniche, HMRC si sta anche orientando verso formati di fattura strutturati e leggibili da una macchina, che possano integrarsi facilmente con un software di contabilità o di pagamento.

Altri tipi di fatture HMRC

Altri tipi di fatture HMRC includono le fatture IVA semplificate, cioè documenti semplificati destinati a transazioni di valore ridotto, e le autofatture, cioè fatture inviate a un fornitore con pagamento in base ad accordi specifici tra cliente e fornitore.

Come creare una fattura HMRC utilizzando un software di contabilità

Il software di contabilità può accelerare la procedura di creazione delle fatture per i clienti. Ecco come creare una fattura HMRC con un software di contabilità.

Configurare il profilo della tua attività

Configura il tuo software di contabilità con tutti i dati della tua attività, inclusi ragione sociale, indirizzo, recapiti e numero di partita IVA (se è registrata ai fini IVA). La maggior parte delle piattaforme software dispone di una sezione "Impostazioni" o "Profilo aziendale" in cui è possibile inserire queste informazioni. Questi dati verranno inseriti automaticamente in tutte le fatture generate.

Aggiungere i dati del cliente

Vai alla sezione "Clienti" o "Clientela" del tuo software e aggiungi i dati del cliente: nome, indirizzo e recapiti. Queste informazioni verranno inserite automaticamente nelle fatture al momento della loro generazione.

Creare una nuova fattura

Vai alla sezione "Vendite" o "Fatture" e seleziona "Crea nuova fattura" o un'opzione simile. Il software aprirà un nuovo modello di fattura con i campi obbligatori da compilare.

Inserire il numero della fattura

Inserisci un numero di fattura univoco, cioè un designatore che aiuta clienti, attività e istituti finanziari a identificare una particolare fattura. Tieni presente che i numeri di fattura devono essere sequenziali e non ripetuti. Inoltre, a seconda del software, questi numeri potrebbero essere generati automaticamente.

Aggiungere i dettagli della fattura

Oltre al numero di fattura, le fatture contengono generalmente anche altre informazioni rilevanti. Ad esempio, puoi aggiungere anche la data della fattura, ovvero la data di emissione della fattura, e la data della fornitura, ovvero il momento in cui i beni o i servizi sono stati forniti o erogati. Se le date sono diverse, assicurati di includerle entrambe.

Inserire una descrizione dei beni o servizi

Nel campo "Articolo" o "Descrizione", fornisci una descrizione dettagliata dei beni o servizi forniti. Tale descrizione deve essere quanto più specifica possibile. Includi la quantità, il prezzo unitario e qualsiasi altro dettaglio pertinente.

Specificare i prezzi e l'IVA

Inserisci il prezzo di ciascun prodotto o servizio e l'importo totale addebitato per ciascuna voce riga. Se la tua attività è registrata ai fini IVA, seleziona l'aliquota IVA corretta. Il software dovrebbe calcolare automaticamente l'importo dell'IVA in base all'aliquota applicata. Mostra l'importo totale IVA esclusa, l'importo totale dell'IVA e l'importo totale comprensivo di IVA. Assicurati di includere nella fattura anche il tuo numero di partita IVA.

Verificare la conformità della fattura

Verifica che tutte le informazioni richieste siano visualizzate correttamente sulla fattura. Ad esempio, i dati relativi alla tua attività e al cliente, il numero della fattura, le date della fattura e della fornitura, la descrizione dei beni o dei servizi, l'importo addebitato al cliente, la ripartizione dell'IVA e il numero di partita IVA, se applicabile.

Salvare e inviare la fattura

Una volta esaminata la fattura per verificarne l'accuratezza e la conformità, salvala nel software. La maggior parte dei software di contabilità consente di inviare direttamente la fattura al cliente tramite email e di scaricarla in formato PDF per inviarla manualmente. Conservane una copia per i tuoi registri.

Registrare e monitorare i pagamenti

Utilizza il software per monitorare lo stato della fattura (ad esempio, inviata, visualizzata, pagata, scaduta). Questo aiuta a gestire il flusso di cassa e garantisce di seguire le eventuali fatture non pagate. Molti strumenti di contabilità inviano anche dei promemoria automatici per le fatture non pagate.

Gestire le registrazioni digitali

HMRC impone alle attività registrate ai fini IVA di conservare le registrazioni digitali delle fatture per almeno sei anni. Il software di contabilità è in genere impostato per archiviare automaticamente queste informazioni per riferimenti futuri o in caso di verifica.

Regole per inviare fatture ai clienti internazionali

Quando fatturi a clienti internazionali, devi rispettare le normative del tuo Paese di residenza e quelle del Paese del cliente. Alcuni Paesi potrebbero avere requisiti specifici su cosa includere nella fattura, sul suo formato (ad esempio, se sono accettate le fatture elettroniche) e in che lingua devono essere. Sebbene esistano requisiti specifici per ogni area geografica, ecco una panoramica di ciò che deve essere presente nella maggior parte delle fatture internazionali.

• Dati relativi alla tua attività: ragione sociale, indirizzo, dati di contatto e partita IVA o codice fiscale dell'attività, se applicabile
  
• Dati del cliente: nome completo, indirizzo, dati di contatto e partita IVA o codice fiscale del cliente, se applicabile
  
• Descrizione dei beni o servizi:
  
  • Descrizione dettagliata dei beni o dei servizi resi
    
  • Se spedisci prodotti fisici, codici del sistema armonizzato (HS) classificano le merci ai fini doganali
    
• Valuta e termini di pagamento:
  
  • Importo totale dovuto. Indica chiaramente il valore di qualsiasi sconto applicato ai beni o servizi.
    
  • Se si applica l'IVA, l'aliquota IVA applicata (anche se la maggior parte dei beni o servizi venduti tra Il Regno Unito e o clienti al di fuori del Regno Unito sono ad aliquota IVA zero)
    
  • Valuta di emissione della fattura (ad esempio, GBP, USD, EUR) ed eventuali tassi di cambio utilizzati
    
  • Termini di pagamento, inclusi la data di scadenza, i metodi di pagamento accettati o preferiti (ad esempio, bonifico, PayPal) ed eventuali penali per ritardato pagamento
    
• Numero della fattura e date applicabili:
  
  • Numero della fattura
    
  • Data di emissione della fattura
    
  • Data in cui sono stati forniti i beni o i servizi, se diversa dalla data di emissione
    
• Dettagli di spedizione e consegna:
  
  • Metodo di spedizione e chi sostiene le spese di spedizione (ad esempio, termini CIF)
    
  • Codici di tracciabilità per le merci spedite, se applicabile
    
• Eventuali informazioni aggiuntive:
  
  • Eventuali termini e condizioni pertinenti relativi alla vendita, come politiche di restituzione, garanzie o accordi di servizio
    
  • Punto di contatto per qualsiasi domanda relativa alla fattura
    
  • In caso di spedizione di merci all'estero, informazioni su chi è responsabile dei dazi doganali e delle tasse di importazione (in genere è il cliente)
    

Conserva copie digitali di tutte le fatture per i tuoi archivi e in caso di verifiche. Utilizza un software di contabilità compatibile con le fatture internazionali per creare fatture conformi e tenere registri accurati per riferimenti futuri ed eventuali verifiche.

Come correggere gli errori su una fattura HMRC

Sia che si tratti di un piccolo errore di battitura o di un errore grave che riguarda l'importo dell'IVA, risolvere tempestivamente gli errori sulle fatture emesse può evitare complicazioni sia con il cliente, sia con HMRC. Ecco come fare.

Identificare l'errore

Determina la natura e l'entità dell'errore. I problemi più comuni riguardano errori di addebito ai clienti, di applicazione delle aliquote IVA, di inserimento dei dati del cliente e di datazione delle fatture.

Emettere una nota di credito

Una nota di credito annulla in tutto o in parte la fattura originale. Deve fare riferimento al numero e alla data della fattura originale e deve descrivere in dettaglio l'errore, mostrando gli importi corretti. La nota di credito deve includere i dati della tua attività, i dati del cliente, un numero univoco della nota di credito e le informazioni che stai modificando. Fornisci al cliente la nota di credito per confermare ufficialmente il tuo errore e la correzione, includendo le misure intraprese per correggere la situazione.

Emettere una nuova fattura (se necessario)

Se la transazione è ancora valida ma devi correggere le informazioni, emetti una nuova fattura con un nuovo numero. Per avere una traccia di verifica chiara, annota sulla nuova fattura il fatto che sostituisce la fattura originale. Assicurati che la nuova fattura includa tutte le informazioni obbligatorie richieste da HMRC.

Rettificare i registri contabili

Riporta le modifiche nel tuo software di contabilità o nei registri contabili. Assicurati che la fattura originale, la nota di credito e la nuova fattura siano tutte registrate. Accedi e apporta le modifiche per riflettere le correzioni.

Conservare tutta la documentazione

HMRC richiede alle attività di conservare tutti i registri delle fatture per almeno sei anni come riferimento e in caso di verifica. Sono incluse le fatture originali, le note di credito e le fatture corrette.

Considerare le implicazioni in termini di dichiarazione IVA

Se l'errore riguarda un periodo IVA per cui hai già presentato una dichiarazione, potrebbe essere necessario rettificare la prossima dichiarazione IVA. Se si è trattato di un errore intenzionale (ad esempio, se hai inviato ad HMRC informazioni che sapevi essere errate), dovrai comunicarlo direttamente ad HMRC. Ecco come funzionano in genere queste situazioni.

• Errori inferiori a 10.000 £: puoi correggere l'errore nella prossima dichiarazione IVA.
  
• Errori compresi tra 10.000 £ e 50.000 £: se l'errore è inferiore a 50.000 £ e non supera l'1% del tuo fatturato, puoi correggere l'errore nella prossima dichiarazione IVA.
  
• Errori superiori a 50.000 £: è necessario informare direttamente HMRC.
  

In genere, è necessario apportare le correzioni entro quattro anni dall'errore originale.

Come archiviare e recuperare le fatture HMRC ai fini fiscali

Per conservare le fatture HMRC ai fini fiscali, devi conservare registri organizzati per almeno sei anni. Le attività registrate ai fini IVA devono conservare i registri digitali. Assicurati che tutte le fatture siano chiaramente etichettate con dettagli come data, numero di fattura e nome del cliente. Inoltre, esegui regolarmente il backup dei registri elettronici per evitare la perdita dei dati.

I software di contabilità e l'archiviazione sicura nel cloud possono aiutare nella conservazione delle registrazioni digitali. Stripe Invoicing consente alle attività di creare, inviare e monitorare le fatture direttamente dalla sua piattaforma, oltre a fornire registrazioni digitali sicure di tutte le fatture. Stripe si integra con i software di contabilità più diffusi, come QuickBooks e Xero, per sincronizzare fatture e pagamenti. Consente inoltre di creare un sistema di gestione finanziaria unificato che permette di preparare le dichiarazioni fiscali, riconciliare i conti e mantenere pratiche di fatturazione conformi alle disposizioni di HMRC.

In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione dei crediti (AR), dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che si tratti di fatturazione una tantum o ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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