L'HMRC (His Majesty's Revenue and Customs) è l'autorità fiscale del Regno Unito, che riscuote le tasse e garantisce che le persone e le aziende rispettino le leggi fiscali. L'HMRC garantisce che le attività adempiano ai propri obblighi fiscali, come il corretto pagamento dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) e dell'imposta sul reddito.

L'HMRC ha regole specifiche in materia di fatturazione per aiutare le attività a rispettare l'IVA e a mantenere registri accurati. Le fatture devono includere determinati dettagli, come le informazioni sull'attività e l'importo dell'IVA compresa, se applicabile. Seguire le linee guida dell'HMRC aiuta le attività a evitare sanzioni, audit e altri problemi di conformità.

Di seguito viene illustrato tutto quello che le attività devono sapere sulle fatture HMRC, ad esempio cosa devono includere, come crearne una utilizzando un software di contabilità, come correggere eventuali errori e come conservarle correttamente.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali informazioni devono essere incluse in una fattura conforme all'HMRC?
  
• Come creare una fattura HMRC utilizzando un software di contabilità
  
• Quali sono le regole per inviare fatture ai clienti internazionali?
  
• Come correggere gli errori su una fattura HMRC
  
• Come archiviare e recuperare le fatture HMRC a fini fiscali
  

Quali informazioni devono essere incluse in una fattura conforme all'HMRC?

Affinché una fattura sia conforme alle linee guida dell'HMRC, deve includere le seguenti informazioni:

• Dati relativi alla tua attività: Il nome dell'attività, insieme all'indirizzo e ai dati di contatto
  
• I dati del cliente: Il nome e l'indirizzo del cliente a cui è intestata la fattura
  
• Il numero di fattura univoco: Un numero di riferimento per l'identificazione
  
• La data della fattura: La data di emissione della fattura
  
• Una descrizione dei beni o servizi: Una descrizione chiara e accurata dei beni o dei servizi forniti
  
• La data di fornitura: La data di consegna dei beni o dei servizi, che potrebbe essere diversa da quella della fattura
  
• L'importo o gli importi addebitati: Importo o importi addebitati dalla tua attività al cliente, IVA esclusa
  
• Informazioni sull'IVA (se la tua attività è registrata ai fini IVA): Il tuo numero di partita IVA, l'aliquota IVA applicata ai beni o servizi e l'importo dell'IVA addebitata
  
• L'importo totale comprensivo di IVA: L'importo finale che il cliente deve pagare, IVA inclusa
  

Come creare una fattura HMRC utilizzando un software di contabilità

I software di contabilità possono velocizzare il processo di creazione delle fatture per i clienti. Ecco come creare una fattura HMRC con un software di contabilità.

Configura il profilo della tua attività

Configura il tuo software di contabilità con tutti i dati della tua attività, tra cui ragione sociale, indirizzo, recapiti e numero di partita IVA (se registrata ai fini IVA). La maggior parte delle piattaforme software dispone di una sezione "Impostazioni" o "Profilo aziendale" in cui è possibile inserire queste informazioni. Questi dati verranno inseriti automaticamente in tutte le fatture generate.

Aggiungi i dati del cliente

Vai alla sezione "Clienti" o "Clientela" del tuo software e aggiungi i dati del cliente: nome, indirizzo e recapiti. Queste informazioni verranno inserite automaticamente nelle fatture nel momento in cui vengono generate.

Crea una nuova fattura

Vai alla sezione "Vendite" o "Fatture" e seleziona "Crea nuova fattura" o un'opzione simile. Il software aprirà un nuovo modello di fattura con i campi obbligatori da compilare.

Inserisci i dettagli della fattura

Inserisci un numero di fattura univoco. Tieni presente che i numeri delle fatture devono essere sequenziali e non ripetuti. Inoltre, a seconda del software, questi numeri potrebbero essere generati automaticamente. Aggiungi la data della fattura, ovvero la data in cui hai emesso la fattura, e la data di fornitura, ovvero la data in cui i beni o servizi sono stati forniti. Se queste date sono diverse, assicurati di includerle entrambe.

Inserisci una descrizione dei beni o servizi

Nel campo "Articolo" o "Descrizione", fornisci una descrizione dettagliata dei beni o servizi forniti. Tale descrizione deve essere quanto più specifica possibile. Includi la quantità, il prezzo unitario e qualsiasi altro dettaglio pertinente.

Specifica i prezzi e l'IVA

Inserisci il prezzo per prodotto o servizio e l'importo totale addebitato per ciascuna voce riga. Se la tua attività è registrata ai fini IVA, seleziona l'aliquota IVA corretta. Il software dovrebbe calcolare automaticamente l'importo dell'IVA in base all'aliquota applicata. Mostra l'importo totale IVA esclusa, l'importo totale dell'IVA e l'importo totale comprensivo di IVA. Assicurati di includere anche il tuo numero di partita IVA nella fattura.

Verifica la conformità della fattura

Verifica che tutte le informazioni richieste siano visualizzate correttamente sulla fattura. Ad esempio, i dati relativi alla tua attività e al cliente, il numero della fattura, le date della fattura e di fornitura, la descrizione dei beni o dei servizi, l'importo addebitato al cliente, la ripartizione dell'IVA e il numero di partita IVA, se applicabile.

Salva e invia la fattura

Dopo aver verificato l'accuratezza e la conformità della fattura, salvala nel software. La maggior parte dei software di contabilità consente di inviare la fattura al cliente direttamente via email o di scaricarla come PDF da inviare manualmente. Conservane una copia per i tuoi archivi.

Registra e monitora i pagamenti

Utilizza il software per monitorare lo stato della fattura (ad esempio, inviata, visualizzata, pagata, scaduta). Questo aiuta a gestire il flusso di cassa e garantisce il follow-up in caso di fatture non pagate. Molti strumenti di contabilità offrono anche promemoria automatici per le fatture non pagate.

Gestisci i tuoi record digitali

L'HMRC impone alle attività registrate ai fini IVA di conservare i record digitali delle fatture per almeno sei anni. Il software di contabilità è in genere impostato per archiviare automaticamente queste informazioni per riferimento futuro o in caso di audit.

How to create an HMRC invoice using accounting software

Accounting software can speed up the process of creating invoices for customers. Here’s how to create an HMRC invoice with accounting software.

Set up your business profile

Set up your accounting software with all your business details, including the business’s name, address, contact information, and VAT registration number (if VAT-registered). Most software platforms have a “Settings” or “Company Profile” section where you can enter this information. This data will automatically populate on all invoices you generate.

Add the customer’s information

Go to the “Customers” or “Clients” section of your software, and add the customer’s details, including name, address, and contact information. This information will automatically populate on invoices as they’re generated.

Create a new invoice

Go to the “Sales” or “Invoices” section, and select “Create New Invoice” or a similar option. The software will open a new invoice template that will have required fields for you to fill out.

Enter the invoice number

Enter a unique invoice number, which is essentially a designator that helps customers, businesses, and financial institutions identify a specific invoice. Note that invoice numbers should be sequential and not repeated. Also, depending on the software, these numbers might be automatically generated.

Add invoice details

Along with the invoice number, invoices also generally have other relevant information. For example, you may also add the invoice date, which is the date you issued the invoice, and the supply date, which is when the goods or services were provided. If these dates differ, make sure to include both.

Input a description of the goods or services

In the “Item” or “Description” field, provide a detailed description of the goods or services that were provided. Be as specific as possible. Include the quantity, unit price, and any other relevant details.

Specify the pricing and VAT

Enter the price per product or service, and the total amount charged for each line item. If your business is VAT-registered, select the correct VAT rate. The software should automatically calculate the VAT amount based on the rate applied. Show the total amount before VAT, total VAT amount, and total amount including VAT. Make sure to include your VAT registration number on the invoice, as well.

Review the invoice for compliance

Check that all required information is displayed correctly on the invoice. This includes the details for your business and the customer, the invoice number, invoice and supply dates, description of the goods or services, amount you’re charging the customer, VAT breakdown, and VAT registration number, if applicable.

Save and send the invoice

Once you’ve reviewed the invoice for accuracy and compliance, save it in the software. Most accounting software allows you to email the invoice to the customer directly or download it as a PDF to send manually. Keep a copy for your records.

Record and track payments

Use the software to track the status of the invoice (e.g., sent, viewed, paid, overdue). This helps manage cash flow and ensures follow-up on unpaid invoices. Many accounting tools also offer automated reminders for unpaid invoices.

Maintain your digital records

HMRC requires VAT-registered businesses to maintain digital records of their invoices for at least six years. Accounting software is typically set up to store this information automatically for future reference or in case of an audit.

Quali sono le regole per inviare fatture ai clienti internazionali?

Quando emetti fatture intestate a clienti internazionali, devi rispettare sia le normative del tuo Paese di residenza che quelle del Paese del tuo cliente. Alcuni Paesi potrebbero avere requisiti specifici su cosa includere nella fattura, come formattarla (ad esempio, se le fatture elettroniche sono accettate) e in che lingua dovrebbe essere. Sebbene esistano requisiti specifici per ogni area geografica, ecco una panoramica di ciò che deve includere la maggior parte delle fatture internazionali.

• Dati relativi alla tua attività: Ragione sociale, indirizzo, dati di contatto e partita IVA o numero di identificazione fiscale dell'attività, se applicabile
  

• Dati del cliente: Nome completo, indirizzo, dati di contatto e partita IVA o identificativo fiscale del cliente, se applicabile

• Descrizione dei beni o servizi:

  • Una descrizione dettagliata dei beni o dei servizi resi
    
  • Se spedisci prodotti fisici, i codici del sistema armonizzato (HS) per classificare le merci a fini doganali
    

• Valuta e termini di pagamento:

  • L'importo totale dovuto
    
  • Se si applica l'IVA, l'aliquota IVA applicata (anche se la maggior parte dei beni o servizi venduti dal Regno Unito a clienti al di fuori del Regno Unito sono ad aliquota zero per l'IVA)
    
  • La valuta di emissione della fattura (ad esempio, GBP, USD, EUR) ed eventuali tassi di cambio utilizzati
    
  • I termini di pagamento, tra cui la data di scadenza, i metodi di pagamento accettati o preferiti (ad esempio, bonifico bancario, PayPal) ed eventuali penali per ritardato pagamento
    

• Numero della fattura e date applicabili:

  • Numero della fattura
    
  • Data di emissione della fattura
    
  • Data in cui i beni o i servizi sono stati forniti, se diversa dalla data di emissione
    

• Dettagli di spedizione e consegna:

  • Metodo di spedizione e chi sostiene le spese di spedizione (ad es. termini CIF)
    
  • Codici di tracciabilità per le merci spedite, se applicabile
    

• Eventuali informazioni aggiuntive:

  • Eventuali termini e condizioni pertinenti relativi alla vendita, come politiche di restituzione, garanzie o accordi di servizio
    
  • Un punto di contatto per qualsiasi domanda relativa alla fattura
    
  • In caso di spedizione di merci all'estero, informazioni su chi è responsabile dei dazi doganali e delle tasse di importazione (in genere il cliente)
    

Conserva copie digitali di tutte le fatture per i tuoi archivi e potenziali audit. Utilizza un software di contabilità compatibile con la fatturazione internazionale per creare fatture conformi e tenere registri accurati per riferimento futuro ed eventuali audit.

Come correggere gli errori su una fattura HMRC

Che si tratti di un piccolo errore di battitura o di un grave errore che interessa l'importo dell'IVA, risolvere tempestivamente gli errori sulle fatture emesse può evitare complicazioni sia per il cliente che per l'HMRC. Ecco come fare.

Identifica l'errore

Determina la natura e l'entità dell'errore. I problemi più comuni riguardano errori di addebito ai clienti, di applicazione delle aliquote IVA, di inserimento dei dati del cliente e di datazione delle fatture.

Emetti una nota di credito

Una nota di credito annulla in tutto o in parte la fattura originale. Deve fare riferimento al numero e alla data della fattura originale e deve descrivere in dettaglio l'errore, mostrando gli importi corretti. La nota di credito deve includere i dati della tua attività, i dati del cliente, un numero univoco della nota di credito e le informazioni che stai modificando. Fornisci al cliente la nota di credito per confermare ufficialmente il tuo errore e la correzione, includendo le misure intraprese per correggere la situazione.

Emetti una nuova fattura (se necessario)

Se la transazione è ancora valida ma devi correggere le informazioni, emetti una nuova fattura con un nuovo numero. Per avere un audit trail chiaro, annota sulla nuova fattura il fatto che questa sostituisce quella originale. Assicurati che la nuova fattura includa tutte le informazioni obbligatorie richieste dall'HMRC.

Rettifica i registri contabili

Riporta le modifiche nel tuo software di contabilità o nei registri contabili. Assicurati che la fattura originale, la nota di credito e la nuova fattura siano tutte registrate. Accedi e apporta le modifiche per riflettere le correzioni.

Conserva tutta la documentazione

L'HMRC richiede alle attività di conservare tutti i registri delle fatture per almeno sei anni come riferimento e in caso di revisione. Sono incluse le fatture originali, le note di credito e le fatture corrette.

Considera le implicazioni in termini di dichiarazione IVA

Se l'errore riguarda un periodo IVA per il quale hai già presentato una dichiarazione, potrebbe essere necessario rettificare la tua prossima dichiarazione IVA. Se si è trattato di un errore intenzionale (ad esempio, hai inviato all'HMRC informazioni che sapevi essere errate), dovrai comunicarlo direttamente all'HMRC. Ecco come funzionano in genere queste situazioni.

• Errori inferiori a 10.000 £: Puoi correggere l'errore nella tua prossima dichiarazione IVA.
  
• Errori compresi tra 10.000 £ e 50.000 £: Se l'errore è inferiore a 50.000 £ e non supera l'1% del tuo fatturato, puoi correggere l'errore nella tua prossima dichiarazione IVA.
  
• Errori superiori a 50.000 £: È necessario informare direttamente l'HMRC.
  

In genere, è necessario apportare correzioni entro quattro anni dall'errore originale.

Come archiviare e recuperare le fatture HMRC a fini fiscali

Per conservare le fatture HMRC a fini fiscali, devi tenere registri organizzati per almeno sei anni. Le attività registrate ai fini IVA devono conservare i registri in formato digitale. Assicurati che tutte le fatture siano chiaramente contrassegnate con dettagli come data, numero di fattura e nome del cliente. Inoltre, esegui regolarmente il backup dei record elettronici per evitarne la perdita.

I software di contabilità o l'archiviazione sicura su cloud possono aiutare con la conservazione dei record digitali. Stripe Invoicing consente alle attività di creare, inviare e monitorare le fatture direttamente dalla sua piattaforma, oltre a fornire record digitali sicuri di tutte le fatture. Stripe si integra con i software di contabilità più diffusi, come QuickBooks e Xero, per sincronizzare fatture e pagamenti. Ti consente inoltre di creare un sistema di gestione finanziaria unificato che permette di effettuare dichiarazioni fiscali, riconciliare i conti e mantenere pratiche di fatturazione conformi alle disposizioni dell'HMRC.

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