Una fattura elettronica è un documento digitale che mostra i dettagli di una transazione: cosa è stato acquistato, quanto è costato e quando è dovuto il pagamento. A differenza di una [fattura](invoice](https://stripe.com/resources/more/what-is-the-difference-between-an-invoice-and-bill) cartacea, che richiede la gestione manuale, una fattura elettronica è progettata per spostarsi rapidamente tra un venditore e un acquirente, spesso tramite email o software specializzato.

Quando gestisci le fatture elettroniche, il formato specifico che utilizzi determina come sono strutturate le informazioni, come vengono condivise e se possono essere facilmente elaborate da piattaforme o software diversi. Il formato può anche influire sui requisiti di conformità, soprattutto se lavori con settori specifici o sistemi governativi. La scelta del formato giusto spesso dipende con chi lavori e da quali sono le regole per le tue transazioni.

Di seguito illustriamo i formati di fattura elettronica più comuni, quando utilizzare un formato specifico e in che modo le normative li influenzano.

Di cosa tratta questo articolo?

• In cosa si differenzia una fattura elettronica da una fattura normale?
  
• Quali sono i formati di fattura elettronica più comuni?
  
• Quando dovresti utilizzare un formato specifico?
  
• Quali settori si affidano a specifici formati di fattura elettronica?
  
• In che modo le normative influiscono sui formati delle fatture elettroniche?
  

In cosa si differenzia una fattura elettronica da una fattura normale?

Una fattura normale è in genere un documento cartaceo o un PDF che un'attività invia via email a un cliente. Spesso deve essere compilata a mano, stampata ed elaborato manualmente. Una fattura elettronica è digitale dall'inizio alla fine. Viene creata in un formato strutturato che i sistemi possono comprendere ed elaborare automaticamente. Può passare direttamente dal sistema del venditore a quello dell'acquirente con il minimo coinvolgimento umano.

Quali sono i formati di fattura elettronica più comuni?

Le fatture elettroniche sono disponibili in diversi formati, ognuno progettato per facilitare la lettura, l'elaborazione e lo scambio delle informazioni di addebito. Ecco i più comuni.

XML (Extensible Markup Language)

XML è uno dei formati più diffusi per le fatture elettroniche. È facile da elaborare per i computer e semplice da leggere per le persone. Molti governi e settori industriali lo prediligono per la sua elevata personalizzazione e la sua efficacia nelle transazioni complesse.

UBL (Universal attività Language)

UBL è un formato specifico basato su XML e progettato per i documenti commerciali, incluse le fatture. È utilizzato a livello internazionale ed è particolarmente diffuso in Europa, dove rientra negli standard di fatturazione elettronica in molti Paesi.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)

EDIFACT è un formato più datato ma ancora ampiamente utilizzato, in particolare per le grandi aziende e settori come la spedizione e il commercio al dettaglio. Fa parte del più ampio sistema EDI (Electronic Data Interchange) ed è progettato per lo scambio di molti tipi diversi di dati aziendali.

PDF con dati incorporati

Sebbene un PDF di base non sia tecnicamente una fattura elettronica, alcuni PDF includono dati incorporati in un formato che i sistemi elettronici possono leggere (ad es. XML). Questo approccio ibrido è spesso utilizzato dalle attività che passano dalle fatture tradizionali a quelle completamente digitali.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) BIS Billing

PEPPOL è una rete sicura che supporta le fatture elettroniche e lo scambio di dati e PEPPOL BIS Billing è il formato utilizzato da questa rete. PEPPOL è stato utilizzato per la prima volta in Europa e si diffuso in Australia, Nuova Zelanda, Emirati Arabi Uniti e altri Paesi in tutta l'Asia.

Formati proprietari

Alcune aziende e settori utilizzano formati specifici personalizzati per i loro sistemi. Funzionano bene in una rete chiusa, ma spesso richiedono strumenti di conversione per interagire con altri sistemi.

Quando dovresti utilizzare un formato specifico?

Quando scegli un formato di fattura elettronica, valuta le esigenze della tua attività, i sistemi in uso e le eventuali normative da rispettare. Il formato giusto garantisce transazioni più fluide, meno errori e una migliore conformità agli standard legali e di settore. Di seguito trovi ulteriori informazioni su quando utilizzare ciascun tipo di formato di fattura elettronica.

XML

Hai bisogno di flessibilità e compatibilità tra sistemi diversi. XML è altamente adattabile ed è ideale per le attività che gestiscono diverse tipologie di transazioni o operano su scala internazionale.

UBL

Lavori in Europa o con attività che aderiscono agli standard internazionali di fatturazione elettronica. UBL è particolarmente utile se sei coinvolto in appalti pubblici o transazioni transfrontaliere all'interno dell'UE, poiché è spesso un requisito in tali contesti.

EDIFACT

Lavori in un settore su larga scala e con volumi elevati come il commercio al dettaglio, la logistica o l'industria manifatturiera. EDIFACT è ideale se la tua azienda utilizza già un sistema EDI per scambiare i dati con i partner commerciali. È una scelta affidabile per le attività con processi consolidati e automatizzati.

PDF con dati incorporati

Stai passando dalle fatture cartacee o digitali di base alla fatturazione elettronica completa. Questo formato è una buona via di mezzo, perché consente l'estrazione automatica dei dati pur essendo leggibile per gli esseri umani. È anche una scelta utile se i tuoi partner commerciali non sono pronti per la fatturazione elettronica completamente strutturata.

PEPPOL BIS Billing

Devi collaborare con organizzazioni del settore pubblico o inviare fatture tramite la rete PEPPOL. PEPPOL BIS Billing è un modo standardizzato e sicuro per scambiare fatture oltre confine.

Formati proprietari

Operi un una rete chiusa, come un settore specifico o una supply chain con sistemi interni standardizzati. Questo può semplificare le procedure interne, ma potresti aver bisogno di convertitori per interfacciarti con partner esterni.

Quali settori si affidano a specifici formati di fattura elettronica?

Diversi settori si affidano a formati di fattura elettronica specifici in base alle loro esigenze, ai volumi delle transazioni e ai contesti normativi specifici. Ad esempio, settori con volumi elevati come il commercio al dettaglio e la logistica tendono a preferire formati che gestiscono bene i dati in blocco, mentre i governi spesso si affidano a formati obbligatori come UBL e PEPPOL BIS Billing per garantire la conformità.

Analizziamo più da vicino i formati comunemente utilizzati in determinati settori.

Commercio al dettaglio e beni di consumo

I venditori al dettaglio e le aziende di beni di consumo spesso gestiscono volumi elevati di transazioni e più fornitori. EDIFACT è uno dei formati preferiti da tempo perché è in grado di gestire scambi di dati su larga scala. Anche XML sta guadagnando terreno grazie alla sua adattabilità e alla facilità di integrazione con i sistemi moderni.

Industria manifatturiera

I produttori si affidano spesso a EDIFACT per gestire supply chain complesse e automatizzare i processi di approvvigionamento. Anche i formati proprietari sono comuni nelle reti di fornitori strettamente integrate.

Logistica e trasporti

La logistica si basa su dati come i dettagli della spedizione e i documenti doganali. EDIFACT è un formato ampiamente utilizzato e UBL viene spesso utilizzato per le transazioni transfrontaliere, soprattutto in aree geografiche come l'Europa.

Pubblica amministrazione e settore pubblico

Le pubbliche amministrazioni spesso impongono formati specifici di fattura elettronica alle aziende che forniscono beni o servizi. UBL è spesso richiesto in Europa, mentre PEPPOL BIS Billing è ormai lo standard per la fatturazione elettronica nel settore pubblico in molti Paesi.

Settore sanitario

Le fatture per forniture, attrezzature e servizi medici utilizzano spesso XML, Health Level 7 (HL7) o formati proprietari personalizzati per i sistemi sanitari. Questi formati garantiscono una gestione accurata dei dati nel rispetto di normative rigorose.

Finanza e assicurazioni

I settori finanziario e assicurativo danno priorità a formati strutturati come XML e UBL per garantire accuratezza, sicurezza e conformità. Anche lo standard ISO 20022 è in uso tra gli istituti finanziari.

Tecnologia e software

Le aziende tecnologiche utilizzano spesso formati moderni e flessibili come XML e JavaScript Object Notation (JSON) per la fatturazione elettronica, poiché si integrano perfettamente con i sistemi basati su cloud e sulle interfacce di programmazione delle applicazioni (API).

Energia e servizi pubblici

I fornitori di energia e le società di servizi pubblici utilizzano spesso EDIFACT per gestire la fatturazione di grandi portafogli di clienti e supply chain. Per i sistemi più moderni e adattabili viene utilizzato anche il formato XML.

Commercio all'ingrosso e distribuzione

I grossisti si affidano a EDIFACT per elaborare gli ordini in blocco, mentre i distributori più piccoli potrebbero utilizzare formati XML o PDF ibridi per soddisfare le diverse esigenze dei clienti.

In che modo le normative influiscono sui formati delle fatture elettroniche?

Le pubbliche amministrazioni i e i diversi settori stabiliscono regole specifiche per la formattazione delle fatture. La mancata osservanza di queste regole può comportare il rifiuto delle fatture e l'applicazione di penali, oltre a ritardare i pagamenti dai clienti. Per garantire la conformità, dovresti fare quanto segue:

• Tieniti al passo con le regole: le normative variano a seconda del Paese e del settore e spesso cambiano, quindi tieniti informato sui cambiamenti.

• Investi in software flessibili: un buon software di fatturazione può gestire formati diversi e adattarsi quando le regole cambiano.

• Chiedi aiuto se ne hai bisogno: rivolgiti a un consulente fiscale o un esperto di conformità per risparmiare tempo e frustrazioni.

Ecco come le normative influiscono sui formati delle fatture elettroniche.

Stabiliscono le regole

In alcune aree geografiche, le pubbliche amministrazioni impongono alle attività di utilizzare un particolare formato di fattura elettronica. Ad esempio:

• In tutta Europa, formati come UBL e PEPPOL BIS Billing sono spesso obbligatori per le aziende che lavorano con clienti del settore pubblico.

• In America Latina, Paesi come il Brasile hanno i propri formati basati su XML, direttamente collegati ai loro sistemi fiscali.

Collegano le fatture ai sistemi fiscali

Adesso molti Paesi utilizzano le fatture elettroniche come parte dei loro sistemi di rendicontazione fiscale. Ciò significa che il formato della fattura deve essere compatibile con quanto gestibile dal sistema statale. Ad esempio:

• In India le attività devono creare fatture in formato JSON in modo che possano essere caricate direttamente sulla piattaforma per l'imposta su beni e servizi (GST).

• In Italia le attività devono creare fatture nel formato FatturaPA in modo che possano essere registrate nel Sistema di interscambio (SDI) della pubblica amministrazione.

Semplificano il commercio internazionale

Se svolgi attività oltre confine, le normative potrebbero richiederti di utilizzare formati adatti agli scambi internazionali. Formati come UBL e PEPPOL BIS Billing sono progettati per semplificare l'invio di fatture tra Paesi.

Stabiliscono regole specifiche del settore

Alcuni settori sono regolamentati in modo più rigoroso di altri, quindi potrebbero avere formati specifici da seguire. Ad esempio:

• Nel settore sanitario, le fatture potrebbero dover essere in formato HL7 per una maggiore sicurezza.

• Nel settore della logistica, le fatture spesso seguono lo standard EDIFACT per gestire l'ulteriore complessità della dogana e della spedizione.

Semplificano i controlli e il monitoraggio

Le pubbliche amministrazioni spesso richiedono che le fatture includano informazioni molto specifiche in modo da poter monitorare i pagamenti, individuare errori o rilevare frodi. Formati come XML e UBL sono ideali perché sono dettagliati e più semplici da consultare.

Incorporano funzionalità di sicurezza

Alcune normative richiedono una maggiore sicurezza per garantire l'autenticità delle fatture. Ad esempio, PEPPOL BIS Billing può includere una firma digitale.