电子账单是一种数字文件，用于显示交易的详细信息——包括购买了什么、花费多少以及何时付款。与需要手动处理的纸质账单不同，电子账单旨在通过电子邮件或专用软件，在卖家和买家之间快速流转。

处理电子账单时，所选格式将决定信息结构、共享方式以及能否被不同软件或平台轻松处理。格式还可能影响合规要求，尤其当涉及特定行业或政府系统时。选择合适的格式通常取决于您的合作对象及交易规则。

下文将探讨最常见的电子账单格式、适用场景及法规影响。

本文内容

• 电子账单与传统账单有何区别？
  
• 最常见的电子账单格式有哪些？
  
• 何时应选用特定格式？
  
• 哪些行业依赖特定电子账单格式？
  
• 法规如何影响电子账单格式？
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

电子账单与传统账单有何区别？

传统账单通常是纸质文件或电子邮件发送的 PDF，需手动填写、打印和处理。电子账单则全程数字化：以系统可自动识别的结构化格式创建，从卖方系统直达买方系统，几乎无需人工干预。

最常见的电子账单格式有哪些？

电子账单具有多种格式，旨在便于系统读取、处理和交换账单信息。以下为最常用的格式：

可扩展标记语言 (XML)

XML 是电子账单最广泛使用的格式之一，便于计算机处理且人类可读。其高度可定制性及对复杂交易的良好支持，使其受到多国政府和行业青睐。

通用商业语言 (UBL)

UBL 是基于 XML 的专用格式，专为账单等商业文件设计。它在国际通用，尤其在欧洲普及，已成为多国电子账单标准组成部分。

行政、商业和运输电子数据交换 (EDIFACT)

EDIFACT 作为经典格式仍被广泛采用，尤其适用于航运、零售等大规模业务领域。它是更广泛的电子数据交换 (EDI) 系统的一部分，支持多种商业数据交换。

嵌入数据的 PDF

基础 PDF 严格意义上不算电子账单，但某些 PDF 嵌入了电子系统可读取的数据（如 XML）。这种混合方案常见于从传统账单向全数字化过渡的企业。

泛欧在线公共采购 (PEPPOL) BIS 计费格式

PEPPOL 是支持电子账单及数据交换的安全网络，其专用格式为 PEPPOL BIS 计费。该标准发源于欧洲，现已扩展至澳大利亚、新西兰、阿联酋及亚洲多国。

专有格式

部分企业及行业使用为其系统定制的专属格式。此类格式在封闭网络中运行良好，但常需转换工具与其他系统交互。

何时应选用特定格式？

选择电子账单格式时，需考量业务需求、合作系统及法规遵循。正确格式可保障交易流畅、减少错误并提升合规性。各类格式适用场景如下：

XML

适用于需跨系统灵活兼容的场景。XML 适配性强，适合处理多元交易或国际业务。

UBL

适用于欧洲业务或遵循国际电子账单标准的企业。UBL 对欧盟政府合同或跨境交易尤为重要，常属强制要求。

EDIFACT

适用于零售、物流、制造等大规模行业。若企业已采用 EDI 系统与贸易伙伴交换数据，EDIFACT 是理想选择，为自动化流程成熟的企业提供可靠方案。

嵌入数据的 PDF

适用于从纸质或基础数字账单向全电子化过渡的阶段。此格式实现自动化数据提取的同时保持人工可读性，也适用于合作方尚未支持全结构化电子账单的场景。

PEPPOL BIS 计费

适用于公共部门机构业务或需通过 PEPPOL 网络传输账单的场景。该格式提供标准化跨境账单交换安全通道。

专有格式

适用于封闭网络环境（如特定行业或供应链内部系统）。虽可简化内部流程，但需转换工具对接外部合作方。

哪些行业依赖特定电子账单格式？

不同行业依赖特定的电子账单格式，具体取决于其独特需求、交易量和监管环境。例如，零售和物流等大批量行业倾向于支持处理大宗数据的格式，而政府则常依赖 UBL 和 PEPPOL BIS 计费等授权格式，以保持合规。

以下是各行业常用格式的深度解析。

零售与消费品

零售商及消费品企业常处理高频交易与多供应商场景。EDIFACT 因强大的大规模数据交换能力成为长期首选，XML 则凭借与现代系统的适配性和集成日益普及。

制造业

制造商广泛使用 EDIFACT 管理复杂供应链及自动化采购流程。紧密集成的供应商网络中也常见专有格式。

物流与运输

物流依赖于诸如运输细节和海关文件等数据。EDIFACT 是一种广泛使用的格式，UBL 通常用于跨境交易，尤其是在欧洲等地区。

政府和公共部门

政府通常授权供应商采用特定电子账单格式。欧洲普遍要求 UBL，而 PEPPOL BIS 计费已成为多国公共采购电子账单的标准框架。

医疗保健

医疗物资、设备及服务的账单多采用 XML、健康七级 (HL7) 或医疗系统定制专有格式，以确保精准数据处理并满足严格法规。

金融保险

该领域优先选用 XML、UBL 等结构化格式保障准确性、安全性与合规性。金融机构间也采用国际标准化组织 (ISO) 20022 标准。

科技与软件

科技公司通常使用 XML 和 JavaScript 对象符号 (JSON) 等现代且灵活的格式来开具电子账单，因为它们能够与基于云的系统及应用程序编程接口 (API) 很好地集成。

能源与公用事业

能源供应商常用 EDIFACT 管理大规模客户群及供应链计费，XML 则应用于新型自适应系统。

批发与分销

批发商依赖 EDIFACT 处理批量订单，而小型分销商则可能采用 XML 或混合 PDF 格式以满足多元客户需求。

法规如何影响电子账单格式？

政府和各行业制定了账单格式化的具体规则。许多国家/地区已经采纳了电子账单法规，预计未来几年内将有更多相关法规生效——这些规则通常也适用于非居民企业。

2025 年，欧盟通过了一套全新税法一揽子计划，旨在实现系统现代化。除其他相关强制规定外，该法要求该地区的电子账单必须以欧盟标准的机器可读格式提交。英国将要求所有增值税注册企业，自 2029 年起为所有企业对企业 (B2B) 和企业对政府 (B2G) 的交易开具电子账单。

其他国家/地区多年前就启动了电子账单强制规定。越南自 2022 年起要求企业开具电子账单。拉美地区多个国家更早便率先行动，墨西哥早在 2011 年就实施了第一阶段的电子账单强制规定，并在 2014 年将该规定的适用范围拓展至几乎所有交易。

如果您的账单不符合这些规则，可能会被拒收，并且您可能会面临处罚。这也会拖慢客户的付款速度。为了确保合规，您应做以下几件事：

• 紧跟法规动态：各国各行业法规多变，需持续关注更新。

• 投资灵活软件：优秀的开单软件能够处理不同格式，并随规则变化灵活调整。

• 寻求专业协助：税务顾问或合规专家可节省时间并降低风险。

以下是法规对电子账单格式的具体影响。

强制规定使用格式

部分地区政府要求企业采用特定电子账单格式，例如：

• 欧洲普遍要求公共部门供应商使用 UBL 或 PEPPOL BIS 计费格式。

• 在拉丁美洲，巴西等国家有自己的基于 XML 的格式，该格式直接关联到他们的税收系统。

它们将账单与税务系统挂钩

多个国家/地区将电子账单纳入税务申报体系，要求账单格式匹配政府系统的处理能力。例如：

• 在印度，企业需要以 JSON 格式开具账单，以便可以直接上传到商品及服务税 (GST) 平台。

• 在 意大利，企业需要以 FatturaPA 格式开具账单，以便向政府的交换系统报告。

它们简化国际贸易流程

跨境交易时，法规可能要求您使用国际通用格式。UBL 和 PEPPOL BIS 计费等格式旨在简化跨国/跨地区账单传输。

它们设定行业特定规则

某些行业的监管比其他行业更为严格，因此可能需要采用特定格式。例如：

• 在医疗领域，账单可能需采用 HL7 格式以增强安全性。

• 在物流领域，账单常遵循 EDIFACT 标准处理特别复杂的海关及运输事务。

它们便于审计追踪

政府通常希望账单包含非常具体的信息，以便追踪付款、发现错误或甄别欺诈。XML 和 UBL 等格式效果很好，因为它们更详细且更容易搜索。

它们具备安全特性

部分法规要求采取额外安全措施，以确保账单真实性。例如 PEPPOL BIS 计费可以包含数字签名。

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