Una factura electrónica, o e-factura, es un documento digital que muestra los detalles de una transacción: qué se compró, cuánto costó y cuándo vence el pago. A diferencia de una factura de papel, que requiere manejo manual, una e-factura está diseñada para agilizar los trámites entre el vendedor y el comprador, a menudo a través de correo electrónico o software especializado.

Cuando se manejan facturas electrónicas, el formato específico que se utiliza determina cómo se estructura la información, cómo se comparte y si puede ser procesada fácilmente por diferentes software o plataformas. El formato también puede afectar al cumplimiento de los requisitos de la normativa, especialmente si trabajas con sectores o sistemas de la administración concretos. Elegir el formato correcto a menudo depende de con quién esté trabajando y cuáles sean las reglas para sus transacciones.

A continuación, analizaremos los formatos de factura electrónica más comunes, cuándo usar un formato específico y cómo las regulaciones los afectan.

¿De qué trata este artículo?

• ¿En qué se diferencia una factura electrónica de una factura normal?
  
• ¿Cuáles son los formatos de factura electrónica más comunes?
  
• ¿Cuándo se debe utilizar un formato específico?
  
• ¿Qué industrias confían en formatos específicos de factura electrónica?
  
• ¿Cómo afecta la normativa a los formatos de factura electrónica?
  

¿En qué se diferencia una factura electrónica de una factura normal?

Una factura normal suele ser un documento en papel o un PDF que una empresa envía por correo electrónico a un cliente. A menudo hay que rellenarlo a mano, imprimirlo y procesarlo manualmente. Una factura electrónica es digital de principio a fin. Se crea en un formato estructurado que los sistemas pueden entender y procesar automáticamente. Puede fluir directamente desde el sistema del vendedor al sistema del comprador con una participación humana mínima.

¿Cuáles son los formatos de factura electrónica más comunes?

Las facturas electrónicas vienen en varios formatos, cada uno diseñado para facilitar que los sistemas lean, procesen e intercambien información de facturación. Estos son los más comunes.

Lenguaje de marcado extensible (XML)

XML es uno de los formatos más utilizados para las facturas electrónicas. Es fácil de procesar para los ordenadores y fácil de leer para las personas. Muchos gobiernos e industrias prefieren XML porque es altamente personalizable y funciona bien en transacciones complejas.

Lenguaje Universal de Negocios (UBL)

UBL es un formato específico establecido en XML y diseñado para documentos de empresas, incluidas las facturas. Se utiliza a nivel internacional y es especialmente popular en Europa, donde forma parte de los estándares de facturación electrónica en muchos países.

Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte (EDIFACT)

EDIFACT es un formato más antiguo pero todavía muy utilizado, especialmente en empresas e industrias a gran escala, como el transporte marítimo y el comercio minorista. Forma parte del sistema más amplio de intercambio electrónico de datos (EDI) y está diseñado para el cambio de muchos tipos diferentes de datos empresariales.

PDF con datos incrustados

Si bien un PDF básico no es técnicamente una factura electrónica, algunos PDF incluyen datos incrustados en un formato que los sistemas electrónicos pueden leer (por ejemplo, XML). Este enfoque híbrido suele ser utilizado por las empresas que pasan de las facturas tradicionales a las totalmente digitales.

Facturación BIS - Contratación Pública Paneuropea en línea (PEPPOL)

PEPPOL es una red segura que admite el cambio de facturas electrónicas y datos, y la facturación PEPPOL BIS es el formato que utiliza. PEPPOL se utilizó por primera vez en Europa y se ha expandido para incluir Australia, Nueva Zelanda, los Emiratos Árabes Unidos y países de toda Asia.

Formatos patentados

Algunas empresas e industrias utilizan sus propios formatos específicos que se personalizan para sus sistemas. Si bien estos pueden funcionar bien dentro de una red cerrada, a menudo requieren herramientas de conversión para interactuar con otros sistemas.

¿Cuándo se debe utilizar un formato específico?

Cuando elijas un formato de factura electrónica, ten en cuenta tus necesidades de empresa, los sistemas con los que estás trabajando y las normativas que debes seguir. El formato correcto garantiza transacciones más fluidas, menos errores y un mejor cumplimiento de la normativa con los estándares legales y del sector. Aquí tienes más información sobre cuándo utilizar cada tipo de formato de factura electrónica.

XML

Necesitas flexibilidad y compatibilidad en una amplia gama de sistemas. XML es altamente adaptable y funciona bien para empresas que manejan una variedad de transacciones u operan internacionalmente.

UBL

Trabajas en Europa o con empresas que se adhieren a los estándares internacionales de facturación electrónica. UBL es particularmente útil si estás involucrado en contratos gubernamentales o transacciones transfronterizas dentro de la UE, ya que suele ser un requisito en esos contextos.

EDIFACT

Trabajas en un sector de gran volumen y gran tamaño, como el comercio minorista, la logística o la fabricación. EDIFACT es ideal si tu empresa ya utiliza un sistema EDI para cambiar datos con socios comerciales. Es una opción fiable para las empresas con procesos establecidos y automatizados.

PDF con datos incrustados

Estás pasando de facturas digitales básicas o diseñadas en papel a una facturación electrónica completa. Este formato es un buen término medio, ya que permite la extracción automatizada de datos sin dejar de ser legible para los humanos. También es una opción útil si tus socios comerciales no están preparados para una facturación electrónica totalmente estructurada.

Facturación PEPPOL BIS

Es necesario trabajar con organizaciones del sector público o enviar facturas a través de la red PEPPOL. La facturación PEPPOL BIS es una forma estandarizada y segura de intercambiar facturas a través de las fronteras.

Formatos patentados

Estás operando dentro de una red cerrada, como un sector específico o una cadena de suministro con sistemas internos estandarizados. Esto puede facilitar los procesos internos, pero puede requerir que los convertidores se comuniquen con socios externos.

¿Qué industrias confían en formatos específicos de factura electrónica?

Diferentes industrias dependen de formatos específicos de factura electrónica establecidos según sus necesidades únicas, volúmenes de transacción y entornos regulatorios. Por ejemplo, los sectores de alto volumen, como el comercio minorista y la logística, tienden a favorecer los formatos que manejan bien los datos masivos, mientras que los gobiernos suelen confiar en formatos obligatorios como la facturación UBL y PEPPOL BIS para el cumplimiento de la normativa.

Analizamos con mayor detalle los formatos comúnmente utilizados en ciertas industrias.

Comercio minorista y bienes de consumo

Los minoristas y las empresas de bienes de consumo a menudo gestionan grandes volúmenes de transacciones y múltiples proveedores. EDIFACT es uno de los favoritos desde hace mucho tiempo porque puede manejar intercambios de datos a gran escala. XML también está ganando terreno por su adaptabilidad e integración con los sistemas modernos.

Fabricación

Los fabricantes confían con frecuencia en EDIFACT para gestionar cadenas de suministro complejas y automatizar los procesos de adquisición. Los formatos patentados también son comunes dentro de las redes de proveedores estrechamente integradas.

Logística y transporte

La logística se basa en datos como los detalles del envío y los documentos aduaneros. EDIFACT es un formato ampliamente utilizado, y UBL se utiliza a menudo para transacciones transfronterizas, especialmente en regiones como Europa.

Administración y sector público

Los gobiernos suelen requerir el uso de formatos específicos de factura electrónica para las empresas que suministran bienes o servicios. UBL es frecuentemente requerido en Europa, mientras que la facturación PEPPOL BIS se ha convertido en el marco estándar para la facturación electrónica de contratación pública en muchos países.

Sanidad

Las facturas de suministros, equipos y servicios médicos a menudo utilizan XML, Health Level 7 (HL7) o formatos patentados personalizados para los sistemas de atención médica. Estos formatos garantizan un manejo preciso de los datos al tiempo que cumplen con estrictas normativas.

Finanzas y seguros

Los sectores financiero y de seguros priorizan los formatos estructurados como XML y UBL para garantizar la precisión, la seguridad y el cumplimiento de la normativa. La Organización Internacional de Normalización (ISO) 20022 también se utiliza entre las instituciones financieras.

Tecnología y software

Las empresas tecnológicas suelen utilizar formatos modernos y flexibles, como XML y JavaScript Object Notation (JSON), para la facturación electrónica, ya que se integran bien con los sistemas establecidos en la nube e interfaces de programación de aplicaciones (API).

Energía y servicios públicos

Los proveedores de energía y las empresas de servicios públicos suelen utilizar EDIFACT para gestionar la facturación en grandes bases de clientes y cadenas de suministro. XML también se utiliza para sistemas más nuevos y adaptables.

Venta al por mayor y distribución

Los mayoristas confían en EDIFACT para procesar pedidos al por mayor, mientras que los distribuidores más pequeños pueden utilizar formatos XML o PDF híbridos para adaptarse a las diversas necesidades de los clientes.

¿Cómo afecta la normativa a los formatos de factura electrónica?

Los gobiernos y las industrias establecen reglas específicas para el formato de las facturas. Si tus facturas no siguen estas reglas, es posible que las rechacen y que te enfrentes a sanciones. Esto también puede ralentizar los pagos de sus clientes. Para garantizar el cumplimiento de la normativa, debes hacer lo siguiente:

• Mantente al corriente de las normativas: Las regulaciones varían según el país y el sector y cambian a menudo, así que debes estar al corriente sobre los cambios.

• Invierte en software flexible: Un buen software de facturación puede manejar diferentes formatos y adaptarse cuando cambian las reglas.

• Obtén ayuda si la necesitas: Trabajar con un asesor impuesto o un experto en cumplimiento de la normativa puede ahorrarte tiempo y frustración.

Así es como las regulaciones afectan a los formatos de factura electrónica.

Las administraciones establecen qué reglas se deben usar

En algunas regiones, los gobiernos exigen a las empresas que utilicen un formato de factura electrónica particular. Por ejemplo:

• En Europa, a menudo se requieren formatos como la facturación UBL y PEPPOL BIS para las empresas que trabajan con clientes del sector público.

• En América Latina, países como Brasil tienen sus propios formatos basados en XML, que están vinculados directamente a sus sistemas fiscales.

Vinculan las facturas a los sistemas de impuestos

En la actualidad, muchos países utilizan las facturas electrónicas como parte de sus sistemas de declaración de impuestos. Esto significa que el formato de la factura tiene que coincidir con lo que el sistema del gobierno puede manejar. Por ejemplo:

• En India, las empresas deben crear facturas en formato JSON para que puedan cargarse directamente en la plataforma del impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• En Italia, las empresas deben crear facturas en el formato FatturaPA para que puedan ser declaradas en el Sistema de Intercambio del gobierno.

Simplifican el comercio internacional

Si haces negocios con empresas de otros países, es posible que las normativas te obliguen a utilizar formatos que funcionen bien a nivel internacional. Formatos como la facturación UBL y PEPPOL BIS están diseñados para facilitar el envío de facturas entre países.

Establecen reglas específicas para cada sector

Ciertas industrias están más reguladas que otras, por lo que es posible que tengan formatos específicos a seguir. Por ejemplo:

• En el sector sanitario, es posible que las facturas deban estar en formato HL7 para mayor seguridad.

• En logística, las facturas a menudo siguen el estándar EDIFACT para manejar la complejidad adicional de las aduanas y el envío.

Facilitan las auditorías y el seguimiento

Los gobiernos a menudo quieren que las facturas incluyan información muy específica para que puedan realizar un seguimiento de los pagos, así como detectar errores o fraude. Formatos como XML y UBL funcionan bien porque son detallados y más fáciles de buscar.

Incorporan características de seguridad

Algunas regulaciones requieren seguridad adicional para garantizar que las facturas sean auténticas. Por ejemplo, la facturación de PEPPOL BIS puede incluir una firma digital.