电子账单是一种显示交易细节的数字文件——包含购买内容、金额和付款期限。与需要人工处理的纸质账单不同，电子账单通过电子邮件或专业软件在买卖双方间快速流转。

处理电子账单时，所选格式将决定信息结构、共享方式及其能否被不同软件或平台轻松处理。格式还可能影响合规要求，尤其当涉及特定行业或政府系统时。选择合适格式通常取决于交易对象及交易规则。

下文将探讨最常见的电子账单格式、适用场景及法规影响。

本文内容

• 电子账单与传统账单有何区别？
  
• 最常见的电子账单格式有哪些？
  
• 何时应选用特定格式？
  
• 哪些行业依赖特定电子账单格式？
  
• 法规如何影响电子账单格式？
  

电子账单与传统账单有何区别？

传统账单通常是纸质文件或电子邮件发送的 PDF，需手动填写、打印和处理。电子账单则全程数字化：以系统可自动识别的结构化格式创建，从卖方系统直达买方系统，几乎无需人工干预。

最常见的电子账单格式有哪些？

电子账单具有多种格式，旨在便于系统读取、处理和交换账单信息。以下为最常用的格式：

可扩展标记语言 (XML)

XML 是电子账单最广泛使用的格式之一，便于计算机处理且人类可读。其高度可定制性及对复杂交易的良好支持，使其受到多国政府和行业青睐。

通用商业语言 (UBL)

UBL 是基于 XML 的专用格式，专为账单等商业文件设计。它在国际通用，尤其在欧洲普及，已成为多国电子账单标准组成部分。

行政、商业和运输电子数据交换 (EDIFACT)

EDIFACT 作为经典格式仍被广泛采用，尤其适用于航运、零售等大规模业务领域。它是更广泛的电子数据交换 (EDI) 系统的一部分，支持多种商业数据交换。

嵌入数据的 PDF

基础 PDF 严格意义上不算电子账单，但某些 PDF 嵌入了电子系统可读取的数据（如 XML）。这种混合方案常见于从传统账单向全数字化过渡的企业。

泛欧在线公共采购 (PEPPOL) BIS 计费格式

PEPPOL 是支持电子账单及数据交换的安全网络，其专用格式为 PEPPOL BIS 计费。该标准发源于欧洲，现已扩展至澳大利亚、新西兰、阿联酋及亚洲多国。

专有格式

部分企业及行业使用为其系统定制的专属格式。此类格式在封闭网络中运行良好，但常需转换工具与其他系统交互。

何时应选用特定格式？

选择电子账单格式时，需考量业务需求、合作系统及法规遵循。正确格式可保障交易流畅、减少错误并提升合规性。各类格式适用场景如下：

XML

适用于需跨系统灵活兼容的场景。XML 适配性强，适合处理多元交易或国际业务。

UBL

适用于欧洲业务或遵循国际电子账单标准的企业。UBL 对欧盟政府合同或跨境交易尤为重要，常属强制要求。

EDIFACT

适用于零售、物流、制造等大规模行业。若企业已采用 EDI 系统与贸易伙伴交换数据，EDIFACT 是理想选择，为自动化流程成熟的企业提供可靠方案。

嵌入数据的 PDF

适用于从纸质或基础数字账单向全电子化过渡的阶段。此格式实现自动化数据提取的同时保持人工可读性，也适用于合作方尚未支持全结构化电子账单的场景。

PEPPOL BIS 计费

适用于公共部门机构业务或需通过 PEPPOL 网络传输账单的场景。该格式提供标准化跨境账单交换安全通道。

专有格式

适用于封闭网络环境（如特定行业或供应链内部系统）。虽可简化内部流程，但需转换工具对接外部合作方。

哪些行业依赖特定电子账单格式？

不同行业基于业务需求、交易量及监管环境采用特定电子账单格式。例如：零售和物流等高交易量领域倾向选择批量数据处理能力强的格式，而政府部门常为合规性要求采用 UBL、PEPPOL BIS 计费等法定格式。

以下是各行业常用格式深度解析：

零售与消费品

零售商及消费品企业常处理高频交易与多供应商场景。EDIFACT 因强大的大规模数据交换能力成为长期首选，XML 则凭借与现代系统的适配性日益普及。

制造业

制造商广泛使用 EDIFACT 管理复杂供应链及自动化采购流程。紧密集成的供应商网络中也常见专有格式。

物流与运输

物流业依赖货运明细和海关单据等数据。EDIFACT 被广泛采用，UBL 则常用于欧洲等地区的跨境交易。

政府和公共部门

政府通常强制要求供应商采用特定电子账单格式。欧洲普遍要求 UBL，而 PEPPOL BIS 计费已成为多国公共采购电子账单的标准框架。

医疗保健

医疗物资、设备及服务的账单多采用 XML、健康七级 (HL7) 或医疗系统定制专有格式，以确保精准数据处理并满足严格法规。

金融保险

该领域优先选用 XML、UBL 等结构化格式保障准确性、安全性与合规性。金融机构间也采用国际标准化组织 (ISO) 20022 标准。

科技与软件

科技公司倾向使用 XML、JavaScript 对象表示法 (JSON) 等灵活现代格式，因其与基于云计算和 API 的系统集成度高。

能源公用事业

能源供应商常用 EDIFACT 管理大规模客户群及供应链账单，XML 则应用于新型自适应系统。

批发分销

批发商依赖 EDIFACT 处理批量订单，小型分销商则可能采用 XML 或混合 PDF 格式以满足多元客户需求。

法规如何影响电子账单格式？

政府及行业制定的账单格式规则具有强制性。不合规账单可能遭拒收并引发处罚，同时延缓客户付款。为确保合规，您应：

• 紧跟法规动态： 各国各行业规则多变，需持续关注更新。

• 投资灵活软件： [优质账单软件能适配多格式及规则变化。

• 寻求专业协助： 税务顾问或合规专家可节省时间并降低风险。

以下是法规对格式的具体影响：

强制规定使用格式

部分地区政府要求企业采用特定电子账单格式，例如：

• 欧洲普遍要求公共部门供应商使用 UBL 或 PEPPOL BIS 计费格式。

• 拉丁美洲国家，如巴西有其自己的 XML 格式，与税务系统直接绑定。

与税务系统挂钩

多国将电子账单纳入税务申报体系，要求账单格式匹配政府系统处理能力。例如：

• 在印度，企业需创建 JSON 格式的账单才能直接上传至商品及服务税 (GST) 平台。

• 在意大利，企业需采用 FatturaPA 格式制作账单才能向政府交换系统申报。

简化国际贸易

跨境交易时，法规可能要求使用国际通用格式。UBL 和 PEPPOL BIS 计费等格式专为跨国传输账单设计。

设定行业特定规则

受严格监管的行业需遵循专用格式，例如：

• 医疗领域账单需采用 HL7 格式以增强安全性。

• 物流业账单常遵循 EDIFACT 标准处理复杂的海关及运输事务。

便于审计追踪

政府要求账单包含精准信息以追踪付款、发现错误或识别欺诈。XML 和 UBL 等格式因信息详尽且易检索而广受采用。

集成安全特性

部分法规要求额外安全措施确保账单真实性。例如 PEPPOL BIS 计费格式可包含数字签名。