Une facture électronique est un document numérique qui présente les détails d'une transaction : ce qui a été acheté, son coût et la date d'échéance du paiement. Contrairement à une facture papier, qui nécessite un traitement manuel, une facture électronique est conçue pour être transmise rapidement entre un marchand et un acheteur, souvent par e-mail ou via un logiciel spécialisé.

Lorsque vous traitez des factures électroniques, le format que vous utilisez détermine la manière dont les informations sont structurées, comment elles sont partagées et si elles peuvent être facilement traitées par différents logiciels ou plateformes. Il peut également avoir une incidence sur les exigences de conformité, en particulier si vous travaillez avec des secteurs spécifiques ou des systèmes gouvernementaux. Le choix du format approprié dépend souvent de vos partenaires commerciaux et des règles applicables à vos transactions.

Nous abordons dans cet article les formats de factures électroniques les plus courants, les cas dans lesquels il convient d'utiliser un format spécifique et l'impact des réglementations sur ces formats.

Sommaire

• En quoi une facture électronique diffère-t-elle d'une facture classique ?
  
• Quels sont les formats de factures électroniques les plus courants ?
  
• Quand faut-il utiliser un format spécifique ?
  
• Quels secteurs d'activité utilisent des formats de factures électroniques spécifiques ?
  
• Quel est l'impact des réglementations sur les formats de factures électroniques ?
  

En quoi une facture électronique diffère-t-elle d'une facture classique ?

Une facture classique est généralement un document papier ou un fichier PDF qu'une entreprise envoie par e-mail à un client. Elle doit souvent être remplie à la main, imprimée et traitée manuellement. Une facture électronique est numérique du début à la fin. Elle est créée dans un format structuré que les systèmes peuvent comprendre et traiter automatiquement. Elle peut passer directement du système du marchand à celui de l'acheteur avec un minimum d'implication humaine.

Quels sont les formats de factures électroniques les plus courants ?

Les factures électroniques existent sous plusieurs formats, chacun étant conçu pour faciliter la lecture, le traitement et l'échange d'informations de facturation par les systèmes. Voici les plus courants.

XML (Extensible Markup Language)

Le XML est l'un des formats les plus utilisés pour les factures électroniques. Il est facile à traiter par les ordinateurs et facile à lire par les utilisateurs. De nombreuses administrations et industries privilégient le XML car il est hautement personnalisable et bien adapté aux transactions complexes.

UBL (Universal Business Language)

L'UBL est un format spécifique basé sur le XML et conçu pour les documents commerciaux, y compris les factures. Il est utilisé à l'échelle internationale et est particulièrement populaire en Europe, où il fait partie des normes de facturation électronique dans de nombreux pays.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)

L'EDIFACT est un format plus ancien mais toujours largement utilisé, en particulier dans les grandes entreprises et les industries telles que le transport maritime et la vente au détail. Il fait partie du système d'échange de données EDI (Electronic Data Interchange) et permet de traiter différents types de données commerciales.

PDF avec données intégrées

Bien qu'un PDF basique ne constitue pas techniquement une facture électronique, certains PDF contiennent des données intégrées dans un format lisible par les systèmes électroniques (par exemple, XML). Cette approche hybride est souvent utilisée par les entreprises qui passent des factures traditionnelles aux factures entièrement numériques.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) BIS Billing

PEPPOL est un réseau sécurisé conçu pour faciliter les échanges de données et de factures électroniques. Il repose sur un format standard appelé PEPPOL BIS Billing. D’origine européenne, ce système s’est progressivement implanté dans des pays comme l’Australie, la Nouvelle-Zélande, les Émirats arabes unis et dans plusieurs régions d’Asie.

Formats propriétaires

Certaines entreprises et industries utilisent leurs propres formats personnalisés en fonction de leurs systèmes. Bien que ceux-ci puissent bien fonctionner au sein d'un réseau fermé, ils nécessitent souvent des outils de conversion pour interagir avec d'autres systèmes.

Quand faut-il utiliser un format spécifique ?

Lorsque vous choisissez un format de facture électronique, tenez compte des besoins de votre entreprise, des systèmes que vous utilisez et des réglementations que vous devez respecter. Le format approprié garantit des transactions plus fluides, moins d'erreurs et une meilleure conformité aux normes légales et sectorielles. Voici de plus amples informations sur les cas dans lesquels utiliser chaque type de format de facture électronique.

XML

Ce format est recommandé si vous avez besoin de flexibilité et d’une compatibilité avec divers systèmes. Le format XML est très adaptable et convient parfaitement aux entreprises qui traitent divers types de transactions ou opèrent à l'international.

UBL

Idéal pour les entreprises implantées en Europe ou travaillant avec des partenaires qui respectent les normes internationales en matière de facturation électronique. Le format UBL est particulièrement utile si vous répondez à des marchés publics ou si vous effectuez des transactions transfrontalières au sein de l'UE, car il est souvent exigé dans ces contextes.

EDIFACT

Recommandé dans les secteurs à fort volume et à grande échelle comme e commerce en ligne, la logistique ou l’industrie manufacturière. EDIFACT est adapté aux entreprises utilisant déjà un système EDI pour échanger des données avec leurs partenaires commerciaux. C'est un choix fiable pour les organisations disposant de processus automatisés bien établis.

PDF avec données intégrées

Vous passez des factures papier ou numériques basiques à une facturation électronique complète. Ce format est un bon compromis, car il permet d'extraire automatiquement les données tout en restant lisible par l'œil humain. C'est également un choix judicieux si vos partenaires commerciaux ne sont pas encore prêts pour une facturation électronique entièrement structurée.

PEPPOL BIS Billing

Vous devez travailler avec des organismes du secteur public ou envoyer des factures via le réseau PEPPOL. PEPPOL BIS Billing est un moyen standardisé et sécurisé d'échanger des factures au-delà des frontières.

Formats propriétaires

Utilisés dans des réseaux fermés ou des chaînes d’approvisionnement spécifiques, ces formats sont optimisés pour des processus internes standardisés. En revanche, ils peuvent nécessiter des convertisseurs pour communiquer avec des partenaires externes.

Quels secteurs d'activité utilisent des formats de factures électroniques spécifiques ?

Différents secteurs d'activité utilisent des formats de facturation électronique spécifiques en fonction de leurs besoins particuliers, de leurs volumes de transactions et de leur environnement réglementaire. Par exemple, les secteurs à fort volume tels que la commerce de détail et la logistique ont tendance à privilégier les formats qui gèrent bien les données en masse, tandis que les administrations publiques s'appuient souvent sur des formats obligatoires tels que UBL et PEPPOL BIS pour se conformer à la réglementation.

Voici un aperçu des formats couramment utilisés dans certains secteurs.

Commerce de détail et biens de consommation

Les commerçants et les entreprises de biens de consommation gèrent souvent des volumes de transactions élevés et plusieurs fournisseurs. EDIFACT est depuis longtemps l'un des formats de référence, car il permet de traiter des échanges de données à grande échelle. XML gagne également en popularité grâce à son adaptabilité et à son intégration avec les systèmes modernes.

Industrie manufacturière

Les fabricants s'appuient fréquemment sur le format EDIFACT pour gérer des chaînes d'approvisionnement complexes et automatiser les processus d'approvisionnement. Les formats propriétaires sont également courants au sein des réseaux de fournisseurs étroitement intégrés.

Logistique et transport

La logistique s'appuie sur des données telles que les informations d'expédition et les documents douaniers. Le format EDIFACT est largement utilisé, et le format UBL est souvent utilisé pour les transactions transfrontalières, en particulier dans des régions telles que l'Europe.

Administration et secteur public

Les administrations publiques imposent souvent des formats de facturation électronique spécifiques aux entreprises qui fournissent des biens ou des services. L'UBL est fréquemment requis en Europe, tandis que PEPPOL BIS Billing est devenu le cadre standard pour la facturation électronique des marchés publics dans de nombreux pays.

Santé

Les factures relatives aux fournitures, équipements et services médicaux utilisent souvent le format XML, Health Level 7 (HL7) ou des formats propriétaires adaptés aux systèmes de santé. Ces formats garantissent un traitement précis des données tout en respectant des réglementations strictes.

Finance et assurances

Les secteurs de la finance et des assurances privilégient les formats structurés tels que XML et UBL afin de garantir la précision, la sécurité et la conformité. La norme ISO 20022 de l'Organisation internationale de normalisation est également utilisée dans les établissements financiers.

Technologie et logiciels

Les entreprises technologiques utilisent souvent des formats modernes et flexibles tels que XML et JSON (JavaScript Object Notation) pour leur facturation électronique, car ceux-ci s'intègrent bien aux systèmes basés sur le cloud et les interfaces de programmation d'applications (API).

Énergie et services publics

Les fournisseurs d'énergie et les entreprises de services publics utilisent souvent EDIFACT pour gérer la facturation de larges clientèles et les chaînes d'approvisionnement. Le XML est également utilisé pour les systèmes plus récents et plus adaptables.

Commerce de gros et distribution

Les grossistes s'appuient sur EDIFACT pour traiter les commandes en gros, tandis que les petits distributeurs utilisent parfois XML ou des formats PDF hybrides pour répondre aux divers besoins de leurs clients.

Quel est l'impact des réglementations sur les formats de factures électroniques ?

Les administrations publiques et les industries établissent des règles spécifiques pour le formatage des factures. Si vos factures ne respectent pas ces règles, elles risquent d'être rejetées et vous pourriez être passible de sanctions. Cela peut également ralentir les paiements de vos clients. Pour garantir la conformité, suivez les étapes suivantes :

• Restez au fait des règles : les réglementations varient selon les pays et secteurs et évoluent souvent. Tenez-vous donc informé des changements.

• Investissez dans un logiciel flexible : un bon logiciel de facturation peut gérer différents formats et s’adapter lorsque les règles changent.

• Demandez de l'aide si nécessaire : faire appel à un conseiller fiscal ou à un expert en conformité peut vous faire gagner du temps et vous éviter des frustrations.

Voici comment les réglementations influencent les formats des factures électroniques.

Elles fixent les règles à suivre

Dans certaines régions, les administrations publiques exigent des entreprises qu’elles utilisent un format de facture électronique particulier. Par exemple :

• En Europe, des formats tels que UBL et PEPPOL BIS Billing sont souvent exigés pour les entreprises qui travaillent avec des clients du secteur public.

• En Amérique latine, des pays comme le Brésil ont leurs propres formats basés sur XML, qui sont directement liés à leurs systèmes fiscaux.

Elles lient les factures aux systèmes fiscaux

De nombreux pays utilisent désormais les factures électroniques dans le cadre de leurs systèmes de déclaration fiscale. Cela signifie que le format des factures doit correspondre à celui pris en charge par le système gouvernemental. Par exemple :

• En Inde, les entreprises doivent créer des factures au format JSON afin de pouvoir les charger directement sur la plateforme de gestion de la taxe sur les produits et services (TPS).

• En Italie, les entreprises doivent créer des factures au format FatturaPA afin qu’elles puissent être déclarées au système dédié du gouvernement.

Elles simplifient le commerce international

Si vous faites des affaires à l'étranger, la réglementation peut vous obliger à utiliser des formats adaptés au commerce international. Les formats tels que UBL et PEPPOL BIS Billing sont conçus pour faciliter l'envoi de factures entre différents pays.

Elles définissent des règles spécifiques à chaque secteur

Certains secteurs sont plus strictement réglementés que d'autres et peuvent donc avoir des formats spécifiques à respecter. Par exemple :

• Dans le secteur de la santé, les factures doivent parfois être au format HL7 pour plus de sécurité.

• Dans le secteur de la logistique, les factures suivent souvent la norme EDIFACT afin de gérer la complexité supplémentaire liée aux douanes et à l'expédition.

Elles facilitent les audits et le suivi

Les administrations publiques exigent souvent que les factures contiennent des informations très spécifiques afin de pouvoir suivre les paiements, détecter les erreurs ou repérer les fraudes. Les formats tels que XML et UBL sont particulièrement adaptés, car ils sont détaillés et faciles à consulter.

Elles intègrent des fonctionnalités de sécurité

Certaines réglementations exigent des mesures de sécurité supplémentaires afin de garantir l'authenticité des factures. Par exemple, PEPPOL BIS Billing peut inclure une signature numérique.