Uma fatura eletrônica, ou faturamento eletrônico, é um documento digital que apresenta os detalhes de uma transação — o que foi comprado, quanto custou e quando o pagamento vence. Diferentemente de uma fatura em papel, que exige manuseio manual, uma fatura eletrônica é projetada para circular rapidamente entre vendedor e comprador, geralmente por e-mail ou software especializado.

Ao lidar com faturamento eletrônico, o formato específico que você utiliza determina como as informações são estruturadas, como são compartilhadas e se podem ser facilmente processadas por diferentes softwares ou plataformas. O formato também pode impactar requisitos de conformidade, especialmente se você trabalha com setores específicos ou sistemas governamentais. A escolha do formato adequado geralmente depende de com quem você está trabalhando e das regras que se aplicam às suas transações.

A seguir, vamos abordar os formatos mais comuns de faturamento eletrônico, quando usar um formato específico e como as regulamentações os afetam.

O que vamos abordar neste artigo?

• Como uma fatura eletrônica é diferente de uma fatura tradicional?
  
• Quais são os formatos mais comuns de faturamento eletrônico?
  
• Quando você deve usar um formato específico?
  
• Quais setores dependem de formatos específicos de faturamento eletrônico?
  
• Como as regulamentações afetam os formatos de faturamento eletrônico?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

Qual é a diferença entre uma fatura eletrônica e uma fatura normal?

Uma fatura normal geralmente é um documento em papel ou um PDF que uma empresa envia por e-mail a um cliente. Muitas vezes, ele precisa ser preenchido à mão, impresso e processado manualmente. Uma fatura eletrônica é digital do início ao fim. É criada em um formato estruturado que os sistemas podem entender e processar automaticamente. Ela pode se mover diretamente do sistema do vendedor para o sistema do comprador com o mínimo de envolvimento humano.

Quais são os formatos de fatura eletrônica mais comuns?

As faturas eletrônicas têm vários formatos, cada um projetado para facilitar a leitura, o processamento e a troca de informações de cobrança pelos sistemas. Veja os mais comuns.

Linguagem de marcação extensível (XML)

XML é um dos formatos mais usados para faturas eletrônicas. É fácil para os computadores processarem e fácil para as pessoas lerem. Muitos governos e setores preferem o XML porque ele é altamente personalizável e funciona bem para transações complexas.

Linguagem de negócios universal (UBL)

UBL é um formato específico baseado em XML e projetado para documentos de empresas, incluindo faturas. É usado internacionalmente e especialmente popular na Europa, onde faz parte dos padrões de faturamento eletrônico em muitos países.

Intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio e Transporte (EDIFACT)

EDIFACT é um formato mais antigo, mas ainda amplamente utilizado, principalmente para empresas e setores de grande porte, como transporte marítimo e varejo. Ele faz parte do sistema mais amplo de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) e foi projetado para a troca de muitos tipos de dados de empresas.

PDF com dados incorporados

Embora um PDF básico não seja tecnicamente uma fatura eletrônica, alguns PDFs incluem dados incorporados em um formato que os sistemas eletrônicos podem ler (por exemplo, XML). Essa abordagem híbrida é frequentemente usada por empresas que fazem a transição de faturas tradicionais para faturas totalmente digitais.

Cobrança de contratos públicos pan-europeus online (PEPPOL) BIS

O PEPPOL é uma rede segura que aceita faturas eletrônicas e troca de dados, e a cobrança PEPPOL BIS é o formato que ele usa. O PEPPOL foi usado pela primeira vez na Europa e se expandiu para incluir Austrália, Nova Zelândia, Emirados Árabes Unidos e países da Ásia.

Formatos proprietários

Algumas empresas e indústrias usam seus próprios formatos específicos que são personalizados para seus sistemas. Embora possam funcionar bem em uma rede fechada, geralmente exigem ferramentas de conversão para interagir com outros sistemas.

Quando deve-se usar um formato específico?

Ao escolher um formato de fatura eletrônica, considere as necessidades da sua empresa, os sistemas com os quais você trabalha e os regulamentos que precisa seguir. O formato certo garante transações mais fluidas, menos erros e melhor conformidade com requisitos jurídicos e do setor. Veja mais informações sobre quando usar cada tipo de formato de fatura eletrônica.

XML

Você precisa de flexibilidade e compatibilidade com diversos sistemas. O XML é altamente adaptável e funciona bem para empresas que lidam com diferentes tipos de transações ou operam internacionalmente.

UBL

Você trabalha na Europa ou com empresas que aderem aos padrões internacionais de faturamento eletrônico. O UBL é particularmente útil se você estiver envolvido em contratos governamentais ou transações internacionais dentro da UE, pois geralmente é um requisito nesses contextos.

EDIFACT

Você está em um setor de alto volume e grande porte como varejo, logística ou manufatura. O EDIFACT é ideal se sua empresa já usa um sistema EDI para troca de dados com parceiros comerciais. É uma escolha confiável para empresas com processos estabelecidos e automatizados.

PDFs com dados incorporados

Você está fazendo a transição de faturas digitais básicas ou impressas para faturas eletrônicas completas. Esse formato é um bom meio-termo, pois permite a extração automatizada de dados e é legível por humanos. Também é uma escolha útil se seus parceiros comerciais não estiverem prontos para um faturamento eletrônico totalmente estruturado.

Cobrança PEPPOL BIS

Você precisa trabalhar com organizações do setor público ou enviar faturas por meio da rede PEPPOL. A cobrança PEPPOL BIS é uma maneira padronizada e segura de trocar faturas internacionais.

Formatos proprietários

Você opera em uma rede fechada, como um setor específico ou uma cadeia de suprimentos com sistemas internos padronizados. Isso pode facilitar os processos internos, mas pode exigir que os conversores se comuniquem com parceiros externos.

Quais setores dependem de formatos específicos de faturamento eletrônico?

Diferentes setores dependem de formatos específicos de faturamento eletrônico com base em suas necessidades, volumes de transações e ambientes regulatórios. Por exemplo, setores de alto volume, como varejo e logística, tendem a preferir formatos que lidam bem com grandes volumes de dados, enquanto governos frequentemente exigem formatos obrigatórios, como UBL e PEPPOL BIS, para garantir conformidade.

Veja uma análise mais detalhada dos formatos comumente usados em determinados setores.

Varejo e bens de consumo

Empresas varejistas e de bens de consumo frequentemente lidam com altos volumes de transações e múltiplos fornecedores. O EDIFACT é um formato tradicionalmente preferido por conseguir gerenciar trocas de dados em grande escala. O XML também vem ganhando popularidade devido à sua adaptabilidade e integração com sistemas modernos.

Manufatura

Os fabricantes frequentemente dependem do EDIFACT para gerenciar cadeias de suprimentos complexas e automatizar processos de compras. Formatos proprietários também são comuns em redes de fornecedores altamente integradas.

Logística e transporte

O setor de logística depende de dados como detalhes de remessa e documentos alfandegários. O EDIFACT é um formato amplamente utilizado, e o UBL é frequentemente usado em transações internacionais, especialmente em regiões como a Europa.

Governo e setor público

Os governos frequentemente exigem formatos específicos de faturamento eletrônico para empresas que fornecem bens ou serviços. O UBL é frequentemente exigido na Europa, enquanto o faturamento PEPPOL BIS tornou-se o padrão para e-faturamento em compras públicas em muitos países.

Saúde

As faturas de suprimentos médicos, equipamentos e serviços frequentemente usam XML, Health Level 7 (HL7) ou formatos proprietários personalizados para os sistemas de saúde. Esses formatos garantem o manuseio preciso dos dados, cumprindo rigorosas regulamentações.

Finanças e seguros

Os setores de finanças e seguros priorizam formatos estruturados, como XML e UBL, para garantir precisão, segurança e conformidade. O ISO 20022 também é utilizado entre instituições financeiras.

Tecnologia e software

Empresas de tecnologia frequentemente usam formatos modernos e flexíveis, como XML e JavaScript Object Notation (JSON), para faturamento eletrônico, pois esses se integram bem com sistemas baseados em nuvem e APIs (interfaces de programação de aplicativos).

Energia e serviços públicos

Fornecedores de energia e empresas de serviços públicos frequentemente utilizam o EDIFACT para gerenciar faturamento em grandes bases de clientes e cadeias de suprimentos. O XML também é usado em sistemas mais novos e adaptáveis.

Atacado e distribuição

Os atacadistas dependem do EDIFACT para processar pedidos em grande volume, enquanto distribuidores menores podem usar XML ou formatos híbridos em PDF para atender a necessidades variadas dos clientes.

Como as regulamentações afetam os formatos de faturamento eletrônico?

Governos e setores estabelecem regras específicas para a formatação de faturas. Muitos países adotaram regulamentações de faturamento eletrônico, e espera-se que outras entrem em vigor nos próximos anos — e essas regras muitas vezes também se aplicam a empresas não residentes.

Em 2025, a UE adotou um novo pacote de leis fiscais voltado à modernização do sistema. Entre outras exigências, a legislação determina que o faturamento eletrônico na região seja enviado em um formato padrão da UE legível por máquina. O Reino Unido exigirá que todas as empresas registradas para IVA utilizem faturamento eletrônico em todas as transações entre empresas (B2B) e entre empresas e governo (B2G) a partir de 2029.

Outros países iniciaram exigências de faturamento eletrônico há anos. O Vietnã exige que empresas utilizem faturamento eletrônico desde 2022. Muitos países da América Latina começaram ainda antes, com o México adotando as primeiras etapas de uma exigência de faturamento eletrônico em 2011, antes de expandi-la para quase todas as transações em 2014.

Se suas faturas não seguirem essas regras, elas podem ser rejeitadas e você poderá sofrer penalidades. Isso também pode atrasar pagamentos dos seus clientes. Para garantir a conformidade, você deve fazer o seguinte:

• Mantenha-se atualizado com as regras: As regulamentações variam por país e setor e mudam com frequência, portanto, acompanhe as atualizações.

• Invista em software flexível: Um bom software de faturamento pode lidar com diferentes formatos e se adaptar quando as regras mudam.

• Busque ajuda se necessário: Trabalhar com um consultor tributário ou especialista em conformidade pode economizar tempo e evitar frustrações.

Veja como as regulamentações impactam os formatos de faturamento eletrônico.

Elas definem as regras sobre o que deve ser utilizado.

Em algumas regiões, os governos exigem que as empresas utilizem um formato específico de faturamento eletrônico. Por exemplo:

• Em toda a Europa, formatos como UBL e PEPPOL BIS são frequentemente exigidos para empresas que trabalham com clientes do setor público.

• Na América Latina, países como o Brasil têm seus próprios formatos baseados em XML, que estão diretamente ligados aos seus sistemas fiscais.

Elas vinculam as faturas aos sistemas fiscais

Muitos países agora utilizam faturas eletrônicas como parte de seus sistemas de declaração fiscal. Isso significa que o formato da fatura precisa ser compatível com o que o sistema do governo consegue processar. Por exemplo:

• Na Índia, as empresas precisam criar faturas em formato JSON para que possam ser enviadas diretamente à plataforma de imposto sobre bens e serviços (GST).

• Na Itália, as empresas precisam criar faturas no formato FatturaPA para que possam ser reportadas ao Sistema de Troca do governo.

Elas simplificam o comércio internacional

Se você realiza negócios internacionais, as regulamentações podem exigir o uso de formatos compatíveis globalmente. Formatos como UBL e PEPPOL BIS foram projetados para facilitar o envio de faturas entre países.

Elas estabelecem regras específicas para cada setor

Alguns setores são mais rigidamente regulamentados do que outros, portanto, podem exigir formatos específicos a serem seguidos. Por exemplo:

• No setor de saúde, as faturas podem precisar estar no formato HL7 para garantir segurança adicional.

• No setor de logística, as faturas frequentemente seguem o padrão EDIFACT para lidar com a complexidade adicional de alfândega e transporte.

Elas facilitam as auditorias e o rastreamento

Os governos frequentemente exigem que as faturas incluam informações muito específicas para que possam rastrear pagamentos, identificar erros ou detectar fraudes. Formatos como XML e UBL funcionam bem porque são detalhados e mais fáceis de pesquisar.

Elas incorporam recursos de segurança

Algumas regulamentações exigem segurança adicional para garantir que as faturas sejam autênticas. Por exemplo, o faturamento PEPPOL BIS pode incluir uma assinatura digital.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR) — desde a criação de faturas até a cobrança de pagamentos. Seja para faturamento avulso ou recorrente, a Stripe ajuda as empresas a receber mais rápido e a otimizar as operações:

• Automatize as contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade — sem necessidade de codificação. A Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.
  
• Acelere o fluxo de caixa:Reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com IA que ajudam a recuperar mais receita.
  
• Melhore a experiência do cliente: Ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal de autoatendimento para clientes.
  
• Reduza a carga de trabalho administrativo: Gere faturas em minutos e diminua o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e de uma página de pagamento de faturas hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com seus sistemas existentes: O Stripe Invoicing integra-se a softwares populares de contabilidade e de planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando você a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a inserção manual de dados.
  

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