As faturas eletrônicas são versões digitais das faturas tradicionais em papel.

Ao contrário das faturas em papel, as faturas eletrônicas são criadas, enviadas, recebidas e processadas eletronicamente. Elas geralmente são apresentadas em um formato estruturado como XML, o que as torna mais fáceis de processar automaticamente com um software de contabilidade.

Esse tipo de faturamento é usado em todo o mundo. O mercado global de faturamento eletrônico atingiu US$ 13,5 bilhões em 2023 e deve chegar a US$ 61 bilhões até 2032. Abaixo, explicaremos como funciona o faturamento eletrônico, qual a diferença entre ele e o faturamento manual, os desafios e benefícios e como escolher a solução de faturamento eletrônico certa para o seu negócio.

Neste artigo:

• Como funciona o faturamento eletrônico?
  
• Qual a diferença entre o faturamento eletrônico e o manual?
  
• Desafios com o faturamento manual
  
• Benefícios do faturamento eletrônico
  
• Desafios com o faturamento eletrônico
  
• Como criar e implementar o faturamento eletrônico
  
• Considerações de segurança e conformidade com o faturamento eletrônico
  
• Como escolher a solução de faturamento eletrônico certa
  

Como funciona o faturamento eletrônico?

O faturamento eletrônico é um processo digital que substitui o faturamento tradicional em papel por um processo mais rápido e automatizado. Veja a seguir um detalhamento de como o faturamento eletrônico normalmente funciona.

• Criação de faturas: O vendedor cria uma fatura eletronicamente usando um software de contabilidade ou uma plataforma de faturamento eletrônico. A fatura inclui todos os dados necessários, como dados do comprador e do vendedor, número da fatura, data, descrições dos itens, quantidades, preços, impostos e valor total devido. A fatura é apresentada em um formato estruturado, geralmente XML, para compatibilidade com diferentes sistemas.

• Envio de faturas: O vendedor envia eletronicamente a fatura eletrônica ao comprador. Isso pode ser feito por estes canais:

  • Transmissão direta: A fatura é enviada diretamente do sistema do vendedor para o sistema do comprador usando uma conexão segura.
    
  • E-mail: A fatura é anexada a um e-mail e enviada ao comprador.
    
  • Rede ou plataforma de faturamento eletrônico: A fatura é carregada em uma rede ou plataforma onde o comprador pode acessá-la e baixá-la.
    
  • Rede Peppol: As faturas eletrônicas são trocadas com segurança entre empresas e governos por meio dessa rede global.
    

• Recebimento de faturas: O comprador recebe a fatura eletrônica pelo canal de sua preferência. Se a fatura estiver em um formato estruturado, ela pode ser automaticamente importada para o sistema contábil do comprador, eliminando a necessidade de entrada manual de dados. Se a fatura for enviada como anexo de e-mail ou PDF, pode ser necessário processamento manual.

• Processamento e aprovação de faturas: O sistema contábil do comprador valida os dados da fatura, verifica se há erros e os compara com ordens de compra e outros documentos relevantes. A fatura pode passar por um fluxo de trabalho de aprovação, dependendo dos processos internos do comprador. Depois da aprovação, a fatura é agendada para pagamento.

• Pagamento: O comprador inicia o pagamento de acordo com as condições de pagamento acordadas. Os pagamentos podem ser feitos eletronicamente usando formas como transferências bancárias, cartões de crédito ou plataformas de pagamento online.

• Arquivamento: Tanto o comprador quanto o vendedor armazenam a fatura eletrônica eletronicamente para fins de manutenção de registros e conformidade.

Qual é a diferença entre o faturamento eletrônico e o manual?

O faturamento eletrônico e o faturamento manual são dois métodos distintos de faturamento e processamento de pagamentos, com diferenças no formato, na entrega, no processamento e na eficiência geral. Aqui está um detalhamento das diferenças.

Desafios com o faturamento manual

O faturamento manual pode ser propenso a erros, demorado e trabalhoso, levando a atrasos nos pagamentos, frustração de fornecedores e possíveis perdas financeiras. Aqui estão os principais problemas com o faturamento manual que o faturamento eletrônico procura resolver.

• Tempo e dinheiro: Criar, enviar e processar faturas em papel é um processo lento e tedioso. Envolve imprimir, encher envelopes, lidar com a postagem e, em seguida, esperar que o correio chegue. No lado do recebimento, alguém precisa abrir envelopes manualmente, classificar faturas e inserir dados em sistemas contábeis, muitas vezes levando a gargalos e atrasos.

• Erros: A entrada manual de dados geralmente leva a erros. Um simples erro de digitação no número de uma fatura, sua quantidade ou preço pode ter consequências importantes, como pagamento a maior, pagamento a menor ou até mesmo contestações com fornecedores. A correção desses erros pode custar caro e prejudicar as relações comerciais.

• Falta de visibilidade: Com o faturamento manual, é difícil acompanhar o status das faturas em tempo real. Estão em trânsito? Foram recebidas? Estão pendentes de aprovação? Essa falta de transparência dificulta a gestão eficaz do fluxo de caixa e pode levar à perda de prazos de pagamento.

• Custo: Papel, tinta, postagem e a mão de obra necessária para o processamento manual aumentam os custos. O tempo gasto no faturamento também é um tempo que poderia ser melhor aproveitado para outras atividades de valor agregado.

• Impacto ambiental: A dependência do papel para faturar contribui para o desmatamento e gera resíduos substanciais, uma preocupação crescente para empresas ambientalmente conscientes.

Benefícios do faturamento eletrônico

Aqui estão alguns dos benefícios associados ao faturamento eletrônico.

• Processamento e pagamento mais rápidos: As faturas eletrônicas são transmitidas eletronicamente, eliminando os atrasos associados ao correio físico. Isso acelera o processamento de faturas, levando a ciclos de pagamento mais rápidos e melhorando o fluxo de caixa.

• Custos mais baixos: O faturamento eletrônico elimina a necessidade de papel, impressão, postagem e entrada manual de dados. Isso se traduz em grande economia de custos, especialmente para empresas que processam um grande volume de faturas. A automação também reduz a necessidade de trabalho manual, liberando a equipe para outras tarefas.

• Menos erros: A inserção manual de dados é propensa a erros, que podem levar a discrepâncias e contestações. Com validação e importação de dados automatizadas, o faturamento eletrônico cria dados de fatura mais precisos e consistentes e reduz a probabilidade de erros dispendiosos.

• Melhor visibilidade: As plataformas de faturamento eletrônico têm recursos de rastreamento e monitoramento em tempo real. As empresas podem visualizar facilmente o status de cada fatura, desde a criação até o pagamento, proporcionando maior visibilidade e controle sobre todo o processo. Essa transparência ajuda a identificar gargalos, resolver problemas prontamente e otimizar a gestão do fluxo de caixa.

• Menos desperdício: Ao eliminar a necessidade de papel, o faturamento eletrônico reduz seu impacto ambiental e contribui para os esforços de sustentabilidade.

• Melhor relacionamento com fornecedores: Pagamentos mais rápidos e processos transparentes melhoram o relacionamento com os fornecedores. O faturamento eletrônico pode ajudar a criar confiança e boa vontade, gerando transações mais tranquilas e benefícios potenciais, como preços preferenciais ou acesso antecipado a novos produtos.

• Escalabilidade: As soluções de faturamento eletrônico podem ser facilmente dimensionadas de acordo com o crescimento de uma empresa. À medida que o volume de faturas aumenta, esses sistemas podem lidar com a carga de trabalho sem a necessidade de tarefas manuais adicionais.

• Conformidade e segurança: As plataformas de faturamento eletrônico cumprem regulamentos fiscais e normas internacionais e incorporam fortes medidas de segurança para proteger dados financeiros sigilosos.

Desafios com o faturamento eletrônico

Como em qualquer solução empresarial, o faturamento eletrônico pode trazer os seus próprios desafios. Possíveis desafios a serem observados:

• Investimento inicial: A implementação de um sistema de faturamento eletrônico pode exigir um investimento inicial em software, hardware e treinamento. Pequenas empresas podem achar esse custo proibitivo.

• Integração com sistemas existentes: A integração do faturamento eletrônico com sistemas de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP) existentes pode ser complexa e demorada, exigindo conhecimento técnico ou consultores externos.

• Problemas técnicos: Falhas técnicas, atualizações de software e problemas de conectividade podem atrapalhar o faturamento eletrônico, causando atrasos ou erros.

• Resistência à mudança: Funcionários acostumados com processos manuais podem resistir à transição para o faturamento eletrônico. Esforços e treinamento em gerenciamento de mudanças podem ser necessários para um processo de adoção tranquilo.

• Onboarding de fornecedores: Convencer os fornecedores a adotar o faturamento eletrônico pode ser um desafio, especialmente para fornecedores menores que podem não ter capacidade ou recursos técnicos.

• Ameaças à cibersegurança: As faturas eletrônicas contêm informações financeiras confidenciais, o que as torna alvo de ataques cibernéticos. Elas devem ser protegidas com fortes medidas de segurança.

• Regulamentos de privacidade de dados: A conformidade com regulamentos de privacidade de dados, como o GDPR, pode ser demorada e exigir um tratamento cuidadoso de dados pessoais.

• Diferentes formatos: As faturas eletrônicas podem ser criadas em vários formatos, levando a possíveis problemas de compatibilidade entre diferentes sistemas.

• Regulamentação variável: As regulamentações do faturamento eletrônico podem variar de um país para outro e região, o que dificulta a conformidade de empresas que operam em vários locais.

• Falta de assinaturas físicas: Normalmente, as faturas eletrônicas não têm assinaturas físicas, o que pode gerar preocupações sobre autenticidade e validade em caso de contestações.

• Problemas técnicos: Falhas técnicas ou erros no sistema de faturamento eletrônico podem levar a contestações sobre a precisão ou a entrega da fatura.

Como criar e implementar o faturamento eletrônico

Siga estas etapas para implementar o faturamento eletrônico em sua empresa.

Análise de requisitos

Defina claramente o que pretende alcançar com o faturamento eletrônico, quer se trate de ciclos de pagamento mais rápidos, precisão melhorada ou melhor conformidade com requisitos regulamentares. Revise seus processos de faturamento existentes para identificar gargalos ou ineficiências e use-os para identificar recursos específicos necessários para um sistema de faturamento eletrônico, como recursos de integração com sistemas ERP existentes ou ferramentas específicas de conformidade.

Seleção do sistema

Desenvolva uma lista de recursos essenciais com base na análise das suas necessidades. Priorize recursos como processamento em tempo real, compatibilidade com padrões internacionais (por exemplo, Peppol, UBL) e facilidade de integração com seu software de contabilidade.

Em seguida, pesquise e compare diferentes provedores de faturamento eletrônico. Procure análises e estudos de caso e solicite demonstrações. Confirme que o fornecedor tem experiência no seu setor e pode fornecer um sólido suporte ao cliente.

Configuração técnica

Trabalhe com especialistas em TI para mapear como o software de faturamento eletrônico se integrará aos seus sistemas existentes. Isso pode envolver integrações API, mapeamentos de dados e desenvolvimento personalizado para facilitar o fluxo de dados entre sistemas.

Personalização

Ajuste as configurações de software para se adequar aos seus processos. Isso pode envolver a configuração de modelos de fatura, cálculos fiscais, manuseio de moeda e opções de idioma, dependendo das suas necessidades.

Verificações de conformidade

Consulte um especialista jurídico para garantir que suas práticas de faturamento eletrônico estejam alinhadas com a legislação tributária local e internacional e com os padrões de faturamento eletrônico. Isso garante que todas as faturas sejam legalmente válidas e que seu sistema esteja preparado para o futuro contra mudanças regulatórias.

Segurança

Implemente medidas de segurança como criptografia, controles de acesso seguros e auditorias de segurança regulares para proteger dados confidenciais.

Implementação

Comece com uma fase piloto que inclua um grupo selecionado de fornecedores ou clientes. Use esta fase para coletar comentários e fazer ajustes. Amplie gradualmente a implementação para incluir todas as suas faturas, integrando sistematicamente cada grupo de partes interessadas.

Treinamento

Realize sessões de treinamento detalhadas para suas equipes de finanças, vendas e TI. Forneça recursos como manuais, perguntas frequentes e vídeos de treinamento para ajudá-los a aprender o novo sistema.

Suporte

Configure uma estrutura de suporte com seu fornecedor para resolver prontamente quaisquer problemas. Isso pode incluir suporte dedicado para os primeiros meses após o lançamento.

Lançamento

Ative totalmente o sistema depois de confirmar que todos os pontos de integração estão funcionando corretamente e se todos os grupos de usuários forem treinados.

Monitoramento

Use ferramentas dentro do sistema de faturamento eletrônico para monitorar ativamente seu desempenho e coletar feedback dos usuários. Procure melhorias nos tempos de processamento, taxas de erro e satisfação do usuário.

Considerações de segurança e conformidade com o faturamento eletrônico

O faturamento eletrônico requer atenção cuidadosa à segurança e conformidade para proteger os dados e seguir a lei. Veja a seguir uma análise detalhada das medidas recomendadas de segurança e dos requisitos de conformidade.

Medidas de segurança recomendadas

• Criptografia de dados: A criptografia ajuda a proteger os dados da fatura durante a transmissão e o armazenamento. Protocolos de criptografia fortes como TLS (Transport Layer Security) e AES (Advanced Encryption Standard) protegem dados sigilosos contra acesso não autorizado.

• Controles de acesso: Os controles de acesso garantem que somente pessoas autorizadas possam visualizar, modificar ou processar faturas. Os controles de acesso baseados em função (RBAC) ajudam a evitar fraudes internas e violações de dados, restringindo o acesso dos usuários com base em suas funções de trabalho.

• Autenticação e autorização: Use mecanismos de autenticação fortes, como autenticação multifator (MFA), para acessar o sistema de faturamento e obter outra camada de segurança.

• Trilhas de auditoria: Os logs de auditoria devem capturar detalhes sobre quem acessou ou modificou uma fatura e quando. Isso ajuda a rastrear discrepâncias e investigar incidentes, além de oferecer suporte à conformidade normativa.

• Medidas de integridade de dados: Medidas como assinaturas digitais e somas de verificação preservam a integridade dos dados e verificam se não foram alterados em relação à sua forma original.

• Segurança de redes: As redes que transmitem faturas devem ser protegidas com firewalls, sistemas de detecção de intrusão (IDS) e sistemas de prevenção de intrusão (IPS) para impedir ataques e acesso não autorizado.

Requisitos de conformidade

• Conformidade regulatória: Regulamentos locais e internacionais podem reger os processos de faturamento eletrônico. Por exemplo, a Diretiva 2014/55/UE da União Europeia obriga a utilização de faturamento eletrônico nos contratos públicos.

• Conformidade fiscal: Muitas jurisdições exigem padrões específicos para faturas eletrônicas para declaração de impostos. Seu sistema de faturamento eletrônico deve ser capaz de gerar faturas compatíveis com os regulamentos locais de IVA ou GST e integrar-se com sistemas de relatórios fiscais digitais, se aplicável.

• Padrões e formatos: O faturamento eletrônico tem de cumprir normas internacionais como a EDIFACT, que facilitam a interoperabilidade entre diferentes sistemas de faturação internacionais. A conformidade com esses padrões garante que as faturas sejam legalmente reconhecidas e possam ser processadas por sistemas em diferentes países.

• Políticas de arquivamento: Muitas vezes, os órgãos reguladores exigem que as empresas retenham faturas por um período específico para fins de auditoria. Isso inclui o uso de soluções de armazenamento confiáveis que estejam em conformidade com as leis de retenção de dados.

• Leis de privacidade: Você precisa cumprir as leis de privacidade de dados, como o GDPR na UE ou a CCPA na Califórnia. Estes regulamentos determinam a forma como os dados pessoais devem ser tratados e protegidos.

• Transferências internacionais de dados: Se você opera em vários países, suas práticas devem estar em conformidade com as leis que regem transferências internacionais de dados. Por exemplo, os dados transferidos da UE para outras regiões devem estar em conformidade com as regras de transferência do GDPR, como SCCs (Cláusulas Contratuais Padrão).

Como escolher a solução de faturamento eletrônico certa

Siga estas etapas para escolher a solução de faturamento eletrônico certa para sua empresa.

Avalie suas necessidades

• Necessidades de transação: Considere o volume de faturas, seus processos comerciais e a complexidade das transações para ajudar a determinar o que você precisa em uma solução de faturamento eletrônico.

• Sistemas existentes: Identifique quais sistemas (por exemplo, ERP, software de contabilidade, CRM) você deseja integrar à sua solução de faturamento eletrônico.

• Base de usuários: Considere a diversidade da sua base de usuários, incluindo fornecedores e clientes internacionais, que podem exigir suporte multilíngue e multimoedas.

Avalie os recursos necessários

• Automação: Procure recursos de automação, como campos de fatura que preenchem automaticamente a partir de ordens de compra e associam automaticamente faturas aos pagamentos.

• Segurança: Avalie as medidas de segurança incluídas, como criptografia de dados, controles de acesso seguros e conformidade com leis de proteção de dados.

• Experiência do usuário: Escolha uma interface amigável que exija treinamento mínimo com suporte ao cliente acessível e documentação clara.

• Acesso em dispositivos móveis e em nuvem: Considere se um aplicativo móvel ou acesso à nuvem é necessário para lidar remotamente com tarefas de faturamento.

• Conformidade: Verifique se a solução cumpre todas as regulamentações de faturamento relevantes, incluindo aquelas específicas para o seu setor ou as jurisdições onde você opera.

• Formatos: Garanta que a solução ofereça suporte a formatos padrão de faturamento eletrônico, como EDIFACT, facilitando as transações e a compatibilidade futura.

• Escalabilidade e flexibilidade: Avalie a escalabilidade e a flexibilidade da solução para que ela cresça e mude conforme sua empresa evolui.

• Personalização: Verifique se o software permite a personalização de acordo com seus fluxos de trabalho específicos ou com os requisitos do setor.

• Estabilidade do fornecedor: Pesquise a presença e estabilidade do fornecedor no mercado. É provável que fornecedores estabelecidos ofereçam soluções mais confiáveis e continuamente atualizadas.

• Serviços de suporte: Avalie a qualidade do suporte ao cliente, incluindo disponibilidade, capacidade de resposta e conhecimento técnico.

• Custo: Avalie o modelo de preços, seja uma tarifa avulsa, uma assinatura mensal ou com base no volume de transações. Considere custos de configuração, tarifas de manutenção e quaisquer cobranças adicionais por atualizações ou recursos adicionais. Pese a economia potencial em relação ao custo da solução para determinar seu ROI.

Consulte colegas e teste soluções

• Avaliações e estudos de caso: Leia avaliações e estudos de caso de usuários atuais para avaliar a eficácia da solução e o atendimento ao cliente do fornecedor.

• Avaliações gratuitas ou demonstrações: Antes de finalizar sua decisão, aproveite as avaliações gratuitas ou demonstrações oferecidas pelos fornecedores. Isso permite que você teste a compatibilidade da solução com seus sistemas existentes e sua facilidade de uso.