Las facturas electrónicas, también conocidas en inglés como «e-invoices», son versiones digitales de las facturas tradicionales en papel.

A diferencia de las facturas impresas, las facturas electrónicas se crean, envían, reciben y procesan electrónicamente. A menudo están en un formato estructurado como XML, lo que facilita su procesamiento automático con el software de contabilidad.

Este tipo de facturación se utiliza en todo el mundo. El mercado internacional de facturación electrónica alcanzó los USD 13,500 millones en 2023 y se prevé que alcance los USD 61,000 millones para 2032. A continuación, te explicamos cómo funciona la facturación electrónica, en qué se diferencia de la manual, los desafíos y beneficios que debes tener en cuenta y cómo elegir la solución de facturación electrónica adecuada para tu negocio.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona la facturación electrónica?
  
• ¿En qué se diferencia la facturación electrónica de la manual?
  
• Desafíos de la facturación manual
  
• Beneficios de la facturación electrónica
  
• Desafíos de la facturación electrónica
  
• Cómo crear e implementar la facturación electrónica
  
• Consideraciones de seguridad y cumplimiento de la normativa en la facturación electrónica
  
• Cómo elegir la solución de facturación electrónica adecuada
  

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un proceso digital que sustituye a la facturación tradicional en papel por un proceso más rápido y automatizado. A continuación, te explicamos cómo suele funcionar la facturación electrónica.

• Creación de facturas: el vendedor crea una factura electrónicamente utilizando un software de contabilidad o una plataforma de facturación electrónica. La factura incluye todos los detalles necesarios, como la información del comprador y el vendedor, el número de factura, la fecha, las descripciones de los artículos, las cantidades, los precios, los impuestos y el importe total adeudado. La factura tiene un formato estructurado, generalmente XML, para garantizar la compatibilidad con diferentes sistemas.

• Envío de facturas: el vendedor envía electrónicamente la factura electrónica al comprador. Esto se puede realizar a través de los siguientes canales:

  • Transmisión directa: la factura se envía directamente desde el sistema del vendedor al sistema del comprador mediante una conexión segura.
    
  • Correo electrónico: la factura se adjunta a un correo electrónico y se envía al comprador.
    
  • Red o plataforma de facturación electrónica: la factura se sube a una red o plataforma donde el comprador puede acceder a ella y descargarla.
    
  • Red Peppol: las facturas electrónicas se intercambian de forma segura entre empresas y gobiernos a través de esta red global.
    

• Recepción de facturas: el comprador recibe la factura electrónica a través del canal de su preferencia. Si la factura tiene un formato estructurado, se puede importar automáticamente al sistema de contabilidad del comprador, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente. Si la factura se envía como un archivo adjunto en un correo electrónico o en formato PDF, es posible que deba procesarse manualmente.

• Procesamiento y aprobación de facturas: el sistema contable del comprador valida los datos de la factura, comprueba si hay errores y los compara con las órdenes de compra y otros documentos relevantes. La factura puede pasar por un flujo de aprobación, dependiendo de los procesos internos del comprador. Una vez aprobada, la factura se programa para su pago.

• Pago: el comprador inicia el pago de acuerdo con las condiciones de pago acordadas. Los pagos se pueden realizar electrónicamente a través de métodos como transferencias bancarias, tarjetas de crédito o plataformas de pago en línea.

• Almacenamiento: tanto el comprador como el vendedor almacenan electrónicamente la factura electrónica con fines de mantenimiento de registros y cumplimiento de la normativa.

¿En qué se diferencia la facturación electrónica de la manual?

La facturación electrónica y la facturación manual son dos métodos distintos de facturación y procesamiento de pagos, con diferencias en el formato, la entrega, el procesamiento y la eficiencia general. A continuación, te explicamos las diferencias.

Desafíos de la facturación manual

La facturación manual puede ser propensa a errores y consumir mucho tiempo y esfuerzo, lo que provoca retrasos en los pagos, frustración de los proveedores y posibles pérdidas financieras. Estos son los problemas clave de la facturación manual que la facturación electrónica busca resolver.

• Tiempo y dinero: crear, enviar y procesar facturas impresas es un proceso lento y tedioso. Implica imprimir, rellenar sobres, lidiar con el franqueo y luego esperar a que llegue el correo. En el punto de recepción, alguien debe abrir manualmente los sobres, clasificar las facturas e ingresar los datos en los sistemas contables, lo que a menudo genera trabas y retrasos.

• Errores: la introducción manual de datos suele conducir a errores. Un simple error tipográfico en un número de factura, cantidad o precio puede tener consecuencias importantes, como pagos excesivos, insuficientes o incluso disputas con los proveedores. Estos errores pueden ser costosos de corregir y pueden dañar las relaciones comerciales.

• Falta de visibilidad: con la facturación manual, es difícil hacer un seguimiento del estado de las facturas en tiempo real. ¿Están siendo transmitidas? ¿Han sido recibidas? ¿Están pendientes de aprobación? Esta falta de transparencia dificulta la gestión eficaz del flujo de caja y puede hacer que no se cumplan los plazos de pago.

• Costo: el papel, la tinta, el franqueo y la mano de obra necesaria para el procesamiento manual aumentan los costos. El tiempo dedicado a la facturación también es tiempo que podría utilizarse mejor para otras actividades de valor agregado.

• Impacto ambiental: la dependencia del papel para la facturación contribuye a la deforestación y genera una gran cantidad de residuos, lo que se ha convertido en una preocupación creciente para las empresas con conciencia medioambiental.

Beneficios de la facturación electrónica

Estos son algunos de los beneficios asociados a la facturación electrónica.

• Procesamiento y pago más rápidos: las facturas electrónicas se transmiten electrónicamente, lo que elimina los retrasos asociados con el correo físico. Esto acelera el procesamiento de facturas, lo que lleva a ciclos de pago más rápidos y a un mejor flujo de caja.

• Costos más bajos: la facturación electrónica elimina la necesidad de papel, impresión, franqueo e ingreso manual de datos. Esto se traduce en un importante ahorro de costos, especialmente para las empresas que procesan un gran volumen de facturas. La automatización también reduce la necesidad de trabajo manual, lo que libera al personal para otros trabajos.

• Menos errores: la introducción manual de datos es propensa a errores, lo que puede dar lugar a discrepancias y disputas. Con la validación e importación automatizada de datos, la facturación electrónica crea datos de facturas más precisos y consistentes y reduce la probabilidad de errores costosos.

• Mejor visibilidad: las plataformas de facturación electrónica tienen funciones de seguimiento y monitoreo en tiempo real. Las empresas pueden ver fácilmente el estado de cada factura, desde su creación hasta el pago, lo que proporciona una mayor visibilidad y control sobre todo el proceso. Esta transparencia facilita la identificación de puntos críticos, la resolución rápida de problemas y la optimización de la gestión del flujo de caja.

• Menos residuos: al eliminar la necesidad de papel, la facturación electrónica reduce tu impacto ambiental y contribuye a los esfuerzos de sostenibilidad.

• Mejores relaciones con los proveedores: los pagos más rápidos y los procesos transparentes crean mejores relaciones con los proveedores. La facturación electrónica puede ayudar a generar confianza y buena voluntad, lo que lleva a transacciones más fluidas y posibles beneficios como precios preferenciales o acceso anticipado a nuevos productos.

• Escalabilidad: las soluciones de facturación electrónica pueden escalar con el crecimiento de una empresa fácilmente. A medida que aumenta el volumen de facturas, estos sistemas pueden manejar la carga de trabajo sin la necesidad de trabajo manual adicional.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: las plataformas de facturación electrónica cumplen con las normativas fiscales y las normas internacionales e incorporan medidas de seguridad sólidas para proteger los datos financieros confidenciales.

Desafíos de la facturación electrónica

Al igual que con cualquier solución empresarial, la facturación electrónica puede presentar sus propios desafíos. Estos son algunos a considerar.

• Inversión inicial: implementar un sistema de facturación electrónica puede requerir una inversión inicial en software, hardware y capacitación. Para las pequeñas empresas, este costo puede resultar prohibitivo.

• Integración con los sistemas existentes: la integración de la facturación electrónica con los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes puede ser compleja y consumir mucho tiempo, ya que requiere conocimientos técnicos o consultores externos.

• Problemas técnicos: las fallas técnicas, las actualizaciones de software y los problemas de conectividad pueden interrumpir la facturación electrónica y provocar retrasos o errores.

• Resistencia al cambio: los empleados acostumbrados a los procesos manuales podrían resistirse a la transición a la facturación electrónica. Es posible que se requieran esfuerzos de gestión del cambio y capacitación para lograr una adopción sin inconvenientes.

• Onboarding de proveedores: convencer a los proveedores de adoptar la facturación electrónica puede ser un desafío, especialmente para los más pequeños, que podrían no contar con los recursos o capacidades técnicas.

• Amenazas a la ciberseguridad: las facturas electrónicas contienen información financiera confidencial, lo que las convierte en un objetivo para los ciberataques, por lo que deben protegerse con medidas de seguridad sólidas.

• Normativas de privacidad de datos: el cumplimiento de las normativas de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), puede llevar mucho tiempo y requiere un manejo cuidadoso de la información personal.

• Diferentes formatos: las facturas electrónicas se pueden crear en varios formatos, lo que puede generar problemas de compatibilidad entre diferentes sistemas.

• Diferentes normativas: las normativas de facturación electrónica pueden diferir entre países y regiones, lo que dificulta su cumplimiento para las empresas que operan en varias ubicaciones.

• Falta de firmas físicas: las facturas electrónicas suelen carecer de firmas físicas, lo que puede plantear dudas sobre su autenticidad y validez en caso de disputas.

• Problemas técnicos: las fallas técnicas o los errores en el sistema de facturación electrónica pueden dar lugar a disputas sobre la exactitud o la entrega de la factura.

Cómo crear e implementar la facturación electrónica

Sigue estos pasos para implementar la facturación electrónica en tu empresa.

Análisis de requisitos

Define claramente lo que quieres lograr con la facturación electrónica, ya sea ciclos de pago más rápidos, mayor precisión o un mejor cumplimiento de los requisitos normativos. Revisa tus procesos de facturación existentes para identificar puntos críticos o ineficiencias, y utilízalos para identificar las características específicas que necesitas en un sistema de facturación electrónica, como capacidades de integración con sistemas ERP existentes o herramientas de cumplimiento de la normativa específicas.

Selección del sistema

Elabora una lista de funciones esenciales según el análisis de tus necesidades. Prioriza funcionalidades como el procesamiento en tiempo real, la compatibilidad con normas internacionales (p. ej., Peppol, UBL) y la facilidad de integración con tu software de contabilidad.

Luego, investiga y compara diferentes proveedores de facturación electrónica. Busca reseñas y estudios de casos y solicita demostraciones. Confirma que el proveedor tenga experiencia en tu sector y pueda ofrecer un buen servicio de atención al cliente.

Configuración técnica

Trabaja con especialistas en TI para planificar cómo el software de facturación electrónica se integrará con tus sistemas existentes. Esto puede implicar integraciones de API, asignaciones de datos y desarrollo personalizado para facilitar el flujo de datos entre sistemas.

Personalización

Ajusta la configuración del software para que se adapte a tus procesos. Esto puede implicar la configuración de plantillas de facturas, cálculos de impuestos, gestión de monedas y opciones de idioma, según tus necesidades.

Comprobaciones de cumplimiento de la normativa

Consulta con un experto legal para asegurarte de que tus prácticas de facturación electrónica se alinean con las leyes fiscales locales e internacionales, así como con los estándares de facturación electrónica. Esto garantiza que todas las facturas tengan validez legal y que tu sistema esté preparado para futuros cambios normativos.

Seguridad

Implementa medidas de seguridad como cifrado, controles de acceso seguros y auditorías de seguridad periódicas para proteger los datos confidenciales.

Implementación

Comienza con una fase piloto que incluya un grupo selecto de proveedores o clientes. Utiliza esta fase para recopilar comentarios y hacer ajustes. Expande gradualmente la implementación para incluir todas tus facturas e incorpora de manera sistemática a cada grupo de partes interesadas.

Capacitación

Realiza sesiones de capacitación detalladas para tus equipos de finanzas, ventas y TI. Ofrece recursos como manuales, preguntas frecuentes y videos de capacitación para facilitar el aprendizaje del nuevo sistema.

Soporte

Establece un marco de soporte con tu proveedor para abordar rápidamente cualquier problema. Esto puede incluir soporte especializado durante los primeros meses después de la puesta en marcha.

Lanzamiento

Activa completamente el sistema después de confirmar que todos los puntos de integración funcionan correctamente y que todos los grupos de usuarios han recibido capacitación.

Supervisión

Utiliza las herramientas del sistema de facturación electrónica para monitorear activamente su rendimiento y recopilar comentarios de los usuarios. Busca mejoras en los tiempos de procesamiento, las tasas de error y la satisfacción del usuario.

Consideraciones de seguridad y cumplimiento de la normativa en la facturación electrónica

La facturación electrónica requiere una atención cuidadosa a la seguridad y al cumplimiento de la normativa para proteger los datos y cumplir con la ley. A continuación, se ofrece un análisis detallado de las medidas de seguridad recomendadas y los requisitos de cumplimiento de la normativa.

Medidas de seguridad recomendadas

• Cifrado de datos: el cifrado ayuda a proteger los datos de las facturas durante la transmisión y el almacenamiento. Los protocolos de cifrado sólidos, como TLS (Transport Layer Security) y AES (Advanced Encryption Standard), protegen la información confidencial del acceso no autorizado.

• Controles de acceso: los controles de acceso garantizan que solo el personal autorizado pueda ver, modificar o procesar facturas. Los controles de acceso basados en roles (RBAC) ayudan a prevenir el fraude interno y las filtraciones de datos al restringir el acceso de los usuarios en función de sus puestos de trabajo.

• Autenticación y autorización: utiliza mecanismos de autenticación sólidos, como la autenticación multifactor (MFA), para acceder al sistema de facturación y obtener otra capa de seguridad.

• Registros de auditoría: los registros de auditoría deben capturar detalles sobre quién accedió a una factura o la modificó y cuándo. Esto ayuda a realizar un seguimiento de las discrepancias e investigar los incidentes, y también respalda el cumplimiento de la normativa.

• Medidas de integridad de los datos: medidas como las firmas digitales y las sumas de comprobación preservan la integridad de los datos y verifican que los datos no hayan sido alterados de su forma original.

• Seguridad de las redes: las redes que transmiten facturas deben estar protegidas con firewalls, sistemas de detección de intrusiones (IDS) y sistemas de prevención de intrusiones (IPS) para frustrar ataques y accesos no autorizados.

Requisitos de cumplimiento de la normativa

• Cumplimiento de la normativa: tanto las normativas locales como internacionales pueden regir los procesos de facturación electrónica. Por ejemplo, la Directiva 2014/55/UE de la Unión Europea obliga a utilizar la facturación electrónica en la contratación pública.

• Cumplimiento de la normativa fiscal: muchas jurisdicciones exigen estándares específicos para las facturas electrónicas a efectos de la declaración fiscal. Tu sistema de facturación electrónica debe ser capaz de generar facturas que cumplan con las normativas locales de IVA o GST e integrarse con los sistemas digitales de declaración de impuestos, si corresponde.

• Estándares y formatos: la facturación electrónica debe cumplir con estándares internacionales como EDIFACT, que facilitan la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación a través de las fronteras. Cumplir con estos estándares asegura que las facturas sean legalmente reconocidas y puedan ser procesadas por sistemas en diferentes países.

• Políticas de almacenamiento: los organismos reguladores suelen exigir que las empresas retengan las facturas durante un período específico para fines de auditoría. Esto incluye el uso de soluciones de almacenamiento confiables que cumplan con las leyes de retención de datos.

• Leyes de privacidad: debes cumplir con las leyes de privacidad de datos, como el RGPD en la UE o la CCPA en California. Estas normativas establecen cómo se deben manejar y proteger los datos personales.

• Transferencias transfronterizas de datos: si operas en varios países, tus prácticas deben cumplir con las leyes que rigen las transferencias transfronterizas de datos. Por ejemplo, los datos transferidos desde la UE a otras regiones deben cumplir con las normas de transferencia del RGPD, como las cláusulas contractuales estándar (SCC).

Cómo elegir la solución de facturación electrónica adecuada

Sigue estos pasos para elegir la solución de facturación electrónica adecuada para tu empresa.

Evalúa tus necesidades

• Necesidades de transacción: considera el volumen de facturas que procesa tu empresa y la complejidad de tus transacciones para determinar lo que necesitas en una solución de facturación electrónica.

• Sistemas existentes: identifica qué sistemas (p. ej., ERP, software contable, CRM) querrás integrar con tu solución de facturación electrónica.

• Base de usuarios: considera la diversidad de tu base de usuarios, incluidos los proveedores y clientes internacionales, lo que podría requerir soporte en varios idiomas y compatibilidad con varias monedas.

Evalúa las funciones necesarias

• Automatización: busca funciones de automatización, como los campos de factura que se completan automáticamente a partir de las órdenes de compra y hacen coincidir de forma automática las facturas con los pagos.

• Seguridad: evalúa las medidas de seguridad incluidas, como el cifrado de datos, los controles de acceso seguro y el cumplimiento de las leyes de protección de datos.

• Experiencia de usuario: elige una interfaz fácil de usar que requiera una capacitación mínima con un servicio de atención al cliente accesible y documentación clara.

• Acceso móvil y en la nube: considera si se necesita una aplicación móvil o acceso a la nube para gestionar las tareas de facturación de forma remota.

• Cumplimiento de la normativa: verifica que la solución cumpla con todas las normativas de facturación relevantes, incluidas las específicas de tu sector o las jurisdicciones en las que operas.

• Formatos: asegúrate de que la solución sea compatible con los formatos estándar de facturación electrónica, como EDIFACT, para facilitar transacciones más fluidas y garantizar la compatibilidad en el futuro.

• Escalabilidad y flexibilidad: evalúa la escalabilidad y la flexibilidad de la solución para que pueda crecer y adaptarse a medida que evoluciona tu empresa.

• Personalización: comprueba si el software permite personalización según tus flujos de trabajo específicos o los requisitos de tu sector.

• Estabilidad del proveedor: investiga la presencia y estabilidad del proveedor en el mercado. Los proveedores establecidos probablemente ofrecerán soluciones más confiables y con actualizaciones continuas.

• Servicios de soporte: evalúa la calidad del servicio de atención al cliente, incluida la disponibilidad, la capacidad de respuesta y la experiencia técnica.

• Costo: evalúa el modelo de precios, ya sea una tarifa única, una suscripción mensual o basada en el volumen de transacciones. Ten en cuenta los costos de instalación, las tarifas de mantenimiento y cualquier cargo adicional por actualizaciones o funciones adicionales. Compara los posibles ahorros con el costo de la solución para determinar su retorno de inversión (ROI).

Consulta con colegas y prueba las soluciones

• Reseñas y estudios de caso: lee reseñas y estudios de caso de usuarios actuales para medir la efectividad de la solución y el servicio de atención al cliente del proveedor.

• Pruebas o demostraciones gratuitas: antes de tomar una decisión, aprovecha las pruebas o demostraciones gratuitas que ofrecen los proveedores. Esto te permite probar la compatibilidad de la solución con tus sistemas existentes y si resulta fácil de usar.