Elektronische facturen, ook wel e-facturen genoemd, zijn digitale versies van traditionele papieren facturen.

In tegenstelling tot papieren facturen worden e-facturen elektronisch gemaakt, verzonden, ontvangen en verwerkt. Ze hebben vaak een gestructureerd formaat zoals XML, waardoor ze gemakkelijker automatisch te verwerken zijn met boekhoudsoftware.

Dit type facturatie wordt wereldwijd gebruikt. De wereldwijde markt voor e-facturen bedraagt $ 13,5 miljard in 2023 en zal in 2032 naar verwachting $ 61 miljard bedragen. Hieronder leggen we uit hoe elektronische facturatie werkt, wat het verschil is met handmatige facturatie, wat de uitdagingen en voordelen zijn en hoe je de juiste oplossing voor elektronische facturatie voor je onderneming kiest.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt elektronische facturatie?
  
• Wat is het verschil tussen elektronische facturatie en handmatige facturatie?
  
• Uitdagingen met handmatige facturatie
  
• Voordelen van elektronische facturatie
  
• Uitdagingen met elektronische facturatie
  
• Hoe maak en implementeer je elektronische facturatie?
  
• Beveiligings- en complianceoverwegingen bij elektronische facturatie
  
• Hoe kies je de juiste oplossing voor elektronische facturatie?
  

Hoe werkt elektronische facturatie?

Elektronische facturatie is een digitaal proces dat de traditionele papieren facturatie vervangt door een sneller, meer geautomatiseerd proces. Hieronder wordt uitgelegd hoe e-facturatie doorgaans werkt.

• Factuur maken: De verkoper maakt elektronisch een factuur met behulp van boekhoudsoftware of een e-facturatieplatform. De factuur bevat alle benodigde details, zoals informatie over koper en verkoper, factuurnummer, datum, itembeschrijvingen, hoeveelheden, prijzen, belastingen en het totale verschuldigde bedrag. De factuur heeft een gestructureerd formaat, meestal XML, voor compatibiliteit met verschillende systemen.

• Factuur indienen: De verkoper stuurt de e-factuur elektronisch naar de koper. Dit kan via deze kanalen:

  • Directe transmissie: De factuur wordt via een beveiligde verbinding rechtstreeks van het systeem van de verkoper naar het systeem van de koper gestuurd.
    
  • E-mail: De factuur wordt als bijlage bij een e-mail gevoegd en naar de koper gestuurd.
    
  • Netwerk of platform voor elektronische facturatie: De factuur wordt geüpload naar een netwerk of platform waar de koper de factuur kan bekijken en downloaden.
    
  • Peppol-netwerk: Via dit wereldwijde netwerk worden e-facturen veilig uitgewisseld tussen ondernemingen en overheden.
    

• Factuur ontvangen: De koper ontvangt de e-factuur via het kanaal van zijn voorkeur. Als de factuur een gestructureerd formaat heeft, kan deze automatisch worden geïmporteerd in het boekhoudsysteem van de koper, waardoor handmatige gegevensinvoer niet meer nodig is. Als de factuur als e-mailbijlage of als pdf wordt verzonden, moet deze mogelijk handmatig worden verwerkt.

• Factuurverwerking en goedkeuring: Het boekhoudsysteem van de koper valideert de factuurgegevens, controleert op fouten en vergelijkt deze met inkooporders en andere relevante documenten. De factuur kan een goedkeuringsworkflow doorlopen, afhankelijk van de interne processen van de koper. Na goedkeuring wordt de factuur ingepland voor betaling.

• Betaling: De koper initieert de betaling volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Betalingen kunnen elektronisch worden uitgevoerd via methoden als bankoverschrijvingen, creditcards of online betaalplatforms.

• Archivering: Zowel de koper als de verkoper slaan de e-factuur elektronisch op voor administratieve en compliancedoeleinden.

Wat is het verschil tussen elektronische facturatie en handmatige facturatie?

Elektronische facturatie en handmatige facturatie zijn twee verschillende methoden voor facturatie en betalingsverwerking, met verschillen in formaat, levering, verwerking en algehele efficiëntie. Hier volgt een overzicht van de verschillen.

Uitdagingen met handmatige facturatie

Handmatige facturatie kan foutgevoelig, tijdrovend en arbeidsintensief zijn, wat leidt tot vertraagde betalingen, gefrustreerde leveranciers en mogelijke financiële verliezen. Dit zijn de belangrijkste problemen met handmatige facturatie die met elektronische facturatie worden aangepakt.

• Tijd en geld: Het maken, versturen en verwerken van papieren facturen is een langzaam en moeizaam proces. Het gaat om afdrukken, enveloppen vullen, portokosten afhandelen en vervolgens wachten tot de post arriveert. Aan de ontvangende kant moet iemand handmatig enveloppen openen, facturen sorteren en gegevens invoeren in boekhoudsystemen, wat vaak leidt tot knelpunten en vertragingen.

• Fouten: Handmatige gegevensinvoer leidt vaak tot fouten. Een simpele typefout in een factuurnummer, hoeveelheid of prijs kan grote gevolgen hebben, zoals te veel of te weinig betalen of zelfs geschillen met leveranciers. Deze fouten kunnen kostbaar zijn om te corrigeren en kunnen zakelijke relaties schaden.

• Gebrek aan zichtbaarheid: Met handmatige facturatie is het moeilijk om de status van facturen in realtime te volgen. Zijn ze onderweg? Zijn ze ontvangen? Zijn ze in afwachting van goedkeuring? Dit gebrek aan transparantie maakt het lastig om de cashflow effectief te beheren en kan leiden tot gemiste betalingsdeadlines.

• Kosten: Papier, inkt, porto en het werk dat nodig is voor handmatige verwerking drijven de kosten op. De tijd die besteed wordt aan facturatie is ook tijd die beter gebruikt kan worden voor andere activiteiten met toegevoegde waarde.

• Impact op het milieu: De afhankelijkheid van papier voor facturatie draagt bij aan ontbossing en genereert aanzienlijk afval, een groeiende zorg voor milieubewuste ondernemingen.

Voordelen van elektronische facturatie

Hier zijn enkele van de voordelen van elektronische facturatie.

• Snellere verwerking en betaling: E-facturen worden elektronisch verzonden, waardoor de vertragingen die gepaard gaan met fysieke post worden geëlimineerd. Dit versnelt de factuurverwerking, wat leidt tot snellere betalingscycli en een betere cashflow.

• Lagere kosten: E-facturatie maakt papier, afdrukken, portokosten en handmatige gegevensinvoer overbodig. Dit betekent een grote kostenbesparing, vooral voor ondernemingen die een groot aantal facturen verwerken. Automatisering vermindert ook de behoefte aan handmatige arbeid, waardoor personeel vrijkomt voor ander werk.

• Minder fouten: Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor fouten, wat kan leiden tot discrepanties en geschillen. Met geautomatiseerde gegevensvalidatie en -import creëert e-facturatie nauwkeurigere en consistentere factuurgegevens en wordt de kans op kostbare fouten kleiner.

• Betere zichtbaarheid: E-facturatieplatforms hebben realtime tracking- en monitoringfuncties. Ondernemingen kunnen eenvoudig de status van elke factuur zien, van aanmaak tot betaling, waardoor ze meer zichtbaarheid en controle hebben over het hele proces. Deze transparantie helpt bij het identificeren van knelpunten, het snel oplossen van problemen en het optimaliseren van het cashflowbeheer.

• Minder afval: Doordat er geen papier meer nodig is, vermindert e-facturatie je impact op het milieu en draag je bij aan inspanningen op het gebied van duurzaamheid.

• Betere relaties met leveranciers: Snellere betalingen en transparante processen zorgen voor betere relaties met leveranciers. E-facturatie kan helpen vertrouwen en goodwill op te bouwen, wat leidt tot soepelere transacties en mogelijke voordelen zoals preferentiële prijzen of vroege toegang tot nieuwe producten.

• Schaalbaarheid: Oplossingen voor e-facturatie kunnen eenvoudig worden afgestemd op de groei van een onderneming. Wanneer het aantal facturen toeneemt, kunnen deze systemen de werklast aan zonder dat er extra handmatig werk nodig is.

• Compliance en veiligheid: Platforms voor e-facturatie voldoen aan de belastingregelgeving en internationale normen en bevatten sterke beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële gegevens te beschermen.

Uitdagingen met elektronische facturatie

Zoals bij elke zakelijke oplossing brengt elektronische facturatie ook uitdagingen met zich mee. Hier zijn er enkele om op te letten.

• Initiële investering: Voor het implementeren van een e-facturatiesysteem kan een initiële investering in software, hardware en training nodig zijn. Voor kleine ondernemingen kunnen deze kosten onbetaalbaar zijn.

• Integratie met bestaande systemen: De integratie van e-facturatie met bestaande boekhoud- en ERP-systemen (enterprise resource planning) kan complex en tijdrovend zijn en technische expertise of externe consultants vereisen.

• Technische aspecten. Technische storingen, software-updates en verbindingsproblemen kunnen e-facturatie verstoren, wat kan leiden tot vertragingen of fouten.

• Weerstand tegen verandering: Medewerkers die gewend zijn aan handmatige processen kunnen zich verzetten tegen de overgang naar e-facturatie. Er kunnen inspanningen op het gebied van verandermanagement en training nodig zijn voor een soepel adoptieproces.

• Onboarding van leveranciers: Het kan een uitdaging zijn om leveranciers, en dan vooral kleinere leveranciers die niet over de middelen of technische mogelijkheden beschikken, te overtuigen om over te stappen op e-facturatie.

• Cybersecurity-dreigingen. E-facturen bevatten gevoelige financiële informatie, waardoor ze een doelwit zijn voor cyberaanvallen. Deze moeten worden beschermd met sterke beveiligingsmaatregelen.

• Regelgeving inzake gegevensbescherming: Compliance met regelgeving inzake gegevensprivacy zoals de AVG kan tijdrovend zijn en vereist een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

• Verschillende formaten: E-facturen kunnen in meerdere formaten worden aangemaakt, wat kan leiden tot compatibiliteitsproblemen tussen verschillende systemen.

• Uiteenlopende regelgeving: De regelgeving voor e-facturatie kan per land en regio verschillen, waardoor het voor ondernemingen die op meerdere locaties actief zijn een uitdaging is om aan de regels te blijven voldoen.

• Gebrek aan fysieke handtekeningen: Bij e-facturen ontbreken doorgaans fysieke handtekeningen, wat in geval van geschillen vragen kan oproepen over de echtheid en geldigheid.

• Technische aspecten. Technische storingen of fouten in het e-facturatiesysteem kunnen leiden tot geschillen over de juistheid of levering van facturen.

Hoe maak en implementeer je elektronische facturatie?

Volg deze stappen om elektronische facturatie in je onderneming te implementeren.

Analyse van vereisten

Stel duidelijk vast wat je wilt bereiken met e-facturatie, of dat nu snellere betalingscycli, grotere nauwkeurigheid of betere naleving van wettelijke vereisten zijn. Bekijk je bestaande facturatieprocessen om knelpunten of inefficiënties te identificeren en gebruik dit om specifieke functies te identificeren die je nodig hebt in een e-facturatiesysteem, zoals integratiemogelijkheden met bestaande ERP-systemen of specifieke compliancetools.

Systeemselectie

Ontwikkel een lijst met essentiële functies op basis van je behoeftenanalyse. Geef prioriteit aan functies zoals realtime verwerking, compatibiliteit met internationale standaarden (bijv. Peppol, UBL) en eenvoudige integratie met je boekhoudsoftware.

Onderzoek en vergelijk vervolgens verschillende aanbieders van e-facturatie. Zoek naar beoordelingen en casestudy's en vraag demo's aan. Controleer of de leverancier ervaring heeft in jouw branche en goede klantenondersteuning kan bieden.

Technische configuratie

Werk samen met IT-specialisten om in kaart te brengen hoe de software voor e-facturatie zal integreren met je bestaande systemen. Denk hierbij aan API integraties, gegevenstoewijzingen en ontwikkeling op maat voor eenvoudige gegevensstroom tussen systemen.

Maatwerk:

Pas de instellingen van de software aan je processen aan. Dit kan gaan om het instellen van factuursjablonen, belastingberekeningen, valutaverwerking en taalopties, afhankelijk van je behoeften.

Compliancecontroles

Raadpleeg een juridisch expert om er zeker van te zijn dat je e-facturatiepraktijken in overeenstemming zijn met de lokale en internationale belastingwetgeving en e-facturatienormen. Zo bent je er zeker van dat alle facturen rechtsgeldig zijn en dat je systeem toekomstbestendig is tegen wijzigingen in de regelgeving.

Beveiliging

Implementeer beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, veilige toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits om gevoelige gegevens te beschermen.

Implementatie

Begin met een pilotfase met een selecte groep leveranciers of klanten. Gebruik deze fase om feedback te verzamelen en bij te sturen. Breid de uitrol geleidelijk uit naar al je facturen, waarbij je systematisch elke groep belanghebbenden meeneemt.

Training

Geef gedetailleerde trainingssessies voor je financiële, verkoop- en IT-teams. Zorg voor hulpmiddelen zoals handleidingen, veelgestelde vragen en trainingsvideo's om ze te helpen het nieuwe systeem te leren kennen.

Ondersteuning

Stel een ondersteuningsraamwerk op met je leverancier om eventuele problemen snel op te lossen. Dit kan inhouden dat er gedurende de eerste maanden na de livegang speciale ondersteuning wordt geboden.

Lancering

Activeer het systeem volledig nadat je hebt bevestigd dat alle integratiepunten correct werken en alle gebruikersgroepen zijn getraind.

Monitoring:

Gebruik tools binnen het e-facturatiesysteem om de prestaties actief te monitoren en feedback van gebruikers te verzamelen. Zoek naar verbeteringen in verwerkingstijden, foutpercentages en gebruikerstevredenheid.

Beveiligings- en complianceoverwegingen bij elektronische facturatie

Elektronische facturatie vereist zorgvuldige aandacht voor beveiliging en compliance om gegevens te beschermen en de wet na te leven. Hieronder gaan we uitvoeriger in op aanbevolen beveiligingsmaatregelen en compliancevereisten.

Aanbevolen beveiligingsmaatregelen

• Gegevensencryptie: Encryptie helpt factuurgegevens te beschermen tijdens verzending en opslag. Sterke versleutelingsprotocollen zoals TLS (Transport Layer Security) en AES (Advanced Encryption Standard) beschermen gevoelige informatie tegen ongeoorloofde toegang.

• Toegangscontroles: Toegangscontroles garanderen dat alleen geautoriseerd personeel facturen kan bekijken, wijzigen of verwerken. Op rollen gebaseerd toegangsbeheer (RBAC) helpt interne fraude en gegevenslekken te voorkomen door de toegang van gebruikers te beperken op basis van hun functie.

• Authenticatie en autorisatie. Gebruik sterke authenticatiemechanismen zoals multifactor authenticatie (MFA) om toegang te krijgen tot het facturatiesysteem voor een extra beveiligingslaag.

• Audittrajecten: In auditlogboeken moet worden aangegeven wie een factuur wanneer heeft geopend of gewijzigd. Dit helpt bij het opsporen van discrepanties en het onderzoeken van incidenten, alsook bij compliance met de regelgeving.

• Maatregelen voor integriteit van de gegevens: Met maatregelen zoals digitale handtekeningen en checksums wordt de integriteit van gegevens behouden en wordt gecontroleerd of de gegevens niet zijn gewijzigd ten opzichte van hun oorspronkelijke vorm.

• Beveiliging van het netwerk: De netwerken die facturen verzenden, moeten worden beschermd met firewalls, inbraakdetectiesystemen (IDS) en inbraakpreventiesystemen (IPS) om aanvallen en onbevoegde toegang te voorkomen.

Compliancevereisten

• Compliance met regelgeving: Zowel lokale als internationale regelgeving kan van toepassing zijn op e-facturatieprocessen. Zo verplicht Richtlijn 2014/55/EU van de Europese Unie het gebruik van elektronische facturatie voor overheidsopdrachten.

• Fiscale compliance: Veel rechtsgebieden vereisen specifieke normen voor e-facturen voor belastingrapportage. Je e-facturatiesysteem moet facturen kunnen genereren die voldoen aan de lokale btw- of GST-regelgeving en, indien van toepassing, kunnen worden geïntegreerd met digitale belastingaangiftesystemen.

• Normen en formaten: E-facturatie moet voldoen aan internationale normen zoals EDIFACT, die de interoperabiliteit tussen verschillende facturatiesystemen over de grenzen heen vergemakkelijken. Compliance met deze normen zorgt ervoor dat facturen wettelijk erkend worden en verwerkt kunnen worden door systemen in verschillende landen.

• Archiveringsbeleid: Regelgevende instanties eisen vaak dat ondernemingen facturen gedurende een bepaalde periode bewaren voor auditdoeleinden. Dit betekent dat je betrouwbare opslagoplossingen moet gebruiken die voldoen aan de wetgeving voor het bewaren van gegevens.

• Privacywetgeving: Je moet voldoen aan de wetten inzake gegevensprivacy, zoals de AVG in de EU of de CCPA in Californië. Deze regelgeving schrijft voor hoe persoonsgegevens moeten worden behandeld en beschermd.

• Grensoverschrijdende gegevensoverdracht: Als je in meerdere landen actief bent, moeten je praktijken in overeenstemming zijn met de wetten voor internationale gegevensoverdracht. Gegevens die vanuit de EU naar andere regio's worden overgedragen, moeten bijvoorbeeld voldoen aan de overdrachtsregels van de AVG, zoals standaardcontractclausules (SCC's).

Hoe kies je de juiste oplossing voor elektronische facturatie?

Volg deze stappen om de juiste oplossing voor elektronische facturatie voor je onderneming te kiezen.

Ga na wat je behoeften zijn

• Transactiebehoeften: Houd rekening met het aantal facturen, je bedrijfsprocessen en de complexiteit van je transacties om te bepalen wat je nodig hebt in een oplossing voor elektronische facturatie.

• Bestaande systemen: Bepaal welke systemen (bijv. ERP, boekhoudsoftware, CRM) je wilt integreren met je oplossing voor elektronische facturatie.

• Gebruikersbestand: Houd rekening met de diversiteit van je gebruikersbestand, waaronder internationale leveranciers en klanten, die mogelijk meertalige ondersteuning en ondersteuning voor meerdere valuta nodig hebben.

Evalueer noodzakelijke functies

• Automatisering: Zoek naar automatiseringsfuncties zoals factuurvelden die automatisch worden ingevuld op basis van inkooporders en die facturen automatisch aan betalingen koppelen.

• Beveiliging: Beoordeel de opgenomen beveiligingsmaatregelen, zoals gegevensversleuteling, beveiligde toegangscontroles en naleving van wetten voor gegevensbescherming.

• Gebruikerservaring: Kies een gebruiksvriendelijke interface die minimale training vereist met toegankelijke klantenondersteuning en duidelijke documentatie.

• Mobiele en cloudtoegang: Overweeg of een mobiele applicatie of cloudtoegang nodig is om facturatietaken op afstand af te handelen.

• Compliance: Controleer of de oplossing voldoet aan alle relevante facturatievoorschriften, inclusief de voorschriften die specifiek zijn voor jouw branche of de rechtsgebieden waarin je actief bent.

• Formaten: Zorg ervoor dat de oplossing standaard e-facturatieformaten ondersteunt, zoals EDIFACT, zodat transacties soepeler verlopen en in de toekomst compatibel zijn.

• Schaalbaarheid en flexibiliteit: Beoordeel de schaalbaarheid en flexibiliteit van de oplossing om mee te groeien en te veranderen naarmate je onderneming zich ontwikkelt.

• Maatwerk: Controleer of de software kan worden aangepast aan je specifieke workflows of branchevereisten.

• Stabiliteit van de leverancier: Onderzoek de marktaanwezigheid en stabiliteit van de leverancier. Gevestigde leveranciers bieden waarschijnlijk betrouwbaardere oplossingen die voortdurend worden bijgewerkt.

• Ondersteunende diensten: Evalueer de kwaliteit van de klantenondersteuning, inclusief beschikbaarheid, reactievermogen en technische expertise.

• Kosten: Beoordeel het tariefmodel, of het gaat om eenmalige kosten, een maandelijks abonnement of op basis van transactievolumes. Houd rekening met installatiekosten, onderhoudskosten en eventuele extra kosten voor updates of extra functies. Weeg de potentiële besparingen af tegen de kosten van de oplossing om de ROI te bepalen.

Overleg met collega's en test oplossingen

• Beoordelingen en casestudy's: Lees beoordelingen en casestudy's van huidige gebruikers om de effectiviteit van de oplossing en de klantenservice van de leverancier te meten.

• Gratis proefversies of demo's: Voordat je een beslissing neemt, kun je gebruik maken van gratis proefversies of demo's die leveranciers aanbieden. Zo kunt u de compatibiliteit van de oplossing met je bestaande systemen en het gebruiksgemak testen.