Les factures électroniques sont des versions numériques des factures papier traditionnelles.

Contrairement aux factures papier, les factures électroniques sont créées, envoyées, reçues et traitées électroniquement. Elles sont souvent dans un format structuré comme XML, ce qui les rend plus faciles à traiter automatiquement avec un logiciel de comptabilité.

Ce type de facturation est utilisé dans le monde entier. Le marché mondial de la facturation électronique a atteint 13,5 milliards de dollars en 2023 et devrait atteindre 61 milliards de dollars d’ici 2032. Ci-dessous, nous vous expliquerons comment fonctionne la facturation électronique, en quoi elle est différente de la facturation manuelle, les défis et les avantages à prendre en compte, et comment choisir la bonne solution de facturation électronique pour votre entreprise.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Comment fonctionne la facturation électronique?
  
• En quoi la facturation électronique est-elle différente de la facturation manuelle?
  
• Difficultés liées à la facturation manuelle
  
• Avantages de la facturation électronique
  
• Les défis liés à la facturation électronique
  
• Comment créer et mettre en œuvre une facturation électronique
  
• Considérations relatives à la sécurité et à la conformité avec la facturation électronique
  
• Comment choisir la bonne solution de facturation électronique
  

Comment fonctionne la facturation électronique?

La facturation électronique est un processus numérique qui remplace la facturation papier traditionnelle par un processus plus rapide et plus automatisé. Voici un aperçu du fonctionnement général de la facturation électronique.

• Création de facture : Le vendeur crée une facture par voie électronique à l’aide d’un logiciel comptable ou d’une plateforme de facturation électronique. La facture comprend tous les détails nécessaires tels que les informations sur l’acheteur et le vendeur, le numéro de la facture, la date, la description de l’article, les quantités, les prix, les taxes et le montant total dû. La facture est dans un format structuré, généralement XML, pour des raisons de compatibilité avec différents systèmes.

• Soumission de la facture : Le vendeur envoie la facture électronique à l’acheteur par voie électronique. Cela peut se faire par les canaux suivants :

  • Transmission directe : La facture est envoyée directement du système du vendeur au système de l’acheteur à l’aide d’une connexion sécurisée.
    
  • Courriel : La facture est jointe à un courriel et envoyée à l’acheteur.
    
  • Réseau ou plateforme de facturation électronique : La facture est téléversée sur un réseau ou une plateforme où l’acheteur peut y accéder et la télécharger.
    
  • Réseau Peppol : Les factures électroniques sont échangées en toute sécurité entre les entreprises et les gouvernements par le biais de ce réseau mondial.
    

• Réception des factures : L’acheteur reçoit la facture électronique par le canal de son choix. Si la facture est dans un format structuré, elle peut être automatiquement importée dans le système comptable de l’acheteur, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données. Si la facture est envoyée sous forme de pièce jointe à un courriel ou de fichier PDF, son traitement peut nécessiter un traitement manuel.

• Traitement et approbation des factures : Le système comptable de l’acheteur valide les données de la facture, vérifie les erreurs et les compare aux bons de commande et autres documents pertinents. La facture peut passer par un processus d’approbation, en fonction des processus internes de l’acheteur. Une fois approuvée, le paiement de la facture est programmé.

• Paiement : L’acheteur procède au paiement selon les conditions de paiement convenues. Les paiements peuvent être effectués par voie électronique par le biais de virements bancaires, de cartes de crédit ou de plateformes de paiement en ligne.

• Archivage : L’acheteur et le vendeur stockent la facture électronique sous forme électronique à des fins d’archivage et de conformité.

En quoi la facturation électronique est-elle différente de la facturation manuelle?

La facturation électronique et la facturation manuelle sont deux méthodes distinctes de facturation et de traitement des paiements, avec des différences de format, de livraison, de traitement et d’efficacité globale. Voici un aperçu des différences.

Les défis de la facturation manuelle

La facturation manuelle peut être sujette aux erreurs, chronophage et laborieuse, entraînant des retards de paiement, des prestataires frustrés et des pertes financières potentielles. Voici les principaux problèmes liés à la facturation manuelle que la facturation électronique cherche à résoudre.

• Du temps et de l’argent : La création, l’envoi et le traitement des factures papier sont des processus lents et fastidieux. Il s’agit d’imprimer, de remplir des enveloppes, de s’occuper de l’affranchissement, puis d’attendre l’arrivée du courrier. Du côté de la réception, quelqu’un doit ouvrir manuellement les enveloppes, trier les factures et saisir les données dans les systèmes comptables, ce qui entraîne souvent des goulots d’étranglement et des retards.

• Erreurs : La saisie manuelle des données entraîne souvent des erreurs. Une simple faute de frappe dans un numéro de facture, une quantité ou un prix peut avoir des conséquences majeures telles qu’un trop-payé, un paiement insuffisant ou même des litiges avec les prestataires. Ces erreurs peuvent être coûteuses à rectifier et nuire aux relations d’affaires.

• Manque de visibilité : Avec la facturation manuelle, il est difficile de suivre l’état des factures en temps réel. Sont-elles en transit? Ont-elles été reçus? Sont-elles en attente d’approbation? Ce manque de transparence rend difficile la gestion efficace des flux de trésorerie et peut entraîner des délais de paiement non respectés.

• Coût : Le papier, l’encre, l’affranchissement et la main-d’œuvre nécessaire au traitement manuel font grimper les coûts. Le temps consacré à la facturation est également du temps qui pourrait être mieux utilisé pour d’autres activités à valeur ajoutée.

• Répercussions environnementales : La dépendance au papier pour la facturation contribue à la déforestation et génère d’importants déchets, une préoccupation croissante pour les entreprises soucieuses de l’environnement.

Avantages de la facturation électronique

Voici quelques-uns des avantages associés à la facturation électronique.

• Un traitement et un paiement plus rapides : Les factures électroniques sont transmises par voie électronique, ce qui élimine les délais associés au courrier physique. Cela accélère le traitement des factures, ce qui accélère les cycles de paiement et améliore les flux de trésorerie.

• Réduction des coûts : La facturation électronique élimine le papier, l’impression, l’affranchissement et la saisie manuelle des données. Cela se traduit par des économies importantes, en particulier pour les entreprises qui traitent un grand volume de factures. L’automatisation réduit également le besoin de travail manuel, libérant ainsi le personnel pour d’autres tâches.

• Moins d’erreurs : La saisie manuelle des données est sujette à des erreurs, ce qui peut entraîner des divergences et des litiges. Grâce à la validation et à l’importation automatisées des données, la facturation électronique crée des données de facturation plus précises et cohérentes et réduit la probabilité d’erreurs coûteuses.

• Meilleure visibilité : Les plateformes de facturation électronique disposent de fonctionnalités de suivi et de surveillance en temps réel. Les entreprises peuvent facilement voir l’état de chaque facture, de sa création au paiement, ce qui leur offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur l’ensemble du processus. Cette transparence permet d’identifier les goulots d’étranglement, de résoudre rapidement les problèmes et d’optimiser la gestion des flux de trésorerie.

• Moins de déchets : En éliminant le papier, la facturation électronique réduit votre impact sur l’environnement et contribue aux efforts de développement durable.

• De meilleures relations avec les prestataires : Des paiements plus rapides et des processus transparents créent de meilleures relations avec les prestataires. La facturation électronique peut contribuer à renforcer la confiance et la bonne volonté, ce qui se traduit par des transactions plus fluides et des avantages potentiels tels que des tarifs préférentiels ou un accès anticipé à de nouveaux produits.

• Évolutivité : Les solutions de facturation électronique peuvent facilement évoluer avec la croissance d’une entreprise. Au fur et à mesure que le volume de factures augmente, ces systèmes peuvent gérer la charge de travail sans avoir besoin de main-d’œuvre manuelle supplémentaire.

• Conformité et sécurité : Les plateformes de facturation électronique sont conformes aux réglementations fiscales et aux normes internationales et intègrent des mesures de sécurité strictes pour protéger les données financières sensibles.

Les défis de la facturation électronique

Comme toute solution d’entreprise, la facturation électronique peut apporter son lot de défis. En voici quelques-uns à connaître.

• Investissement initial : La mise en œuvre d’un système de facturation électronique peut nécessiter un investissement initial dans les logiciels, le matériel et la formation. Les petites entreprises peuvent trouver ce coût prohibitif.

• Intégration aux systèmes existants : L’intégration de la facturation électronique aux systèmes existants de comptabilité et de progiciels de gestion intégrée (ERP) peut s’avérer complexe et prendre beaucoup de temps, et nécessite une expertise technique ou des consultants externes.

• Problèmes techniques : Des problèmes techniques, des mises à jour logicielles et des problèmes de connectivité peuvent perturber la facturation électronique et entraîner des retards ou des erreurs.

• Résistance au changement : Les employés habitués aux processus manuels peuvent résister à la transition vers la facturation électronique. Des efforts de gestion du changement et une formation peuvent être nécessaires pour un processus d’adoption sans difficultés.

• Intégration des prestataires : Convaincre les prestataires d’adopter la facturation électronique peut être un défi, en particulier pour les petits prestataires qui n’ont peut-être pas les ressources ou les capacités techniques nécessaires.

• Menaces à la cybersécurité : Les factures électroniques contiennent des informations financières sensibles, ce qui en fait une cible de cyberattaques. Ceux-ci doivent être protégés par des mesures de sécurité fortes.

• Réglementations sur la protection des données : La conformité aux réglementations sur la confidentialité des données telles que le RGPD peut prendre beaucoup de temps et nécessite un traitement minutieux des informations personnelles.

• Différents formats : Les factures électroniques peuvent être créées dans plusieurs formats, ce qui peut entraîner des problèmes de compatibilité entre différents systèmes.

• Réglementations variables : Les réglementations en matière de facturation électronique peuvent varier d’un pays et d’une région à l’autre, ce qui complique la mise en conformité des entreprises opérant sur plusieurs sites.

• Absence de signatures physiques : Les factures électroniques ne comportent généralement pas de signature physique, ce qui peut soulever des doutes quant à l’authenticité et à la validité en cas de litige.

• Problèmes techniques : Des problèmes techniques ou des erreurs dans le système de facturation électronique peuvent entraîner des litiges sur l’exactitude ou la livraison des factures.

Comment créer et mettre en place une facturation électronique

Suivez ces étapes pour mettre en œuvre la facturation électronique au sein de votre entreprise.

Analyse des besoins

Définissez clairement ce que vous souhaitez réaliser avec la facturation électronique, qu’il s’agisse de cycles de paiement plus rapides, d’une meilleure précision ou d’une meilleure conformité aux exigences réglementaires. Passez en revue vos processus de facturation existants pour identifier les goulots d’étranglement ou les inefficacités, et utilisez-les pour identifier les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin dans un système de facturation électronique, telles que des capacités d’intégration avec des systèmes ERP existants ou des outils de conformité spécifiques.

Sélection du système

Dressez une liste des fonctionnalités essentielles en fonction de l’analyse de vos besoins. Privilégiez des fonctionnalités telles que le traitement en temps réel, la compatibilité avec les normes internationales (par exemple, Peppol, UBL) et la facilité d’intégration avec votre logiciel de comptabilité.

Ensuite, recherchez et comparez différents prestataires de facturation électronique. Recherchez des avis et des études de cas et demandez des démonstrations. Assurez-vous que le prestataire a de l’expérience dans votre secteur et qu’il peut fournir un solide soutien à la clientèle.

Mise en place technique

Travaillez avec des spécialistes informatiques pour déterminer comment le logiciel de facturation électronique s’intégrera à vos systèmes existants. Cela peut impliquer des intégrations d’API, des mappages de données et un développement personnalisé pour faciliter la circulation des données entre les systèmes.

Personnalisation

Ajustez les paramètres du logiciel en fonction de vos processus. Cela peut impliquer la configuration de modèles de facture, le calcul des taxes, la gestion des devises et des options linguistiques, en fonction de vos besoins.

Contrôles de conformité

Consultez un expert juridique pour vous assurer que vos pratiques de facturation électronique sont conformes aux lois fiscales locales et internationales et aux normes de facturation électronique. Cela garantit que toutes les factures sont juridiquement valables et que votre système est à l’épreuve du temps face aux changements réglementaires.

Sécurité

Mettez en œuvre des mesures de sécurité telles que le chiffrement, des contrôles d’accès sécurisés et des audits de sécurité réguliers pour protéger les données sensibles.

Mise en œuvre

Commencez par une phase pilote qui inclut un groupe restreint de prestataires ou de clients. Utilisez cette phase pour recueillir des commentaires et faire des ajustements. Étendez progressivement le déploiement à l’ensemble de vos factures, en impliquant systématiquement tous les groupes de parties prenantes.

Formation

Organisez des sessions de formation détaillées pour vos équipes financières, commerciales et informatiques. Fournissez-leur des ressources telles que des manuels, des FAQ et des vidéos de formation pour les aider à se familiariser avec le nouveau système.

Soutien

Mettez en place un cadre d’assistance avec votre prestataire pour résoudre rapidement tout problème. Il peut s’agir d’une assistance dédiée pendant les premiers mois suivant la mise en service.

Lancement

Activez complètement le système après avoir vérifié que tous les points d’intégration fonctionnent correctement et que tous les groupes d’utilisateurs ont été formés.

Surveillance

Utilisez les outils du système de facturation électronique pour surveiller activement ses performances et recueillir les commentaires des utilisateurs. Recherchez des améliorations en termes de temps de traitement, de taux d’erreur et de satisfaction des utilisateurs.

Considérations de sécurité et de conformité avec la facturation électronique

La facturation électronique nécessite une attention particulière à la sécurité et à la conformité afin de protéger les données et de respecter la loi. Voici un aperçu détaillé des mesures de sécurité recommandées et des exigences de conformité.

Mesures de sécurité recommandées

• Chiffrement des données : Le chiffrement permet de protéger les données des factures pendant leur transmission et leur stockage. Des protocoles de cryptage puissants tels que TLS (Transport Layer Security) et AES (Advanced Encryption Standard) protègent les informations sensibles contre tout accès non autorisé.

• Contrôles d’accès : Les contrôles d’accès garantissent que seul le personnel autorisé peut consulter, modifier ou traiter les factures. Les contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC) aident à prévenir la fraude interne et les violations de données en restreignant l’accès des utilisateurs en fonction de leurs postes.

• Authentification et autorisation : Utilisez des mécanismes d’authentification forte tels que l’authentification multifacteur (MFA) pour accéder au système de facturation et bénéficier d’une couche de sécurité supplémentaire.

• Pistes d’audit : Les journaux d’audit doivent saisir des informations sur les personnes qui ont accédé à une facture ou l’ont modifiée, et à quel moment. Cela permet de suivre les écarts et d’enquêter sur les incidents, tout en favorisant la conformité réglementaire.

• Mesures d’intégrité des données : Des mesures telles que les signatures numériques et les sommes de contrôle préservent l’intégrité des données et vérifient que les données n’ont pas été modifiées par rapport à leur forme originale.

• Sécurité du réseau : Les réseaux qui transmettent les factures doivent être protégés par des pare-feu, des systèmes de détection d’intrusion (IDS) et des systèmes de prévention des intrusions (IPS) pour contrecarrer les attaques et les accès non autorisés.

Exigences de conformité

• Conformité réglementaire : Les processus de facturation électronique peuvent régir les réglementations locales et internationales. Par exemple, la directive 2014/55/UE de l’Union européenne impose l’utilisation de la facturation électronique pour les marchés publics.

• Conformité fiscale : De nombreuses juridictions exigent des normes spécifiques pour les factures électroniques à des fins de déclaration fiscale. Votre système de facturation électronique doit être en mesure de générer des factures conformes aux réglementations locales en matière de TVA ou de TPS et de les intégrer aux systèmes numériques de déclaration fiscale, le cas échéant.

• Normes et formats : La facturation électronique doit respecter les normes internationales telles que EDIFACT, qui facilitent l’interopérabilité entre les différents systèmes de facturation au-delà des frontières. Le respect de ces normes garantit que les factures sont légalement reconnues et peuvent être traitées par des systèmes situés dans différents pays.

• Politiques d’archivage : Les organismes de réglementation exigent souvent des entreprises qu’elles conservent leurs factures pendant une période spécifique à des fins d’audit. Cela inclut l’utilisation de solutions de stockage fiables et conformes aux lois sur la conservation des données.

• Lois sur la protection de la vie privée : Vous devez vous conformer aux lois sur la confidentialité des données telles que le RGPD dans l’UE ou le CCPA en Californie. Ces réglementations régissent la manière dont les données personnelles doivent être traitées et protégées.

• Transferts transfrontaliers de données : Si vous exercez vos activités dans plusieurs pays, vos pratiques doivent être conformes aux lois régissant les transferts transfrontaliers de données. Par exemple, les données transférées de l’UE vers d’autres régions doivent être conformes aux règles de transfert du RGPD, telles que les clauses contractuelles types (CCT).

Comment choisir la bonne solution de facturation électronique

Suivez ces étapes pour choisir la solution de facturation électronique adaptée à votre entreprise.

Évaluez vos besoins

• Besoins liés aux transactions : Tenez compte du volume de factures, de vos processus commerciaux et de la complexité de vos transactions pour déterminer ce que vous attendez d’une solution de facturation électronique.

• Systèmes existants : Identifiez les systèmes (p. ex. ERP, logiciel de comptabilité, système de GRC) que vous voudrez intégrer à votre solution de facturation électronique.

• Base d’utilisateurs : Tenez compte de la diversité de votre base d’utilisateurs, y compris des prestataires et des clients internationaux, qui peuvent nécessiter une prise en charge multilingue et multidevise.

Évaluer les fonctionnalités nécessaires

• Automatisation : Recherchez les fonctionnalités d’automatisation telles que les champs de facture qui sont remplis automatiquement à partir des bons de commande et associent automatiquement les factures aux paiements.

• Sécurité : Évaluez les mesures de sécurité incluses, telles que le cryptage des données, les contrôles d’accès sécurisés et la conformité aux lois sur la protection des données.

• Expérience utilisateur : Choisissez une interface conviviale qui nécessite une formation minimale, avec un support client accessible et une documentation claire.

• Accès mobile et infonuagique : Demandez-vous si une application mobile ou un accès au nuage est nécessaire pour gérer les tâches de facturation à distance.

• Conformité : Vérifiez que la solution est conforme à toutes les réglementations pertinentes en matière de facturation, y compris celles spécifiques à votre secteur d’activité ou aux territoires où vous opérez.

• Formats : Assurez-vous que la solution prend en charge les formats de facturation électronique standard, tels qu’EDIFACT, ce qui facilite les transactions et la compatibilité future.

• Évolutivité et flexibilité : Évaluez l’évolutivité et la flexibilité de la solution pour qu’elle puisse évoluer au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise.

• Personnalisation : Vérifiez si le logiciel permet une personnalisation en fonction de vos flux de travail spécifiques ou des exigences de votre secteur.

• Stabilité du prestataire : Recherchez la présence et la stabilité du prestataire sur le marché. Les prestataires établis sont susceptibles d’offrir des solutions plus fiables et continuellement mises à jour.

• Services d’assistance : Évaluez la qualité du support à la clientèle, y compris la disponibilité, la réactivité et l’expertise technique.

• Coût : Évaluez le modèle de tarification, qu’il s’agisse de frais ponctuels, d’un abonnement mensuel ou d’un volume de transactions. Tenez compte des coûts d’installation, des frais de maintenance et de tous les frais supplémentaires liés aux mises à jour ou aux fonctionnalités supplémentaires. Évaluez les économies potentielles par rapport au coût de la solution pour déterminer son retour sur investissement.

Consulter ses pairs et tester des solutions

• Revues et études de cas : Lisez les avis et les études de cas des utilisateurs actuels pour évaluer l’efficacité de la solution et le service client du prestataire.

• Essais ou démos gratuits : Avant de finaliser votre décision, profitez d’essais gratuits ou de démonstrations proposés par les prestataires. Cela vous permet de tester la compatibilité de la solution avec vos systèmes existants et sa facilité d’utilisation.