Elektronische Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt, sind digitale Versionen herkömmlicher Rechnungen in Papierform.

Im Gegensatz zu Rechnungen in Papierform werden elektronische Rechnungen elektronisch erstellt, gesendet, empfangen und verarbeitet. Sie liegen oft in einem strukturierten Format wie XML vor, wodurch sie leichter automatisch mit Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können.

Diese Art der Rechnungsstellung wird weltweit eingesetzt. Der globale Markt für elektronische Rechnungen erreichte 13,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 und wird bis 2032 voraussichtlich 61 Milliarden US-Dollar erreichen. Im Folgenden erklären wir, wie die elektronische Rechnungsstellung funktioniert, wie sie sich von der manuellen Rechnungsstellung unterscheidet, welche Herausforderungen und Vorteile es zu berücksichtigen gilt und wie Sie die richtige Lösung für die elektronische Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
  
• Wie unterscheidet sich die elektronische Rechnungsstellung von der manuellen Rechnungsstellung?
  
• Herausforderungen bei der manuellen Rechnungsstellung
  
• Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
  
• Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung
  
• Erstellung und Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung
  
• Sicherheits- und Compliance-Überlegungen bei der elektronischen Rechnungsstellung
  
• Auswahl der richtigen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung
  

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein digitaler Prozess, der die herkömmliche papierbasierte Rechnungsstellung durch einen schnelleren und stärker automatisierten Prozess ersetzt. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, wie die elektronische Rechnungsstellung üblicherweise funktioniert.

• Erstellung von Rechnungen: Der/die Verkäufer/in erstellt elektronisch eine Rechnung mithilfe einer Buchhaltungssoftware oder einer Plattform für elektronische Rechnungsstellung. Die Rechnung enthält alle notwendigen Details wie Käufer- und Verkäuferinformationen, Rechnungsnummer, Datum, Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise, Steuern und den fälligen Gesamtbetrag. Die Rechnung liegt in einem strukturierten Format vor, in der Regel XML, um die Kompatibilität mit verschiedenen Systemen zu gewährleisten.

• Einreichung von Rechnungen: Der/die Verkäufer/in sendet die elektronische Rechnung elektronisch an den Käufer. Dies kann über folgende Kanäle erfolgen:

  • Direkte Übertragung: Die Rechnung wird über eine sichere Verbindung direkt vom System des Verkäufers/der Verkäuferin an das System des Käufers/der Käuferin gesendet.
    
  • E-Mail: Die Rechnung wird an eine E-Mail angehängt und an den Käufer/die Käuferin gesendet.
    
  • Netzwerk oder Plattform für elektronische Rechnungsstellung: Die Rechnung wird in ein Netzwerk oder eine Plattform hochgeladen, wo der/die Käufer/in auf sie zugreifen und sie herunterladen kann.
    
  • Peppol-Netzwerk: Über dieses globale Netzwerk werden elektronische Rechnungen sicher zwischen Unternehmen und Behörden ausgetauscht.
    

• Rechnungsempfang: Der/die Käufer/in erhält die elektronische Rechnung über den von ihm oder ihr bevorzugten Kanal. Wenn die Rechnung in einem strukturierten Format vorliegt, kann sie automatisch in das Buchhaltungssystem des Käufers/der Käuferin importiert werden, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Wenn die Rechnung als E-Mail-Anhang oder als PDF gesendet wird, muss sie möglicherweise manuell verarbeitet werden.

• Rechnungsbearbeitung und -freigabe: Das Buchhaltungssystem des Käufers/der Käuferin validiert die Rechnungsdaten, prüft sie auf Fehler und gleicht sie mit Bestellungen und anderen relevanten Dokumenten ab. Je nach internen Abläufen der Käuferin/des Käufers kann die Rechnung einen Genehmigungs-Workflow durchlaufen. Nach der Genehmigung wird die Rechnung für die Zahlung vorgesehen.

• Zahlung: Der/die Käufer/in veranlasst die Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen. Zahlungen können elektronisch über Methoden wie Banküberweisungen, Kreditkarten oder Online-Zahlungsplattformen erfolgen.

• Archivierung: Sowohl der Käufer/die Käuferin als auch der/die Verkäufer/in speichern die elektronische Rechnung elektronisch zu Dokumentations- und Compliance-Zwecken.

Wie unterscheidet sich die elektronische Rechnungsstellung von der manuellen?

Die elektronische Rechnungsstellung und die manuelle Rechnungsstellung sind zwei unterschiedliche Methoden für die Rechnungsstellung und die Zahlungsabwicklung, die sich hinsichtlich Format, Lieferung, Verarbeitung und Gesamteffizienz unterscheiden. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der Unterschiede.

Herausforderungen bei der manuellen Rechnungsstellung

Manuelle Rechnungsstellung kann fehleranfällig, zeitaufwändig und arbeitsintensiv sein und zu verzögerten Zahlungen, frustrierten Lieferanten und potenziellen finanziellen Verlusten führen. Im Folgenden werden die zentralen Probleme der elektronischen Rechnungsstellung erläutert.

• Zeit und Geld: Das Erstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen in Papierform ist ein langsamer und mühsamer Prozess. Dazu gehört das Drucken, das Kuvertieren, das Frankieren und dann das Warten auf die Ankunft der Post. Auf der Empfängerseite muss jemand Umschläge manuell öffnen, Rechnungen sortieren und Daten in Buchhaltungssysteme eingeben, was oft zu Engpässen und Verzögerungen führt.

• Fehler: Die manuelle Dateneingabe führt oft zu Fehlern. Ein einfacher Tippfehler in einer Rechnungsnummer, einer Stückzahl oder einem Preis kann schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. Über- oder Unterzahlungen oder sogar Zahlungsanfechtungen mit Lieferanten. Die Behebung dieser Fehler kann kostspielig sein und die Geschäftsbeziehungen schädigen.

• Mangelnde Sichtbarkeit: Bei der manuellen Rechnungsstellung ist es schwierig, den Status von Rechnungen in Echtzeit nachzuverfolgen. Befinden sie sich auf dem Weg? Sind sie angekommen? Steht die Genehmigung aus? Dieser Mangel an Transparenz erschwert ein effektives Management des Cashflows und kann zu verpassten Zahlungsfristen führen.

• Kosten: Papier, Tinte, Porto und der Arbeitsaufwand für die manuelle Verarbeitung treiben die Kosten in die Höhe. Auch die Zeit, die für die Rechnungsstellung aufgewendet wird, ist eine Zeit, die besser für andere wertschöpfende Aktivitäten genutzt werden könnte.

• Negative Auswirkungen auf die Umwelt: Die Abhängigkeit von Papier für die Rechnungsstellung trägt zur Rodung von Wäldern bei und erzeugt erhebliche Mengen an Abfall, was für umweltbewusste Unternehmen ein wachsendes Problem darstellt.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Nachfolgend finden Sie einige der Vorteile, die mit der elektronischen Rechnungsstellung verbunden sind.

• Schnellere Abwicklung und Bezahlung: Elektronische Rechnungen werden elektronisch übermittelt, wodurch die mit dem Postversand verbundenen Verzögerungen vermieden werden. Dadurch wird die Verarbeitung von Rechnungen beschleunigt, was zu schnelleren Zahlungszyklen und einem verbesserten Cashflow führt.

• Geringere Kosten: Dank der elektronischen Rechnungsstellung entfallen Papier, Druck, Porto und manuelle Dateneingabe. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen, insbesondere für Unternehmen, die ein großes Volumen an Rechnungen verarbeiten. Durch die Automatisierung wird auch der Bedarf an manueller Arbeit reduziert, sodass die Mitarbeiter/innen für andere Arbeiten eingesetzt werden können.

• Weniger Fehler: Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig, was zu Unstimmigkeiten und Zahlungsanfechtungen führen kann. Durch die automatisierte Datenvalidierung und den automatisierten Datenimport erstellt die elektronische Rechnungsstellung genauere und konsistentere Rechnungsdaten und verringert die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler.

• Bessere Sichtbarkeit: Plattformen für elektronische Rechnungsstellung verfügen über Tracking- und Überwachungsfunktionen in Echtzeit. Unternehmen können den Status jeder Rechnung von der Erstellung bis zur Zahlung leicht einsehen, was für mehr Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess sorgt. Diese Transparenz hilft, Engpässe zu erkennen, Probleme umgehend zu lösen und das Cashflow-Management zu optimieren.

• Weniger Abfall: Durch den Wegfall von Papier reduziert die elektronische Rechnungsstellung Ihre Umweltbelastung und trägt zu mehr Nachhaltigkeit bei.

• Bessere Lieferantenbeziehungen: Schnellere Zahlungen und transparente Prozesse schaffen bessere Beziehungen zu Lieferanten. Die elektronische Rechnungsstellung kann dazu beitragen, Vertrauen und Wohlwollen aufzubauen, was zu reibungsloseren Transaktionen und potenziellen Vorteilen wie Vorzugspreisen oder einem frühzeitigen Zugang zu neuen Produkten führt.

• Skalierbarkeit: Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung lassen sich leicht an das Wachstum eines Unternehmens anpassen. Mit zunehmendem Rechnungsvolumen können diese Systeme die Arbeitslast bewältigen, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeit erforderlich ist.

• Compliance und Sicherheit: Plattformen für elektronische Rechnungsstellung entsprechen den Steuervorschriften und internationalen Standards und verfügen über strenge Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Finanzdaten.

Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung

Wie jede Geschäftslösung kann auch die elektronische Rechnungsstellung ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen. Einige davon sollten Sie kennen.

• Anfangsinvestition: Die Implementierung eines Systems für die elektronische Rechnungsstellung kann eine Anfangsinvestition in Software, Hardware und Schulung erfordern. Für kleine Unternehmen könnten diese Kosten unerschwinglich sein.

• Integration in bestehende Systeme: Die Integration der elektronischen Rechnungsstellung in bestehende Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme (ERP) kann komplex und zeitaufwändig sein und erfordert technisches Fachwissen oder externe Berater/innen.

• Technische Probleme: Technische Pannen, Software-Updates und Verbindungsprobleme können die elektronische Rechnungsstellung stören und zu Verzögerungen oder Fehlern führen.

• Mangelnde Bereitschaft: Mitarbeiter/innen, die an manuelle Prozesse gewöhnt sind, könnten sich gegen die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung sträuben. Für einen reibungslosen Einführungsprozess sind möglicherweise Change-Management-Bemühungen und Schulungen erforderlich.

• Onboarding von Lieferanten: Lieferanten davon zu überzeugen, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen, kann eine Herausforderung sein, insbesondere für kleinere Lieferanten, die möglicherweise nicht über die Ressourcen oder technischen Möglichkeiten verfügen.

• Bedrohungen der Cybersicherheit: Elektronische Rechnungen enthalten sensible Finanzinformationen, was sie zu einem Ziel von Cyberangriffen macht. Diese müssen mit starken Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden.

• Datenschutzbestimmungen: Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO kann zeitaufwendig sein und erfordert einen sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten.

• Verschiedene Formate: Elektronische Rechnungen können in verschiedenen Formaten erstellt werden, was zu potenziellen Kompatibilitätsproblemen zwischen verschiedenen Systemen führen kann.

• Unterschiedliche Vorschriften: Die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung können sich von Land zu Land unterscheiden, weshalb es für Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, eine Herausforderung darstellt, die Vorschriften einzuhalten.

• Fehlende physische Unterschriften: E-Rechnungen sind in der Regel nicht physisch unterschrieben, was im Falle einer Zahlungsanfechtung zu Bedenken hinsichtlich der Echtheit und Gültigkeit führen kann.

• Technische Probleme: Technische Störungen oder Fehler bei der elektronischen Rechnungsstellung können zu Unstimmigkeiten bezüglich der Richtigkeit oder Zustellung von Rechnungen führen.

Erstellung und Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung

Befolgen Sie diese Schritte, um die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

Anforderungsanalyse

Definieren Sie klar, was Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung erreichen möchten – seien es schnellere Zahlungszyklen, höhere Genauigkeit oder eine bessere Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Überprüfen Sie Ihre bestehenden Rechnungsprozesse, um Engpässe oder Ineffizienzen zu identifizieren, und nutzen Sie dies, um spezifische Funktionen zu identifizieren, die Sie in einem System zur elektronischen Rechnungsstellung benötigen, wie z. B. Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden ERP-Systemen oder bestimmte Compliance-Tools.

Systemauswahl

Entwickeln Sie eine Liste der wesentlichen Funktionen auf der Grundlage Ihrer Bedarfsanalyse. Priorisieren Sie Funktionen wie die Echtzeitverarbeitung, die Kompatibilität mit internationalen Standards (z. B. Peppol, UBL) und die einfache Integration in Ihre Buchhaltungssoftware.

Recherchieren Sie im Anschluss und vergleichen Sie verschiedene Anbieter für elektronische Rechnungsstellung. Suchen Sie nach Rezensionen und Fallstudien und fordern Sie Demos an. Bestätigen Sie, dass der Anbieter Erfahrung in Ihrer Branche hat und einen starken Kundensupport bieten kann.

Technische Einrichtung

Arbeiten Sie mit IT-Experten und -Expertinnen zusammen, um zu planen, wie sich die Software für elektronische Rechnungsstellung in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt. Dies kann API-Integrationen, Datenzuordnungen und nutzerdefinierte Entwicklung für einen einfachen Datenfluss zwischen Systemen umfassen.

Anpassung

Passen Sie die Softwareeinstellungen an Ihre Prozesse an. Je nach Bedarf kann dies die Einrichtung von Rechnungsvorlagen, Steuerberechnungen, Währungshandhabung und Sprachoptionen umfassen.

Compliance-Prüfungen

Lassen Sie sich von Rechtsexperten und -expertinnen beraten, um sicherzustellen, dass Ihre Verfahren zur elektronischen Rechnungsstellung mit den lokalen und internationalen Steuergesetzen und den Standards für die elektronische Rechnungsstellung übereinstimmen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rechnungen rechtsgültig sind und Ihr System auch in Zukunft vor Änderungen der Vorschriften geschützt ist.

Sicherheit

Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits, um sensible Daten zu schützen.

Implementierung

Beginnen Sie mit einer Pilotphase, die eine ausgewählte Gruppe von Anbietern oder Kundinnen und Kunden umfasst. Nutzen Sie diese Phase, um Feedback zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen. Erweitern Sie die Einführung schrittweise auf alle Ihre Rechnungen und beziehen Sie dabei systematisch jede beteiligte Gruppe mit ein.

Schulung

Führen Sie detaillierte Schulungen für Ihre Finanz-, Vertriebs- und IT-Teams durch. Stellen Sie Ressourcen wie Handbücher, FAQs und Schulungsvideos zur Verfügung, um ihnen beim Erlernen des neuen Systems zu helfen.

Kundenbetreuung

Richten Sie ein Support-Framework mit Ihrem Anbieter ein, um Probleme umgehend zu beheben. Dies kann eine gezielte Unterstützung in den ersten Monaten nach der Live-Schaltung beinhalten.

Markteinführung

Aktivieren Sie das System vollständig, nachdem Sie bestätigt haben, dass alle Integrationspunkte ordnungsgemäß funktionieren und alle Nutzergruppen geschult wurden.

Überwachung

Nutzen Sie Tools innerhalb des Systems für die elektronische Rechnungsstellung, um die Leistung aktiv zu überwachen und Feedback von Nutzer/innen einzuholen. Achten Sie auf Verbesserungen bei Verarbeitungszeiten, Fehlerraten und Nutzerzufriedenheit.

Sicherheits- und Compliance-Überlegungen bei der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Sicherheit und Compliance, um Daten zu schützen und Gesetze einzuhalten. Im Folgenden finden Sie einen detaillierten Überblick über empfohlene Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Anforderungen.

Empfohlene Sicherheitsmaßnahmen

• Datenverschlüsselung: Die Verschlüsselung trägt zum Schutz der Rechnungsdaten während der Übertragung und Speicherung bei. Starke Verschlüsselungsprotokolle wie TLS (Transport Layer Security) und AES (Advanced Encryption Standard) schützen sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.

• Zugriffskontrollen: Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal Rechnungen einsehen, ändern oder verarbeiten kann. Rollenbasierte Zugriffskontrollen (Role-Based Access Controls, RBAC) helfen dabei, internen Betrug und Datenschutzverletzungen zu verhindern, indem sie den Nutzerzugriff basierend auf den jeweiligen Aufgaben einschränken.

• Authentifizierung und Autorisierung: Nutzen Sie starke Authentifizierungsmechanismen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um auf das Rechnungssystem zuzugreifen und dafür eine weitere Sicherheitsebene zu nutzen.

• Prüfpfade: In Prüfprotokollen sollten Details darüber erfasst werden, wer wann auf eine Rechnung zugegriffen oder diese geändert hat. Dies hilft bei der Verfolgung von Diskrepanzen und der Untersuchung von Vorfällen und unterstützt auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

• Maßnahmen zur Datenintegrität: Mithilfe von Maßnahmen wie digitalen Signaturen und Prüfsummen wird die Datenintegrität gewahrt und sichergestellt, dass die Daten in ihrer ursprünglichen Form nicht verändert wurden.

• Netzwerksicherheit: Die Netzwerke, über die Rechnungen übermittelt werden, müssen durch Firewalls, Intrusion-Detection-Systeme (IDS) und Intrusion-Prevention-Systeme (IPS) geschützt werden, um Angriffe und unbefugten Zugriff zu verhindern.

Compliance-Anforderungen

• Aufsichtsrechtliche Compliance: Die Prozesse der elektronischen Rechnungsstellung können sowohl lokale als auch internationale Vorschriften regeln. Beispielsweise schreibt die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vor.

• Steuerkonformität: Viele Rechtsprechungen verlangen spezifische Standards für elektronische Rechnungen für die Steuerberichterstattung. Ihr System für die elektronische Rechnungsstellung muss in der Lage sein, Rechnungen zu erstellen, die den lokalen Vorschriften für die Umsatzsteuer oder GST entsprechen, und sich gegebenenfalls in digitale Steuerberichtssysteme integrieren lassen.

• Standards und Formate: Die elektronische Rechnungsstellung muss internationalen Standards wie EDIFACT entsprechen, die die grenzüberschreitende Interoperabilität zwischen verschiedenen Rechnungsstellungssystemen erleichtern. Compliance mit diesen Standards stellt sicher, dass Rechnungen rechtlich anerkannt sind und von Systemen in verschiedenen Ländern verarbeitet werden können.

• Archivierungsrichtlinien: Aufsichtsbehörden verlangen von Unternehmen oft, dass sie Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum zu Prüfungszwecken aufbewahren. Dazu gehört auch die Verwendung zuverlässiger Speicherlösungen, die den Gesetzen zur Datenspeicherung entsprechen.

• Datenschutzgesetze: Sie müssen Datenschutzgesetze wie die DSGVO in der EU oder den CCPA in Kalifornien einhalten. Diese Gesetze regeln, wie personenbezogene Daten behandelt und geschützt werden sollten.

• Grenzüberschreitende Datenübermittlung: Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, müssen Ihre Geschäftspraktiken den Gesetzen für grenzüberschreitende Datenübertragungen entsprechen. Beispielsweise müssen Daten, die aus der EU in andere Regionen übertragen werden, den DSGVO-Übertragungsregeln wie Standardvertragsklauseln (SCCs) entsprechen.

Auswahl der richtigen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung

Befolgen Sie diese Schritte, um die richtige Lösung für die elektronische Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Bedürfnisse ermitteln

• Transaktionsanforderungen: Berücksichtigen Sie das Rechnungsvolumen Ihrer Geschäftsprozesse und die Komplexität Ihrer Transaktionen, um festzustellen, was Sie für eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung benötigen.

• Bestehende Systeme: Ermitteln Sie, welche Systeme (z. B. ERP, Buchhaltungssoftware, CRM) Sie in Ihre Lösung für die elektronische Rechnungsstellung integrieren möchten.

• Nutzerbasis: Berücksichtigen Sie die Vielfalt Ihrer Nutzerbasis, einschließlich internationaler Anbieter sowie Kundinnen und Kunden, die möglicherweise Unterstützung für mehrere Sprachen und Währungen benötigen.

Erforderliche Funktionen evaluieren

• Automatisierung: Halten Sie Ausschau nach Automatisierungsfunktionen wie Rechnungsfeldern, die anhand von Bestellungen automatisch ausgefüllt werden und Rechnungen automatisch mit Zahlungen abgleichen.

• Sicherheit: Bewerten Sie die enthaltenen Sicherheitsmaßnahmen, z. B. Datenverschlüsselung, sichere Zugriffskontrollen und Einhaltung der Datenschutzgesetze.

• Nutzererfahrung: Entscheiden Sie sich für eine nutzerfreundliche Oberfläche, die nur minimalen Schulungsaufwand mit zugänglichem Kundensupport und klarer Dokumentation bietet.

• Zugang zu mobilen Geräten und Cloud-Diensten: Überlegen Sie, ob eine mobile Anwendung oder ein Cloud-Zugang für die Remote-Bearbeitung von Rechnungsaufgaben erforderlich ist.

• Compliance: Überprüfen Sie, ob die Lösung alle relevanten Rechnungsstellungsvorschriften erfüllt, einschließlich derjenigen, die für Ihre Branche oder die Länder, in denen Sie tätig sind, spezifisch sind.

• Formate: Stellen Sie sicher, dass die Lösung Standardformate für die elektronische Rechnungsstellung wie EDIFACT unterstützt, um reibungslosere Transaktionen und zukünftige Kompatibilität zu ermöglichen.

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Bewerten Sie die Skalierbarkeit und Flexibilität der Lösung, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen und sich zu verändern.

• Anpassung: Prüfen Sie, ob die Software an Ihre spezifischen Arbeitsabläufe oder Branchenanforderungen angepasst werden kann.

• Stabilität des Anbieters: Recherchieren Sie die Marktpräsenz und -stabilität des Anbieters. Etablierte Anbieter bieten wahrscheinlich zuverlässigere und ständig aktualisierte Lösungen an.

• Support-Leistungen: Bewerten Sie die Qualität des Kundensupports, einschließlich Verfügbarkeit, Reaktionsfähigkeit und technisches Fachwissen.

• Kosten: Beurteilen Sie das Preismodell, ob es sich um eine einmalige Gebühr, ein monatliches Abonnement oder um ein Transaktionsvolumen handelt. Berücksichtigen Sie Einrichtungskosten, Wartungsgebühren und zusätzliche Kosten für Updates oder zusätzliche Funktionen. Wägen Sie die potenziellen Einsparungen gegen die Kosten der Lösung ab, um den ROI zu bestimmen.

Austausch mit Fachkolleginnen und -kollegen und Testen der Lösungen

• Rezensionen und Fallstudien: Lesen Sie Bewertungen und Fallstudien von aktuellen Nutzerinnen und Nutzern, um die Effektivität der Lösung und den Kundenservice des Anbieters zu beurteilen.

• Kostenlose Testversionen oder Demos: Bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, profitieren Sie von kostenlosen Testversionen oder Demos, die von den Anbietern angeboten werden. So können Sie die Kompatibilität der Lösung mit Ihren bestehenden Systemen und die Nutzerfreundlichkeit testen.