Ce type de facturation est utilisé à l’échelle mondiale. Le marché mondial de la facturation électronique a atteint 24,18 milliards de dollars en 2025 et devrait atteindre 60,81 milliards de dollars en 2030. Dans cet article, nous vous expliquons le fonctionnement de la facturation électronique, ce qui la diffère de la facturation manuelle, ses avantages et ses défis à prendre en compte, ainsi que la marche à suivre pour choisir la solution de facturation électronique la mieux adaptée à votre entreprise.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce que la facturation électronique ?
  
• Comment fonctionne la facturation électronique ?
  
• En quoi la facturation électronique diffère-t-elle de la facturation manuelle ?
  
• La facturation électronique est-elle obligatoire ?
  
• Avantages de la facturation électronique
  
• Défis liés à la facturation électronique
  
• Comment créer et mettre en œuvre la facturation électronique
  
• Sécurité et conformité de la facturation électronique
  
• Comment choisir la bonne solution de facturation électronique
  
• Foire aux questions sur la facturation électronique
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique consiste à créer, envoyer, recevoir ou sauvegarder des factures dans un format numérique contenant des données structurées. Un système de facturation électronique peut faciliter l’envoi et la réception rapides des factures par les entreprises, réduire les risques d’erreurs et améliorer la précision des processus d’audit et de reporting. Les factures électroniques sont présentées dans des formats tels que XML ou JSON, intégrant des données détaillées directement dans le fichier.

Qu’est-ce qui n’est pas considéré comme une facture électronique ?

La différence entre les factures électroniques et les factures numériques classiques réside dans le fait qu’il s’agit de fichiers de données structurés qui peuvent être transférés directement vers le système comptable d’une entreprise. Elles peuvent également être générées et traitées automatiquement. En revanche, une facture numérique classique qui est envoyée manuellement par voie électronique (par exemple, un document PDF ou Word transmis par e-mail) n’est en général pas considérée comme une facture électronique.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

La facturation électronique remplace la facturation traditionnelle sur papier par un processus plus rapide et davantage automatisé. Voici une explication du fonctionnement typique de la facturation électronique.

• Création de la facture : le commerçant crée une facture électroniquement par le biais de son système de facturation, de comptabilité ou de planification des ressources de l’entreprise (ERP), qui peut être connecté à une plateforme de facturation électronique afin de respecter les exigences réglementaires locales. La facture comprend toutes les informations nécessaires, telles que les coordonnées du client et celles du commerçant, le numéro de facture et sa date d’émission, la description des articles ou services vendus, les quantités, les prix, les taxes et le montant total dû. La facture est créée dans un format structuré, généralement XML, pour assurer sa compatibilité avec différents systèmes.

• Envoi de la facture : le commerçant envoie la facture électronique au client. Cela peut se faire par différents canaux :

• Transmission directe : la facture est envoyée directement du système du commerçant au système du client au moyen d’une connexion sécurisée.

• E-mail : la facture est jointe à un e-mail et envoyée au client.

• Réseau ou plateforme de facturation électronique : la facture est téléchargée sur un réseau ou une plateforme où le client peut y accéder et la télécharger.

• Réseau Peppol : les factures électroniques sont échangées en toute sécurité entre entreprises et administrations publiques par l’intermédiaire de ce réseau mondial.

• Réception des factures : le client reçoit la facture électronique par le canal de son choix. Si la facture se présente dans un format structuré, elle peut être automatiquement importée dans le système comptable du client, ce qui évite d’avoir à saisir manuellement les données. Si la facture est envoyée sous forme de pièce jointe à un e-mail ou de fichier PDF, elle peut nécessiter un traitement manuel.

• Traitement et approbation des factures : le système comptable du client valide les données de la facture, vérifie qu’il n’y a pas d’erreurs et les compare aux bons de commande et autres documents pertinents. La facture peut être soumise à un flux d’approbation, en fonction des processus internes du client. Une fois approuvée, le paiement de la facture est programmé.

• Paiement : le client initie le paiement selon les conditions de paiement convenues. Ces paiements peuvent être effectués par voie électronique via des méthodes telles que les virements bancaires, les cartes de crédit et les plateformes de paiement en ligne.

• Archivage : le client et le commerçant conservent la facture électronique sous forme électronique à des fins d’archivage et de conformité.

En quoi la facturation électronique diffère-t-elle de la facturation manuelle ?

La facturation électronique et la facturation manuelle représentent deux méthodes distinctes de facturation et de traitement des paiements. Ces différences résident au niveau du format, de mode de diffusion, du traitement et de l’efficacité globale. Voici un récapitulatif de ces différences.

La facturation électronique est-elle obligatoire ?

La facturation électronique est exigée, ou est en cours de devenir obligatoire, dans de nombreux pays et régions. De plus, étant donné que chaque région a ses propres règles et procédures, il est important de consulter la réglementation locale pour connaître les dispositions qui s’appliquent à votre situation.

• Europe : en 2025, l’UE a adopté la TVA à l’ère du numérique (ViDA), un ensemble de réglementations visant à moderniser le système de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de la région. La loi ViDA exige que les factures électroniques respectent un format standard approuvé par l’UE et exigera aussi que toutes les transactions interentreprises (B2B) intra-UE soient traitées par facturation électronique d’ici 2030. Des pays comme l’Allemagne, l’Espagne, la France, l’Irlande et la Suède exigent la facturation électronique pour les transactions entre entreprises et administrations publiques (B2G). La Loi espagnole « Créer et Développer » , élaborée en 2022, rendra la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B entre entreprises espagnoles dans un avenir proche. Quant au Royaume-Uni, il exigera la facturation électronique pour toutes les factures de TVA à partir d’avril 2029.

• Asie : en Inde et en Malaisie, les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel dépasse un certain seuil sont tenues d’utiliser la facturation électronique pour leurs transactions B2B et B2G. Au Vietnam, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises depuis 2022. À [Singapour](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-(gst) (/gst-invoicenow-requirement), toutes les entreprises assujetties à la TPS doivent utiliser la facturation électronique. Enfin, aux Philippines, les entreprises ont jusqu’à fin 2026 pour mettre en œuvre la facturation électronique.

• Amérique latine : la facturation électronique est obligatoire pour la quasi-totalité des transactions dans des pays d’Amérique latine tels que le Brésil, l’Argentine, le Mexique, l’Uruguay et le Pérou.

Avantages de la facturation électronique

Voici un certain nombre des avantages de la facturation électronique.

• Conformité et sécurité : les plateformes de facturation électronique sont conformes aux réglementations fiscales et aux normes internationales et intègrent des mesures de sécurité robustes pour protéger les données financières sensibles. Ces mesures de sécurité peuvent simplifier vos obligations de conformité et contribuer à réduire le risque d’amendes.

• Traitement et paiement plus rapides : les factures électroniques sont transmises par voie électronique, éliminant ainsi les délais liés au courrier postal. Cela accélère le traitement des factures, ce qui se traduit par des cycles de paiement plus courts et une meilleure trésorerie.

• Réduction des coûts : la facturation électronique élimine le besoin de papier, d’impression, d’affranchissement et de saisie manuelle des données. Cela se traduit par des économies importantes, en particulier pour les entreprises qui traitent un grand volume de factures. L’automatisation réduit également le besoin de travail manuel, libérant ainsi le personnel pour d’autres tâches.

• Moins d’erreurs : la saisie manuelle des données est sujette aux erreurs, ce qui peut entraîner des divergences et des litiges. Grâce à la validation et à l’importation automatisées des données, la facturation électronique crée des données de facturation plus précises et cohérentes et réduit le risque d’erreurs coûteuses.

• Meilleure visibilité : les plateformes de facturation électronique disposent de fonctionnalités de suivi et de surveillance en temps réel. Les entreprises peuvent facilement voir l’état de chaque facture, de sa création au paiement, ce qui leur offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur l’ensemble du processus. Cette transparence permet d’identifier les blocages opérationnels, de résoudre rapidement les problèmes et d’optimiser la gestion des flux de trésorerie.

• Moins de déchets : en éliminant le recours au papier, la facturation électronique réduit votre impact sur l’environnement et contribue aux efforts de développement durable.

• De meilleures relations avec les fournisseurs : des paiements plus rapides et des processus transparents créent de meilleures relations avec les fournisseurs. La facturation électronique peut contribuer à instaurer un climat de confiance et de bonne volonté, ce qui se traduit par des transactions plus fluides et des avantages potentiels tels que des tarifs préférentiels ou un accès anticipé à de nouveaux produits.

• Évolutivité : les solutions de facturation électronique peuvent se développer facilement au rythme de la croissance d’une entreprise. À mesure que le volume de factures augmente, ces systèmes peuvent gérer la charge de travail sans nécessiter de main-d'œuvre manuelle supplémentaire. Avec l’évolution de la réglementation financière, la facturation électronique peut également aider les entreprises à se conformer rapidement aux nouvelles exigences mondiales.

Défis liés à la facturation électronique

Comme toute solution d’entreprise, la facturation électronique peut présenter des défis. En voici quelques-unes.

• Investissement initial : la mise en œuvre d’un système de facturation électronique peut nécessiter un investissement initial en logiciels, en matériel et en formation. Les petites entreprises peuvent trouver ce coût prohibitif.

• Intégration aux systèmes existants : l’intégration de la facturation électronique aux systèmes existants de comptabilité et de progiciels de gestion intégrée (ERP) peut s’avérer complexe et prendre beaucoup de temps, et nécessite une expertise technique ou des consultants externes.

• Problèmes techniques : des problèmes techniques, des mises à jour logicielles et des problèmes de connectivité peuvent perturber la facturation électronique et entraîner des retards ou des erreurs.

• Résistance au changement : les employés habitués aux processus manuels peuvent résister à la transition vers la facturation électronique. Des efforts de gestion du changement et une formation peuvent être nécessaires pour que le processus d’adoption se déroule sans heurts.

• Intégration des fournisseurs : convaincre les fournisseurs d’adopter la facturation électronique peut être un défi, en particulier pour les petits fournisseurs qui n’ont peut-être pas les ressources ou les capacités techniques nécessaires.

• Menaces pour la cybersécurité : les factures électroniques contiennent des informations financières sensibles, ce qui en fait une cible de cyberattaques. Celles-ci doivent être protégées par des mesures de sécurité fortes.

• Réglementations relatives à la protection des données : la conformité à ces réglementations, telles que le RGPD, peut être longue et exige un traitement rigoureux des informations personnelles.

• Différents formats : les factures électroniques peuvent être créées dans plusieurs formats, ce qui peut entraîner des problèmes de compatibilité entre différents systèmes.

• Des réglementations différentes : les réglementations en matière de facturation électronique peuvent varier d’un pays à l’autre et d’une région à l’autre, ce qui complique la mise en conformité des entreprises opérant dans plusieurs emplacements.

• Absence de signatures physiques : les factures électroniques sont généralement dépourvues de signatures physiques, ce qui peut poser des problèmes d’authenticité et de validité en cas de litige.

• Problèmes techniques : des problèmes techniques ou des erreurs dans le système de facturation électronique peuvent entraîner des litiges concernant l’exactitude ou la remise des factures.

Comment créer et mettre en œuvre la facturation électronique

Suivez ces étapes pour mettre en œuvre la facturation électronique au sein de votre entreprise.

Analyse des besoins

Définissez clairement ce que vous souhaitez réaliser avec la facturation électronique, qu’il s’agisse de cycles de paiement plus rapides, d’une meilleure précision ou d’une meilleure conformité aux exigences réglementaires. Passez en revue vos processus de facturation existants pour identifier les blocages opérationnels ou les inefficacités, et utilisez-les pour identifier les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin dans un système de facturation électronique, telles que des capacités d’intégration avec des systèmes ERP existants ou des outils de conformité spécifiques.

Choix du système

Élaborez une liste des fonctionnalités essentielles en fonction de votre analyse des besoins. Privilégiez des fonctionnalités telles que le traitement en temps réel, la compatibilité avec les normes internationales (telles que Peppol, UBL, etc.) et la facilité d’intégration avec votre système de facturation ou ERP.

Ensuite, recherchez différents fournisseurs de services de facturation électronique et comparez-les. Recherchez des avis et des études de cas et demandez des démonstrations. Assurez-vous que le fournisseur a de l’expérience dans votre secteur et qu’il est en mesure de fournir un service de support client performant.

Mise en place technique

Travaillez avec des spécialistes informatiques pour déterminer la façon dont le logiciel de facturation électronique s’intégrera à vos systèmes existants. Cela peut impliquer des intégrations d’API, des mappages de données et un développement personnalisé pour faciliter la circulation des données entre les systèmes.

Personnalisation

Ajustez les paramètres du logiciel en fonction de vos processus. Cela peut impliquer la configuration de modèles de facture, le calcul des taxes, la gestion des devises et des options linguistiques, selon vos besoins.

Contrôles de conformité

Consultez un expert juridique pour vous assurer que vos pratiques de facturation électronique sont conformes aux lois fiscales locales et internationales et aux normes de facturation électronique. Cela garantit que toutes les factures sont juridiquement valables et que votre système est prêt à répondre aux changements réglementaires.

Sécurité

Mettez en œuvre des mesures de sécurité telles que le chiffrement, le contrôle d’accès sécurisé et l’audit de sécurité réguliers pour ainsi arriver à protéger les données sensibles.

Mise en œuvre

Commencez par une phase pilote qui inclut un groupe restreint de fournisseurs ou de clients. Cette phase permet de recueillir des informations en retour et de procéder à des réajustements. Étendez progressivement le déploiement à l’ensemble de vos factures, en impliquant systématiquement tous les groupes de parties prenantes.

Formation

Organisez des sessions de formation détaillées pour vos équipes finance, ventes et informatique. Fournissez des ressources telles que des manuels, des FAQ et des vidéos de formation pour les aider à se familiariser avec le nouveau système.

Service de support

Mettez en place un cadre d’assistance avec votre fournisseur afin de résoudre rapidement tout problème. Il peut s’agir d’un service de support dédié pendant les premiers mois suivant la mise en production.

Lancement

Activez complètement le système après avoir vérifié que tous les points d’intégration fonctionnent correctement et que tous les groupes d’utilisateurs ont été formés.

Surveillance

Utilisez les outils du système de facturation électronique pour surveiller activement ses performances et recueillir les commentaires des utilisateurs. Recherchez des améliorations en termes de temps de traitement, de taux d’erreur et de satisfaction des utilisateurs.

Sécurité et conformité de la facturation électronique

La facturation électronique exige d’apporter une attention particulière aux questions de sécurité et de conformité. Voici donc un aperçu détaillé des mesures recommandées en matière de sécurité et d’exigences de conformité.

Mesures de sécurité recommandées

• Chiffrement des données : le chiffrement permet de protéger les données des factures pendant leur transmission et leur stockage. Des protocoles de chiffrement renforcé tels que TLS (Transport Layer Security) et AES (Advanced Encryption Standard) protègent les informations sensibles contre tout accès non autorisé.

• Contrôles d’accès : de tels contrôles garantissent que seul le personnel autorisé peut consulter, modifier ou traiter les factures. Les contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC) contribue à prévenir la fraude en interne et les violations de données, et ce, en limitant l’accès des utilisateurs sur la base des fonctions de chacun.

• Authentification et autorisation : utilisez des mécanismes d’authentification forte tels que l’authentification multifacteur (MFA) pour accéder au système de facturation et bénéficier d’une couche de sécurité supplémentaire.

• Pistes d’audit : les logs d’audit doivent consigner les informations relatives aux personnes ayant accédé à une facture ou l’ayant modifiée, ainsi que la date et l’heure de tels événements. Cela facilite le suivi des anomalies et l’enquête des incidents, et contribue également à la conformité aux réglementations.

• Mesures pour l’intégrité des données : des mesures telles que les signatures numériques et les sommes de contrôle préservent l’intégrité des données et vérifient que les données n’ont pas été altérées par rapport à leur forme originale.

• Sécurité du réseau : les réseaux qui transmettent les factures doivent être protégés par des pare-feu, des systèmes de détection d’intrusion (IDS) et des systèmes de prévention des intrusions (IPS) pour contrecarrer les attaques et les accès non autorisés.

Exigences de conformité

• Conformité réglementaire : les processus de facturation électronique peuvent être soumis à des réglementations tant locales qu’internationales. Par exemple, la Directive 2014/55/UE de l’Union européenne impose l’utilisation de la facturation électronique pour les marchés publics.

• Conformité fiscale : de nombreuses juridictions exigent des normes spécifiques pour les factures électroniques, et ce, à des fins de déclaration fiscale. Ainsi, votre système de facturation électronique doit pouvoir générer des factures conformes à la réglementation locale en matière de TVA ou de TPS et s’intégrer aux systèmes de déclaration fiscale numérique, le cas échéant.

• Normes et formats : la facturation électronique doit respecter les normes internationales, telles que EDIFACT, qui facilitent l’interopérabilité entre les différents systèmes de facturation au-delà des frontières. La conformité à ces normes garantit que les factures sont juridiquement reconnues et peuvent être traitées par les systèmes de différents pays.

• Politiques d’archivage : les organismes de réglementation exigent souvent des entreprises qu’elles conservent leurs factures pendant une période donnée à des fins d’audit. Cela implique d’utiliser des solutions de stockage fiables qui respectent les lois sur la conservation des données.

• Lois sur la protection de la confidentialité : vous devez vous conformer aux lois sur la confidentialité des données telles que le RGPD dans l’UE ou le CCPA en Californie. Ces réglementations régissent la manière dont les données personnelles doivent être traitées et protégées.

• Transferts transfrontaliers de données : si vous exercez vos activités dans plusieurs pays, vos pratiques doivent être conformes aux lois régissant les transferts transfrontaliers de données. Par exemple, les données transférées de l’UE vers d’autres régions doivent être conformes aux règles de transfert du RGPD, telles que les clauses contractuelles types (CCT).

Comment choisir la bonne solution de facturation électronique

Suivez ces étapes pour choisir la solution de facturation électronique adaptée à votre entreprise.

Évaluer vos besoins

• Besoins liés aux transactions : tenez compte du volume de factures, de vos processus professionnels et de la complexité de vos transactions pour déterminer ce que vous attendez d’une solution de facturation électronique.

• Systèmes existants : identifiez les systèmes (p. ex., ERP, logiciel de comptabilité, CRM) que vous voudrez intégrer à votre solution de facturation électronique.

• Base d’utilisateurs : tenez compte de la diversité de votre base d’utilisateurs, y compris vos fournisseurs et clients internationaux, qui peuvent nécessiter une prise en charge multilingue et multidevise.

Évaluer les fonctionnalités nécessaires

• Automatisation : recherchez des fonctionnalités d’automatisation telles que les champs de facture qui sont automatiquement renseignés à partir des bons de commande et celles qui font correspondre automatiquement les factures aux paiements.

• Sécurité : évaluez les mesures de sécurité incluses, telles que le chiffrement des données, les contrôles d’accès sécurisés et la conformité aux lois sur la protection des données.

• Expérience utilisateur : choisissez une interface conviviale qui nécessite une formation minimale, avec un support client accessible et une documentation claire.

• Accès mobile et cloud : demandez-vous si une application mobile ou un accès au cloud est nécessaire pour gérer les tâches de facturation à distance.

• Conformité : vérifiez que la solution est conforme à toutes les réglementations pertinentes en matière de facturation, y compris celles qui sont spécifiques à votre secteur d’activité ou aux juridictions dans lesquelles vous opérez.

• Formats : assurez-vous que la solution prend en charge les formats de facturation électronique standard, tels qu’EDIFACT, ce qui facilite les transactions et la compatibilité future.

• Évolutivité et flexibilité : évaluez l’évolutivité et la flexibilité de la solution pour qu’elle puisse s’adapter à l’évolution de votre entreprise.

• Personnalisation : vérifiez si le logiciel permet une personnalisation en fonction de vos flux de travail spécifiques ou des exigences de votre secteur.

• Stabilité du fournisseur : recherchez la présence et la stabilité du fournisseur sur le marché. Les fournisseurs établis sont susceptibles d’offrir des solutions plus fiables et continuellement mises à jour.

• Services de support : évaluez la qualité du support client, y compris la disponibilité, la réactivité et l’expertise technique.

• Coût : évaluez le modèle de tarification, qu’il s’agisse de frais uniques, d’un abonnement mensuel ou d’une tarification basée sur les volumes de transactions. Prenez en compte les coûts d’installation, les frais de maintenance et les éventuels frais supplémentaires liés aux mises à jour ou aux fonctionnalités additionnelles. Comparez les économies potentielles au coût de la solution pour pouvoir déterminer le retour sur investissement de la solution de votre choix.

Consulter ses pairs et tester des solutions

• Avis et études de cas : lisez les avis et les études de cas des utilisateurs actuels pour évaluer l’efficacité de la solution et le service client du fournisseur.

• Essais ou démonstrations gratuits : avant de prendre votre décision, profitez des essais gratuits ou des démonstrations proposés par les fournisseurs. Vous pourrez ainsi tester la compatibilité de la solution avec vos systèmes existants et sa facilité d’utilisation.

Foire aux questions sur la facturation électronique

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions courantes sur la facturation électronique.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing est la solution qui simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures à l’encaissement des paiements et au rapprochement. Que vous gériez des facturations ponctuelles ou récurrentes, Stripe aide les entreprises à être payées plus rapidement et à rationaliser leurs opérations, et ce, de la manière suivante :

• Automatiser la gestion des comptes clients : créez, personnalisez et envoyez des factures professionnelles sans écrire une seule ligne de code. Aussi, suivez automatiquement l’état de ces factures, envoyez des rappels et rapprochez les paiements, afin de rationaliser les encaissements et de maîtriser votre trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance basés sur l’IA, qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : proposez une expérience de paiement moderne, disponible dans plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont accessibles et réglables facilement via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et limitez le temps consacré aux encaissements grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ainsi qu’aux applications de facturation électronique tierces, ce qui vous aide à synchroniser vos systèmes, à réduire la saisie manuelle des données et à simplifier la conformité.

En savoir plus sur la façon dont Stripe peut vous aider à vous faire payer plus rapidement, ou démarrer dès aujourd’hui.