Le traitement automatisé des factures consiste à utiliser un logiciel pour automatiser les étapes de gestion des factures. Cela réduit le besoin de saisie et de traitement manuels des données, permettant ainsi de gagner du temps et de minimiser le risque d’erreur. En 2024, le marché des logiciels d’automatisation des factures était évalué à près de 3,4 milliards de dollars. Il devrait atteindre 8,9 milliards de dollars d’ici 2031, signe de la demande croissante pour cette technologie.

Vous trouverez ci-dessous une présentation du traitement automatisé des factures, des caractéristiques d’un système efficace, de ses avantages et des défis les plus courants, ainsi que de la manière d’intégrer le traitement automatisé des factures à vos autres systèmes.

Sommaire de cet article

• Fonctionnement du traitement automatisé des factures
  
• Caractéristiques d’un système de traitement automatisé des factures efficace
  
• Avantages de la mise en place du traitement automatisé des factures
  
• Intégration du traitement automatisé des factures à d’autres systèmes de l’entreprise
  
• Défis les plus courants en matière de traitement automatisé des factures et conseils de résolution
  

Fonctionnement du traitement automatisé des factures

Le traitement automatique des factures repose sur une combinaison de logiciels et de flux de travail numériques permettant de gérer les factures avec une intervention humaine minimale. Voici comment fonctionne généralement ce processus :

• Réception des factures : les factures sont reçues sous différents formats, que ce soit électronique (par ex., PDF) ou papier. Toutes les factures entrantes sont regroupées dans un système de traitement central.

• Saisie des données : les données des factures électroniques sont directement intégrées au système de traitement à l’aide de formats tels que le XML (langage de balisage extensible) ou l’EDI (échange de documents informatisé). Pour les factures non électroniques, des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou la reconnaissance intelligente de documents (IDR) scannent et convertissent le texte en données numériques. Les systèmes avancés utilisent l’apprentissage automatique pour reconnaître les différentes mises en page de factures et améliorer la précision de leur processus de capture des données au fil du temps.

• Validation et vérification des données : les données extraites (par exemple, les détails du fournisseur, le numéro de facture, les postes) sont automatiquement vérifiées par rapport aux sources de données internes telles que les bons de commande et les notes de réception des marchandises. Le système vérifie les incohérences, les doublons et le respect des conditions contractuelles.

• Procédure d’approbation : une fois les données validées, la facture est transmise aux parties prenantes concernées pour approbation. Ce système d’envoi est basé sur des règles prédéfinies, qui peuvent être définies en fonction du montant de la facture, du fournisseur ou du service.

• Gestion des exceptions : si une facture ne correspond pas à un bon de commande ou s’il y a des incohérences, le système la signale pour examen manuel. Les mécanismes de traitement des exceptions permettent au personnel d’intervenir, de corriger des données ou d’obtenir des éclaircissements supplémentaires avant de poursuivre.

• Exécution du paiement : après approbation, les détails de la facture sont traités pour le paiement. Les systèmes automatisés peuvent planifier les paiements, ce qui permet aux entreprises de respecter les conditions de paiement des fournisseurs ou de bénéficier de remises pour paiement anticipé. L’intégration avec des systèmes bancaires ou des plateformes de paiement facilite le traitement automatisé des paiements.

• Intégration et rapprochement : les données traitées sont intégrées à des systèmes comptables ou à des progiciels de gestion intégrés (ERP) pour le reporting financier et le rapprochement en temps réel.

• Analyses et rapports : les outils analytiques fournissent des informations sur les habitudes de dépenses, les performances et l’efficacité des fournisseurs. Ces données peuvent être utilisées pour identifier des économies potentielles et des améliorations à apporter ainsi que pour éclairer les prises de décision.

Caractéristiques d’un système de traitement automatisé des factures efficace

Les systèmes de traitement des factures peuvent être dotés d’une myriade de fonctionnalités. Voici quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher :

Capture des données

• OCR : la capacité d’extraire des données de différents formats de factures (par exemple, PDF, images numérisées, e-mails)

• Apprentissage automatique : le logiciel peut apprendre et s’adapter à différentes mises en page de factures et à différents champs de données

• Gestion des modèles : permet aux utilisateurs de créer et de personnaliser des modèles pour des factures de fournisseurs spécifiques

Validation et rapprochement des données

• Rapprochement à trois niveaux : la possibilité de comparer les données de facturation avec les bons de commande et les reçus afin de détecter les incohérences

• Détection des doublons de factures : identifiez et signalez les factures en double pour éviter les trop-perçus

• Moteur de règles métier : permet aux utilisateurs de définir des règles personnalisées pour la validation et l’approbation des factures

Flux d’approbation

• Routage automatisé : acheminement des factures vers les approbateurs appropriés sur la base de règles prédéfinies

• Approbation sur mobile : possibilité pour les approbateurs de vérifier et d’approuver les factures sur des appareils mobiles

• Pistes d'audit : historique complet des approbations et modifications des factures

Intégration

• Intégration de systèmes comptables et ERP : transfert automatique des données de facturation approuvées vers le système comptable ou ERP

• Intégration du système de paiement : traitement automatisé des paiements des factures approuvées

• Intégration à l'aide d'une interface de programmation d'application (API) : intégration avec d’autres applications de l’entreprise (par exemple, les achats, la gestion des contrats) via des API

Ces fonctionnalités avancées peuvent également s’avérer utiles pour le traitement des factures :

• Remises pour paiement anticipé : la possibilité d’identifier des opportunités de remises pour paiement anticipé et d’en tirer automatiquement parti

• Gestion des fournisseurs : une base de données centralisée d’informations et de communications sur les fournisseurs, y compris le suivi des performances

• Analyses et rapports : tableaux de bord en temps réel et rapports personnalisables permettant d’obtenir des informations sur les indicateurs de traitement des factures

• Gestion des exceptions : possibilité de signaler les exceptions (données manquantes, écarts de prix, etc.) pour vérification et résolution manuelles

• Détection des fraudes : utilisation d’algorithmes d’apprentissage automatique pour détecter les factures potentiellement frauduleuses

• Déploiement basé sur le cloud : une solution logicielle flexible qui permet un accès à distance

Avantages de la mise en place du traitement automatisé des factures

Le traitement automatisé des factures peut présenter de nombreux avantages pour votre entreprise. En voici quelques-uns :

• Agilité opérationnelle : le traitement automatisé des factures peut s’adapter à de nombreux formats de factures et à de multiples exigences de conformité. Il permet par ailleurs d'utiliser des algorithmes d'apprentissage automatique pour améliorer en permanence les processus d'extraction et de validation des données.

• Intégration de la chaîne d’approvisionnement et des achats : ces systèmes de traitement automatisé peuvent s’intégrer aux logiciels de chaîne d’approvisionnement et d’achats, ce qui permet d’avoir une visibilité en temps réel de l’impact des comptes fournisseurs sur les opérations de la chaîne d’approvisionnement, de faciliter les pratiques d’inventaire à flux tendus et d’affiner la gestion du fonds de roulement.

• Prévisions financières et gestion des liquidités : les capacités de traitement et d’analyse en temps réel des systèmes automatisés fournissent aux directeurs et aux contrôleurs financiers un aperçu en temps réel de l’état des flux de trésorerie et des engagements financiers. Ils sont ainsi en mesure de mieux prévoir les besoins de trésorerie et de prendre des décisions d'investissement clés plus éclairées.

• Détection de la fraude et atténuation des risques : les systèmes avancés de traitement automatisé des factures disposent de fonctionnalités avancées de détection des anomalies pour identifier les fraudes ou les incohérences potentielles. Les entreprises peuvent configurer des alertes en cas d’activités anormales, telles que les paiements en double ou les factures qui ne respectent pas les conditions contractuelles, ce qui leur permet de gérer les risques de manière proactive.

• Flux de travail personnalisables : les entreprises peuvent définir des hiérarchies d’approbation et des règles de flux de travail personnalisées adaptées à leurs exigences de contrôle spécifiques. Elles peuvent ainsi s'assurer que les transactions font l'objet d'un examen approfondi et que la conformité est respectée.

• Gestion des fournisseurs : les systèmes automatisés capturent et analysent les données des fournisseurs, aidant les équipes d’achats à identifier et à négocier avec des fournisseurs fiables en s'appuyant sur les tendances en matière de performances.

• Conformité à l’échelle mondiale : les multinationales doivent se conformer à de nombreuses réglementations financières et lois fiscales internationales. Les systèmes automatisés conçus pour la conformité à l’échelle mondiale peuvent s’adapter automatiquement aux différents environnements réglementaires, réduisant ainsi la charge de travail des équipes locales.

• Objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) : les systèmes automatisés réduisent la consommation de papier, améliorent l’efficacité des processus et collectent des données précieuses pour l’établissement de rapports sur les critères ESG, notamment en matière de gouvernance et d’impact environnemental.

Intégration du traitement automatisé des factures à d’autres systèmes de l’entreprise

Pour optimiser l’efficacité de vos opérations, intégrez le traitement automatisé de vos factures à vos autres systèmes d’entreprise. Pour ce faire, suivez les conseils suivants :

• Fixez-vous des objectifs clairs : déterminez exactement ce que vous attendez de l’intégration du traitement de vos factures à d’autres systèmes. Il peut s’agir d’un accès plus rapide aux données, d’une meilleure précision ou de meilleures capacités de reporting.

• Choisissez les bons outils : optez pour des outils capables de relier différents systèmes. Les intergiciels servent de passerelles entre les systèmes, tandis que les API permettent aux systèmes de communiquer directement entre eux. Choisissez l'outil le mieux adapté à vos besoins et compatible avec vos systèmes.

• Définissez les données et les flux de travail : déterminez les informations qui doivent être partagées entre les systèmes (par exemple, les détails des factures et des paiements) et assurez-vous que les informations correspondent. Il convient de comprendre comment les données circulent et sont utilisées dans vos systèmes afin de s'assurer que l'intégration prend en charge vos processus.

• Concentrez-vous sur la conformité et la sécurité : assurez-vous que votre intégration respecte les normes juridiques applicables à votre secteur d’activité, en particulier les lois sur la protection des données. Mettez en œuvre des mesures de sécurité telles que le chiffrement et la transmission sécurisée des données pour protéger les informations sensibles.

• Effectuez des tests approfondis : testez de manière approfondie les nouvelles intégrations pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu, sans erreur. Laissez les clients tester le système pour confirmer qu'il répond à leurs besoins quotidiens et qu'il est simple à utiliser.

• Procédez à une mise en œuvre progressive et contrôlée : commencez par un déploiement à petite échelle, par exemple dans un seul de vos services, avant de l’étendre. Cette méthode facilite la résolution des problèmes. Une fois la mise en œuvre complète achevée, assurez un suivi constant du système afin de détecter les éventuels problèmes et d'apporter les ajustements nécessaires.

Défis les plus courants en matière de traitement automatisé des factures et conseils de résolution

Le traitement automatisé des factures peut parfois présenter des difficultés aux entreprises, notamment une faible adoption par les utilisateurs et la sécurité des données. Voici un aperçu des défis les plus courants et de leurs solutions :

Extraction et précision des données

Les factures se présentent sous différents formats (PDF, images numérisées, e-mails, etc.), ce qui complique l’extraction des données. La technologie OCR peut éprouver des difficultés à traiter les scans de mauvaise qualité ou les factures manuscrites, et l'extraction de données imprécises peut entraîner des erreurs.

Solutions

• OCR avancée et apprentissage automatique : mettez en œuvre des solutions OCR basées sur l’intelligence artificielle (IA) qui utilisent l’apprentissage automatique pour améliorer la précision au fil du temps.

• Gestion des modèles : afin de faciliter l’extraction des données, créez des modèles personnalisés pour les factures reçues à intervalles réguliers.

• Validation par l’humain : intégrez une étape de validation au cours de laquelle des humains peuvent examiner et corriger les données dans les cas complexes ou ambigus.

Intégration

Les systèmes existants peuvent ne pas disposer d’API modernes ou de formats de données compatibles, ce qui complique l’intégration. Les incohérences de données entre les systèmes peuvent entraîner des erreurs et des retards.

Solutions

• Intergiciels : utilisez des plates-formes intergicielles pour combler le fossé entre les différents systèmes et faciliter le mappage et la transformation des données.

• Intégrations personnalisées : développez des intégrations personnalisées à l’aide d’API ou de transferts de fichiers pour faciliter l’échange de données.

• Nettoyage et standardisation des données : mettez en œuvre des processus de nettoyage et de standardisation des données pour assurer la cohérence entre les systèmes.

Gestion du changement et adoption par les utilisateurs

Les employés peuvent rechigner au changement ou ne pas être familiarisés avec le nouveau système, entraînant ainsi un faible taux d'adoption. Le manque de formation et de soutien peut entraver la réussite de la mise en œuvre.

Solutions

• Plan de gestion du changement : élaborez un plan complet de gestion du changement qui inclut la communication, la formation et le soutien continu.

• Déploiement progressif : introduisez progressivement le traitement automatisé des factures dans différents services ou équipes afin de permettre des ajustements et un retour d'information.

• Incitation à l’adoption : identifiez les employés qui adoptent le nouveau système et démontrent leur compétence, et récompensez-les.

Gestion des exceptions et factures complexes

Toutes les factures ne peuvent pas être entièrement automatisées en raison d’exceptions telles que des données manquantes, des incohérences de prix ou des règles d’approbation complexes. Une intervention manuelle peut ralentir le processus et créer des goulots d’étranglement.

Solutions

• Flux de travail pour les exceptions : concevez un flux de travail clair pour la gestion des exceptions afin de faire remonter et de résoudre rapidement les problèmes.

• Automatisation basée sur des règles : utilisez l’automatisation basée sur des règles pour gérer les exceptions courantes, telles que le rapprochement des factures avec les bons de commande ou l’application de codes de grand livre par défaut.

• Vérification humaine : pour les factures complexes ou importantes, prévoyez une étape de vérification par un collaborateur expérimenté.

Sécurité et conformité des données

Les données de facturation contiennent souvent des informations financières sensibles qui doivent être protégées contre tout accès non autorisé, dans l’intérêt des clients mais également pour se conformer aux réglementations en matière de protection des données.

Solutions

• Mesures de sécurité : mettez en œuvre des contrôles d’accès rigoureux, le chiffrement et des audits de sécurité réguliers pour protéger les données des factures.

• Respect de la confidentialité des données : veillez à respecter les réglementations en vigueur en matière de protection des données en obtenant les consentements nécessaires, en anonymisant les données dans la mesure du possible et en limitant l'accès au personnel autorisé.

• Contrôle préalable des fournisseurs : examinez attentivement les pratiques de sécurité et la conformité aux normes du secteur des fournisseurs de services de traitement automatisé des factures.