Le traitement automatisé des factures consiste à utiliser un logiciel pour automatiser les étapes de gestion des factures. Cela réduit le besoin de saisie et de traitement manuels, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs. En 2024, le marché des logiciels d’automatisation des factures était évalué à près de 3,4 milliards de dollars et devrait atteindre 8,9 milliards d’ici 2031, signe de la demande pour cette technologie.

Ci-dessous, nous aborderons le fonctionnement du traitement automatisé des factures, les caractéristiques d’un système efficace, ses avantages et ses défis courants, et comment intégrer le traitement automatisé des factures à vos autres systèmes.

 Que contient cet article?

• Fonctionnement du traitement automatisé des factures
  
• Fonctionnalités d’un système efficace de traitement automatisé des factures
  
• Avantages de la mise en œuvre du traitement automatisé des factures
  
• Comment intégrer le traitement automatisé des factures à d’autres systèmes d’entreprise
  
• Défis courants dans le traitement automatisé des factures et comment les résoudre
  

Fonctionnement du traitement automatisé des factures

Le traitement automatisé des factures utilise une combinaison de logiciels et de flux de travail numériques pour gérer les factures avec une intervention humaine minimale. Voici comment ce processus fonctionne généralement :

• Réception des factures : Les factures sont reçues sous différents formats, y compris électroniques (p. ex., PDF) et papier. Toutes les factures entrantes sont centralisées dans un système de traitement.

• Capture des données : Les données des factures électroniques sont directement intégrées au système via des formats tels que XML (extensible markup language) ou EDI (échange de documents électroniques). Pour les factures papier, des technologies comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou la reconnaissance intelligente de documents (IDR) scannent et convertissent le texte en données numériques. Les systèmes avancés utilisent l’apprentissage automatique pour reconnaître différents formats de facture et améliorer la précision de la capture des données au fil du temps.

• Validation et vérification des données : Les données extraites (p. ex., informations sur le fournisseur, numéro de facture, lignes d’articles) sont automatiquement vérifiées par rapport aux sources internes, telles que les bons de commande et les bons de réception. Le système contrôle les écarts, les doublons et la conformité aux termes contractuels.

• Routage pour approbation : Une fois les données validées, la facture est envoyée aux parties prenantes concernées pour approbation. Ce routage repose sur des règles prédéfinies, qui peuvent être basées sur le montant de la facture, le fournisseur ou le département.

• Gestion des exceptions : Si une facture ne correspond pas à un bon de commande ou présente des écarts, le système la signale pour révision manuelle. Les mécanismes de gestion des exceptions permettent au personnel d’intervenir, de corriger les données ou de demander des clarifications supplémentaires avant de continuer.

• Exécution du paiement : Après approbation, les détails de la facture sont traités pour le paiement. Les systèmes automatisés peuvent planifier les paiements, aidant les entreprises à respecter les conditions de paiement des fournisseurs ou à profiter des escomptes pour paiement anticipé. L’intégration avec les systèmes bancaires ou passerelles de paiement facilite le traitement automatique des paiements.

• Integration et rapprochement : Les données traitées sont intégrées dans les systèmes comptables ouPlanification des ressources d’entreprise (ERP) logiciel pour le reporting financier et le rapprochement en temps réel.

• Analyse et rapports : Les outils analytiques fournissent des informations sur les habitudes de dépenses, la performance des fournisseurs et l’efficacité du processus. Ces données peuvent être utilisées pour identifier des économies potentielles, des améliorations à apporter et éclairer la prise de décision.

Fonctionnalités d’un système efficace de traitement automatisé des factures

Les systèmes de traitement des factures peuvent être dotés d’une myriade de fonctionnalités. Voici quelques-unes des principales caractéristiques que vous devriez rechercher :

Capture de données

• OCR (reconnaissance optique de caractères) : La capacité d’extraire des données de différents formats de factures (p. ex., PDF, images scannées, courriels).

• Apprentissage automatique : Le logiciel peut apprendre et s’adapter à différents formats de factures et champs de données.

• Gestion des modèles : Permet aux utilisateurs de créer et de personnaliser des modèles pour des factures de fournisseurs spécifiques

Validation et correspondance des données

• Rapprochement à trois voies : Capacité à comparer les données de la facture avec les bons de commande et les reçus pour détecter les écarts.

• Détection des factures en double : Identifier et signaler les factures dupliquées pour éviter les paiements en double.

• Moteur de règles d’affaires : Permet aux utilisateurs de définir des règles personnalisées pour la validation et l’approbation des factures.

Processus d’approbation

• Routage automatisé : Acheminer les factures vers les approbateurs corrects selon des règles prédéfinies.

• Approbations mobiles : Permet aux approbateurs de réviser et approuver les factures sur des appareils mobiles.

• Traçabilité : Historique complet des approbations et modifications des factures.

Intégration

• Intégration avec les systèmes comptables/ERP : Transfert automatique des données de factures approuvées vers le système comptable ou ERP.

• Intégration avec les systèmes de paiement : Traitement automatisé des paiements des factures approuvées.

• Intégration via API : Intégration avec d’autres applications d’affaires (p. ex., achats, gestion de contrats) via des API.

Ces fonctionnalités avancées peuvent également être utiles pour le traitement des factures :

• Escomptes pour paiement anticipé : Identifier automatiquement les opportunités d’escompte et en profiter.

• Gestion des fournisseurs :Base de données centralisée des informations et communications des fournisseurs, y compris le suivi de performance.

• Analyse et rapports : Tableaux de bord en temps réel et rapports personnalisables pour obtenir des informations sur le traitement des factures.

• Gestion des exceptions : Capacité à signaler les exceptions (p. ex., données manquantes, écarts de prix) pour révision et résolution manuelles.

• Détection de fraude : Utilisation d’algorithmes d’apprentissage automatique pour détecter les factures potentiellement frauduleuses.

• Déploiement dans le cloud : Solution logicielle flexible permettant l’accès à distance.

Avantages de la mise en place d’un traitement automatisé des factures

Le traitement automatisé des factures peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. Voici quelques-uns des avantages potentiels :

• Agilité opérationnelle : Le traitement automatisé des factures peut s’adapter à de nombreux formats et exigences de conformité, et utiliser des algorithmes d’apprentissage automatique pour améliorer continuellement l’extraction et la validation des données.

• Intégration avec la chaîne d’approvisionnement et les achats : Ces systèmes peuvent s’intégrer aux logiciels de chaîne d’approvisionnement et d’achats, offrant une visibilité en temps réel sur l’impact des comptes fournisseurs sur les opérations de la chaîne logistique, facilitant les pratiques de gestion des stocks « juste à temps » et optimisant la gestion du fonds de roulement.

• Prévisions financières et gestion de la liquidité : Les capacités de traitement et d’analyse en temps réel des systèmes automatisés fournissent aux directeurs financiers (CFO) et contrôleurs financiers des informations immédiates sur l’état des flux de trésorerie et des engagements financiers, leur permettant de mieux anticiper les besoins en liquidités et de prendre des décisions d’investissement stratégiques.

• Détection de fraude et atténuation des risques : Les systèmes avancés de traitement automatisé des factures disposent de fonctions sophistiquées de détection des anomalies pour identifier les fraudes potentielles ou les écarts. Les entreprises peuvent configurer des alertes pour des activités anormales, telles que des paiements en double ou des factures déviant des termes contractuels, ce qui permet de gérer le risque de manière proactive.

• Flux de travail personnalisables : Les entreprises peuvent définir des hiérarchies d’approbation et des règles de flux de travail sur mesure pour répondre à des exigences de contrôle spécifiques, garantissant que les transactions subissent le niveau de vérification approprié et assurant la conformité.

• Gestion des fournisseurs : Les systèmes automatisés capturent et analysent les données des fournisseurs, aidant les équipes d’approvisionnement à identifier et négocier avec des fournisseurs fiables en se basant sur les tendances de performance.

• Conformité mondiale : Les multinationales doivent respecter de nombreuses réglementations financières et fiscales internationales. Les systèmes automatisés conçus pour la conformité mondiale peuvent s’adapter automatiquement aux différents environnements réglementaires, réduisant la charge pour les équipes locales.

• Atteinte des objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) : Les systèmes automatisés réduisent l’usage de papier, améliorent l’efficacité des processus et collectent des données précieuses pour les rapports sur les critères ESG, particulièrement en matière de gouvernance et d’impact environnemental.

Comment intégrer le traitement automatisé des factures à d’autres systèmes d’entreprise

Pour maximiser l’efficacité, intégrez le traitement automatisé des factures avec vos autres systèmes d’affaires. Voici comment procéder :

• Définir des objectifs clairs : Comprenez exactement ce que vous souhaitez obtenir de l’intégration du traitement des factures avec vos autres systèmes (accès aux données plus rapide, meilleure précision, rapports améliorés, etc.).

• Choisir les bons outils :Sélectionnez des outils qui connectent les différents systèmes. Les logiciels intermédiaires (middleware) servent de pont entre les systèmes, tandis que les API permettent aux systèmes de communiquer directement. Choisissez selon vos besoins et la compatibilité avec vos systèmes.

• Cartographier les données et les flux de travail : Déterminez quelles informations doivent être partagées entre les systèmes (p. ex., détails des factures et paiements) et assurez-vous qu’elles correspondent correctement. Comprenez comment les données circulent et sont utilisées pour que l’intégration soutienne vos processus.

• Accent sur la conformité et la sécurité :Assurez-vous que l’intégration respecte les normes légales applicables à votre secteur, en particulier les lois sur la protection des données. Mettez en place des mesures de sécurité, comme le cryptage des données et la transmission sécurisée pour protéger les informations sensibles.

• Tester en profondeur : Testez largement les nouvelles intégrations pour confirmer que tout fonctionne comme prévu sans erreurs. Permettez aux clients de tester le système pour vérifier qu’il répond à leurs besoins quotidiens et qu’il est convivial.

• Mise en œuvre progressive et suivi : Commencez par un déploiement limité, peut-être dans un seul département, avant d’étendre le système. Cela permet de résoudre les problèmes à petite échelle. Après le déploiement complet, surveillez continuellement le système pour détecter tout problème et ajustez-le au besoin.

Défis courants dans le traitement automatisé des factures et comment les résoudre

Le traitement automatisé des factures peut parfois présenter des défis pour les entreprises, notamment une faible adoption par les utilisateurs et la sécurité des données. Voici un aperçu des défis courants et de leurs solutions :

Extraction et précision des données

Les factures se présentent sous différents formats (par exemple, PDF, images numérisées, courriels) et mises en page, ce qui rend l’extraction des données difficile. La technologie OCR peut avoir du mal à traiter les numérisations de mauvaise qualité ou les factures manuscrites, et une extraction de données inexacte peut entraîner des erreurs.

Solutions

• OCR avancé et apprentissage automatique : Mettez en œuvre des solutions de reconnaissance optique de caractères (OCR) alimentées par l’intelligence artificielle (IA) qui utilisent l’apprentissage automatique pour améliorer la précision au fil du temps.

• Gestion des modèles : Créez des modèles personnalisés pour les factures fréquemment reçues afin de faciliter l’extraction des données.

• Validation avec intervention humaine :Intégrez une étape de validation où des humains peuvent examiner et corriger les données dans les cas complexes ou ambigus.

Intégration

Les systèmes existants peuvent ne pas disposer d’API modernes ou de formats de données compatibles, ce qui rend l’intégration difficile. Les incohérences de données entre les systèmes peuvent entraîner des erreurs et des retards.

Solutions

• Middleware : Utilisez des plateformes middleware pour combler le fossé entre différents systèmes et faciliter la correspondance et la transformation des données.

• Intégrations personnalisées : Développez des intégrations personnalisées à l’aide d’API ou de transferts de fichiers pour faciliter l’échange de données.

• Nettoyage et standardisation des données : Mettez en place des processus de nettoyage et de standardisation des données afin d’assurer la cohérence entre les systèmes.

Gestion du changement et adoption par les utilisateurs

Les employés peuvent résister au changement ou ne pas être familiers avec le nouveau système, ce qui entraîne de faibles taux d’adoption. Le manque de formation et de soutenir peut entraver la réussite de la mise en œuvre.

Solutions

• _Changer le plan de gestion : _ Élaborez un plan complet de gestion du changement qui comprend la communication, la formation et l’assistance continue.

• Déploiement progressif : Introduisez progressivement le traitement automatisé des factures dans différents départements ou équipes afin de permettre des ajustements et de recueillir des commentaires.

• Encourager l’adoption : Reconnaissez et récompensez les employés qui adoptent le nouveau système et démontrent leur maîtrise.

Gestion des exceptions et factures complexes

Toutes les factures ne peuvent pas être entièrement automatisées en raison d’exceptions, telles que des données manquantes, des écarts de prix ou des règles d’approbation complexes. Une intervention manuelle peut ralentir le processus et créer des goulets d’étranglement.

Solutions

• Exception du flux de travail : Concevez un flux de travail clair pour la gestion des exceptions afin de faire remonter et de résoudre rapidement les problèmes.

• _Automatisation établie de règles : _Utilisez l’automatisation établie de règles pour gérer les exceptions courantes, telles que la correspondance des factures avec les bons de commande ou l’application de codes de grand livre par défaut.

• Revue humaine : Pour les factures complexes ou de grande valeur, incluez une étape de vérification avec un membre expérimenté du personnel.

Sécurité et conformité des données

Les données de facturation contiennent souvent des informations financières sensibles qui doivent être protégées contre tout accès non autorisé, dans l’intérêt des clients et pour respecter les réglementations en matière de protection des données.

Solutions

• Mesures de sécurité : Mettez en place des contrôles d’accès stricts, le cryptage et des audits de sécurité réguliers pour protéger les données des factures.

• Conformité à la protection des données : Assurez-vous de respecter les règlements pertinents en matière de protection des données en obtenant les consentements nécessaires, en anonymisant les données dans la mesure du possible et en limitant l’accès au personnel autorisé.

• Diligence raisonnable des fournisseurs : Évaluez soigneusement les fournisseurs de solutions de traitement automatisé des factures pour leurs pratiques de sécurité et leur conformité aux normes de l’industrie.