Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet den Einsatz von Software zur Automatisierung der Schritte zur Bearbeitung von Rechnungen. Dies reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe und -verarbeitung, was Zeit sparen und Fehler minimieren kann. Im Jahr 2024 wurde der Markt für Rechnungsautomatisierungssoftware auf fast 3,4 Mrd. $ geschätzt. Er soll bis 2031 8,9 Mrd. $ erreichen – ein Zeichen für die Nachfrage nach dieser Technologie.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, wie die automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert, welche Merkmale ein effektives System auszeichnet, welche Vorteile es hat, welche Herausforderungen es häufig gibt und wie Sie die automatisierte Rechnungsverarbeitung in Ihre Systeme integrieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung?
  
• Merkmale eines effektiven automatisierten Rechnungsverarbeitungssystems
  
• Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung
  
• Wie man die automatisierte Rechnungsverarbeitung in andere Geschäftssysteme integriert
  
• Häufige Herausforderungen bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung – und wie man sie löst
  

Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzt eine Kombination aus Software und digitalen Workflows, um Rechnungen mit minimalem menschlichem Eingreifen zu verwalten. So läuft dieser Prozess in der Regel ab:

• Rechnungsbeleg: Rechnungen werden in verschiedenen Formaten empfangen, auch elektronisch (z. B. PDFs) und auf Papier. Alle eingehenden Rechnungen werden in einem zentralen Verarbeitungssystem aggregiert.

• Datenerfassung: Die Daten aus elektronischen Rechnungen werden mithilfe von Formaten wie Extensible Markup Language (XML) oder Electronic Documents Interchange (EDI) direkt in das Verarbeitungssystem integriert. Bei nicht elektronischen Rechnungen scannen Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) oder Intelligent Document Recognition (IDR) den Text und wandeln ihn in digitale Daten um. Fortschrittliche Systeme nutzen maschinelles Lernen, um verschiedene Rechnungslayouts zu erkennen und die Genauigkeit ihres Datenerfassungsprozesses im Laufe der Zeit zu verbessern.

• Datenvalidierung und -verifizierung: Die extrahierten Daten (z. B. Lieferantendetails, Rechnungsnummer, Einzelposten) werden automatisch mit internen Datenquellen wie Bestellungen und Wareneingangsscheinen abgeglichen. Das System prüft auf Unstimmigkeiten, Dubletten und die Einhaltung der Vertragsbedingungen.

• Routing der Genehmigung: Sobald die Daten validiert sind, wird die Rechnung zur Genehmigung an die relevanten Stakeholder weitergeleitet. Dieses Routingsystem basiert auf vordefinierten Regeln, die je nach Rechnungsbetrag, Lieferant oder Abteilung festgelegt werden können.

• Umgang mit Ausnahmen: Wenn eine Rechnung nicht mit einer Bestellung übereinstimmt oder wenn es Abweichungen gibt, wird sie vom System zur manuellen Überprüfung vorgemerkt. Mechanismen zur Behandlung von Ausnahmen ermöglichen es den Mitarbeitern, einzugreifen, Daten zu korrigieren oder zusätzliche Informationen einzuholen, bevor sie fortfahren.

• Zahlungsabwicklung: Nach der Genehmigung werden die Rechnungsdetails für die Zahlung verarbeitet. Automatisierte Systeme können Zahlungen planen und Unternehmen dabei helfen, die Zahlungsbedingungen der Lieferanten einzuhalten oder Skonti für vorzeitige Zahlungen zu nutzen. Die Integration mit Banksystemen oder Zahlungs-Gateways ermöglicht eine automatisierte Zahlungsabwicklung.

• Integration und Abstimmung: Die verarbeiteten Daten werden in Buchhaltungssysteme oder ERP-Software (Enterprise Resource Planning) integriert, um Finanzberichte und Abgleiche in Echtzeit zu erstellen.

• Analyse und Berichterstellung: Analysetools bieten Einblicke in das Ausgabenverhalten, die Leistung und die Effizienz der Lieferanten. Diese Daten können verwendet werden, um potenzielle Einsparungen und Verbesserungen zu identifizieren und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Merkmale eines effektiven automatisierten Rechnungsverarbeitungssystems

Rechnungsverarbeitungssysteme können mit unzähligen Funktionen ausgestattet sein. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:

Datenerfassung

• OCR: Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Rechnungsformaten zu extrahieren (z. B. PDF, gescannte Bilder, E-Mails)

• Maschinelles Lernen: Die Software kann lernen und sich an verschiedene Rechnungslayouts und Datenfelder anpassen

• Vorlagenverwaltung: Ermöglicht es Nutzerinnen/Nutzern, Vorlagen für bestimmte Lieferantenrechnungen zu erstellen und anzupassen

Datenvalidierung und -abgleich

• Drei-Wege-Matching: Die Möglichkeit, Rechnungsdaten mit Bestellungen und Belegen zu vergleichen, um Diskrepanzen zu erkennen

• Erkennung doppelter Rechnungen: Identifizieren und kennzeichnen Sie doppelte Rechnungen, um Überzahlungen zu vermeiden

• Geschäftsregel-Engine: So können Nutzer/innen benutzerdefinierte Regeln für die Rechnungsvalidierung und -genehmigung definieren

Genehmigungs-Workflows

• Automatisiertes Routing: Routing von Rechnungen an die richtigen Genehmiger basierend auf vordefinierten Regeln

• Mobile Genehmigungen: Möglichkeit für Genehmigende, Rechnungen auf Mobilgeräten zu überprüfen und zu genehmigen

• Prüfpfade: Eine vollständige Historie der Rechnungsgenehmigungen und -änderungen

Integration

• Integration in Buchhaltungs-/ERP-Systeme: Automatische Übergabe der genehmigten Rechnungsdaten an das Buchhaltungs- oder ERP-System

• Integration in Zahlungssysteme: Automatisierte Zahlungsabwicklung für genehmigte Rechnungen

• API-Integration: Integration in andere Geschäftsanwendungen (z. B. Beschaffung, Vertragsmanagement) über APIs

Diese erweiterten Funktionen können auch für die Rechnungsverarbeitung hilfreich sein:

• Skonto bei vorzeitiger Zahlung: Die Möglichkeit, Gelegenheiten für Skonti zu erkennen und diese automatisch zu nutzen

• Lieferantenverwaltung: Eine zentralisierte Datenbank mit Lieferanteninformationen und -kommunikation, einschließlich Leistungsverfolgung

• Analyse und Berichterstellung: Echtzeit-Dashboards und anpassbare Berichte für Einblicke in die Metriken der Rechnungsverarbeitung

• Umgang mit Ausnahmen: Möglichkeit, Ausnahmen (z. B. fehlende Daten, Preisabweichungen) zur manuellen Überprüfung und Lösung zu kennzeichnen

• Betrugserkennung: Erkennt mit Algorithmen des maschinellen Lernens potentiell betrügerische Rechnungen

• Cloudbasierte Bereitstellung: Eine flexible Softwarelösung, die einen Fernzugriff ermöglicht

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich bringen. Hier sind einige der potenziellen Vorteile:

• Operative Agilität: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann sich an zahlreiche Rechnungsformate und Compliance-Anforderungen anpassen und Algorithmen des maschinellen Lernens nutzen, um die Prozesse der Datenextraktion und -validierung kontinuierlich zu verbessern.

• Supply-Chain- und Beschaffungsintegration: Diese Systeme können in Supply-Chain- und Beschaffungssoftware integriert werden, um Echtzeit-Einblicke in die Auswirkungen der Kreditorenbuchhaltung auf die Supply-Chain-Abläufe zu schaffen, die Just-in-Time-Inventur zu erleichtern und das Working-Capital-Management zu optimieren.

• Finanzprognose und Liquiditätsmanagement: Die Echtzeit-Verarbeitungs- und Analysefunktionen automatisierter Systeme geben Chief Financial Officers (CFOs) und Finanzcontrollerinnen/Finanzcontrollern sofortige Einblicke in den Cashflow-Status und die finanziellen Verpflichtungen. Auf diese Weise können sie den Liquiditätsbedarf besser vorhersagen und wichtige Investitionsentscheidungen treffen.

• Betrugserkennung und Risikominderung: Fortschrittliche automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme verfügen über ausgeklügelte Funktionen zur Erkennung von Anomalien, um potenziellen Betrug oder Diskrepanzen zu erkennen. Unternehmen können Trigger-Benachrichtigungen für ungewöhnliche Aktivitäten wie doppelte Zahlungen oder Rechnungen, die von den Vertragsbedingungen abweichen, festlegen, sodass Unternehmen das Risiko proaktiv managen können.

• Anpassbare Workflows: Unternehmen können benutzerdefinierte Genehmigungshierarchien und Workflow-Regeln für bestimmte Kontrollanforderungen festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass Transaktionen einer angemessenen Prüfung unterzogen werden und die Compliance gewährleistet ist.

• Lieferantenverwaltung: Automatisierte Systeme erfassen und analysieren Lieferantendaten und unterstützen Beschaffungsteams bei der Identifizierung und Verhandlung mit zuverlässigen Lieferanten anhand von Leistungstrends.

• Globale Compliance: Multinationale Konzerne müssen viele internationale Finanzvorschriften und Steuergesetze einhalten. Automatisierte Systeme, die für die globale Compliance entwickelt wurden, können sich automatisch an unterschiedliche regulatorische Umgebungen anpassen und so die Belastung der lokalen Teams verringern.

• Erfüllung von Umwelt-, Sozial- und Unternehmensführungs-Zielen (ESG): Automatisierte Systeme reduzieren den Papierverbrauch, verbessern die Prozesseffizienz und sammeln wertvolle Daten für die Berichterstattung über ESG-Kriterien, insbesondere in den Bereichen Unternehmensführung und Umweltauswirkungen.

Wie man die automatisierte Rechnungsverarbeitung in andere Geschäftssysteme integriert

Integrieren Sie zur Maximierung der Effektivität Ihre automatisierte Rechnungsabwicklung in Ihre anderen Business-Systeme. So machen Sie den Anfang:

• Klare Ziele setzen: Informieren Sie sich genau darüber, was Sie von der Integration Ihrer Rechnungsverarbeitung in andere Systeme erwarten können. Dies kann ein schnellerer Datenzugriff, eine erhöhte Genauigkeit oder bessere Berichtsfunktionen sein.

• Wählen Sie die richtigen Tools: Wählen Sie Tools, die verschiedene Systeme miteinander verbinden. Middleware fungiert als Brücke zwischen Systemen, während APIs es Systemen ermöglichen, direkt miteinander zu kommunizieren. Wählen Sie eine basierend auf Ihren Anforderungen und der Kompatibilität mit Ihren Systemen aus.

• Daten und Workflows abbilden: Bestimmen Sie, welche Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden müssen (z. B. Rechnungs- und Zahlungsdetails), und stellen Sie sicher, dass diese zueinander passen. Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie Daten in Ihren Systemen bewegt und verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Integration Ihre Prozesse unterstützt.

• Fokus auf Compliance und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Integration den für Ihre Branche relevanten rechtlichen Standards, insbesondere den Datenschutzgesetzen, entspricht. Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und sichere Datenübertragung, um sensible Informationen zu schützen.

• Gründlich testen: Testen Sie neue Integrationen ausführlich, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet ohne Fehler funktioniert. Lassen Sie Kunden das System testen, um sicherzustellen, dass es ihren täglichen Anforderungen entspricht und nutzerfreundlich ist.

• Implementieren Sie schrittweise: Beginnen Sie mit einem kleinen Rollout, vielleicht in einer Abteilung, bevor Sie die Implementierung ausdehnen. Auf diese Weise können Sie Probleme zuerst in kleinerem Maßstab angehen. Überwachen Sie das System nach der vollständigen Implementierung kontinuierlich auf Probleme und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Häufige Herausforderungen bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung – und wie man sie löst

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann Unternehmen mitunter vor Herausforderungen stellen, wie z. B. geringe Nutzerakzeptanz und Datensicherheit. Hier finden Sie einen Überblick über häufige Herausforderungen und deren Lösungen:

Datenextraktion und -genauigkeit

Rechnungen werden in unterschiedlichen Formaten (z. B. PDF, gescannte Bilder, E-Mails) und Layouts geliefert, was die Datenextraktion erschwert. Die OCR-Technologie kann mit qualitativ minderwertigen Scans oder handschriftlichen Rechnungen zu kämpfen haben, und eine ungenaue Datenextraktion kann zu Fehlern führen.

Lösungen

• Fortgeschrittene OCR und maschinelles Lernen: Implementieren Sie OCR-Lösungen, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren und maschinelles Lernen nutzen, um die Genauigkeit im Laufe der Zeit zu verbessern.

• Vorlagenverwaltung: Erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen für häufig erhaltene Rechnungen, um die Datenextraktion zu vereinfachen.

• Human-in-the-Loop-Validierung: Integrieren Sie einen Validierungsschritt, in dem Menschen Daten in komplizierten oder mehrdeutigen Fällen überprüfen und korrigieren können.

Integration

Altsysteme verfügen möglicherweise nicht über moderne APIs oder kompatible Datenformate, was die Integration erschwert. Dateninkonsistenzen zwischen Systemen können zu Fehlern und Verzögerungen führen.

Lösungen

• Middleware: Verwenden Sie Middleware-Plattformen, um die Lücke zwischen verschiedenen Systemen zu schließen und die Datenzuordnung und -transformation zu erleichtern.

• Benutzerdefinierte Integrationen: Entwickeln Sie benutzerdefinierte Integrationen mit APIs oder dateibasierten Übertragungen für einen einfacheren Datenaustausch.

• Datenbereinigung und Standardisierung: Implementieren Sie Datenbereinigungs- und Standardisierungsprozesse, um die systemübergreifende Konsistenz zu gewährleisten.

Change Management und Nutzerakzeptanz

Mitarbeitende können sich gegen Veränderungen wehren oder mit dem neuen System nicht vertraut sein, was zu niedrigen Akzeptanzraten führt. Mangelnde Schulung und Unterstützung können die erfolgreiche Implementierung verhindern.

Lösungen

• Change-Management-Plan: Entwickeln Sie einen umfassenden Change-Management-Plan, der Kommunikation, Schulungen und laufende Unterstützung umfasst.

• Stufenweiser Rollout: Führen Sie die automatisierte Rechnungsverarbeitung schrittweise in verschiedenen Abteilungen oder Teams ein, um Anpassungen zu ermöglichen und Feedback zu erhalten.

• Anreize für die Einführung schaffen: Erkennen und belohnen Sie Mitarbeitende, die das neue System annehmen und ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen.

Ausnahmebehandlung und komplexe Rechnungen

Nicht alle Rechnungen können vollständig automatisiert werden, da es Ausnahmen wie fehlende Daten, Preisabweichungen oder komplexe Genehmigungsregeln gibt. Manuelle Eingriffe können den Prozess verlangsamen und zu Engpässen führen.

Lösungen

• Ausnahme-Workflow: Entwerfen Sie einen klaren Workflow für den Umgang mit Ausnahmen, um Probleme umgehend eskalieren und beheben zu können.

• Regelbasierte Automatisierung: Verwenden Sie die regelbasierte Automatisierung, um häufige Ausnahmen zu handhaben, wie z. B. den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen oder das Anwenden von Standard-Hauptbuch-Codes.

• Human-in-the-Loop-Überprüfung: Planen Sie bei komplizierten oder höherwertigen Rechnungen einen Überprüfungsschritt durch eine/n erfahrenen Mitarbeitenden ein.

Datensicherheit und Compliance

Rechnungsdaten enthalten oft sensible Finanzinformationen, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen – zum Wohle der Kunden und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Lösungen

• Sicherheitsmaßnahmen: Implementieren Sie strenge Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsaudits, um Rechnungsdaten zu schützen.

• Datenschutz-Compliance: Stellen Sie die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen sicher, indem Sie die erforderlichen Einwilligungen einholen, Daten nach Möglichkeit anonymisieren und den Zugriff auf autorisiertes Personal beschränken.

• Vendor Due Diligence: Überprüfen Sie Anbieter automatisierter Rechnungsverarbeitung sorgfältig auf starke Sicherheitspraktiken und die Einhaltung von Branchenstandards.