自动化发票处理是指使用软件自动处理发票的相关步骤。这就减少了人工数据录入和流程处理的需要，可以节省时间并最大限度地减少错误。2024 年，发票自动化软件市场的估值近 34 亿美元，预计到 2031 年将达到 89 亿美元，这也表明了市场对这项技术的需求。

在下文中，我们将介绍自动化发票处理的工作原理、高效系统的特点、优势和常见挑战，以及如何将自动化发票处理与其他系统集成。

本文内容

• 自动化发票处理如何运作？
  
• 高效自动化发票处理系统的特点
  
• 实施自动化发票处理的优势
  
• 如何将自动化发票处理与其他业务系统集成
  
• 自动化发票处理中的常见挑战及解决方法
  

自动化发票处理如何运作？

自动化发票处理采用软件和数字工作流程相结合的方式管理发票，尽量减少人工干预。以下是这一流程的典型运作模式：

• 发票接收：发票以各种格式接收，包括电子版（如 PDF）和纸质。所有收到的发票都汇总到一个中央处理系统。

• 数据捕获： 电子发票的数据使用可扩展标记语言 (XML) 或电子数据交换 (EDI) 等格式直接与处理系统集成。对于非电子发票，光学字符识别 (OCR) 或智能文档识别 (IDR) 等技术可扫描文本并将其转换为数字数据。高级系统利用机器学习来识别不同的发票布局，并随着时间的推移提高其数据捕获流程的准确性。

• 数据验证和核实：提取的数据（如供应商明细、发票号、账单行项目）会自动与内部数据来源（如采购订单和收货通知单）进行核实。系统会检查是否存在差异、重复以及是否符合合同条款。

• 审批路径：一旦数据通过验证，发票就会转发给相关利益方进行审批。此转发系统基于预定义规则，可根据发票金额、供应商或部门进行设置。

• 异常处理：当发票与采购订单不匹配或存在数据差异时，系统会将其标记为需人工审核。异常处理机制允许工作人员介入干预，修正数据或补充说明后继续流程。

• 支付执行：审批通过后，根据发票详情进行付款。有了自动化系统，企业既可遵循供应商账期要求，又能把握提前付款的折扣机会。与银行系统或支付网关的集成也能促进自动化支付处理。

• 集成和对账：处理后的数据集成到会计系统或企业资源规划 (ERP) 软件中，用于实时财务报告和对账。

• 分析和报告：分析工具可深入解析支出模式、供应商绩效和流程效率，帮助企业识别潜在的节约空间与改进点，为战略决策提供数据支撑。

高效自动化发票处理系统的特点

发票处理系统可以有很多功能。以下是一些您应该寻找的关键功能：

数据捕获

• 光学字符识别 (OCR)：能够从各种发票格式（如 PDF、扫描图像、电子邮件）中提取数据

• 机器学习：该软件可以学习并适应不同的发票布局和数据字段

• 模板管理：允许用户为特定的供应商发票创建和自定义模板

数据验证和匹配

• 三方匹配： 能够将发票数据与采购订单和收据进行比对，以发现差异

• 重复发票检测：识别和标记重复发票，防止多付款

• 业务规则引擎：用户可自定义发票验证和审批规则

审批工作流程

• 自动化路径：根据预定义的规则将发票转发给相关的审批人

• 移动审批：审批人能够在移动设备上审批发票

• 审计跟踪：提供发票审批和更改的完整历史记录

集成

• 会计/ERP 系统集成： 已批准的发票数据自动传输至会计或 ERP 系统

• 支付系统集成：对已批准的发票进行自动支付处理

• 应用程序接口 (API) 集成：通过 API 与其他业务应用程序（如采购、合同管理）集成

以下高级功能对发票处理也很有帮助：

• 提前支付折扣：能够识别提前支付折扣的机会并自动享受该优惠

• 供应商管理：一个集中的供应商信息和通信数据库，包括绩效跟踪

• 分析和报告：实时的管理平台和可定制的报告，以深入了解发票处理指标

• 异常处理：能够标记异常（如数据缺失、价格差异），以及时进行人工审查和解决

• 欺诈检测：使用机器学习算法检测潜在的欺诈发票

• 基于云的部署：可远程访问的灵活软件解决方案

实施自动化发票处理的优势

自动化发票处理可为企业带来诸多益处。以下是一些潜在优势：

• 运营灵活性：自动化发票处理可适应众多发票格式和监管合规要求，并使用机器学习算法不断改进数据提取和验证流程。

• 供应链和采购集成：这些系统可与供应链和采购软件集成，实时呈现应付账款对供应链运作的影响，助力企业实施准时制库存管理，并精准优化营运资本管理。

• 财务预测和流动性管理：自动化系统的实时流程和分析功能可让首席财务官 (CFO) 和财务总监即时了解现金流状态和财务承诺，以便更好地预测现金需求并做出关键的投资决策。

• 欺诈检测和风险防控：先进的自动化发票处理系统具备强大的异常检测能力，可识别潜在的欺诈或异常。企业可以为异常活动（如重复付款或偏离合同条款的发票）设置触发警报，掌控风险管理的主动性。

• 可定制工作流：企业可根据特定管控需求，自定义审批层级与工作流规则，确保交易经过适当的审核并强化合规性。

• 供应商管理：自动化系统捕获和分析供应商数据，帮助采购团队利用绩效趋势确定可靠的供应商并与之谈判。

• 全球监管合规：跨国公司必须遵守许多国际金融法规和税法。为全球合规设计的自动化系统可以自动适应不同的监管环境，减轻当地团队的负担。

• 实现环境、社会和治理 (ESG) 目标：自动化系统减少了纸张使用，提高了流程效率，并采集宝贵的数据用于 ESG 报告，着重在治理与环境影响方面提供数据支持。

如何将自动化发票处理与其他业务系统集成

为了最大限度地提高效率，请将自动化发票处理与其他业务系统集成。以下是具体实施步骤：

• 设定明确的目标：准确了解您希望从发票处理与其他系统的集成中获得什么。这可能是更快的数据访问、更高的准确性或更好的报告功能。

• 选择合适的工具：选择能够连接不同系统的工具。中间件可以充当系统之间的桥梁，而 API 则允许系统之间直接通信。请根据您的需求及其与您系统的兼容性进行选择。

• 规划数据和工作流程图：确定哪些信息需要在系统间共享（如发票和支付详情），并确保它们正确匹配。了解数据如何在系统间移动和使用，以确保集成支持您的流程。

• 关注监管合规性和安全性：确保集成符合行业相关的法律标准，尤其是数据保护法。实施数据加密和安全数据传输等安全措施，保护敏感信息。

• 全面测试：对新集成进行充分测试，确保所有功能按预期运行且无差错。让客户参与测试，以确认系统满足其日常需求且易于使用。

• 逐步实施并监控：在扩大规模之前，先在小范围内（例如一个部门）推广。这样可以先在有限范围内解决问题。在全面实施后，需持续监控系统运行状态，及时发现并处理问题，必要时作出相应调整。

自动化发票处理中的常见挑战及解决方法

自动化发票处理有时会给企业带来诸如用户采用率低和数据安全等挑战。以下是对常见挑战及其解决方案的概述：

数据提取和准确性

发票的格式（如 PDF、扫描图像、电子邮件）和布局各不相同，给数据提取带来困难。OCR 技术可能难以处理质量较差的扫描件或手写发票，而不准确的数据提取可能导致错误。

解决方案

• 先进的 OCR 和机器学习：实施人工智能 (AI) 驱动的 OCR 解决方案，利用机器学习逐步提高准确性。

• 模板管理：为频繁接收的发票创建自定义模板，简化数据提取流程。

• 人工介入验证：在复杂或模糊场景中设置人工验证环节，确保工作人员能够复核并修正数据。

集成

传统系统可能没有现代化的 API 或兼容的数据格式，这就给集成带来了挑战。系统之间的数据不一致会导致错误和延误。

解决方案

• 中间件：使用中间件平台来弥合不同系统之间的差距，促进数据映射和转换。

• 自定义集成：使用 API 或基于文件的传输开发自定义集成，以方便数据交换。

• 数据清理和标准化：实施数据清理和标准化流程，确保各系统的一致性。

变革管理和用户采用

员工可能对变革心存抵触或不适应新系统，从而导致采用率偏低。缺乏培训和支持会阻碍变革的推进。

解决方案

• 变革管理方案：制定全面的变革管理方案，包括沟通、培训和持续性支持。

• 分阶段推出：将自动化发票处理系统逐步推广至不同部门或团队，以便及时调整并收集反馈。

• 推广激励：对积极使用新系统并展现熟练操作能力的员工给予认可与奖励。

异常处理和复杂发票

由于存在数据缺失、定价差异或复杂审批规则等异常情况，并非所有发票都能实现完全自动化处理。人工干预可能会降低处理速度并造成流程运行不畅。

解决方案

• 异常工作流程：设计明确的异常处理工作流程，及时升级和解决问题。

• 基于规则的自动化：使用基于规则的自动化来处理常见的异常，如将发票与采购订单进行匹配或应用默认的总账代码。

• 人工介入审查：对于复杂或高价值的发票，设置一个由经验丰富的工作人员进行审查的环节。

数据安全与合规

发票数据通常包含敏感的财务信息，为了客户的利益并遵守数据保护法规，必须防止未经授权的访问。

解决方案

• 安全措施：实施强有力的访问控制、加密和定期安全审计，以确保发票数据的安全。

• 数据隐私合规：通过获得必要的同意、尽可能匿名化数据并限制对授权人员的访问，确保符合相关数据保护法规。

• 供应商尽职调查：严格审查自动化发票处理供应商的安全实践是否符合行业标准要求。