Automatiserad fakturabehandling innebär att man använder programvara för att automatisera de steg som ingår i hanteringen av fakturor. Detta minskar behovet av manuell datainmatning och processande, vilket kan spara tid och minimera antalet fel. År 2024 värderades marknaden för automatiserade fakturaprogram till nästan 3,4 miljarder USD och den beräknas uppnå 8,9 miljarder USD 2031, vilket visar på efterfrågan på denna teknik.

Nedan går vi igenom hur automatiserad fakturabehandling fungerar, funktioner i ett effektivt system, dess fördelar och vanliga autentiseringsfrågor samt hur du integrerar automatiserad fakturabehandling med dina andra system.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar automatiserad fakturabehandling?
  
• Funktioner i ett effektivt system för automatisk fakturabehandling
  
• Fördelar med att implementera automatiserad fakturabehandling
  
• Hur man integrerar automatiserad fakturabehandling med andra företagssystem
  
• Vanliga problem vid automatiserad fakturabehandling – och hur man löser dem
  

Hur fungerar automatiserad fakturabehandling?

Automatiserad fakturabehandling använder olika programvaror och digitala arbetsflöden för att behandla fakturor med minimal mänsklig inblandning. Så här brukar processen fungera:

• Fakturakvitto: Fakturor tas emot i olika format, inklusive elektroniska (t.ex. PDF-filer) och på papper. Alla inkommande fakturor samlas i ett centralt behandlingssystem.

• Datainsamling: Data från elektroniska fakturor integreras direkt med behandlingssystemet i format som XML (extensible markup language) eller EDI (electronic documents interchange). För icke-elektroniska fakturor används optisk teckenigenkänning (OCR) eller intelligent dokumentigenkänning (IDR) för att skanna och omvandla texten till digitala data. Avancerade system använder maskininlärning för att känna igen olika layouter och förbättrar noggrannheten i behandlingsprocessen för insamlingen över tid.

• Validering och verifiering av data: De extraherade uppgifterna (t.ex. leverantörsuppgifter, fakturanummer, radposter) verifieras automatiskt mot interna datakällor, som beställningar och varumottagningsnoteringar. Systemet utför kontroller för avvikelser, dubbletter och efterlevnad av avtalsvillkor.

• Godkännanderouting: När uppgifterna har validerats vidarebefordras fakturan till relevanta intressenter för godkännande. Systemet för vidarebefordran baseras på fördefinierade regler som kan ställas in efter fakturabelopp, leverantör eller avdelning.

• Undantagshantering: Om en faktura inte stämmer överens med en beställning eller om det finns avvikelser flaggar systemet för manuell granskning. Med hjälp av mekanismer för undantagshantering kan personalen ingripa, korrigera data eller begära ytterligare förtydliganden innan de fortsätter.

• Betalningsgenomförande: Efter godkännande behandlas uppgifterna i fakturan för betalning. Automatiserade system kan schemalägga betalningar, vilket hjälper företag att följa leverantörernas betalningsvillkor eller att utnyttja tidig betalningsrabatter. Integration med banksystem eller betalningsgateways underlättar för automatiserad betalningsbehandling.

• Integration och avstämning: De behandlade uppgifterna integreras i redovisningssystem eller ERP-programvara (Enterprise Resource Planning) för finansiell rapportering och avstämning i realtid.

• Analys och rapportering: Analysverktyg ger insikter om utgiftsmönster, leverantörsprestanda och effektivitet. Dessa data kan användas för att identifiera potentiella besparingar och förbättringar och ger underlag för beslutsfattande.

Funktioner i ett effektivt system för automatisk fakturabehandling

System för fakturabehandling kan komma med många funktioner. Här är några av de viktigaste funktionerna du bör ha koll på:

Datainsamling

• OCR: Möjligheten att utvinna data från olika faktura format (t.ex. PDF, skannade bilder, e-post)

• Maskininlärning: Programvaran kan lära sig och anpassa sig efter olika layouter och datafält på fakturan

• Mallhantering: Låter användare skapa och anpassa mallar för specifika leverantörsfakturor

Datavalidering och matchning

• Trevägsmatchning: Möjligheten att jämföra fakturadata med beställningar och kvitton för att upptäcka avvikelser

• _Identifiering av dubbla fakturor: _ Identifiera och flagga dubbla fakturor för att förhindra överbetalningar

• Motor för företagsregler: Låter användarna definiera anpassade regler för validering och godkännande av fakturor

Arbetsflöden för godkännande:

• Automatiserad routing: Routing av fakturor till rätt godkännare baserat på fördefinierade regler

• Mobila godkännanden: Möjlighet för godkännare att granska och godkänna fakturor på mobila enheter

• Granskningsspår: En fullständig historik över godkännanden och ändringar av fakturor

Integration

• Redovisning/ERP systemintegration: Automatisk överföring av data från godkända fakturor till bokförings- eller ERP-systemet

• Betalning systemintegration: Automatiserad betalningsbehandling av godkända fakturor

• _Integration av API:er (Application programming interface): _ Integration med andra företagsansökningar (t.ex. upphandling, avtalshantering) via API:er

Dessa avancerade funktioner kan också vara till hjälp vid fakturabehandling:

• Rabatter vid tidig betalning: Förmågan att identifiera möjligheter till rabatter vid tidig betalning och automatiskt utnyttja dessa förmåner

• Leverantörshantering: En centraliserad databas med leverantörsinformation och kommunikation, inklusive resultatspårning

• Analys och rapportering: Dashboards i realtid och anpassningsbara rapporter för att få insikter om metrik för fakturabehandling

• Undantagshantering: Möjlighet att flagga undantag (t.ex. utebliven data, prisavvikelser) för manuell granskning och lösning

• Bedrägeriidentifiering: Använder algoritmer för maskininlärning för att identifiera potentiellt bedrägliga fakturor

• Molnbaserad driftsättning: En flexibel mjukvarulösning som möjliggör fjärråtkomst

Fördelar med att implementera automatiserad fakturabehandling

Automatiserad fakturabehandling kan ge många fördelar för företaget. Här är några av de potentiella fördelarna:

• Operativ flexibilitet: Automatiserad fakturabehandling kan anpassas efter många olika fakturaformat och efterlevnadskrav, och med hjälp av algoritmer för maskininlärning kan processerna för datautvinning och validering kontinuerligt förbättras.

• Integration av leverantörskedja och upphandling: Dessa system kan integreras med programvara för leverantörskedja och upphandling, vilket skapar realtidssynlighet av leverantörsskulder för verksamheten i leverantörskedjan, underlättar tidsenlig lagerhållning och finjusterar hanteringen av rörelsekapital.

• Finansiella prognoser och likviditetshantering: Automatiserade systems funktioner för realtidsbearbetning och analyser ger ekonomichefer och ekonomiansvariga en omedelbar inblick i status för kassaflöden och finansiella åtaganden. Detta gör att de bättre kan förutse likviditetsbehov och fatta viktiga investeringsbeslut.

• Bedrägeriidentifiering och riskreducering: Avancerade automatiserade system för fakturabehandling har sofistikerade felidentifieringsfunktioner som kan upptäcka potentiella bedrägerier eller avvikelser. Företag kan ställa in varningar för onormala aktiviteter som t.ex. dubbla betalningar eller fakturor som avviker från villkoren i avtalet, vilket gör det möjligt för företag att proaktivt hantera risker.

• Anpassningsbara arbetsflöden: Företag kan ställa in anpassade godkännandehierarkier och arbetsflödesregler för specifika kontrollkrav. Detta säkerställer att transaktioner genomgår lämplig granskningsnivå och upprätthåller efterlevnad.

• Leverantörshantering: Automatiserade system samlar in och analyserar leverantörsdata och hjälper upphandlingsteamen att identifiera och förhandla med pålitliga leverantörer med hjälp av prestandatrender.

• Global efterlevnad: Multinationella företag måste efterleva många internationella finansiella regler och lagar, och efterleva skatteregler. Automatiserade system som är utformade för global efterlevnad kan automatiskt anpassas till olika regelverk, vilket minskar belastningen på lokala team.

• Uppfylla ESG-mål (Miljö, samhällsansvar och bolagsstyrning): Automatiserade system minskar pappersanvändningen, effektiviserar processerna och samlar in värdefull data för rapportering av ESG-kriterier, särskilt när det gäller styrning och miljöpåverkan.

Hur man integrerar automatiserad fakturabehandling med andra företagssystem

För att maximera effektiviteten bör du integrera din automatiska fakturabehandling med dina andra företagssystem. Så här gör du:

• Ställ tydliga mål: Förstå exakt vad du vill ha ut av din integrerade fakturabehandling med andra system. Det kan handla om snabbare tillgång till data, ökad noggrannhet eller bättre rapporteringsfunktioner.

• Välj rätt verktyg: Välj ett verktyg som ansluter olika system. Mellanprogram fungerar som en brygga mellan system, medan API:er låter olika system kommunicera direkt med varandra. Välj system baserat på dina behov och dess kompatibilitet med dina befintliga system.

• Kartlägg data och arbetsflöden: Bestäm vilken information som behöver delas mellan systemen (t.ex. uppgifter om faktura och betalning) och se till att de matchas korrekt. Förstå hur data flyttas och används i dina system för att se till att integrationen stöder dina processer.

• Fokusera på efterlevnad och säkerhet: Se till att integrationen efterlever juridiska standarder som är relevanta för din bransch, särskilt lagar om dataskydd. Implementera säkerhetsåtgärder som kryptering av data och säker dataöverföring för att skydda känslig information.

• Testa noggrant: Testa nya integrationer ordentligt för att bekräfta att allt fungerar som förväntat utan fel. Låt även kunderna testa systemet för att bekräfta att det uppfyller deras dagliga behov och är användarvänligt.

• Implementera gradvis och övervaka: Börja med en liten utrullning, kanske på en avdelning, innan du utökar. På så sätt kan du ta itu med problem i mindre skala på ett tidigt stadium. När systemet är helt implementerat ska du kontinuerligt övervaka det för att upptäcka eventuella problem och göra justeringar vid behov.

Vanliga problem vid automatiserad fakturabehandling – och hur man löser dem

Automatiserad fakturabehandling kan ibland innebära utmaningar för företag, bland annat när det gäller få användare och datasäkerhet. Här är en översikt över vanliga problem och deras lösningar:

Datautvinning och noggrannhet

Fakturor kommer i olika format (t.ex. PDF, skannade bilder, e-post) och layouten kan skapa problem med datautvinning. OCR-teknik kan få problem med dåligt skannade dokument i dålig kvalitet eller handskrivna fakturor, och felaktig datautvinning kan leda till fel.

Lösningar

• Avancerad OCR och maskininlärning: Implementera OCR-lösningar med artificiell intelligens (AI) som använder maskininlärning för att förbättra noggrannheten över tid.

• Mallhantering: Skapa egna mallar för ofta inkommande fakturor för att underlätta datautvinning.

• Mänsklig validering: Införliva ett valideringssteg där en riktig person kan gå in och granska och korrigera data i komplicerade eller tvetydiga fall.

Integration

Äldre system kanske inte har moderna API:er eller kompatibla dataformat, vilket gör integrationen problematisk. Inkonsekvent data mellan olika system kan leda till fel och förseningar.

Lösningar

• Mellanprogram: Använd plattformar för mellanprogram för att överbrygga klyftan mellan olika system och underlätta kartläggning och omvandling av data.

• Anpassade integrationer: Utveckla anpassade integrationer med hjälp av API:er eller filbaserade överföringar för enklare dataöverföring.

• Datarengöring och standardisering: Implementera processer för datarengöring och standardisering för enhetlighet över olika system.

Förändringshantering och användaracceptans

Medarbetarna kan motsätta sig förändringar eller ha svårt att förstå det nya systemet, vilket kan leda till låg användaracceptans. Brist på utbildning och stöd kan hindra en framgångsrik implementering.

Lösningar

• Ändra ledarstil: Utveckla en omfattande plan för förändringshantering som omfattar kommunikation, utbildning och löpande support.

• Fasad utrullning: Introducera automatiserad process för fakturabehandling gradvis till olika avdelningar eller team för att möjliggöra justeringar och feedback.

• Stimulera anpassning: Erkänn och belöna medarbetare som tar till sig det nya systemet och visar att de behärskar det.

Undantagshantering och komplexa fakturor

Alla fakturor kan inte automatiseras helt på grund av undantag som utebliven information, prisavvikelser eller komplexa godkännanderegler. Manuella ingrepp kan göra processen långsammare och skapa flaskhalsar.

Lösningar

• Arbetsflöde för undantag: Utforma ett tydligt arbetsflöde för undantagshantering för att snabbt eskalera och lösa problem.

• Regelbaserad automatisering: Använd regelbaserad automatisering för att hantera vanliga undantag som att matcha fakturor med beställningar eller tillämpa standardkoder i huvudboken.

• Mänsklig granskning: För komplicerade fakturor eller fakturor med höga belopp bör du inkludera ett steg där en erfaren medarbetare granskar fakturan.

Datasäkerhet och efterlevnad

Fakturauppgifter innehåller ofta känslig finansiell information som måste skyddas från obehörig åtkomst – för att skydda kunder och för efterlevnad av dataskyddslagar.

Lösningar

• Säkerhetsåtgärder: Implementera starka åtkomstkontroller, kryptering och regelbundna säkerhetsgranskningar för att skydda fakturauppgifter.

• Efterlevnad av datasekretess: Säkerställ efterlevnad av relevanta dataskyddslagar genom att inhämta nödvändiga samtycken, anonymisera data när så är möjligt och begränsa åtkomsten till behörig personal.

• Due diligence för leverantörer: Granska noggrant leverantörer av automatiserad fakturabehandling för starka säkerhetsprocesser och efterlevnad av branschens standarder.