自動請求書処理とは、ソフトウェアを使用して請求書の処理に関連する手順を自動化することを意味します。これにより、手作業によるデータ入力と処理の必要性が減り、時間を節約し、エラーを最小限に抑えることができます。2024 年の請求書自動化ソフトウェア市場は約 34 億ドルと評価され、2031 年までに 89 億ドルに達すると推定されており、この技術に対する需要を示しています。

以下では、自動請求書処理の仕組み、効果的なシステムの機能、その利点と一般的な課題、自動請求書処理を他のシステムと統合する方法について説明します。

この記事の内容

• 自動請求書処理の仕組み
  
• 効果的な自動請求書処理システムの機能
  
• 自動請求書処理を導入するメリット
  
• 自動請求書処理を他の業務システムと統合する方法
  
• 自動請求書処理における一般的な課題とその解決方法
  

自動請求書処理の仕組み

自動請求書処理は、ソフトウェアとデジタルワークフローを組み合わせて使用し、人間の介入を最小限に抑えて請求書を管理します。このプロセスの一般的な仕組みは次のとおりです。

• 請求書の受領: 請求書は、電子 (PDF など) や紙など、さまざまな形式で受け取られます。受け取られたすべての請求書は、中央処理システムに集約されます。

• データキャプチャー: 電子請求書のデータは、拡張マークアップ言語 (XML) や電子文書交換 (EDI) などの形式を使用して処理システムに直接統合されます。電子化されていない請求書の場合、光学式文字認識 (OCR) やインテリジェントドキュメント認識 (IDR) などの技術を使用して、テキストをスキャンし、デジタルデータに変換します。高度なシステムは、機械学習を使用してさまざまな請求書のレイアウトを認識し、時間の経過とともにデータキャプチャープロセスの精度を向上させます。

• データの検証と照合: 抽出されたデータ (ベンダーの詳細、請求書番号、行項目など) は、発注書や入荷メモなどの内部データソースに対して自動的に照合されます。システムは、不一致、重複、および契約条件への準拠をチェックします。

• 承認ルーティング: データが検証されると、請求書は承認を得られるよう、関連する利害関係者に転送されます。この転送システムは、請求金額、ベンダー、または部門に応じて設定できる事前定義されたルールに基づいています。

• 例外処理: 請求書が購入注文と一致しない場合、または不一致がある場合は、手動確認のフラグが付けられます。例外処理メカニズムにより、スタッフは処理に介入したり、データを修正したり、さらなる明確化を求めたりしてから処理を進めることができます。

• 決済の実行: 承認後、請求書の詳細が処理され、決済が行われます。自動化されたシステムは決済をスケジュール設定できるため、企業はベンダーの支払い条件を順守したり、早期支払い割引を利用したりすることができます。銀行システムや決済ゲートウェイと統合することで、自動決済処理がさらに容易になります。

• 統合と照合: 処理されたデータは会計システムまたはエンタープライズリソースプランニング (ERP) ソフトウェアに統合され、リアルタイムの財務報告と照合が行われます。

• 分析とレポート: 分析ツールにより、支出パターン、サプライヤーのパフォーマンス、効率性に関する洞察を得られます。このデータを使用して、実行すべき潜在的な節約と改善を特定し、意思決定に役立てることができます。

効果的な自動請求書処理システムの機能

請求書処理システムには、多数の機能が搭載されています。ここでは、検討すべき主な機能をいくつか紹介します。

データキャプチャー

• OCR:さまざまな請求書形式 (PDF、スキャン画像、電子メールなど) からデータを抽出する機能です

• 機械学習: このソフトウェアは、さまざまな請求書のレイアウトやデータフィールドを学習し、適応させることができます

• テンプレート管理: ユーザーが特定のベンダーの請求書テンプレートを作成およびカスタマイズできるようにします

データの検証と照合

• 3 点照合: 請求書データを発注書や領収書と比較し、不一致を検出する機能です

• 請求書の重複検出: 重複する請求書を特定してフラグを立て、過払いを防止します

• ビジネスルールエンジン: ユーザーが請求書の検証と承認のためのカスタムルールを定義できるようにします

承認ワークフロー

• 自動ルーティング: 事前定義されたルールに基づいて適切な承認者に請求書をルーティングします

• モバイル承認: 承認者がモバイルデバイスで請求書を確認および承認するための機能です

• 監査証跡: 請求書の承認と変更の完全な履歴です

連携

• 会計/ERP システム連携: 会計システムまたは ERP システムへの承認済み請求書データの自動転送

• 決済システム連携: 承認された請求書の自動決済処理

• アプリケーション・プログラミング・インターフェイス (API) の連携: API を介した他の業務アプリケーション (調達、契約管理など) との連携

これらの高度な機能は、請求書処理にも役立ちます。

• 早期支払い割引: 早期支払い割引の可能性を特定し、自動的に活用する機能

• ベンダー管理: パフォーマンス追跡など、ベンダーの情報と通信の一元管理されたデータベース

• 分析とレポート: 請求書処理の指標に関する洞察を得られる、リアルタイムのダッシュボードとカスタマイズ可能なレポート

• 例外処理: 手動で確認して解決できるように例外 (データの欠落、価格の不一致など) にフラグを立てる機能

• 不正検知: 機械学習アルゴリズムを使用して、不正の可能性がある請求書を検出

• クラウドベースのデプロイ: リモートアクセスを可能にする柔軟なソフトウェアソリューション

自動請求書処理を導入するメリット

自動請求書処理は、ビジネスに多くのメリットをもたらします。ここでは、潜在的な利点をいくつか紹介します。

• 運用の俊敏性: 自動請求書処理は、多数の請求書形式とコンプライアンス要件に適応し、機械学習アルゴリズムを使用してデータ抽出と検証プロセスを継続的に改善できます。

• サプライチェーンと調達の統合: これらのシステムは、サプライチェーンおよび調達ソフトウェアと統合できるため、買掛金がサプライチェーンの運用に与える影響をリアルタイムで可視化し、ジャストインタイムの在庫慣行を促進し、運転資本管理を微調整できます。

• 財務予測と流動性管理: 自動化されたシステムのリアルタイム処理および分析機能により、最高財務責任者 (CFO) や経理財務部長は、キャッシュフローのステータスと財務コミットメントに関する洞察を即座に得られます。これにより、現金要件をより正確に予測し、重要な投資決定を下すことができます。

• 不正検知とリスク軽減: 高度な自動請求書処理システムには、潜在的な不正や不一致を特定するための高度な異常検出機能があります。企業は、重複支払いや、契約条件から逸脱した請求書などの異常なアクティビティに対してトリガーアラートを設定できるため、リスクを事前に管理できます。

• カスタマイズ可能なワークフロー: 企業は、特定の管理要件に対してカスタム承認階層とワークフロールールを設定できます。これにより、取引は適切なレベルの精査を受け、コンプライアンスが強化されます。

• ベンダー管理: 自動化されたシステムは、ベンダーのデータを取得して分析し、調達チームがパフォーマンスの傾向を使用して信頼できるベンダーを特定し、交渉するのに役立ちます。

• グローバルコンプライアンス: 多国籍企業は、多くの国際的な金融規制や税法を遵守しなければなりません。グローバルコンプライアンスに対応するように設計された自動化システムは、さまざまな規制環境に自動的に適応できるため、現地チームの負担が軽減されます。

• 環境・社会・ガバナンス (ESG) 目標の達成: 自動化されたシステムは、紙の使用量を削減し、プロセス効率を向上させ、特にガバナンスと環境への影響に関する ESG 基準を報告するための貴重なデータを収集します。

自動請求書処理を他のビジネスシステムと統合する方法

効果を最大化するには、自動請求書処理を他の業務システムと統合します。ここでは、その方法をご紹介します。

• 明確な目標を設定する: 請求書処理を他のシステムと統合することで何を求めているかを正確に理解します。たとえば、データアクセスの高速化、精度の向上、レポート機能の向上などが考えられます。

• 適切なツールを選択する: 異なるシステムを接続するツールを選択します。ミドルウェアはシステム間の架け橋として機能し、API はシステム同士が直接通信できるようにします。ニーズとシステムとの互換性に基づいて選択してください。

• データとワークフローを綿密に計画する: システム間で共有する必要がある情報 (請求書や支払いの詳細など) を判断し、それらが正しく一致していることを確認します。システム間でデータがどのように移動し、使用されるかを理解し、統合がプロセスに役立っていることを確認します。

• コンプライアンスとセキュリティを重視する: 統合が業界に関連する法的基準、特にデータ保護法に準拠していることを確認します。機密情報を保護するために、データの暗号化や安全なデータ送信などのセキュリティ対策を実装します。

• 徹底的にテストする: 新しい統合を広範囲にテストして、すべてがエラーを生じずに期待どおりに機能することを確認します。顧客にシステムをテストしてもらい、日常のニーズを満たし、ユーザーにとって使いやすいものであることを確認します。

• 段階的に導入して監視する: 拡張する前に、たとえば 1 つの部門内でなど、小規模なロールアウトから始めます。これにより、まず規模が小さい問題から対処できます。完全に実装した後は、システムに問題がないか継続的に監視し、必要に応じて調整を行います。

自動請求書処理における一般的な課題とその解決方法

自動請求書処理は、ユーザー導入率の低さやデータセキュリティなど、企業にとって課題を生じることがあります。ここでは、一般的な課題とその解決策の概要をご紹介します。

データの抽出と精度

請求書の形式 (PDF、スキャン画像、メールなど) やレイアウトはさまざまであるため、データの抽出が困難になります。OCR テクノロジーは、低品質のスキャンや手書きの請求書にうまく対処できない可能性があり、不正確なデータ抽出はエラーにつながる可能性があります。

ソリューション

• 高度な OCR と機械学習: 機械学習を使用して時間の経過とともに精度を向上させる人工知能 (AI) を活用した OCR ソリューションを実装します。

• テンプレート管理: 頻繁に受け取る請求書のカスタムテンプレートを作成して、データ抽出を容易にします。

• Human-in-the-Loop 検証: 複雑な事例やあいまいな事例で人間がデータを確認して修正できる検証手順を組み込みます。

統合

レガシーシステムには最新の API や互換性のあるデータ形式がない可能性があり、統合が困難になります。システム間のデータの不整合は、エラーや遅延につながる可能性があります。

ソリューション

• ミドルウェア: ミドルウェアプラットフォームを使用して、異なるシステム間のギャップを埋め、データのマッピングと変換を容易にします。

• カスタム統合: API またはファイルベースの転送を使用してカスタム統合を発展させ、データ交換を容易にします。

• データクレンジングと標準化: システム間の一貫性を保つために、データクレンジングと標準化のプロセスを実装します。

変更管理とユーザー導入

従業員は変化に抵抗したり、新しいシステムに慣れていなかったりすることがあり、採用率が低くなる可能性があります。トレーニングやサポートが不足していると、実装の成功が妨げられる可能性があります。

ソリューション

• 変更管理計画: コミュニケーション、トレーニング、継続的なサポートを含む包括的な変更管理計画を作成します。

• 段階的なロールアウト: 自動請求書処理をさまざまな部門やチームに段階的に導入し、調整とフィードバックを行えるようにします。

• 採用の奨励: 新しいシステムを受け入れ、習熟度を示した従業員を表彰し、報酬を与えます。

例外処理と複雑な請求書

データの欠落、価格の不一致、複雑な承認ルールなどの例外があるため、すべての請求書を完全に自動化できるわけではありません。手動による介入は、プロセスを遅らせ、ボトルネックを引き起こす可能性があります。

ソリューション

• 例外ワークフロー: 問題を迅速にエスカレーションして解決するために、 例外を処理するための明確なワークフローを設計します。

• ルールベースの自動化: ルールベースの自動化を使用して、請求書と発注書の照合やデフォルトの総勘定元帳コードの適用などの一般的な例外を処理します。

• Human-in-the-loop による確認: 複雑な請求書や高額な請求書の場合は、経験豊富なスタッフによる確認手順を含めます。

データセキュリティとコンプライアンス

請求書データには、機密性の高い財務情報が含まれていることがよくあり、それらの情報は、顧客のために、またデータ保護規制に準拠するために、不正アクセスから保護する必要があります。

ソリューション

• セキュリティ対策: 強力なアクセス制御、暗号化、定期的なセキュリティ監査を実装して、請求書データを安全に保ちます。

• データプライバシーコンプライアンス: 必要な同意を取得し、可能な限りデータを匿名化し、許可された担当者のみにアクセスを制限することにより、関連するデータ保護規制へのコンプライアンスを確保します。

• ベンダーのデューデリジェンス: 自動請求書処理を行うベンダーを慎重に吟味し、強力なセキュリティ対策と業界標準への準拠を実現します。