Por procesamiento automatizado de facturas se entiende el uso de software para automatizar los pasos necesarios para gestionar las facturas. Esto reduce la necesidad de introducir y procesar datos manualmente, y eso puede ahorrar tiempo y minimizar los errores. En 2024, el mercado del software de automatización de facturas estaba valorado en casi 3400 millones de dólares y se estima que alcanzará los 8900 millones de dólares en 2031, una señal de la demanda de esta tecnología.

A continuación, te explicaremos cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas, las funcionalidades de un sistema eficaz, sus ventajas y desafíos habituales, y cómo integrar el proceso automatizado de facturas en tus otros sistemas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?
  
• Funcionalidades de un sistema eficaz de procesamiento automatizado de facturas
  
• Ventajas de implantar el procesamiento automatizado de facturas
  
• Cómo integrar el procesamiento automatizado de facturas con otros sistemas empresariales
  
• Desafíos comunes en el procesamiento automatizado de facturas y cómo resolverlos
  

¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?

El procesamiento automatizado de facturas utiliza una combinación de software y flujos de trabajo digitales para gestionar las facturas con una intervención humana mínima. He aquí cómo funciona normalmente este proceso:

• Recibo de facturas: las facturas se reciben en varios formatos, incluidos los electrónicos (por ejemplo, PDF) y en papel. Todas las facturas recibidas se agregan a un sistema central de procesamiento.

• Captura de datos: los datos de las facturas electrónicas se integran directamente en el sistema de procesamiento utilizando formatos como lenguaje de marcado extensible (XML) o intercambio electrónico de documentos (EDI). Para las facturas no electrónicas, tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o el reconocimiento inteligente de documentos (IDR) escanean y convierten el texto en datos digitales. Los sistemas avanzados utilizan machine learning para reconocer diferentes diseños de facturas y mejorar la precisión de su proceso de captura de datos a lo largo del tiempo.

• Validación y verificación de datos: los datos extraídos (por ejemplo, detalles del proveedor, número de factura, partidas) se verifican automáticamente con fuentes de datos internas como los pedidos y las notas de recepción de mercancías. El sistema comprueba las discrepancias, los duplicados y el cumplimiento de las condiciones contractuales.

• Enrutamiento de la aprobación: una vez validados los datos, la factura se reenvía a las partes interesadas para su aprobación. Este sistema de reenvío se basa en reglas predefinidas, que pueden establecerse en función del importe de la factura, el proveedor o el departamento.

• Manejo de excepciones: si una factura no coincide con un pedido o si hay discrepancias, el sistema la marca para que sea revisada manualmente. Los mecanismos de gestión de excepciones permiten al personal intervenir, corregir los datos o solicitar aclaraciones adicionales antes de continuar.

• Ejecución del pago: tras la aprobación, los datos de la factura se procesan para el pago. Los sistemas automatizados pueden programar los pagos, ayudando a las empresas a respetar las condiciones de pago de los proveedores o a aprovechar los descuentos por pronto pago. La integración en sistemas bancarios o pasarelas de pagos facilita el procesamiento automatizado de los pagos.

• Integración y conciliación: los datos procesados se integran en los sistemas de contabilidad o en el software de planificación de recursos empresariales (ERP) para la elaboración de informes financieros y la conciliación en tiempo real.

• Análisis e informes: las herramientas de elaboración de informes proporcionan información sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y la eficiencia. Estos datos pueden utilizarse para identificar posibles ahorros y mejoras a realizar y fundamentar la toma de decisiones.

Funcionalidades de un sistema eficaz de procesamiento automatizado de facturas

Los sistemas de procesamiento de facturas pueden venir con infinidad de funcionalidades. Estas son algunas de las funcionalidades clave que debes buscar:

Captura de datos

• OCR: capacidad de extraer datos de varios formatos de facturas (por ejemplo, PDF, imágenes escaneadas, correos electrónicos).

• Machine learning: el software puede aprender y adaptarse a diferentes diseños de factura y campos de datos.

• Gestión de plantillas: permite a los usuarios crear y personalizar plantillas para facturas de proveedores específicos.

Validación y cotejo de datos

• Cotejo de tres vías: capacidad de comparar los datos de las facturas con los pedidos y recibos para detectar discrepancias.

• Detección de facturas duplicadas: identifica y marca las facturas duplicadas para evitar sobrepagos.

• Motor de reglas de negocio: permite a los usuarios definir reglas personalizadas para la validación y aprobación de facturas.

Flujos de trabajo de aprobación

• Enrutamiento automatizado: redirección de facturas a los aprobadores correctos según reglas predefinidas.

• Aprobaciones móviles: posibilidad de que los aprobadores revisen y aprueben las facturas en dispositivos móviles.

• Registros de auditoría: historial completo de aprobaciones y cambios de facturas.

Integración

• Integración del sistema contable/ERP: envío automático de los datos de las facturas aprobadas al sistema contable o ERP.

• Integración del sistema de pagos:proceso automatizado de pagos de facturas aprobadas.

• Integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API): integración con otras aplicaciones de la empresa (por ejemplo, adquisiciones, gestión de contratos) a través de API.

Estas funcionalidades avanzadas también pueden ser útiles para el procesamiento de facturas:

• Descuentos por pronto pago: capacidad de identificar oportunidades de descuentos por pronto pago y aprovecharlas automáticamente.

• Gestión de proveedores: una base de datos centralizada de información y comunicaciones de proveedores, incluido el seguimiento del rendimiento.

• Análisis e informes: cuadros de mando en tiempo real e informes personalizables para conocer las métricas del proceso de facturación.

• Gestión de excepciones: posibilidad de marcar excepciones (por ejemplo, datos que faltan, discrepancias en los precios) para revisarlas y resolverlas manualmente.

• Detección de fraudes: utiliza algoritmos de machine learning para detectar facturas potencialmente fraudulentas.

• Despliegue basado en la nube: una solución de software flexible que permite el acceso remoto.

Ventajas de implantar el procesamiento automatizado de facturas

El procesamiento automatizado de facturas puede reportar numerosas ventajas a su empresa. He aquí algunas de las ventajas potenciales:

• Agilidad operativa:el procesamiento automatizado de facturas puede adaptarse a numerosos formatos de factura y requisitos de cumplimiento de la normativa y utilizar algoritmos de machine learning para mejorar continuamente los procesos de extracción y validación de datos.

• Integración de la cadena de suministro y aprovisionamiento: estos sistemas pueden integrarse en el software de la cadena de suministro y aprovisionamiento, creando visibilidad en tiempo real del impacto de las cuentas por pagar en las operaciones de la cadena de suministro, facilitando las prácticas de inventario justo a tiempo y afinando la gestión del capital circulante.

• Previsión financiera y gestión de la liquidez: la funcionalidad de procesamiento y análisis en tiempo real de los sistemas automatizados ofrece a los directores financieros (CFO) y a los interventores una visión inmediata del estado de la tesorería y de los compromisos financieros. Esto les permite predecir mejor las necesidades de efectivo y tomar decisiones clave de inversión.

• Detección de fraudes y mitigación de riesgos: los sistemas avanzados de procesamiento automatizado de facturas disponen de sofisticadas funcionalidades de detección de anomalías para identificar posibles fraudes o discrepancias. Las empresas pueden establecer alertas de activación de actividades anómalas, como pagos duplicados o facturas que se desvían de las condiciones del contrato, lo que permite a las empresas gestionar el riesgo de forma proactiva.

• Flujos de trabajo personalizables: las empresas pueden establecer jerarquías de aprobación y reglas de flujo de trabajo personalizadas para requisitos de control específicos. Esto garantiza que las transacciones se someten al nivel de escrutinio adecuado y refuerza el cumplimiento de la normativa.

• Gestión de proveedores: los sistemas automatizados capturan y analizan los datos de los proveedores, ayudando a los equipos de compras a identificar y negociar con proveedores fiables utilizando las tendencias de rendimiento.

• Cumplimiento global: las empresas multinacionales deben cumplir muchas normativas financieras y leyes fiscales internacionales. Los sistemas automatizados diseñados para el cumplimiento de la normativa global pueden ajustarse automáticamente a los distintos entornos normativos, reduciendo la carga de los equipos locales.

• Cumplimiento de los objetivos medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG): los sistemas automatizados reducen el uso de papel, mejoran la eficacia de los procesos y recopilan datos valiosos para la elaboración de informes sobre criterios ESG, especialmente en gobernanza e impacto medioambiental.

Cómo integrar el procesamiento automatizado de facturas con otros sistemas empresariales

Para maximizar la eficacia, integra el procesamiento automatizado de tus facturas con el resto de sistemas de tu empresa. He aquí cómo empezar:

• Establece objetivos claros: comprende exactamente qué deseas de la integración del proceso de facturación en otros sistemas. Podría tratarse de un acceso más rápido a los datos, una mayor precisión o mejores funcionalidades de elaboración de informes.

• Elige las herramientas adecuadas: elige herramientas que conecten sistemas diferentes. El middleware actúa como puente entre sistemas, mientras que las API permiten que los sistemas se comuniquen entre sí directamente. Elige una de ellas en función de tus necesidades y de su compatibilidad con tus sistemas.

• Define los datos y los flujos de trabajo: determina qué información debe compartirse entre los sistemas (por ejemplo, los datos de las facturas y los pagos) y asegúrate de que coinciden correctamente. Comprende cómo se mueven y se utilizan los datos en tus sistemas para asegurarte de que la integración admite tus procesos.

• Céntrate en el cumplimiento de la normativa y la seguridad: asegúrate de que la integración cumple con la normativa legal relevante para tu sector, especialmente las leyes de protección de datos. Aplica medidas de seguridad como el cifrado de datos y la transmisión segura de datos para proteger la información confidencial.

• Realiza pruebas exhaustivas: prueba a fondo las nuevas integraciones para confirmar que todo funciona como se espera y sin errores. Deja que los clientes prueben el sistema para confirmar que satisface sus necesidades diarias y es fácil de usar.

• Implementa gradualmente y supervisa: empieza con una pequeña implantación, quizá en un departamento, antes de ampliar. Esto te permite abordar primero los problemas a menor escala. Tras la implantación completa, supervisa continuamente el sistema para detectar cualquier problema y realiza los ajustes necesarios.

Desafíos habituales en el procesamiento automatizado de facturas, y cómo resolverlos

El procesamiento automatizado de facturas puede presentar a veces desafíos para las empresas, como la escasa adopción por parte de los usuarios y la seguridad de los datos. He aquí un resumen de los desafíos más comunes y sus soluciones:

Extracción de datos y precisión

Las facturas se presentan en distintos formatos (por ejemplo, PDF, imágenes escaneadas, correos electrónicos) y diseños, lo que dificulta la extracción de datos. La tecnología OCR puede tener problemas con los escaneados de mala calidad o las facturas manuscritas, y una extracción de datos imprecisa puede dar lugar a errores.

Soluciones

• OCR avanzado y machine learning: implementa soluciones de OCR basadas en inteligencia artificial (IA) que utilicen machine learning para mejorar la precisión con el tiempo.

• Gestión de plantillas: crea plantillas personalizadas para las facturas recibidas con frecuencia para facilitar la extracción de datos.

• Validación con intervención humana: incorpora un paso de validación en el que los humanos puedan revisar y corregir los datos en casos complicados o ambiguos.

Integración

Los sistemas heredados pueden carecer de API modernas o de formatos de datos compatibles, lo que dificulta la integración. Las incoherencias de datos entre sistemas pueden provocar errores y retrasos.

Soluciones

• Middleware: utiliza plataformas de middleware para tender puentes entre los distintos sistemas y facilitar el mapeo y la transformación de datos.

• __ Integraciones personalizadas:__ desarrolla integraciones personalizadas utilizando API o transferencias basadas en archivos para facilitar el intercambio de datos.

• Limpieza y normalización de datos: implementa procesos de limpieza y normalización de datos para garantizar la coherencia entre los sistemas.

Gestión del cambio y adopción por parte de los usuarios

Los empleados pueden resistirse al cambio o no estar familiarizados con el nuevo sistema, lo que conduce a bajos índices de adopción. La falta de formación y de compatibilidad puede obstaculizar el éxito de la implementación.

Soluciones

• Plan de gestión del cambio: desarrolla un plan integral de gestión del cambio que incluya la comunicación, la formación y el apoyo continuo.

• Implementación por fases: introduce gradualmente el procesamiento automatizado de facturas en diferentes departamentos o equipos para permitir los ajustes y la retroalimentación.

• Incentivar la adopción: reconoce y recompensa a los empleados que adopten el nuevo sistema y demuestren su competencia.

Gestión de excepciones y facturas complejas

No todas las facturas pueden automatizarse por completo debido a excepciones como la falta de datos, discrepancias en los precios o normas de aprobación complejas. La intervención manual puede ralentizar el proceso y crear cuellos de botella.

Soluciones

• Flujo de trabajo de excepciones: diseña un flujo de trabajo claro para gestionar las excepciones con el fin de escalar y resolver rápidamente los problemas.

• Automatización basada en reglas: utiliza la automatización basada en reglas para gestionar excepciones comunes como la correspondencia de facturas con pedidos o la aplicación de códigos por defecto del libro mayor.

• Revisión humana: para facturas complicadas o de alto valor, incluye un paso de revisión con un miembro experimentado del personal.

Seguridad y cumplimiento de los datos

Los datos de las facturas contienen a menudo información financiera delicada que debe protegerse de accesos no autorizados, por el bien de los clientes y para cumplir la normativa de protección de datos.

Soluciones

• Medidas de seguridad: implementa fuertes controles de acceso, cifrado y auditorías de seguridad periódicas para mantener a salvo los datos de las facturas.

• Cumplimiento de la normativa de protección de datos: garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos pertinente obteniendo los consentimientos necesarios, anonimizando los datos siempre que sea posible y limitando el acceso al personal autorizado.

• Diligencia debida de los proveedores: investiga cuidadosamente a los proveedores de procesamiento automatizado de facturas para comprobar si aplican prácticas de seguridad sólidas y cumplen la normativa del sector.