Per elaborazione automatica delle fatture si intende l'utilizzo di un software per automatizzare i passaggi di gestione delle fatture. In questo modo diminuisce la necessità di inserire ed elaborare manualmente i dati, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori. Nel 2024, il mercato del software per l'automazione delle fatture è stato valutato quasi 3,4 miliardi di dollari e si stima che raggiungerà gli 8,9 miliardi di dollari entro il 2031, a dimostrazione della domanda di questa tecnologia.

Di seguito vedremo come funziona l'elaborazione automatica delle fatture, le funzionalità di un sistema efficace, i suoi vantaggi e le sfide più comuni e come integrare l'elaborazione automatica delle fatture con gli altri sistemi.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona l'elaborazione automatica delle fatture?
  
• Funzionalità di un sistema efficace per l'elaborazione automatica delle fatture
  
• Vantaggi dell'implementazione dell'elaborazione automatica delle fatture
  
• Come integrare l'elaborazione automatica delle fatture con altri sistemi aziendali
  
• Sfide comuni nell'elaborazione automatica delle fatture e come risolverle
  

Come funziona l'elaborazione automatica delle fatture?

L'elaborazione automatica delle fatture si avvale di una combinazione di software e flussi di lavoro digitali per gestire le fatture con un intervento umano minimo. Ecco come funziona generalmente la procedura.

• Ricevimento della fattura: le fatture vengono ricevute in diversi formati, tra cui elettronico (ad es. PDF) e cartaceo. Tutte le fatture in entrata vengono aggregate in un sistema di elaborazione centralizzato.

• Acquisizione dei dati: i dati delle fatture elettroniche sono integrati direttamente con il sistema di elaborazione utilizzando formati come Extensible Markup Language (XML) o Electronic Documents Interchange (EDI). Per le fatture non elettroniche, tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o il riconoscimento intelligente dei documenti (IDR) scansionano e convertono il testo in dati digitali. I sistemi avanzati utilizzano il machine learning per riconoscere i diversi layout delle fatture e migliorare l'accuratezza della procedura di acquisizione dei dati nel tempo.

• Validazione e verifica dei dati: i dati estratti (ad es. dettagli del fornitore, numero di fattura, voci riga) vengono verificati automaticamente rispetto a fonti di dati interne come ordini di acquisto e note di ricevimento merci. Il sistema verifica la presenza di discrepanze, duplicati e conformità ai termini contrattuali.

• Percorso di approvazione: una volta convalidati i dati, la fattura viene inoltrata alle parti interessate per l'approvazione. Questo sistema di inoltro si basa su regole predefinite, che possono essere impostate in base all'importo della fattura, al fornitore o al reparto.

• Gestione delle eccezioni: se una fattura non corrisponde a un ordine di acquisto o se sono presenti discrepanze, il sistema la contrassegna per la revisione manuale. I meccanismi di gestione delle eccezioni consentono al personale di intervenire, correggere i dati o chiedere ulteriori chiarimenti prima di procedere.

• Esecuzione del pagamento: dopo l'approvazione, i dettagli della fattura vengono elaborati per il pagamento. I sistemi automatizzati possono pianificare i pagamenti per consentire alle attività di rispettare i termini di pagamento dei fornitori o sfruttare gli sconti sui pagamenti anticipati. L'integrazione con sistemi bancari o gateway di pagamento facilita l'elaborazione automatizzata dei pagamenti.

• Integrazione e riconciliazione: i dati elaborati vengono integrati nei sistemi di contabilità o in un software ERP (Enterprise Resource Planning) per la reportistica finanziaria e la riconciliazione in tempo reale.

• Analisi e reportistica: gli strumenti di analisi forniscono informazioni dettagliate sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sull'efficienza. Questi dati possono essere utilizzati per identificare potenziali risparmi e miglioramenti da apportare e prendere decisioni informate.

Funzionalità di un sistema efficace per l'elaborazione automatica delle fatture

I sistemi di elaborazione delle fatture possono offrire una miriade di funzionalità. Ecco alcune delle funzionalità principali da ricercare:

Acquisizione dei dati

• OCR: consente di estrarre i dati da vari formati di fatture (ad es. PDF, immagini scansionate, email)

• Machine learning: il software è in grado di apprendere e adattarsi a diversi layout di fatture e campi dati

• Gestione dei modelli: consente agli utenti di creare e personalizzare i modelli per fatture fornitore specifiche

Convalida e corrispondenza dei dati

• Corrispondenza a tre: consente di confrontare i dati delle fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute per rilevare le discrepanze

• Rilevamento di fatture duplicate: identifica e segnala le fatture duplicate per evitare pagamenti in eccesso

• Motore delle regole: consente agli utenti di definire regole personalizzate per la convalida e l'approvazione delle fatture

Flussi di lavoro per l'approvazione

• Instradamento automatizzato: instradamento delle fatture ai responsabili dell'approvazione in base a regole predefinite

• Approvazioni su dispositivi mobili: consente ai responsabili dell'approvazione di rivedere e approvare le fatture su dispositivi mobili

• Audit trail: cronologia completa delle approvazioni e delle modifiche alle fatture

Integrazione

• Integrazione del sistema contabile/ERP: trasferimento automatico dei dati delle fatture approvate al sistema contabile o ERP

• Integrazione del sistema di pagamento: elaborazione dei pagamenti automatizzata per fatture approvate

• Integrazione dell'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API): integrazione con altre applicazioni aziendali (ad es. approvvigionamento, gestione contratti) tramite API

Le seguenti funzionalità avanzate possono essere utili anche per l'elaborazione delle fatture:

• Sconti sul pagamento anticipato: consente di identificare le opportunità di sconti per pagamenti anticipati e di approfittarne automaticamente

• Gestione dei fornitori: database centralizzato di informazioni e comunicazioni con i fornitori, tra cui il monitoraggio delle prestazioni

• Analisi e reportistica: dashboard in tempo reale e report personalizzabili per informazioni approfondite sulle metriche di elaborazione delle fatture

• Gestione delle eccezioni: consente di segnalare le eccezioni (ad es. dati mancanti, discrepanze di prezzo) per la revisione e la risoluzione manuali

• Rilevamento delle frodi: utilizza algoritmi di machine learning per rilevare fatture potenzialmente fraudolente

• Distribuzione basata su cloud: soluzione software flessibile che consente l'accesso remoto

Vantaggi dell'implementazione dell'elaborazione automatica delle fatture

L'elaborazione automatica delle fatture può portare numerosi vantaggi alla tua attività, tra cui:

• Agilità operativa: l'elaborazione automatica delle fatture può adattarsi a numerosi formati di fattura e requisiti di conformità e utilizzare algoritmi di machine learning per migliorare continuamente le procedure di estrazione e convalida dei dati.

• Integrazione di supply chain e approvvigionamento: questi sistemi possono integrarsi con il software per la supply chain e l'approvvigionamento, creando visibilità in tempo reale sull'impatto della contabilità fornitori sulle operazioni della supply chain, facilitando le pratiche di inventario just-in-time e ottimizzando la gestione del capitale circolante.

• Previsioni finanziarie e gestione della liquidità: le funzionalità di elaborazione e analisi in tempo reale dei sistemi automatizzati offrono ai direttori finanziari (CFO) e ai controllori finanziari informazioni immediate sullo stato del flusso di cassa e sugli impegni finanziari. In questo modo possono prevedere meglio i requisiti di liquidità e prendere decisioni importanti in materia di investimenti.

• Rilevamento delle frodi e mitigazione dei rischi: i sistemi avanzati di elaborazione automatica delle fatture dispongono di sofisticate funzionalità di rilevamento delle anomalie per identificare potenziali frodi o discrepanze. Le attività possono impostare avvisi di attivazione per attività anomale come pagamenti duplicati o fatture che si discostano dai termini del contratto per gestire in modo proattivo il rischio.

• Flussi di lavoro personalizzabili: le attività possono impostare gerarchie di approvazione personalizzate e regole del flusso di lavoro per requisiti di controllo specifici. In questo modo le transazioni sono sottoposte a un livello di controllo adeguato e la conformità è garantita.

• Gestione dei fornitori: i sistemi automatizzati acquisiscono e analizzano i dati dei fornitori, aiutando i team responsabili dell'approvvigionamento a identificare e negoziare con fornitori affidabili utilizzando le tendenze delle prestazioni.

• Conformità globale: le multinazionali devono rispettare molte normative finanziarie e leggi fiscali internazionali. I sistemi automatizzati progettati per la conformità globale sono in grado di adattarsi automaticamente ai diversi ambienti normativi, riducendo il carico di lavoro per i team locali.

• Raggiungimento degli obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG): i sistemi automatizzati riducono l'uso della carta, migliorano l'efficienza dei processi e raccolgono dati preziosi per la rendicontazione dei criteri ESG, in particolare per quanto riguarda la governance e l'impatto ambientale.

Come integrare l'elaborazione automatica delle fatture con altri sistemi aziendali

Per massimizzare l'efficacia, integra l'elaborazione automatica delle fatture con gli altri sistemi aziendali nel seguente modo:

• Stabilisci obiettivi chiari: capisci esattamente cosa vuoi dall'integrazione dell'elaborazione delle fatture con altri sistemi. ad esempio un accesso più rapido ai dati, una maggiore precisione o migliori funzionalità di reportistica.

• Scegli gli strumenti giusti: seleziona gli strumenti che connettono sistemi diversi. Il middleware funge da ponte tra i sistemi, mentre le API consentono ai sistemi di comunicare direttamente tra loro. Scegline uno in base alle tue esigenze e alla sua compatibilità con i tuoi sistemi.

• Mappa i dati e i flussi di lavoro: determina quali informazioni devono essere condivise tra i sistemi (ad es. i dati della fattura e del pagamento) e assicurati che corrispondano correttamente. Comprendi il modo in cui i dati vengono trasferiti e utilizzati nei tuoi sistemi per assicurarti che l'integrazione supporti i tuoi processi.

• Concentrati su conformità e sicurezza: assicurati che l'integrazione sia conforme agli standard legali pertinenti per il tuo settore, in particolare alle leggi sulla protezione dei dati. Implementa misure di sicurezza come la crittografia dei dati e la trasmissione sicura dei dati per proteggere le informazioni sensibili.

• Esegui test accurati: esegui test approfonditi delle nuove integrazioni per verificare che tutto funzioni come previsto senza errori. Consenti ai clienti di provare il sistema per verificare che soddisfi le loro esigenze quotidiane e sia facile da utilizzare.

• Implementa in modo graduale e monitora: inizia con una piccola implementazione, ad esempio in un reparto, prima di espanderlo. In questo modo puoi risolvere prima i problemi su scala più piccola. Dopo l'implementazione completa, monitora continuamente il sistema per eventuali problemi e apporta le modifiche necessarie.

Sfide comuni nell'elaborazione automatica delle fatture e come risolverle

L'elaborazione automatica delle fatture a volte può presentare delle sfide per le attività, tra cui una scarsa adozione da parte degli utenti e la sicurezza dei dati. Ecco una panoramica delle sfide più comuni e delle relative soluzioni:

Estrazione e accuratezza dei dati

Le fatture sono disponibili in diversi formati (ad es. PDF, immagini scansionate, email) e layout che rendono difficile l'estrazione dei dati. La tecnologia OCR potrebbe avere problemi con scansioni di scarsa qualità o fatture scritte a mano e un'estrazione imprecisa dei dati può portare a errori.

Soluzioni

• OCR avanzato e machine learning: implementa soluzioni OCR basate sull'intelligenza artificiale (AI) che utilizzano il machine learning per migliorare la precisione nel tempo.

• Gestione dei modelli: crea modelli personalizzati per le fatture ricevute di frequente per semplificare l'estrazione dei dati.

• Convalida human-in-the-loop: incorpora una fase di convalida in cui gli utenti possono rivedere e correggere i dati in casi complicati o ambigui.

Integrazione

I sistemi legacy potrebbero non disporre di API moderne o formati di dati compatibili, rendendo complessa l'integrazione. Le incoerenze dei dati tra i sistemi possono portare a errori e ritardi.

Soluzioni

• Middleware: utilizza piattaforme middleware per colmare il divario tra sistemi diversi e facilitare la mappatura e la trasformazione dei dati.

• Integrazioni personalizzate: sviluppa integrazioni personalizzate utilizzando API o trasferimenti basati su file per semplificare lo scambio di dati.

• Pulizia e standardizzazione dei dati: implementa procedure di pulizia e standardizzazione dei dati per garantire la coerenza tra i sistemi.

Gestione delle modifiche e adozione da parte degli utenti

I dipendenti potrebbero resistere al cambiamento o non avere familiarità con il nuovo sistema, con conseguenti tassi di adozione bassi. La mancanza di formazione e supporto può ostacolare il successo dell'implementazione.

Soluzioni

• Piano di gestione del cambiamento: sviluppa un piano completo di gestione del cambiamento che includa comunicazione, formazione e supporto continuo.

• Implementazione graduale: introduci gradualmente l'elaborazione automatica delle fatture in diversi reparti o team per consentire modifiche e feedback.

• Incentiva l'adozione: riconosci e premia i dipendenti che adottano il nuovo sistema e dimostrano competenza.

Gestione delle eccezioni e fatture complesse

Non tutte le fatture possono essere completamente automatizzate a causa di eccezioni quali dati mancanti, discrepanze di prezzo o regole di approvazione complesse. L'intervento manuale può rallentare il processo e creare colli di bottiglia.

Soluzioni

• Flusso di lavoro delle eccezioni: progetta un flusso di lavoro chiaro per la gestione delle eccezioni per risolvere tempestivamente i problemi.

• Automazione basata su regole: utilizza l'automazione basata su regole per gestire le eccezioni più comuni, ad esempio l'abbinamento delle fatture agli ordini fornitore o l'applicazione di codici di contabilità generale predefiniti.

• Revisione human-in-the-loop: per le ricevute complicate o di importo elevato, prevedi una fase di revisione con un dipendente esperto.

Sicurezza e conformità dei dati

I dati delle ricevute contengono spesso informazioni finanziarie sensibili che devono essere protette da accessi non autorizzati, per il bene dei clienti e per rispettare le normative sulla protezione dei dati.

Soluzioni

• Misure di sicurezza: implementa controlli degli accessi rigorosi, crittografia e verifiche di sicurezza regolari per proteggere i dati delle fatture.

• Conformità alla privacy dei dati: garantisci la conformità alle normative pertinenti in materia di protezione dei dati acquisendo i consensi necessari, rendendo anonimi i dati quando possibile e limitando l'accesso al personale autorizzato.

• Due diligence dei fornitori: esamina attentamente i fornitori di servizi di elaborazione automatica delle fatture per verificare che abbiano adottato pratiche di sicurezza solide e siano conformi agli standard del settore.