El procesamiento automatizado de facturas consiste en el uso de software para automatizar los pasos involucrados en el manejo de facturas. Esto reduce la necesidad de entrada y procesamiento manual de datos, lo que puede ahorrar tiempo y minimizar errores. En 2024, el mercado de software de automatización de facturas se valoró en casi 3400 millones de dólares y se estima que alcanzará los 8900 millones de dólares en 2031, una señal de la demanda de esta tecnología.

A continuación, veremos cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas, las funciones de un sistema eficaz, sus ventajas y desafíos comunes, y cómo integrar el procesamiento automatizado de facturas con tus otros sistemas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?
  
• Funciones de un sistema eficaz de procesamiento automatizado de facturas
  
• Ventajas de implementar el procesamiento automatizado de facturas
  
• Cómo integrar el procesamiento automatizado de facturas con otros sistemas empresariales
  
• Desafíos comunes en el procesamiento automatizado de facturas y cómo resolverlos
  

¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?

El procesamiento automatizado de facturas utiliza una combinación de software y flujos de trabajo digitales para gestionar las facturas con una mínima intervención humana. Así es como suele funcionar este proceso:

• Recibo de factura: las facturas se reciben en diferentes formatos, incluidos los electrónicos (p. ej., PDF) y en papel. Todas las facturas entrantes se añaden a un sistema de procesamiento central.

• Captura de datos: los datos de las facturas electrónicas se integran directamente con el sistema de procesamiento utilizando formatos como el lenguaje de marcado extensible (XML) o el intercambio de documentos electrónicos (EDI). En el caso de las facturas no electrónicas, tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o el reconocimiento inteligente de documentos (IDR) escanean y convierten el texto en datos digitales. Los sistemas avanzados utilizan el machine learning para reconocer diferentes diseños de facturas y mejorar la precisión de su proceso de captura de datos en el tiempo.

• Validación y verificación de datos: los datos extraídos (por ejemplo, detalles del proveedor, número de factura, partidas) se verifican automáticamente con fuentes de datos internas, como pedidos de compra y notas de bienes recibidos. El sistema comprueba si hay discrepancias, duplicados y el cumplimiento de las condiciones contractuales.

• Enrutamiento de aprobación: una vez que se validan los datos, la factura se envía a las partes interesadas pertinentes para su aprobación. Este sistema de reenvío se basa en reglas predefinidas, que se pueden configurar de acuerdo con el importe de la factura, el proveedor o el departamento.

• Manejo de excepciones: si una factura no coincide con un pedido de compra o si hay discrepancias, el sistema la marca para su revisión manual. Los mecanismos de manejo de excepciones permiten que el personal intervenga, corrija datos o busque aclaraciones adicionales antes de proceder.

• Ejecución de pagos: después de la aprobación, los detalles de la factura se procesan para el pago. Los sistemas automatizados pueden programar pagos, lo que ayuda a las empresas a cumplir con las condiciones de pago de los proveedores o aprovechar los descuentos por pago anticipado. La integración con sistemas bancarios o pasarelas de pago facilita el procesamiento automatizado de los pagos.

• Integración y conciliación: los datos procesados se integran en sistemas contables o en software de planificación de recursos empresariales (ERP) para la elaboración de informes financieros y la conciliación en tiempo real.

• Análisis e informes: las herramientas de análisis proporcionan información sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y la eficiencia. Estos datos se pueden utilizar para identificar posibles ahorros y mejoras que se deben realizar, e informar de la toma de decisiones.

Funciones de un sistema eficaz de procesamiento automatizado de facturas

Los sistemas de procesamiento de facturas pueden incluir innumerables funciones. Estas son algunas de las funciones clave que debes buscar:

Captura de datos

• OCR: es la capacidad de extraer datos de varios formatos de factura (p. ej., PDF, imágenes escaneadas, correos electrónicos).

• Machine learning: el software puede aprender y adaptarse a diferentes diseños de facturas y campos de datos.

• Gestión de plantillas: permite a los usuarios crear y personalizar plantillas para facturas de proveedores específicas.

Validación y cotejo de datos

• Emparejamiento a tres bandas: es la capacidad de comparar los datos de la factura con los pedidos de compra y los recibos para detectar discrepancias.

• Detección de facturas duplicadas: identifica y marca las facturas duplicadas para evitar sobrepagos.

• Motor de reglas de negocio: permite a los usuarios definir reglas personalizadas para la validación y aprobación de facturas.

Flujos de trabajo de aprobación

• Enrutamiento automatizado: enruta facturas a los aprobadores correctos en función de reglas predefinidas.

• Aprobaciones móviles: es la capacidad de los aprobadores para revisar y aprobar facturas en dispositivos móviles.

• Registros de auditoría: es un historial completo de las aprobaciones y cambios en las facturas.

Integración

• Integración del sistema de contabilidad/ERP: es la transferencia automática de los datos de las facturas aprobadas al sistema contable o ERP.

• Integración de sistemas de pago: es el procesamiento de pagos automatizado de facturas aprobadas.

• Integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API): es la integración con otras aplicaciones empresariales (p. ej., adquisiciones, gestión de contratos) a través de API.

Estas funciones avanzadas también pueden ser útiles para el procesamiento de facturas:

• Descuentos por pago adelantado: es la capacidad de identificar oportunidades de descuentos por pago anticipado y aprovecharlas automáticamente.

• Gestión de proveedores: es una base de datos centralizada de información y comunicaciones de proveedores, incluido el seguimiento del rendimiento.

• Análisis e informes: se utilizan dashboards en tiempo real e informes personalizables para obtener información sobre las métricas de procesamiento de facturas.

• Manejo de excepciones: es la posibilidad de marcar excepciones (p. ej., datos faltantes, discrepancias en los precios) para su revisión y resolución manuales.

• Detección del fraude: utiliza algoritmos de machine learning para detectar facturas potencialmente fraudulentas.

• Implementación basada en la nube: es una solución de software flexible que permite el acceso remoto.

Ventajas de implementar el procesamiento automatizado de facturas

El procesamiento automatizado de facturas puede traer numerosos beneficios para tu empresa. Estas son algunos de los posibles beneficios:

• Agilidad operativa: el procesamiento automatizado de facturas puede adaptarse a numerosos formatos de facturas y requisitos de cumplimiento de la normativa, y utilizar algoritmos de machine learning para mejorar continuamente los procesos de extracción y validación de datos.

• Integración de la cadena de suministro y adquisiciones: estos sistemas pueden integrarse con el software de la cadena de suministro y las adquisiciones, lo que crea visibilidad en tiempo real del impacto de las cuentas por pagar en las operaciones de la cadena de suministro, lo que facilita las prácticas de inventario justo a tiempo y ajusta la gestión del capital de trabajo.

• Previsión financiera y gestión de la liquidez: las funcionalidades de procesamiento y análisis en tiempo real de los sistemas automatizados brindan a los directores financieros (CFO) y a los controladores financieros información inmediata sobre el estado del flujo de efectivo y los compromisos financieros. Esto les permite predecir mejor los requisitos de efectivo y tomar decisiones de inversión claves.

• Detección del fraude y mitigación de riesgos: los sistemas avanzados de procesamiento automatizado de facturas cuentan con sofisticadas funcionalidades de detección de anomalías para identificar posibles fraudes o discrepancias. Las empresas pueden activar alertas para actividades anómalas, como pagos duplicados o facturas que se desvían de las condiciones del contrato, lo que permite a las empresas gestionar el riesgo de forma proactiva.

• Flujos de trabajo personalizables: las empresas pueden establecer reglas de flujo de trabajo y jerarquías de aprobación personalizadas para requisitos de control específicos. Esto garantiza que las transacciones se sometan al nivel adecuado de escrutinio y obliga a cumplir con la normativa.

• Gestión de proveedores: los sistemas automatizados capturan y analizan los datos de los proveedores, lo que ayuda a los equipos de adquisiciones a identificar y negociar con proveedores fiables utilizando las tendencias de rendimiento.

• Cumplimiento de la normativa a nivel global: las empresas multinacionales deben cumplir con muchas regulaciones financieras y leyes fiscales internacionales. Los sistemas automatizados diseñados para el cumplimiento de la normativa a nivel global pueden ajustarse automáticamente a diferentes entornos normativos, lo que reduce la carga de los equipos locales.

• Cumplimiento de los objetivos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG): los sistemas automatizados reducen el uso de papel, mejoran la eficiencia de los procesos y recogen datos valiosos para informar de los criterios ESG, especialmente en la gobernanza y el impacto ambiental.

Cómo integrar el procesamiento automatizado de facturas con otros sistemas empresariales

Para maximizar la efectividad, integra tu procesamiento automatizado de facturas con tus otros sistemas comerciales. A continuación, te explicamos cómo empezar:

• Establece objetivos claros: comprende exactamente lo que esperas de la integración de tu procesamiento de facturas con otros sistemas. Esto podría ser un acceso más rápido a los datos, una mayor precisión o mejores funcionalidades de generación de informes.

• Elige las herramientas adecuadas: escoge herramientas que conecten diferentes sistemas. El middleware actúa como un puente entre los sistemas, mientras que las API permiten que los sistemas se comuniquen entre sí directamente. Elige uno en función de tus necesidades y su compatibilidad con tus sistemas.

• Mapea datos y flujos de trabajo: determina qué información debe compartirse entre los sistemas (p. ej., los datos de la factura y del pago) y asegúrate de que coincidan correctamente. Comprende cómo se mueven y se utilizan los datos en tus sistemas para asegurarte de que la integración respalde tus procesos.

• Enfócate en el cumplimiento de la normativa y la seguridad: asegúrate de que la integración cumpla con los estándares legales que correspondan a tu sector, especialmente las leyes de protección de datos. Implementa medidas de seguridad, como el cifrado de datos y la transmisión segura de datos para proteger la información confidencial.

• Realiza pruebas meticulosas: realiza pruebas exhaustivas de las nuevas integraciones para confirmar que todo funciona según lo esperado y sin errores. Deja que los clientes prueben el sistema para confirmar que satisface sus necesidades diarias y es fácil de usar.

• Implementa gradualmente y supervisa: comienza con una pequeña implementación, quizás en un departamento, antes de expandirte. Esto te permite abordar primero los problemas a menor escala. Después de la implementación completa, supervisa continuamente el sistema para detectar cualquier problema y realiza los ajustes necesarios.

Desafíos comunes en el procesamiento automatizado de facturas y cómo resolverlos

El procesamiento automatizado de facturas a veces puede presentar desafíos para las empresas, incluida la baja adopción por parte de los usuarios y la seguridad de los datos. A continuación, presentamos un resumen de los desafíos comunes y sus soluciones:

Extracción y precisión de datos

Las facturas están disponibles en diferentes formatos (p. ej., PDF, imágenes escaneadas, correos electrónicos) y diseños, lo que dificulta la extracción de datos. La tecnología OCR puede tener problemas con escaneos de mala calidad o facturas escritas a mano, y la extracción de datos inexacta puede dar lugar a errores.

Soluciones

• OCR avanzado y machine learning: implementa soluciones de OCR impulsadas por inteligencia artificial (IA) que utilicen machine learning para mejorar la precisión en el tiempo.

• Gestión de plantillas: crea plantillas personalizadas para las facturas que se reciben con más frecuencia a fin de facilitar la extracción de datos.

• Validación con intervención humana: incorpora un paso de validación en el que las personas puedan revisar y corregir datos en casos complicados o ambiguos.

Integración

Es posible que los sistemas heredados no tengan API modernas o formatos de datos compatibles, lo que dificulta la integración. Las inconsistencias de datos entre sistemas pueden provocar errores y retrasos.

Soluciones

• Middleware: utiliza plataformas de middleware para cerrar la brecha entre los diferentes sistemas y facilitar el mapeo y la transformación de datos.

• Integraciones personalizadas: desarrolla integraciones personalizadas mediante API o transferencias basadas en archivos para facilitar la transferencia de datos.

• Depuración y estandarización de datos: implementa procesos de limpieza y normalización de datos para lograr la coherencia en todos los sistemas.

Gestión del cambio y adopción por parte de los usuarios

Es posible que los empleados se resistan al cambio o no estén familiarizados con el nuevo sistema, lo que lleva a bajas tasas de adopción. La falta de formación y apoyo puede obstaculizar el éxito de la implementación.

Soluciones

• Plan de gestión del cambio: desarrolla un plan integral de gestión del cambio que incluya comunicación, formación y soporte continuo.

• Implementación por fases. introduce gradualmente el procesamiento automatizado de facturas en los diferentes departamentos o equipos para permitir ajustes y comentarios.

• Incentiva la adopción: reconoce y recompensa a los empleados que adopten el nuevo sistema y demuestren competencia.

Gestión de excepciones y facturas complejas

No todas las facturas pueden automatizarse por completo debido a excepciones tales como datos faltantes, discrepancias en los precios o reglas de aprobación complejas. La intervención manual puede ralentizar el proceso y crear cuellos de botella.

Soluciones

• Flujo de trabajo de excepción: diseña un flujo de trabajo claro para manejar las excepciones a fin de escalar y resolver problemas con rapidez.

• Automatización basada en reglas: utiliza la automatización basada en reglas para gestionar las excepciones habituales, como hacer coincidir las facturas con los pedidos de compra o aplicar códigos de libro mayor predeterminados.

• Revisión con intervención humana: para facturas complicadas o de alto valor, incluye un paso de revisión con un miembro del personal experimentado.

Seguridad de los datos y cumplimiento de la normativa

Los datos de las facturas suelen contener información financiera confidencial que debe protegerse del acceso no autorizado, por el bien de los clientes y para cumplir con la normativa de protección de datos.

Soluciones

• Medidas de seguridad: implementa controles de acceso sólidos, cifrado y auditorías de seguridad periódicas para proteger los datos de las facturas.

• Cumplimiento de la normativa de privacidad de datos: garantiza el cumplimiento de la normativa pertinente de protección de datos obteniendo los consentimientos necesarios, anonimizando los datos siempre que sea posible y limitando el acceso al personal autorizado.

• Diligencia debida del proveedor: investiga minuciosamente a los proveedores de procesamiento automatizado de facturas en busca de prácticas de seguridad sólidas y cumplimiento de los estándares del sector.