O processamento automatizado de faturas significa usar um software para automatizar as etapas envolvidas no processamento de faturas. Isso reduz a necessidade de inserção e processamento manuais de dados, o que economiza tempo e minimiza erros. Em 2024, o mercado de software de automação de faturas foi avaliado em quase US$ 3,4 bilhões e estima-se que chegue a US$ 8,9 bilhões até 2031, um sinal da demanda por essa tecnologia.

A seguir, abordaremos como funciona o processamento automatizado de faturas, os recursos de um sistema eficaz, as vantagens e desafios comuns, além de como integrar o processamento automatizado de faturas a outros sistemas.

O que você vai encontrar neste artigo?

• Como funciona o processamento automatizado de faturas?
  
• Recursos de um sistema eficaz de processamento automatizado de faturas
  
• Vantagens da implementação do processamento automatizado de faturas
  
• Como integrar o processamento automatizado de faturas a outros sistemas da empresa
  
• Desafios comuns no processamento automatizado de faturas e como resolvê-los
  

Como funciona o processamento automatizado de faturas?

O processamento automatizado de faturas usa uma combinação de software e fluxos de trabalho digitais para gerenciar faturas com o mínimo de intervenção humana. Veja como esse processo normalmente funciona:

• Recebimento de faturas: as faturas são recebidas em vários formatos, inclusive eletrônicos (por exemplo, PDFs) e em papel. Todas as faturas recebidas são agregadas em um sistema de processamento central.

• Captura de dados: os dados das faturas eletrônicas são integrados diretamente ao sistema de processamento usando formatos como extensible markup language (XML) ou electronic documents interchange (EDI). No caso de faturas não eletrônicas, tecnologias como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ou o reconhecimento inteligente de documentos (IDR) digitalizam e convertem o texto em dados digitais. Os sistemas avançados usam machine learning para reconhecer diferentes layouts de faturas e melhorar a precisão do processo de captura de dados ao longo do tempo.

• Validação e verificação de dados: os dados extraídos (por exemplo, detalhes do fornecedor, número da fatura, itens de linha) são verificados automaticamente e comparados às fontes de dados internas, como pedidos e notas de entrada de mercadorias. O sistema verifica se há discrepâncias, duplicatas e a conformidade com os termos contratuais.

• Direcionamento para aprovação: após os dados serem validados, a fatura é encaminhada às partes interessadas relevantes para aprovação. Esse sistema de encaminhamento tem como base regras predefinidas, que podem ser definidas de acordo com o valor da fatura, o fornecedor ou o departamento.

• Tratamento de exceções: se uma fatura não corresponder a um pedido ou se houver discrepâncias, o sistema a marcará para que seja feita a revisão manual. Os mecanismos de tratamento de exceções permitem que a equipe intervenha, corrija os dados ou busque esclarecimentos adicionais antes de prosseguir.

• Execução do pagamento: após a aprovação, os detalhes da fatura são processados para pagamento. Os sistemas automatizados podem programar os pagamentos, ajudando as empresas a aderir aos termos de pagamento dos fornecedores ou a aproveitar os descontos por pagamento antecipado. A integração com sistemas bancários ou gateways de pagamentos facilita o processamento do pagamento automatizado.

• Integração e reconciliação: os dados processados são integrados aos sistemas de contabilidade ou ao software de planejamento de recursos empresariais (ERP) para geração de relatórios financeiros e reconciliação em tempo real.

• Ferramentas de análise e relatórios: as ferramentas de análise fornecem insights sobre padrões de gastos, desempenho do fornecedor e eficiência. Esses dados podem ser usados para identificar possíveis economias e melhorias a serem feitas e informar a tomada de decisões.

Recursos de um sistema eficaz de processamento automatizado de faturas

Os sistemas de processamento de faturas podem contar com diversos recursos. Estes são alguns dos principais recursos:

Capturar dados

• OCR: a capacidade de extrair dados de vários formatos de fatura (por exemplo, PDF, imagens digitalizadas, e-mails).

• Aprendizado da máquina: o software pode aprender e se adaptar a diferentes modelos de faturas e campos de dados.

• Gerenciamento de modelos: permite que os usuários criem e personalizem modelos para faturas de fornecedores específicos.

Validação e correspondência de dados

• Comparação de três vias: a capacidade de comparar dados de faturas com pedidos e recibos para detectar discrepâncias.

• Detecção de faturas duplicadas: identificar e sinalizar faturas duplicadas para evitar pagamentos excessivos.

• Mecanismo de regras comerciais: permite que os usuários definam regras personalizadas para validação e aprovação de faturas.

Fluxos de trabalho de aprovação

• Direcionamento automatizado: direcionamento de faturas para os aprovadores corretos, estabelecido com base em regras predefinidas.

• Aprovações móveis: capacidade dos aprovadores de revisar e aprovar faturas em dispositivos móveis.

• Acompanhamento de auditoria: um histórico completo de aprovações e alterações de faturas.

Integração

• Integração do sistema de contabilidade/ERP: transferência automática de dados de faturas aprovadas para o sistema de contabilidade ou ERP

• Integração do sistema de pagamento: processamento automatizado do pagamento de faturas aprovadas.

• Integração da interface de programação de aplicativos (API): integração com outros aplicativos de empresas (por exemplo, compras, gerenciamento de contratos) por meio de APIs.

Esses recursos avançados também podem ser úteis para o processamento de faturas:

• Descontos por pagamento antecipado: capacidade de identificar oportunidades de descontos por pagamento antecipado e aproveitar automaticamente.

• Gerenciamento de fornecedores: um banco de dados centralizado de informações e comunicações de fornecedores, incluindo o acompanhamento de desempenho.

• Análise e relatórios: dashboards em tempo real e relatórios personalizáveis para obter insights sobre as métricas de processamento de faturas.

• Tratamento de exceções: capacidade de sinalizar exceções (por exemplo, dados ausentes, discrepâncias de preço) para revisão e resolução manual.

• Detecção de fraude: usa algoritmos de machine learning para detectar faturas possivelmente fraudulentas.

• Implementação em nuvem: solução de software flexível que permite o acesso remoto.

Vantagens da implementação do processo automatizado de faturas

O processamento automatizado de faturas leva inúmeros benefícios para sua empresa. Aqui estão algumas das vantagens:

• Agilidade operacional: o processamento automatizado de faturas pode se adaptar a vários formatos de faturas e requisitos de conformidade e usar algoritmos de machine learning para melhorar continuamente os processos de extração e validação de dados.

• Integração da cadeia de suprimentos e de aquisições: esses sistemas podem se integrar à cadeia de suprimentos e o software de aquisições, criando visibilidade em tempo real do impacto das contas a pagar nas operações da cadeia de suprimentos, facilitando as práticas de estoque just-in-time e ajustando a gestão do capital de giro.

• Previsão financeira e gerenciamento de liquidez:as funcionalidades de análise e processamento em tempo real dos sistemas automatizados oferecem aos diretores financeiros (CFOs) e aos controladores financeiros percepções imediatas do status do fluxo de caixa e dos compromissos financeiros. Isso permite que eles prevejam melhor as necessidades de caixa e tomem as decisões de investimento mais importantes.

• Detecção de fraudes e mitigação de riscos: os sistemas avançados de processamento automatizado de faturas têm funcionalidades sofisticadas de detecção de anomalias para identificar possíveis fraudes ou discrepâncias. As empresas podem definir alertas de acionamento para atividades anormais, como pagamentos duplicados ou faturas que não cumprem os termos do contrato, permitindo os gerenciamento proativo dos riscos.

• Fluxos de trabalho personalizáveis: as empresas podem definir hierarquias de aprovação e regras personalizadas de fluxo de trabalho para requisitos de controle específicos. Isso garante que as transações passem pelo nível adequado de escrutínio e reforça a conformidade.

• Gestão de fornecedores: sistemas automatizados capturam e analisam dados de fornecedores, ajudando as equipes de compras a identificar e negociar com fornecedores confiáveis usando tendências de desempenho.

• Conformidade global: as empresas multinacionais precisam cumprir muitas regulamentações financeiras internacionais e leis tributárias. Os sistemas automatizados projetados para conformidade global podem se ajustar automaticamente a diferentes ambientes regulamentares, reduzindo a carga sobre as equipes locais.

• Atender às metas ambientais, sociais e de governança (ESG): os sistemas automatizados reduzem o uso de papel, melhoram a eficiência dos processos e recolhem dados valiosos para a elaboração de relatórios sobre os critérios de ESG, especialmente em termos de governança e impacto ambiental.

Como integrar o processamento automatizado de faturas a outros sistemas da empresa

Para maximizar a eficácia, integre o processo automatizado de faturas aos outros sistemas da empresa. Veja como começar:

• Defina metas claras: entenda exatamente o que você deseja ao integrar o processamento de faturas a outros sistemas. Isso pode ser um acesso mais rápido aos dados, maior precisão ou melhores funcionalidades de relatório.

• Escolha as ferramentas certas: escolha ferramentas que conectem sistemas diferentes. O middleware funciona como uma ponte entre os sistemas, enquanto as APIs permitem que os sistemas se comuniquem diretamente entre si. Escolha uma ferramenta de acordo com suas necessidades e com a compatibilidade com seus sistemas.

• Mapeie os dados e os fluxos de trabalho: determine quais informações precisam ser compartilhadas entre os sistemas (por exemplo, detalhes de fatura e pagamento) e certifique-se de que elas se relacionem corretamente. Entenda como os dados se movem e são usados em seus sistemas para garantir que a integração aceite os processos.

• Foco na conformidade e na segurança: certifique-se de que a integração cumpra os padrões jurídicos relevantes para o seu setor, especialmente as leis de proteção de dados. Implemente medidas de segurança, como criptografia de dados e transmissão segura de dados, para proteger informações confidenciais.

• Testar exaustivamente: teste exaustivamente as novas integrações para confirmar que tudo funciona como esperado e sem erros. Permita que os clientes testem o sistema para confirmar que ele atende às suas necessidades diárias e é fácil de usar.

• Implementação gradualmente e monitoramento: comece com uma pequena implementação, por exemplo, em um departamento, antes de expandir. Isso permite resolver os problemas em uma escala menor primeiro. Após a implementação completa, monitore continuamente o sistema em busca de problemas e faça os ajustes necessários.

Desafios comuns no processamento automatizado de faturas - e como resolvê-los

O processamento automatizado de faturas pode, às vezes, apresentar desafios para as empresas, inclusive a baixa adesão dos usuários e a segurança dos dados. Aqui está uma visão geral dos desafios comuns e suas soluções:

Extração e precisão de dados

As faturas têm formatos e modelos variados (por exemplo, PDF, imagens digitalizadas, e-mails), o que dificulta a extração de dados. A tecnologia OCR pode ter dificuldades com digitalizações de baixa qualidade ou com faturas escritas à mão, e a extração imprecisa de dados pode levar a erros.

Soluções

• OCR avançado e aprendizado de máquina: implemente soluções de OCR com inteligência artificial (IA) que usam machine learning para melhorar a precisão ao longo do tempo.

• Gerenciamento de modelos: crie modelos personalizados para faturas recebidas com frequência para facilitar a extração de dados.

• Validação humana no processo: incorpore uma etapa de validação em que pessoas revisem e corrijam dados em casos complicados ou ambíguos.

Integração

Sistemas legados podem não ter APIs modernas ou formatos de dados compatíveis, o que torna a integração um desafio. As inconsistências de dados entre os sistemas podem levar a erros e atrasos.

Soluções

• Middleware: use plataformas de middleware para preencher a lacuna entre diferentes sistemas e facilitar o mapeamento e a transformação de dados.

• Integrações personalizadas: desenvolva integrações personalizadas usando APIs ou transferências de dados baseadas em arquivos para facilitar a troca de dados.

• Limpeza e padronização de dados: implemente processos de limpeza e padronização de dados para garantir a consistência entre os sistemas.

Gerenciamento de mudanças e adoção de usuários

Funcionários podem resistir à mudança ou não estar familiarizados com o novo sistema, o que leva a baixas taxas de adoção. A falta de treinamento e de suporte pode dificultar o sucesso da implementação.

Soluções

• Plano de gerenciamento de mudanças: desenvolva um plano abrangente de gerenciamento de mudanças que inclua comunicação, treinamento e suporte contínuo.

• Implementação em fases: introduza gradualmente o processamento automatizado de faturas em diferentes departamentos ou equipes para permitir ajustes e feedback.

• Incentivar a adoção: reconheça e recompense os funcionários que adotarem o novo sistema e demonstrarem proficiência.

Tratamento de exceções e faturas complexas

Nem todas as faturas podem ser totalmente automatizadas devido a exceções, como dados ausentes, discrepâncias de preços ou regras de aprovação complexas. A intervenção manual pode tornar o processo lento e criar gargalos.

Soluções

• Fluxo de trabalho de exceções: projete um fluxo de trabalho claro para lidar com exceções, para escalonar e resolver problemas imediatamente.

• Automação estabelecida por regras: use a automação estabelecida por regras para lidar com exceções comuns, como a correspondência de faturas com pedidos ou a aplicação de códigos padrão do livro-razão.

• Revisão humana no processo: para faturas complicadas ou de alto valor, inclua uma etapa de revisão com um membro experiente da equipe.

Segurança e conformidade de dados

Os dados da fatura geralmente contêm informações financeiras confidenciais que precisam ser protegidas contra acesso não autorizado, para o bem dos clientes e para cumprir as normas de proteção de dados.

Soluções

• Medidas de segurança: implemente controles de acesso fortes, criptografia e auditorias de segurança frequentes para manter os dados da fatura seguros.

• Conformidade com a privacidade de dados: assegure a conformidade com os regulamentos relevantes de proteção de dados obtendo as autorizações necessárias, tornando os dados anônimos sempre que possível e limitando o acesso ao pessoal autorizado.

• Due diligence do fornecedor: examine cuidadosamente os fornecedores de processamento automatizado de faturas quanto a práticas sólidas de segurança e conformidade com os padrões do setor.