Geautomatiseerde factuurverwerking betekent dat je software gebruikt om de stappen bij het verwerken van facturen te automatiseren. Hierdoor hoef je minder handmatig gegevens in te voeren en te verwerken, wat tijd bespaart en fouten minimaliseert. In 2024 werd de markt voor factuurautomatiseringssoftware geschat op bijna 3,4 miljard dollar en naar verwachting zal deze in 2031 8,9 miljard dollar bereiken, wat aangeeft dat er veel vraag is naar deze technologie.

Hieronder bespreken we hoe geautomatiseerde factuurverwerking werkt, wat de kenmerken zijn van een effectief systeem, wat de voordelen en veelvoorkomende uitdagingen zijn, en hoe je geautomatiseerde factuurverwerking kunt integreren met je andere systemen.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt geautomatiseerde factuurverwerking?
  
• Wat maakt een goed automatisch factuurverwerkingssysteem zo handig?
  
• Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
  
• Hoe je geautomatiseerde factuurverwerking kunt koppelen aan andere bedrijfssystemen
  
• Veelvoorkomende uitdagingen bij geautomatiseerde factuurverwerking – en hoe je die kunt oplossen
  

Hoe werkt geautomatiseerde factuurverwerking?

Bij automatische factuurverwerking worden software en digitale workflows gebruikt om facturen te beheren met zo min mogelijk menselijke tussenkomst. Zo gaat het meestal in zijn werk:

• Ontvangst van facturen: Facturen komen binnen in verschillende formaten, zoals elektronisch (bijvoorbeeld pdf's) en op papier. Alle binnenkomende facturen worden verzameld in een centraal verwerkingssysteem.

• Gegevensvastlegging: De gegevens van elektronische facturen worden direct in het verwerkingssysteem gezet met behulp van formaten zoals extensible markup language (XML) of electronic documents interchange (EDI). Voor niet-elektronische facturen worden technologieën zoals optical character recognition (OCR) of intelligent document recognition (IDR) gebruikt om de tekst te scannen en om te zetten in digitale gegevens. Geavanceerde systemen gebruiken machine learning om verschillende factuurlay-outs te herkennen en de nauwkeurigheid van hun gegevensverzameling in de loop van de tijd te verbeteren.

• Gegevensvalidatie en -verificatie: De geëxtraheerde gegevens (bijv. leveranciersgegevens, factuurnummer, regelitems) worden automatisch gecontroleerd aan de hand van interne gegevensbronnen zoals inkooporders en goederenontvangstbewijzen. Het systeem controleert op discrepanties, duplicaten en naleving van contractuele voorwaarden.

• Goedkeuringsroute: Zodra de gegevens zijn gevalideerd, wordt de factuur doorgestuurd naar de relevante belanghebbenden voor goedkeuring. Dit doorstuursysteem is gebaseerd op vooraf gedefinieerde regels, die kunnen worden ingesteld op basis van het factuurbedrag, de leverancier of de afdeling.

• Uitzonderingsafhandeling: Als een factuur niet overeenkomt met een inkooporder of als er verschillen zijn, wordt deze gemarkeerd voor handmatige controle. Met uitzonderingsafhandelingsmechanismen kunnen medewerkers ingrijpen, gegevens corrigeren of extra uitleg vragen voordat ze verdergaan.

• Betaling uitvoeren: Na goedkeuring worden de factuurgegevens verwerkt voor betaling. Automatische systemen kunnen betalingen plannen, waardoor bedrijven zich aan de betalingsvoorwaarden van leveranciers kunnen houden of kunnen profiteren van kortingen bij vroege betaling. Integratie met banksystemen of betaalgateways maakt automatische betalingsverwerking makkelijker.

• Integratie en afstemming: De verwerkte gegevens worden geïntegreerd in boekhoudsystemen of enterprise resource planning (ERP)-software voor realtime financiële rapportage en afstemming.

• Analyse en rapportage: Analysetools geven inzicht in uitgavenpatronen, leveranciersprestaties en efficiëntie. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om mogelijke besparingen en verbeteringen te identificeren en om beslissingen te nemen.

Kenmerken van een goed automatisch factuurverwerkingssysteem

Factuurverwerkingssystemen kunnen allerlei functies hebben. Hier zijn een paar belangrijke elementen waar je op moet letten:

Gegevensvastlegging

• OCR: De mogelijkheid om gegevens uit verschillende factuurformaten te halen (bijv. PDF, gescande afbeeldingen, e-mails)

• Machine learning: De software kan leren en zich aanpassen aan verschillende factuurlay-outs en gegevensvelden

• Sjabloonbeheer: Hiermee kunnen gebruikers sjablonen maken en aanpassen voor specifieke leveranciersfacturen.

Gegevensvalidatie en -afstemming

• Drievoudige matching: De mogelijkheid om factuurgegevens te vergelijken met inkooporders en ontvangstbewijzen om verschillen op te sporen

• Detectie van dubbele facturen: Identificeer en markeer dubbele facturen om te hoge betalingen te voorkomen.

• Engine voor bedrijfsregels: laat gebruikers zelf regels maken voor het controleren en goedkeuren van facturen

Goedkeuringsworkflows

• Automatische routing: Facturen naar de juiste goedkeurders sturen op basis van vooraf ingestelde regels

• Mobiele goedkeuringen: Goedkeurders kunnen facturen bekijken en goedkeuren op mobiele apparaten.

• Audittrajecten: Een compleet overzicht van goedkeuringen en wijzigingen van facturen.

Integratie

• Integratie van boekhoud-/ERP-systemen: Automatische overdracht van goedgekeurde factuurgegevens naar het boekhoud- of ERP-systeem

• Integratie van betalingssysteem: Automatische betalingsverwerking van goedgekeurde facturen

• Integratie van applicatieprogrammeerinterface (API): Integratie met andere bedrijfsapplicaties (bijv. inkoop, contractbeheer) via API's

Deze geavanceerde functies kunnen ook handig zijn voor het verwerken van facturen:

• Kortingen voor vroege betaling: De mogelijkheid om kansen voor kortingen bij vroege betaling te spotten en daar automatisch gebruik van te maken

• Leveranciersbeheer: Een centrale database met info en communicatie over leveranciers, inclusief het bijhouden van prestaties

• Analyses en rapportage: Dashboards die je in realtime kunt bekijken en rapporten die je zelf kunt aanpassen voor inzicht in de statistieken van de factuurverwerking.

• Afhandeling van uitzonderingen: Mogelijkheid om uitzonderingen (bijv. ontbrekende gegevens, prijsverschillen) te markeren voor handmatige controle en oplossing

• Fraudedetectie: Gebruikt machine learning-algoritmen om mogelijk frauduleuze facturen te spotten

• Cloudgebaseerde implementatie: Een flexibele softwareoplossing die toegang op afstand mogelijk maakt.

Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking

Automatische factuurverwerking kan je bedrijf veel voordelen opleveren. Hier zijn een paar mogelijke voordelen:

• Operationele flexibiliteit: Automatische factuurverwerking kan zich aanpassen aan allerlei factuurformaten en nalevingsvereisten en gebruikt machine learning-algoritmen om de processen voor gegevensextractie en validatie steeds te verbeteren.

• Integratie van toeleveringsketen en inkoop: Deze systemen kunnen worden geïntegreerd met software voor toeleveringsketens en inkoop, waardoor je in realtime kunt zien wat de impact is van crediteurenadministratie op de toeleveringsketen, just-in-time voorraadbeheer mogelijk wordt en het werkkapitaalbeheer kan worden geoptimaliseerd.

• Financiële prognoses en liquiditeitsbeheer: Dankzij de realtime verwerkings- en analysefuncties van geautomatiseerde systemen krijgen CFO's en financiële controllers direct inzicht in de cashflowstatus en financiële verplichtingen. Hierdoor kunnen ze de kasbehoeften beter voorspellen en belangrijke investeringsbeslissingen nemen.

• Fraudedetectie en risicobeperking: Geavanceerde geautomatiseerde factuurverwerkingssystemen hebben geavanceerde mogelijkheden voor het opsporen van afwijkingen om mogelijke fraude of discrepanties te identificeren. Bedrijven kunnen waarschuwingen instellen voor abnormale activiteiten, zoals dubbele betalingen of facturen die afwijken van de contractvoorwaarden, waardoor bedrijven proactief risico's kunnen beheren.

• Aanpasbare workflows: Bedrijven kunnen aangepaste goedkeuringshiërarchieën en workflowregels instellen voor specifieke controlevereisten. Dit zorgt ervoor dat transacties het juiste niveau van controle ondergaan en dat de naleving wordt afgedwongen.

• Leveranciersbeheer: Automatische systemen verzamelen en analyseren leveranciersgegevens, zodat inkoopteams betrouwbare leveranciers kunnen vinden en met hen kunnen onderhandelen op basis van prestatietrends.

• Wereldwijde naleving: Multinationale vennootschappen moeten zich aan veel internationale financiële regels en belastingwetten houden. Geautomatiseerde systemen die zijn ontworpen voor wereldwijde naleving kunnen zich automatisch aanpassen aan verschillende regelgevende omgevingen, waardoor de druk op lokale teams wordt verminderd.

• Milieu-, sociale en governance-doelen (ESG): Geautomatiseerde systemen gebruiken minder papier, maken processen efficiënter en verzamelen waardevolle gegevens voor rapportages over ESG-criteria, vooral op het gebied van governance en milieu-impact.

Hoe automatische factuurverwerking integreren met andere bedrijfssystemen

Om zo effectief mogelijk te zijn, kun je je automatische factuurverwerking koppelen aan je andere bedrijfssystemen. Zo ga je aan de slag:

• Stel duidelijke doelen: Weet precies wat je wilt bereiken met het integreren van je factuurverwerking met andere systemen. Dit kan snellere toegang tot gegevens zijn, verbeterde nauwkeurigheid of betere rapportagemogelijkheden.

• Kies de juiste tools: Kies tools die verschillende systemen met elkaar verbinden. Middleware fungeert als een brug tussen systemen, terwijl API's systemen in staat stellen rechtstreeks met elkaar te communiceren. Kies er een op basis van je behoeften en de compatibiliteit met je systemen.

• Breng gegevens en workflows in kaart: Bepaal welke informatie tussen systemen moet worden gedeeld (bijvoorbeeld factuur- en betalingsgegevens) en zorg ervoor dat deze correct overeenkomen. Zorg dat je begrijpt hoe de gegevens binnen je systemen worden verplaatst en gebruikt, zodat de integratie je processen ondersteunt.

• Focus op compliance en beveiliging: Zorg ervoor dat de integratie voldoet aan de wettelijke normen die van toepassing zijn op je branche, met name wetgeving op het gebied van gegevensbescherming. Implementeer beveiligingsmaatregelen zoals gegevensversleuteling en veilige gegevensoverdracht om gevoelige informatie te beschermen.

• Test grondig: Test nieuwe integraties uitgebreid om te controleren of alles naar behoren werkt en er geen fouten optreden. Laat klanten het systeem testen om te controleren of het voldoet aan hun dagelijkse behoeften en gebruiksvriendelijk is.

• Implementeer stap voor stap implementeren en monitor: Begin met een kleine uitrol, bijvoorbeeld in één afdeling, voordat je verder gaat. Zo kun je problemen eerst op kleinere schaal aanpakken. Na de volledige implementatie moet je het systeem blijven controleren op eventuele problemen en waar nodig aanpassingen doen.

Veelvoorkomende uitdagingen bij geautomatiseerde factuurverwerking – en hoe je die kunt oplossen

Het automatisch verwerken van facturen kan soms lastig zijn voor bedrijven, bijvoorbeeld omdat niet iedereen het gebruikt of vanwege zorgen over gegevensbeveiliging. Hier is een overzicht van veelvoorkomende uitdagingen en hoe je ze kunt oplossen:

Gegevensuitvoer en nauwkeurigheid

Facturen komen in verschillende formaten (bijvoorbeeld pdf, gescande afbeeldingen, e-mails) en lay-outs, wat het extraheren van gegevens lastig maakt. OCR-technologie kan moeite hebben met scans van slechte kwaliteit of handgeschreven facturen, en onnauwkeurige gegevensextractie kan tot fouten leiden.

Oplossingen

• Geavanceerde OCR en machine learning: OCR-oplossingen met kunstmatige intelligentie (AI) gebruiken machine learning om de nauwkeurigheid steeds beter te maken.

• Sjabloonbeheer: Maak aangepaste sjablonen voor facturen die je vaak krijgt, zodat je makkelijker gegevens kunt halen.

• Validatie door mensen: Voeg een validatiestap toe waarbij mensen gegevens kunnen controleren en corrigeren in ingewikkelde of onduidelijke gevallen.

Integratie

Oude systemen hebben misschien geen moderne API's of compatibele gegevensformaten, wat integratie lastig maakt. Als gegevens tussen systemen niet kloppen, kan dat fouten en vertragingen veroorzaken.

Oplossingen

• Middleware: Gebruik middlewareplatforms om de kloof tussen verschillende systemen te overbruggen en het in kaart brengen en transformeren van gegevens te vergemakkelijken.

• Aangepaste integraties: Maak aangepaste integraties met API's of bestandsoverdrachten om het uitwisselen van gegevens makkelijker te maken.

• Gegevensopschoning en standaardisatie: Zorg voor processen voor gegevensopschoning en standaardisatie voor consistentie tussen systemen.

Wijzigingsbeheer en gebruikersacceptatie

Medewerkers kunnen weerstand bieden tegen verandering of niet bekend zijn met het nieuwe systeem, wat kan leiden tot een lage acceptatiegraad. Een gebrek aan training en ondersteuning kan een succesvolle implementatie van in de weg staan.

Oplossingen

• Veranderingsplan: Maak een goed plan voor verandering, met elementen als communicatie, training en doorlopende ondersteuning.

• Gefaseerde uitrol: Introduceer geautomatiseerde factuurverwerking geleidelijk in verschillende afdelingen of teams, zodat er ruimte is voor aanpassingen en feedback.

• Stimuleer het gebruik: Beloon medewerkers die het nieuwe systeem omarmen en er goed mee omgaan.

Uitzonderingen en ingewikkelde facturen

Niet alle facturen kunnen helemaal automatisch worden verwerkt vanwege uitzonderingen zoals ontbrekende gegevens, prijsverschillen of ingewikkelde goedkeuringsregels. Handmatig ingrijpen kan het proces vertragen en knelpunten veroorzaken.

Oplossingen

• Workflow voor uitzonderingen: Maak een duidelijke workflow voor het afhandelen van uitzonderingen, zodat problemen snel kunnen worden doorgegeven en opgelost.

• Op regels gebaseerde automatisering: Gebruik automatisering op basis van regels om veelvoorkomende uitzonderingen af te handelen, zoals het matchen van facturen met inkooporders of het toepassen van standaard grootboekcodes.

• Menselijke controle: Voor ingewikkelde of dure facturen, zorg dat een ervaren medewerker ze nog even checkt.

Gegevensbeveiliging en compliance

Factuurgegevens bevatten vaak gevoelige financiële info die beschermd moet worden tegen ongeoorloofde toegang, zowel in het belang van klanten als om te voldoen aan de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Oplossingen

• Beveiligingsmaatregelen: Zorg voor goede toegangscontroles, encryptie en regelmatige beveiligingscontroles om factuurgegevens veilig te houden.

• Naleving van gegevensprivacy: Zorg ervoor dat je voldoet aan de relevante voorschriften voor gegevensbescherming door de nodige toestemmingen te verkrijgen, gegevens waar mogelijk te anonimiseren en de toegang te beperken tot bevoegd personeel.

• Due diligence van leveranciers: Controleer zorgvuldig of leveranciers van geautomatiseerde factuurverwerking sterke beveiligingsmaatregelen hanteren en voldoen aan de industrienormen.