Elektroniska fakturor, även kallade e-fakturor, är digitala versioner av traditionella pappersfakturor.

Till skillnad från pappersfakturor skapas, skickas, mottas och hanteras e-fakturor elektroniskt. De är ofta i ett strukturerat format som XML, vilket gör dem lättare att hantera automatiskt med bokföringsprogram.

Denna typ av fakturering används över hela världen. Den globala marknaden för e-fakturering uppgick till 13,5 miljarder USD 2023 och beräknas uppgå till 61 miljarder USD år 2032. Nedan förklarar vi hur elektronisk fakturering fungerar, hur det skiljer sig från manuell fakturering, vilka utmaningar och fördelar du bör tänka på och hur du väljer rätt e-faktureringslösning för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar elektronisk fakturering?
  
• Hur skiljer sig elektronisk fakturering från manuell fakturering?
  
• Utmaningar med manuell fakturering
  
• Fördelar med elektronisk fakturering
  
• Utmaningar med elektronisk fakturering
  
• Hur man skapar och implementerar elektronisk fakturering
  
• Säkerhets- och efterlevnadsaspekter med elektronisk fakturering
  
• Hur man väljer rätt lösning för elektronisk fakturering
  

Hur fungerar elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering är en digital process som ersätter traditionell pappersbaserad fakturering med en snabbare och mer automatiserad process. Här följer en närmare beskrivning av hur e-fakturering brukar fungera.

• Skapande av fakturor: Säljaren skapar en faktura elektroniskt med hjälp av ett bokföringsprogram eller en e-faktureringsplattform. Fakturan innehåller alla nödvändiga uppgifter som köpar- och säljarinformation, fakturanummer, datum, artikelbeskrivningar, kvantiteter, priser, skatter och totalt belopp. Fakturan är i ett strukturerat format, vanligtvis XML, för att vara kompatibel med olika system.

• Överlämning av faktura: Säljaren skickar e-fakturan elektroniskt till köparen. Detta kan göras via dessa kanaler:

  • Direkt överföring: Fakturan skickas direkt från säljarens system till köparens system med hjälp av en säker anslutning.
    
  • E-post: Fakturan läggs som bilaga i ett e-postmeddelande och skickas till köparen.
    
  • Nätverk eller plattform för e-fakturering: Fakturan laddas upp till ett nätverk eller en plattform där köparen kan komma åt och ladda ner den.
    
  • Peppol-nätverket: E-fakturor skickas på ett säkert sätt mellan företag och myndigheter genom detta globala nätverk.
    

• Mottagande av fakturor: Köparen får e-fakturan via önskad kanal. Om fakturan är i ett strukturerat format kan den automatiskt importeras till köparens bokföringssystem, vilket gör att det inte behövs någon manuell datainmatning. Om fakturan skickas som en e-postbilaga eller PDF-fil kan det krävas manuell hantering.

• Fakturahantering och godkännande: Köparens bokföringssystem validerar fakturauppgifter, kontrollerar om det finns fel och matchar dem med inköpsorder och andra relevanta dokument. Beroende på köparens interna processer kan fakturan gå genom ett godkännandeflöde. När fakturan har godkänts schemaläggs den för betalning.

• Betalning: Köparen initierar betalning i enlighet med överenskomna betalningsvillkor. Betalningar kan göras elektroniskt genom metoder som banköverföring, kreditkort eller plattformar för digitala betalningar.

• Arkivering: Både köparen och säljaren lagrar e-fakturan elektroniskt för registerföring och efterlevnad.

Hur skiljer sig elektronisk fakturering från manuell fakturering?

Elektronisk fakturering och manuell fakturering är två olika metoder för fakturering och betalningshantering, med skillnader i format, leveransmetod, hantering och övergripande effektivitet. Här följer en närmare beskrivning av skillnaderna.

Utmaningar med manuell fakturering

Manuell fakturering kan leda till fel och kräva både tid och arbete, vilket resulterar i försenade betalningar, frustrerade leverantörer och potentiella ekonomiska förluster. Här är de viktigaste problemen med manuell fakturering som elektronisk fakturering syftar till att lösa.

• Tid och pengar: Att skapa, skicka och hantera fakturor i pappersformat är en långsam och omständlig process. Den omfattar moment som att skriva ut och stoppa ner fakturan i kuvert, hantera porto och sedan vänta på att posten ska komma. På mottagarsidan ska någon manuellt öppna kuvert, sortera fakturor och mata in data i bokföringssystem, vilket ofta leder till flaskhalsar och förseningar.

• Fel: Manuell datainmatning leder ofta till fel. Ett enkelt skrivfel i ett fakturanummer, kvantitet eller pris kan få stora konsekvenser som över- eller underbetalning eller till och med tvister med leverantörer. Dessa fel kan vara kostsamma att åtgärda och kan skada affärsrelationer.

• Brist på synlighet: Med manuell fakturering är det svårt att följa status för fakturor i realtid. Är de på väg? Har de kommit fram? Väntar de på godkännande? Denna bristande transparens gör det utmanande att hantera kassaflödet på ett effektivt sätt och kan leda till missade betalningsfrister.

• Kostnad: Papper, bläck, porto och den arbetskraft som krävs för manuell hantering leder till ökade kostnader. Tiden som läggs på fakturering skulle också kunna användas bättre och läggas på andra mervärdesaktiviteter.

• Miljöpåverkan: Det papper som används för faktureringen bidrar till avskogning och genererar betydande avfall, ett växande problem för miljömedvetna företag.

Fördelar med elektronisk fakturering

Här är några av fördelarna med elektronisk fakturering.

• Snabbare behandling och betalning: E-fakturor skickas elektroniskt, vilket eliminerar de förseningar som kan uppstå i samband med fysisk post. Detta påskyndar fakturahanteringen, vilket leder till snabbare betalningscykler och förbättrat kassaflöde.

• Lägre kostnader: E-fakturering eliminerar behovet av papper, utskrifter, porto och manuell datainmatning. Detta innebär stora kostnadsbesparingar, särskilt för företag som hanterar en stor mängd fakturor. Automatisering minskar också behovet av manuellt arbete, vilket frigör personal för annat arbete.

• Färre fel: Vid manuell datainmatning uppstår lätt fel, vilket kan leda till avvikelser och tvister. Med automatiserad datavalidering och import ger e-fakturering mer korrekta och konsekventa fakturauppgifter och minskar sannolikheten för kostsamma misstag.

• Bättre synlighet: Plattformar för e-fakturering har spårnings- och övervakningsfunktioner i realtid. Företag kan enkelt se status för varje faktura, från det att den skapas till att den betalas, vilket ger större synlighet och kontroll över hela processen. Denna transparens bidrar till att identifiera flaskhalsar, snabbt lösa problem och optimera kassaflödeshanteringen.

• Mindre avfall: Genom att eliminera behovet av papper minskar e-fakturering din miljöpåverkan och bidrar till hållbarhetsarbetet.

• Bättre leverantörsrelationer: Snabbare betalningar och transparenta processer skapar bättre relationer med leverantörer. E-fakturering kan bidra till att bygga upp förtroende och goodwill, vilket leder till smidigare transaktioner och potentiella fördelar som förmånliga priser eller tidig tillgång till nya produkter.

• Skalbarhet: Lösningar för e-fakturering kan enkelt skalas upp i takt med att ett företag växer. I takt med att volymen av fakturor ökar kan dessa system hantera arbetsbelastningen utan att det behövs ytterligare manuellt arbete.

• Efterlevnad och säkerhet: Plattformar för e-fakturering är i linje med skatteregler och internationella standarder och har starka säkerhetsåtgärder för att skydda känslig ekonomisk information.

Utmaningar med elektronisk fakturering

Liksom med alla affärslösningar kan elektronisk fakturering också innebära utmaningar. Här är några att tänka på.

• Inledande investering: Att implementera ett e-faktureringssystem kan kräva en inledande investering i programvara, hårdvara och utbildning. Små företag kan tycka att denna kostnad är alltför hög.

• Integration med befintliga system: Att integrera e-fakturering med befintliga redovisnings- och affärssystem (ERP) kan vara komplext och tidsödande och kräva teknisk expertis eller externa konsulter.

• Tekniska problem: Tekniska fel, programuppdateringar och anslutningsproblem kan störa e-faktureringen, vilket kan leda till förseningar eller fel.

• Motstånd mot förändringar: Anställda som är vana vid manuella processer kan motsätta sig övergången till e-fakturering. Ändringshantering och utbildning kan krävas för en smidig implementeringsprocess.

• Onboarding av leverantörer: Att övertyga leverantörer om att införa e-fakturering kan vara en utmaning, särskilt för mindre leverantörer som kanske inte har resurser eller teknisk kapacitet.

• Hot mot cybersäkerheten: E-fakturor innehåller känslig ekonomisk information, vilket gör dem till ett mål för cyberattacker. De måste skyddas med starka säkerhetsåtgärder.

• Bestämmelser om dataintegritet: Efterlevnad av bestämmelser om dataintegritet som GDPR kan vara tidsödande och kräver noggrann hantering av personuppgifter.

• Olika format: E-fakturor kan skapas i flera format, vilket kan leda till kompatibilitetsproblem mellan olika system.

• Varierande regler: Reglerna för e-fakturering kan variera mellan olika länder och regioner, vilket gör det svårt för företag som bedriver verksamhet på flera platser att uppfylla efterlevnadskraven.

• Avsaknad av fysiska signaturer: E-fakturor har vanligtvis inga fysiska signaturer, vilket kan ge upphov till frågor om äkthet och giltighet i händelse av tvister.

• Tekniska problem: Tekniska problem eller fel i e-faktureringssystemet kan leda till tvister om fakturan är korrekt eller har kommit fram som den ska.

Så här inför du e-fakturering

Följ de här stegen för att införa e-fakturering i ditt företag.

Behovsanalys

Definiera tydligt vad du vill uppnå med e-fakturering, oavsett om det är snabbare betalningscykler, ökad noggrannhet eller bättre efterlevnad av lagstadgade krav. Granska dina befintliga faktureringsprocesser för att identifiera flaskhalsar eller ineffektivitet, och använd detta för att identifiera specifika funktioner som du behöver i ett e-faktureringssystem, till exempel integrationsmöjligheter med befintliga ERP-system eller specifika efterlevnadsverktyg.

Systemval

Ta fram en lista över viktiga funktioner baserat på din behovsanalys. Prioritera funktioner som realtidsbearbetning, kompatibilitet med internationella standarder (t.ex. Peppol, UBL) och enkel integration med ditt bokföringsprogram.

Undersök och jämför sedan olika leverantörer av e-fakturering. Leta efter recensioner och fallstudier och begär demonstrationer. Kontrollera så att leverantören har erfarenhet inom din bransch och kan erbjuda en bra kundsupport.

Teknisk installation

Arbeta med IT-specialister för att kartlägga hur e-faktureringsprogrammet ska integreras med dina befintliga system. Detta kan innebära API-integrationer, datamappningar och anpassad utveckling för ett enkelt dataflöde mellan olika system.

Anpassning

Anpassa programvaruinställningarna efter dina processer. Det kan handla om att konfigurera fakturamallar, skatteberäkningar, valutahantering och språkval, beroende på dina behov.

Efterlevnadskontroller

Rådgör med en juridisk expert för att se till att dina rutiner för e-fakturering överensstämmer med lokala och internationella skattelagar och standarder för e-fakturering. Detta säkerställer att alla fakturor är juridiskt giltiga och att ditt system är framtidssäkrat mot regeländringar.

Säkerhet

Implementera säkerhetsåtgärder som kryptering, säkra åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsrevisioner för att skydda känsliga uppgifter.

Implementering

Börja med en pilotfas som omfattar en utvald grupp av leverantörer eller kunder. Utnyttja den här fasen till att samla in feedback och göra justeringar. Utöka gradvis utrullningen till att omfatta alla dina fakturor och få systematiskt med varje intressentgrupp.

Utbildning

Genomför detaljerade utbildningstillfällen för dina ekonomi-, försäljnings- och IT-team. Tillhandahåll resurser som manualer, vanliga frågor och utbildningsvideor för att hjälpa dem att lära sig det nya systemet.

Support

Skapa ett supportramverk med din leverantör för att snabbt åtgärda eventuella problem. Detta kan inkludera särskild support under de första månaderna efter lanseringen.

Lansering

Aktivera systemet helt när du har bekräftat att alla integreringspunkter fungerar som de ska och att alla användargrupper har utbildats.

Övervakning

Använd verktygen i e-faktureringssystemet för att aktivt övervaka resultaten och samla in feedback från användarna. Leta efter förbättringar i handläggningstider, felfrekvenser och användarnöjdhet.

Säkerhets- och efterlevnadsaspekter med elektronisk fakturering

Vid elektronisk fakturering behöver man vara mycket uppmärksam på säkerhet och efterlevnad för att skydda uppgifter och följa lagstiftningen. Här följer en detaljerad genomgång av rekommenderade säkerhetsåtgärder och efterlevnadskrav.

Rekommenderade säkerhetsåtgärder

• Kryptering av data: Kryptering bidrar till att skydda fakturauppgifter under överföring och lagring. Starka krypteringsprotokoll som TLS (Transport Layer Security) och AES (Advanced Encryption Standard) skyddar känslig information från obehörig åtkomst.

• Åtkomstkontroller: Åtkomstkontroller säkerställer att endast behörig personal kan visa, ändra eller bearbeta fakturor. Rollbaserade åtkomstkontroller (RBAC) bidrar till att förhindra interna bedrägerier och dataintrång genom att begränsa användaråtkomst baserat på jobbfunktioner.

• Autentisering och auktorisering: Använd starka autentiseringsmekanismer som multifaktorautentisering (MFA) för att få åtkomst till faktureringssystemet för ytterligare ett säkerhetslager.

• Verifieringskedjor: Granskningsloggar bör samla in information om vem har varit inne i eller ändrat en faktura och när. Detta bidrar till att spåra avvikelser och undersöka incidenter och stöder även regelefterlevnad.

• Åtgärder för dataintegritet: Åtgärder som digitala signaturer och kontrollsummor upprätthåller dataintegriteten och verifierar att data inte har ändrats från sin ursprungliga form.

• Nätverkssäkerhet: Nätverken som överför fakturor måste skyddas med brandväggar, intrångsdetekteringssystem (IDS) och intrångsskyddssystem (IPS) för att förhindra attacker och obehörig åtkomst.

Efterlevnadskrav

• Efterlevnad av regelverk: E-faktureringsprocesser kan regleras både genom lokala och internationella bestämmelser. I Europeiska unionens direktiv 2014/55/EU föreskrivs till exempel att elektronisk fakturering ska användas vid offentlig upphandling.

• Efterlevnad av skatteregler: Många jurisdiktioner kräver särskilda standarder för e-fakturor för skatterapportering. Ditt e-faktureringssystem måste kunna generera fakturor som överensstämmer med lokala moms- eller GST-bestämmelser och integreras med eventuella digitala skatterapporteringssystem.

• Standarder och format: E-fakturering måste följa internationella standarder som Edifact, som underlättar interoperabilitet mellan olika faktureringssystem över gränserna. Efterlevnad av dessa standarder säkerställer att fakturor är juridiskt erkända och kan behandlas av system i olika länder.

• Arkiveringspolicyer: Tillsynsorgan kräver ofta att företag sparar fakturor under en viss period för revisionsändamål. Detta inbegriper att använda pålitliga lagringslösningar som är i linje med lagar om datalagring.

• Integritetslagar: Du måste följa lagar om dataintegritet som GDPR i EU eller CCPA i Kalifornien. Dessa regler föreskriver hur personuppgifter ska hanteras och skyddas.

• Gränsöverskridande dataöverföring: Om du är verksam i flera länder måste du följa lagar som reglerar gränsöverskridande dataöverföringar. Till exempel måste data som överförs från EU till andra regioner följa GDPR-överföringsregler som standardavtalsklausuler (SCC).

Hur man väljer rätt lösning för elektronisk fakturering

Följ dessa steg för att välja rätt e-faktureringslösning för ditt företag.

Bedöm dina behov

• Transaktionsbehov: Tänk på fakturavolymen, dina affärsprocesser och komplexiteten i dina transaktioner för att avgöra vilken typ av e-faktureringslösning du behöver.

• Befintliga system: Identifiera vilka system (t.ex. ERP, bokföringsprogram, CRM) du vill integrera med din e-faktureringslösning.

• Användarbas: Tänk på mångfalden i din användarbas, inklusive internationella leverantörer och kunder, som kan kräva stöd för flera språk och valutor.

Utvärdera nödvändiga funktioner

• Automatisering: Leta efter automatiseringsfunktioner som fakturafält som fylls i automatiskt från inköpsorder och automatiskt matchar fakturor med betalningar.

• Säkerhet: Utvärdera de säkerhetsåtgärder som ingår, t.ex. datakryptering, säkra åtkomstkontroller och efterlevnad av dataskyddslagar.

• Användarupplevelse: Välj ett användarvänligt gränssnitt som kräver minimal utbildning med tillgänglig kundsupport och tydlig dokumentation.

• Mobil- och molnåtkomst: Överväg om det krävs en mobilapp eller molnåtkomst för att hantera faktureringsuppgifter på distans.

• Efterlevnad: Kontrollera att lösningen följer alla relevanta faktureringsbestämmelser, inklusive de som är specifika för din bransch eller de jurisdiktioner där du är verksam.

• Format: Se till att lösningen stöder standardformat för e-fakturering, såsom EDifact, vilket underlättar smidigare transaktioner och framtida kompatibilitet.

• Skalbarhet och flexibilitet: Utvärdera lösningens skalbarhet och flexibilitet så att den kan växa och förändras i takt med att verksamheten utvecklas.

• Anpassning: Kontrollera om programvaran tillåter anpassning enligt dina specifika arbetsflöden eller branschkrav.

• Leverantörens stabilitet: Undersök säljarens marknadsnärvaro och stabilitet. Etablerade leverantörer kommer sannolikt att erbjuda mer tillförlitliga och kontinuerligt uppdaterade lösningar.

• Supporttjänster: Utvärdera kvaliteten på kundsupporten, inklusive tillgänglighet, lyhördhet och teknisk expertis.

• Kostnad: Utvärdera prismodellen, oavsett om det är en engångsavgift, ett månatligt abonnemang eller ett pris som baseras på transaktionsvolym. Överväg installationskostnader, underhållsavgifter och eventuella extra avgifter för uppdateringar eller ytterligare funktioner. Väg de potentiella besparingarna mot lösningens kostnad för att fastställa dess avkastning på investeringen (ROI).

Rådgör med kollegor och testa lösningar

• Recensioner och fallstudier: Läs recensioner och fallstudier från nuvarande användare för att få en bild av lösningens effektivitet och leverantörens kundservice.

• Gratis provperioder eller demoversioner: Innan du slutför ditt beslut, dra nytta av gratis provperioder eller demoversioner som erbjuds av leverantörer. Detta gör att du kan testa lösningens kompatibilitet med dina befintliga system och dess användarvänlighet.