Las facturas electrónicas son versiones digitales de las facturas tradicionales en papel.

A diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas se crean, envían, reciben y procesan electrónicamente. A menudo están en un formato estructurado como XML, lo que facilita su procesamiento automático con un software de contabilidad.

Este tipo de facturación se utiliza en todo el mundo. El mercado mundial de facturación electrónica alcanzó los 13.500 millones de dólares en 2023 y se prevé que alcance los 61.000 millones de dólares en 2032. A continuación, explicaremos cómo funciona la facturación electrónica, en qué se diferencia de la facturación manual, los desafíos y beneficios que debes tener en cuenta y cómo elegir la solución de facturación electrónica adecuada para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona la facturación electrónica?
  
• ¿En qué se diferencia la facturación electrónica de la manual?
  
• Desafíos de la facturación manual
  
• Beneficios de la facturación electrónica
  
• Desafíos de la facturación electrónica
  
• Cómo crear e implementar la facturación electrónica
  
• Consideraciones de seguridad y cumplimiento de la normativa en relación con la facturación electrónica
  
• Cómo elegir la solución de facturación electrónica adecuada
  

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un proceso digital que sustituye la facturación tradicional en papel por un proceso más rápido y automatizado. A continuación, te explicamos cómo suele funcionar la facturación electrónica.

• Creación de facturas: el vendedor crea una factura de forma electrónica utilizando un software de contabilidad o una plataforma de facturación electrónica. La factura incluye todos los detalles necesarios, como la información del comprador y el vendedor, el número de factura, la fecha, las descripciones de los artículos, las cantidades, los precios, los impuestos y el monto total adeudado. La factura está en un formato estructurado, generalmente XML, por compatibilidad con diferentes sistemas.

• Envío de facturas: el vendedor envía electrónicamente la factura electrónica al comprador. Esto se puede hacer a través de estos canales:

  • Transmisión directa: la factura se envía directamente desde el sistema del vendedor al sistema del comprador mediante una conexión segura.
    
  • Correo electrónico: la factura se adjunta a un correo electrónico y se envía al comprador.
    
  • Red o plataforma de facturación electrónica: la factura se carga en una red o plataforma donde el comprador puede acceder a ella y descargarla.
    
  • Red Peppol: las facturas electrónicas se intercambian de forma segura entre empresas y gobiernos a través de esta red global.
    

• Recepción de facturas: el comprador recibe la factura electrónica a través de su canal preferido. Si la factura está en un formato estructurado, se puede importar automáticamente al sistema contable del comprador, sin necesidad de ingresar datos de forma manual. Si la factura se envía como archivo adjunto de correo electrónico o PDF, es posible que deba procesarse manualmente.

• Tramitación y aprobación de facturas: el sistema contable del comprador valida los datos de la factura, comprueba si hay errores y los compara con los pedidos de compra y otros documentos relevantes. La factura puede pasar por un flujo de trabajo de aprobación, dependiendo de los procesos internos del comprador. Una vez aprobada, la factura se programa para el pago.

• Pago: el comprador inicia el pago de acuerdo con las condiciones de pago acordadas. Los pagos se pueden hacer electrónicamente a través de métodos como transferencias bancarias, tarjetas de crédito o plataformas de pago online.

• Archivo: tanto el comprador como el vendedor almacenan la factura electrónica electrónicamente para fines de mantenimiento de registros y cumplimiento de la normativa.

¿En qué se diferencia la facturación electrónica de la manual?

La facturación electrónica y la facturación manual son dos métodos distintos de facturación y procesamiento de pagos, con diferencias en el formato, la entrega, el procesamiento y la eficiencia general. A continuación, verás un desglose de las diferencias.

Desafíos de la facturación manual

La facturación manual puede ser propensa a errores, llevar mucho tiempo y mano de obra, lo que provoca retrasos en los pagos, frustración de los proveedores y posibles pérdidas económicas. Estos son los principales problemas que la facturación electrónica busca abordar con la facturación manual.

• Tiempo y dinero: la creación, el envío y el procesamiento de facturas en papel es un proceso lento y tedioso. Implica imprimir, rellenar sobres, lidiar con el franqueo y, luego, esperar a que llegue el correo. En el extremo receptor, alguien tiene que abrir manualmente los sobres, clasificar las facturas e introducir los datos en los sistemas contables, lo que a menudo provoca cuellos de botella y retrasos.

• Errores: la introducción manual de datos a menudo conduce a errores. Un simple error tipográfico en el número de factura, la cantidad o el precio puede tener consecuencias importantes, como pagar de más, de menos o incluso disputas con los proveedores. Estos errores pueden ser costosos de rectificar y pueden dañar las relaciones comerciales.

• Falta de visibilidad: con la facturación manual, es difícil hacer un seguimiento del estado de las facturas en tiempo real. ¿Están en tránsito? ¿Han sido recibidos? ¿Están pendientes de aprobación? Esta falta de transparencia dificulta la gestión eficaz del flujo de efectivo y puede incumplir los plazos de pago.

• Coste: el papel, la tinta, el franqueo y la mano de obra necesaria para el procesamiento manual aumentan los costes. El tiempo dedicado a la facturación también es un tiempo que podría utilizarse mejor para otras actividades de valor añadido.

• Impacto ambiental: la dependencia del papel para la facturación contribuye a la deforestación y genera residuos sustanciales, una preocupación creciente para las empresas con conciencia ambiental.

Beneficios de la facturación electrónica

Estos son algunos de los beneficios asociados con la facturación electrónica.

• Procesamiento y pago más rápidos: las facturas electrónicas se transmiten electrónicamente, lo que elimina los retrasos asociados con el correo físico. Esto acelera el procesamiento de facturas, lo que lleva a ciclos de pago más rápidos y a un mejor flujo de efectivo.

• Costes más bajos: la facturación electrónica elimina la necesidad de papel, impresión, franqueo e ingreso manual de datos. Esto se traduce en un importante ahorro de costes, especialmente para las empresas que procesan un gran volumen de facturas. La automatización también reduce la necesidad de mano de obra, liberando al personal para otros trabajos.

• Menos errores: la introducción manual de datos es propensa a errores, lo que puede dar lugar a discrepancias y disputas. Gracias a la validación e importación automatizada de datos, la facturación electrónica crea datos de facturas más precisos y coherentes y reduce la probabilidad de errores costosos.

• Mejor visibilidad: las plataformas de facturación electrónica cuentan con funciones de seguimiento y monitorización en tiempo real. Las empresas pueden ver fácilmente el estado de cada factura, desde su creación hasta el pago, lo que proporciona una mayor visibilidad y control sobre todo el proceso. Esta transparencia ayuda a identificar cuellos de botella, resolver problemas con prontitud y optimizar la gestión del flujo de efectivo.

• Menos residuos: al eliminar la necesidad de papel, la facturación electrónica reduce su impacto ambiental y contribuye a los esfuerzos de sostenibilidad.

• Mejores relaciones con los proveedores: los pagos más rápidos y los procesos transparentes crean mejores relaciones con los proveedores. La facturación electrónica puede ayudar a generar confianza y buena voluntad, lo que lleva a transacciones más fluidas y beneficios potenciales, como precios preferenciales o acceso temprano a nuevos productos.

• Escalabilidad: las soluciones de facturación electrónica pueden escalar fácilmente con el crecimiento de una empresa. A medida que aumenta el volumen de facturas, estos sistemas pueden gestionar la carga de trabajo sin necesidad de mano de obra adicional.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: las plataformas de facturación electrónica cumplen con las regulaciones fiscales y los estándares internacionales e incorporan fuertes medidas de seguridad para proteger los datos financieros sensibles.

Desafíos de la facturación electrónica

Como con cualquier solución empresarial, la facturación electrónica puede traer consigo sus propios desafíos. Estos son algunos de los que debes tener en cuenta.

• Inversión inicial: la implementación de un sistema de facturación electrónica puede requerir una inversión inicial en software, hardware y capacitación. Las pequeñas empresas pueden encontrar este coste prohibitivo.

• Integración con sistemas existentes: la integración de la facturación electrónica con los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes puede ser compleja y llevar mucho tiempo, y requerir conocimientos técnicos o consultores externos.

• Problemas técnicos: los fallos técnicos, las actualizaciones de software y los problemas de conectividad pueden interrumpir la facturación electrónica y provocar retrasos o errores.

• Resistencia al cambio: los empleados acostumbrados a los procesos manuales pueden resistirse a la transición a la facturación electrónica. Es posible que se requieran esfuerzos de gestión del cambio y capacitación para un proceso de adopción sin problemas.

• Onboarding de proveedores: convencer a los proveedores para que adopten la facturación electrónica puede ser un desafío, especialmente para los proveedores más pequeños que pueden no tener los recursos o las capacidades técnicas.

• Amenazas a la ciberseguridad: las facturas electrónicas contienen información financiera sensible, lo que las convierte en un objetivo de ciberataques. Estos deben protegerse con fuertes medidas de seguridad.

• Normativa de privacidad de datos: el cumplimiento de las normativas de privacidad de datos, como el RGPD, puede llevar mucho tiempo y requiere un manejo cuidadoso de los datos personales.

• Diferentes formatos: las facturas electrónicas se pueden crear en múltiples formatos, lo que puede generar problemas de compatibilidad entre diferentes sistemas.

• Diferentes regulaciones: la normativa sobre facturación electrónica puede variar según el país y la región, lo que dificulta el cumplimiento de la normativa a las empresas que operan en varios lugares.

• Falta de firmas físicas: las facturas electrónicas suelen carecer de firmas físicas, lo que puede plantear dudas sobre la autenticidad y validez en caso de disputas.

• Problemas técnicos: los fallos técnicos o errores en el sistema de facturación electrónica pueden dar lugar a disputas sobre la precisión o el envío de la factura.

Cómo crear e implementar la facturación electrónica

Sigue estos pasos para implementar la factura electrónica en tu empresa.

Análisis de requisitos

Define claramente lo que quieres lograr con la facturación electrónica, ya sea ciclos de pago más rápidos, mayor precisión o un mejor cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Revisa tus procesos de facturación existentes para identificar cuellos de botella o ineficiencias, y utilízalos para identificar las funciones específicas que necesitas en un sistema de facturación electrónica, como capacidades de integración con sistemas ERP existentes o herramientas específicas de cumplimiento de la normativa.

Selección del sistema

Desarrolla una lista de funciones esenciales en función del análisis de tus necesidades. Prioriza funciones como el procesamiento en tiempo real, la compatibilidad con estándares internacionales (p. ej., Peppol, UBL) y la facilidad de integración con tu software de contabilidad.

A continuación, investiga y compara diferentes proveedores de facturación electrónica. Busca reseñas y estudios de casos y solicita demostraciones. Confirma que el proveedor tiene experiencia en tu sector y puede brindar un sólido soporte al cliente.

Configuración técnica

Trabaja con especialistas informáticos para definir cómo se integrará el software de facturación electrónica con tus sistemas actuales. Esto puede implicar integraciones de API, asignaciones de datos y desarrollo personalizado para facilitar el flujo de datos entre sistemas.

Personalización

Ajusta la configuración del software para que se adapte a tus procesos. Esto puede implicar la configuración de plantillas de facturas, cálculos de impuestos, gestión de divisas y opciones de idioma, según tus necesidades.

Comprobaciones de cumplimiento de la normativa

Consulta con un experto legal para asegurarte de que tus prácticas de facturación electrónica estén en línea con las leyes fiscales locales e internacionales y con los estándares de facturación electrónica. Esto garantiza que todas las facturas son legalmente válidas y que tu sistema está preparado para el futuro frente a los cambios normativos.

Seguridad

Implementa medidas de seguridad como cifrado, controles de acceso seguro y auditorías de seguridad periódicas para proteger los datos confidenciales.

Implementación

Comienza con una fase piloto que incluya un grupo selecto de proveedores o clientes. Utiliza esta fase para recoger comentarios y realizar ajustes. Expande gradualmente el lanzamiento para incluir todas tus facturas, haciendo el onboarding a cada grupo de partes interesadas de forma sistemática.

Formación

Lleva a cabo sesiones de formación detalladas para tus equipos de finanzas, ventas y TI. Proporciona recursos como manuales, preguntas frecuentes y vídeos de capacitación para ayudarlos a aprender el nuevo sistema.

Soporte

Establece un marco de soporte con tu proveedor para abordar rápidamente cualquier problema. Esto puede incluir soporte dedicado durante los primeros meses después de pasar a modo activo.

Lanzamiento

Activa completamente el sistema después de confirmar que todos los puntos de integración funcionan correctamente y que todos los grupos de usuarios están capacitados.

Monitorización

Utiliza las herramientas del sistema de facturación electrónica para supervisar activamente su rendimiento y recoger los comentarios de los usuarios. Busca mejoras en los tiempos de procesamiento, las tasas de error y la satisfacción del usuario.

Consideraciones de seguridad y cumplimiento de la normativa en relación con la facturación electrónica

La facturación electrónica requiere una atención especial a la seguridad y el cumplimiento de la normativa para proteger los datos y cumplir la ley. A continuación, se muestran detalladamente las medidas de seguridad recomendadas y los requisitos de cumplimiento de la normativa.

Medidas de seguridad recomendadas

• Cifrado de datos: el cifrado ayuda a proteger los datos de las facturas durante la transmisión y el almacenamiento. Los protocolos de cifrado sólidos como TLS (seguridad de la capa de transporte) y AES (estándar de cifrado avanzado) protegen la información confidencial del acceso no autorizado.

• Controles de acceso: los controles de acceso garantizan que solo el personal autorizado pueda ver, modificar o procesar las facturas. Los controles de acceso basados en roles (RBAC) ayudan a prevenir el fraude interno y las filtraciones de datos al restringir el acceso de los usuarios en función de sus funciones laborales.

• Autenticación y autorización: utiliza mecanismos de autenticación sólidos, como la autenticación multifactor (MFA), para acceder al sistema de facturación y obtener otra capa de seguridad.

• Registros de auditoría: los registros de auditoría deben capturar detalles sobre quién ha accedido a una factura o quién la ha modificado y cuándo. Esto ayuda a rastrear las discrepancias e investigar incidentes, y también ayuda a cumplir con la normativa.

• Medidas de integridad de los datos: medidas como las firmas digitales y las sumas de comprobación preservan la integridad de los datos y verifican que los datos no hayan sido alterados de su forma original.

• Seguridad de la red: las redes que transmiten las facturas deben estar protegidas con firewalls, sistemas de detección de intrusos (IDS) y sistemas de prevención de intrusiones (IPS) para frustrar ataques y accesos no autorizados.

Requisitos de cumplimiento de la normativa

• Cumplimiento de la normativa: los procesos de facturación electrónica pueden regirse por normativas locales e internacionales. Por ejemplo, la Directiva 2014/55/UE de la Unión Europea obliga a utilizar la facturación electrónica en la contratación pública.

• Cumplimiento de la normativa fiscal: muchas jurisdicciones exigen estándares específicos para las facturas electrónicas para la declaración de impuestos. Tu sistema de facturación electrónica debe ser capaz de generar facturas que cumplan con las normativas locales de IVA o impuesto sobre bienes y servicios (GST), y debe integrarse con sistemas de declaración de impuestos digitales, si corresponde.

• Estándares y formatos: la facturación electrónica debe cumplir con estándares internacionales como EDIFACT, que facilitan la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación a través de las fronteras. El cumplimiento de estas normas garantiza que las facturas sean reconocidas legalmente y puedan ser procesadas por sistemas de diferentes países.

• Políticas de archivo: los organismos reguladores a menudo exigen a las empresas que conserven las facturas durante un período específico con fines de auditoría. Esto incluye el uso de soluciones de almacenamiento confiables que cumplan con las leyes de retención de datos.

• Leyes de privacidad: debes cumplir con las leyes de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la UE o la CCPA en California. Estas regulaciones establecen cómo se deben manejar y proteger los datos personales.

• Transferencias transfronterizas de datos: si operas en varios países, tus negocios deben cumplir con las leyes que rigen las transferencias transfronterizas de datos. Por ejemplo, los datos transferidos desde la UE a otras regiones deben cumplir con las normas de transferencia del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), como las cláusulas contractuales estándar (SCC).

Cómo elegir la solución de facturación electrónica adecuada

Sigue estos pasos para elegir la solución de facturación electrónica adecuada para tu empresa.

Evalúa tus necesidades

• Necesidades de transacción: ten en cuenta el volumen de facturas, los procesos de tu negocio y la complejidad de tus transacciones para determinar qué necesitas en una solución de facturación electrónica.

• Sistemas existentes: identifica qué sistemas (p. ej., ERP, software de contabilidad, CRM) querrás integrar con tu solución de facturación electrónica.

• Base de usuarios: tenga en cuenta la diversidad de tu base de usuarios, incluidos los proveedores y clientes internacionales, que pueden requerir soporte multilingüe y multidivisa.

Evalúa las funciones necesarias

• Automatización: busca funciones de automatización, como campos de factura que se autocompleten a partir de pedidos de compra y hagan coincidir automáticamente las facturas con los pagos.

• Seguridad: evalúa las medidas de seguridad incluidas, como el cifrado de datos, los controles de acceso seguro y el cumplimiento de las leyes de protección de datos.

• Experiencia del usuario: elige una interfaz fácil de usar que requiera una formación mínima con un servicio de atención al cliente accesible y documentación clara.

• Acceso móvil y en la nube: considera si se necesita una aplicación móvil o acceso a la nube para gestionar las tareas de facturación de forma remota.

• Cumplimiento de la normativa: comprueba que la solución cumple con todas las normativas de facturación pertinentes, incluidas las específicas de tu sector o de las jurisdicciones en las que operas.

• Formatos: asegúrate de que la solución sea compatible con los formatos de facturación electrónica estándar, como EDIFACT, lo que facilita transacciones más fluidas y compatibilidad futura.

• Escalabilidad y flexibilidad: evalúa la escalabilidad y la flexibilidad de la solución para crecer y cambiar a medida que evoluciona tu negocio.

• Personalización: comprueba si el software permite la personalización de acuerdo con tus flujos de trabajo específicos o los requisitos del sector.

• Estabilidad del proveedor: investiga la presencia y estabilidad del proveedor en el mercado. Es probable que los proveedores establecidos ofrezcan soluciones más confiables y actualizadas continuamente.

• Servicios de apoyo: evalúa la calidad del soporte al cliente, incluida la disponibilidad, la capacidad de respuesta y la experiencia técnica.

• Coste: evalúa el modelo de precios, ya sea una tarifa única, una suscripción mensual o en función del volumen de transacciones. Ten en cuenta los costes de configuración, las comisiones de mantenimiento y cualquier cargo adicional por actualizaciones o funciones adicionales. Compara los ahorros potenciales con el coste de la solución para determinar su retorno de la inversión.

Consulta con tus compañeros y prueba soluciones

• Revisiones y casos prácticos: lee reseñas y estudios de casos de usuarios actuales para medir la efectividad de la solución y la atención al cliente del proveedor.

• Pruebas gratuitas o demostraciones: antes de tomar una decisión, aprovecha las pruebas gratuitas o las demostraciones que ofrecen los proveedores. Esto te permite probar la compatibilidad de la solución con tus sistemas existentes y su facilidad de uso.